O Desafio dos Projectos Internacionais

O mundo de trabalho contraiu-se significativamente nos últimos 20 anos e agora é muito comum trabalhar com parceiros internacionais em projectos. Isto pode ser um projecto de transformação, ou parte de um acordo de outsourcing, ou num modelo de offshoring, que é mais comum nas organizações que exigem processamento de transações em «follow the sun». Claro, que a companhia pode também ter divisões espalhadas por todo o mundo já que os projectos internacionais nem sempre envolvem terceiras partes, antes correspondem a projectos contratados.

Uma das ferramentas mais solicitadas nos grandes projectos de cosntrução é o Oracle Primavera P6, que muitas vezes é indicado como o método de gestão de projecto.

Para gestores de projecto isto significa que estarão envolvidos com diferentes tipos de stakeholders em projectos. Gerir projectos internacionais pode ser muito interessante e recompensador, mas estes projectos são também um grande desafio. Há algumas questões importantes a ter em conta em projectos internacionais.

A Língua

Pode parecer óbvio mas se está a trabalhar fora do paìs é muito pouco provável que toda a sua equipa de projecto fale a mesma língua. Estamos habituados a trabalhar em Angola, Moçambique, Brasil e mesmo aì há diferenças que devem ser explicadas. O problema com uma língua comum é muito maior se estiver a trabalhar com colegas que não trabalham regularmente na sua língua.

No início de um projecto vale a pena especificar qual vai ser a principal língua de trabalho do projecto. Em projectos fiderados a partir de um país de língua inglesa ou de uma companhia também de língua inglesa, isto naõ significa ser a língua inglesa para tudo. A ferramenta de gestão de projecto até pode ter interfaces em várias línguas. A equipa no local pode introduzir os dados de produção com menus na sua língua mas mantendo a língua oficial do projecto.

Respeite os membros da equipa que não estão a trabalhar na sua língua nativa. Minimize o calão ou os termos técnicos adaptados e faça com que a sua escrita seja falada e escrita de forma clara.

O Tempo

As diferentes culturas têm diferentes interpretações sobre o tempo e, para algumas, as milestones são só um guia. Podemos valorizar a pontualidade, mas outros membros da equipa podem não ter a mesma opinião sobre a hora de começar uma reunião. A única forma de gerir isto é ter uma conversa franca com todas as pessoas envolvidas, explicando os desafios potenciais e pedindo a colaboração para os enfrentar. É melhor ter sempre esta conversa o mais cedo possível do que perder muito tempo em esperas para reuniões ou chamadas telefónicas.

Funções e Responsabilidades

A função do gestor de projecto pode ser muito respeitada no seu paìs, mas o seu trabalho pode não ser compreendido noutros lugares. Os seus colegas noutros paìses onde a companhia tem estruturas podem não receber direcções porque podem não o ver (ou à sua função) como muito importante. Igualmente, podem não ter recebido suficiente orientação acerca de como as suas responsabilidades de projecto se enquadram com a sua função e a deles relativamente à sua.

Este desafio vai ser descoberto tarde, infelizmente, e já bem depois de ter começado a trabalhar no projecto e, assim, o seu plano de acção para isto será enfrentar um problema que já ocorreu. Fale com as pessoas e colegas que já tiveram a mesma experiência em trabalhos internacionais. Pode ainda envolver os gestores locais que podem ajudar a definir com as suas equipas as expectativas acerca do projecto, as funções deles e o papel do gestor de projecto relativamente a elas.

Ferramentas

Faça o máximo com o software disponível para si. Use o melhor software de gestão que puder usar e que possa suscitar a colaboração e compreensão da equipa relativamente ao projecto.

Algumas ferramentas têm capcidades de menssagem instantãnea, como por exemplo o Skype. Este tipo de tecnologia significa que pode estar ligado aos membros da sua equipa mesmo quando eles não estão a trabalhar na mesma sala. Mas elas servem melhor quando a diferença horária não é maior que um par de horas.

As ferramentas como blogues e wikis que permitem trabalho assíncromo são valiosas nas situações em que as diferenças horárias são muito grandes. Pode ainda registar apresentações ou ‘conference calls’ e torná-las disponíveis mais tarde. Pense criativamente sobre os problemas que tem e que precisa de resolver e utilize de forma adequada a tecnologia.

Equipas virtuais

A gestão de equipas virtuais é difícil e exige muito compromisso de todos os envolvidos. Tem de ser muito melhor na documentação, na partilha de conhecimento e na construção da equipa, do que quando tem tudo e todos estão na mesma sala. Estar atento aos desafios das equipas virtuais é o primeiro passo para identificar os métodos que o irão a manter a si e à equipa no caminho certo.

Temos todos de aprender muito com culturas diferentes e trabalhar em equipas internacionais pode ser uma das mais recompensadoras experiência da gestão de projecto. Quando olhamos os benefícios de trabalhar em projectos internacionais, estes desafios de que falámos são só uma parte da rica experiência que resulta de um ambiente de trabalho que se amplia e é global.

Luís Quintino

PMO e Métricas

O Primavera P6 na versão Empresarial o que oferece aos seus utilizadores é a possibilidade de aliar as boas práticas de gestão de projecto à governação da companhia e à direcção de topo dos projectos.
A importância de selecionar boas, mas poucas, métricas é a chave.
Em promoção a primeira parte de um artigo sobre isso intitulado PMO e Métricas para o Sucesso.
A continuação para analisar as métricas está aqui em KPIs de Projecto.

Luís Quintino

Mais sobre custo

Como carregar custos num plano de forma a que o Custo Real recalcule com base na Duration Percent Complete.

As instruções são simples:

1. Vá para o menu Enterprise à Projects e seleccione o projecto em que está a trabalhar.

2. No separador ‘Calculations’ dos detalhes do projecto, escolha ‘Recalculate Actual Units and Costs when duration % complete changes’ e 'Update units when costs change on resource assignments’.

3. Crie um recurso novo em Enterpriseà Resources. O nome pode ser Custo.

4. No separador Details para este recurso, assegure-se de que a opção ‘Calculate Costs from Units’ está marcada e que o tipo de recurso é Labor.

5. No separador ‘Units & Prices’, assegure-se que o Price/Units é estabelecido como $1/h.

6. De volta à vista de Actividades, atribua o recurso Custo a todas as actividades nas quais quer atribuir custos.

7. Em seguida, vá para View à Columns e adicione a coluna 'Budgeted Labor Cost’ e introduza os valores de custo total de cada actividade.

Ser ou não ser Gestor de Projecto

Como incluir custos num plano

Os custos podem ser aplicados directamente numa actividade ou pela alocação de recursos ou atribuição de Despesas (expenses).

Pode aplicar-se directamente o custo na actividade se não for aplicar nem contas de custo nem curvas de recursos.

Tratar o custo como uma atribuição de recursos, atribuindo um recurso singular ‘Custo? Com o propósito único de carregar o projecto com custos.

1. Vá à vista de Recursos e adicione um novo Recurso.
2. Mude o Resource ID e/ou o Resource Name para ‘Custo’.
3. Na janela de Recursos, separador Details, torne o Recurso ‘Custo? Em Nonlabor e retire a opção ‘Calculate Costs from Units’.
4. Na vista de Actividades seleccione uma actividade para introduzir os custos.
5. No separador Recursos dos Detalhes da Actividade seleccione o botão de Adicionar Recurso e escolha o Recurso ‘Custo’.
6. Adicione a informação como Custo Orçamentado e posteriormente em acompanhamento o Custo Real.

Se os campos de custo não estiverem visíveis no separador de Recursos dos Detalhes da Actividade clique da direita no cabeçalho de Resource ID Name e faça Customize Resource Columns. Escolha os campos de Custo para serem mostrados.

Se quiser que os custos sejam automaticamente calculados deve garantir que as actividades estão configuradas com o Tipo de Duração para 'Fixed Duration and Units' ou 'Fixed Duration and Units/Time'. Isto permite usar uma funcionalidade similar à regra de Autocost do P3 que faz a actualização do percnet complete contra o orçamento estimado.

As actividades Fixed Units ou Fixed Units/Time são similares a actividades com alocações de recursos ‘driving’. Como nestas a actualização da duração da actividade é feita pela actualização do recurso driving e não pelo remanescente ou pelo Percent Complete e para evitar uma lógica circular a definição base para as actividades deste tipo é ignorada.

Garanta que durante o processo de actualização do progresso, o status é definido como ‘started’ antes do ‘finish’ para garantir que as Actual Units são actualizadas com base no ‘duration % complete’.

Note que se colocar o ‘finish’ antes do ‘start’ as 'Actual Units’ mantém-se em zero.

Auto-promoção - Timesheets

Pode ler aqui o blog sobre o Valor do Controlo do tempo em enfase.blogspot.com.
O link é este Para que serve uma Timesheet?

Para que serve uma Reflection

Uma Reflection é um conceito muito interessante e parece-me que só existe no P6. Pode pensar-se que a Reflection é uma cópia what-if do projecto, mas, ao contrário de uma cópia simples, esta retêm uma ligação de volta para o projecto que é a sua fonte. Isto permite que, se a Reflection for alterada, fundir algumas ou todas as mudanças com o projecto original.

Ilustração 1 - Fluxo de uma Reflection

Para além de ser uma funcionalidade avançada de what-if, ainda melhor é fácil de executar e a única coisa que necessita saber é os menus a usar.

Ilustração 2 - Criação de uma Reflection

Faça um clique da direita no projecto de que quer criar uma Reflectione seleccione Create Reflection.

Se o seu projecto tem uma baseline, vai ter de responder a um diálogo adicional que permitirá seleccionar qual a baseline a copiar.

Ilustração 3 - Selecção de Baselines

Depois de clicar em OK, o P6 vai criar a Reflection no mesmo nó da EPS do projecto fonte.

Ilustração 4 – Projecto e Reflection

O nome do projecto tem a palavra Reflection adicionada ao nome do projecto fonte. Foi criado com o Status de projecto de What-if.

Uma Reflection pode ser aberta e editada de forma tão normal como se pode fazer mudanças de what-if. Quando as mudanças forem aprovadas, pode fundir uma selecção de mudanças de volta ao projecto fonte. Para isso basta clicar com o botão da direita do rato no projecto e seleccionar Merge Reflection into Source Project…

Ilustração 5 - Opção de Merge Reflection

O P6 irá mostra uma lista de todos itens alterados e pode seleccionar quais aqueles que quer fundir no projecto fonte.

Ilustração 6 - Opções de Mudanças

Opções de Scheduling

A primeira lei da gestão de projecto que trata da relatividade dos projectos, deve estar sempre presente. Claro que estas leis são uma ficção, mas ela poderia dizer alguma coisa como «nenhum projecto de alguma dimensão será completado em tempo, dentro do orçamento e com a mesma equipa que o começou, nem o projecto realiza o que estava previsto realizar».

O mais certo é o seu projecto seguir esta lei e quando é executado não segue nunca a lógica exacta da baseline. Se aconteceu o contrário, então você é um planeador excepcional que prevê a realidade. Mas, muitas vezes as actividades de construção não seguem como planeado e algumas até começam antes da data prevista. Aqui está a ocasião para usar as Opções de Sceduling no Primavera.

Ilustração 1 - Opções de Schedule

Vamos ver como é que as opções de Schedule afectam as actividades quando actualizamos o progresso. Vamos assumir que temos 3 actividades A, B e C e que estas estão ligadas entre si por ligações fim para princípio (FS). As actividades A e C estão ainda em progresso e a actividade B está já concluída.

Retained Logic

A imagem não é bonita? O que o P6 faz quando se utiliza a opção de Retained Logic é que ele avança a actividade C para depois do fim da actividade A. Para além disso, verificamos um intervalo na actividade C. Bem, isto não deve ser verdade no mundo real.

 

Ilustração 2 - Exemplo de Retained Logic

Quando olhamos para as actividades de construção, o trabalho começa na obra com base nas frentes disponíveis e nenhum gestor de projecto gosta de mostrar um período de não trabalho na actividade por que não é real.

Progress Override

Quando usamos a opção de Progress Override para programar actividades no Primavera, este não retem a lógica e programa as actividades de acordo com a data dos dados e o trabalho remanescente para a actividade B é programado depois da Data Date.

Ilustração 3 - Opção de Porgress Override

Isto até parece lógico de acordo com o trabalho feito na obra. Mas, fique claro que pode haver grandes folgas em actividades cujos sucessor ou predecessores já terminaram, como por exemplo se a actividade estivesse em progresso e a actividade C estivesse terminada. Isto provocava a pendência da actividade B e a folga para esta actividade seria calculada desde o fim do projecto. As folgas irão ficar largas em longos projectos de construção com 2 a 3 anos de duração.

Actual Dates

Esta opção embora não seja muito usada, segue a lógica das Datas Reais.

Ilustração 4 - Opção de Actual dates

Na figura acima pode ver que a Data date – linha azul está colocada antes do início da actividade A e que a actividade B já está terminada mas apesar disso a actividade C está a começar após o fim da actividade B. Esta opção pode ser usada para fixar as datas para as actividades que sabemos que irão ocorrer com certeza no futuro.

Eu prefiro o  Progress Override quando programo um projecto, visto que a maioria dos projectos de construção raramente seguem a mesma lógica com que foram planeados na sua baseline (as pessoas trabalham nas frentes de trabalho que estejam disponíveis) Assim não há surpresas ( períodos de nã-trabalho) enquanto se usa este em vez do Retained Logic.