quinta-feira, 29 de agosto de 2013

Earned Value (Valor Ganho) – Fazer ou não fazer?

Por Ten Six

Porque é que devemos fazer EVM (Gestão do Valor Ganho)? Para aqueles que já implementaram sistemas de Gestão do Valor G anho (EVMS), de forma regular em diferentes organizações, ouvimos sempre as razões mais diversas por quer uma organização não deveria fazer EVM. No final a maioria das organizações implementam um EVMS porque necessitam de estar em conformidade com um contrato.

Porque não devemos?

Apresentamos algumas das razões mais comuns porque as organizações não querem implementar um EVMS:

· Demasiado burocrático

· Implementação demasiado dispendiosa

· Exige-se muitas pessoas para administrar um EVMS

· Exige-se um conjunto de ferramentas especiais de TI

· A Baseline não pode ser estabelecida mais cedo … o desenvolvimento dos programas tem demasiada incerteza, vamos esperar para ver.

· «Este programa é demasiado pequeno para necessitar de um ferramenta tão intrusiva».

· A nossa é uma companhia demais para custear isto

· O programa é demasiado grande e o EVM não tem sentido para nós,

Estas são algumas das razões mais referidas, mas há outras questões escondidas que nãosão tão facilmente partilhadas. Estas incluem:

· A objectividade de um EVMS não deixa nada escondido.

· Teremos de detalhar o plano antes de ser necessário e não estamos disponíveis para esse esforço.

· O EVM irá revelar mais detalhes acerca dos custos reais do que queremos que seja conhecido internamente ou pelo Cliente.

· Não queremos proceder a uma Revisão Integrada da Baseline com o Cliente para provar que o nosso plano base é válido.

Porque devemos?

Não será certamente uma surpresa para ninguém que a razão número um para implementar um robusto EVMS seja porque é um requisito contratual. De facto, nos Estados Unidos o governo e as agências têm limiares diferentes contratuais quando o EVM é um requisito do contrato.

Eis algumas das razões pelas quais deve não só implementar um EVMS mas também aplicá-lo a todos os outros programas:

· Para os projectos nos EUA, O governo exige EVM para ver as variâncias do custo e agendamento por forma a mitigar as questões antes que se tornem demasiado grandes.

· A não conformidade com estas regras governamentais pode ser dispendiosa.

· As 32 Orientações reflectidas no ANSI/EIA-748 representam princípios sólidos de gestão de projecto. Qual destes grupos de orientações é que se enquadra qualquer coisa que se possa descartar e não ser reflectido nos processos da companhia para gerir com efectividade programas?

  • Organizar – definir o trabalho e atribuir a responsabilidade / prestação de contas pela sua performance?
  • Planear e Orçamentar – desenvolver um plano definitivo para monitorizar como é que vamos alcançar o objectivo e quais os custos requeridos?
  • Contabilização – estabelecer os números de custos incorridos para acrescer custos directos e indirectos por cada elemento maior. Isto ajudará a comparar os custos reais com os planeados?
  • Análise – revisão de rotina da performance do custo e do agendamento até à data para ver onde é que não alcançamos a meta, compreender como é que será resolvido e quais os custos finais?
  • Revisões – manter um registo do acompanhamento das mudanças ao contrato com o impacto nas baselines de custo e no agendamento para utilizar no próximo programa similar?

Na verdade a implementação e execução de um projecto EVM em conformidade com a ANSI-748 requer esforço por parte quer da equipa de projecto como da gestão senior. A alternativa de não estabelecer um plano sólido para gerir o âmbito do contrato, o agendamento, orçamento e riscos pode resultar no fracasso do projecto e numa pressão financeira sobre a sua organização. Será que vale arriscar de não fazer EVM?

Que tal Preço Fixo Firme

Os contractos com preço fixo firme muitas vezes não requerem EVM já que todo o risco pesa sobre o empreiteiro. Mas tal levanta uma questão. Porque é que uma companhia que aceita um contrato de preço fixo firme que enfrenta todos os riscos custo e agendamento não quer fazer EVM? Eles estão efectivamente numa posição para não conhecerem os riscos de exposição potencial de custo e agendamento. Quer apostar que vai correr tudo bem?

Em Suma

EVM é essencialmente uma melhor prática de gestão de projecto. Obter s más notícias da performance do projecto suficientemente cedo é muito menos doloroso do que as consequências do fracasso do projecto e da não conformidade contratual.

Link interessante que complementa este post.

segunda-feira, 19 de agosto de 2013

Porque é que o Início e Fim das Actividades não apresentam o dia correcto?

Em primaverablog.in

Por vezes as actividades não iniciam ou terminam nas datas correctas apesar de a matemática afirmar o contrário. Há diversas razões que causam isto e vamos ver algumas delas.

1) Actividades fora da sequência – Estas são actividades que deveriam começar antes de estar concluído o predecessor. Estas actividades são criadas quando se utiliza a opção de schedulling “Retained Logic”. Esta cria períodos de não trabalho e estes podem levar a que a actividades seja empurrada para fora das datas normais calculadas. Pode verificar quais as actividades é que estão a ser empurradas para fora da sequência (Out of Sequence) marcando a opção de “Schedule Log”. Pode escolher “Progress Override” para calcular e corrigir estas datas ou mudar as relações para estas actividades.

2) O calendário da actividades contém não-trabalho que está a empurrar a data de fim.

3) Nivelamento de Recursos – a opção de “Level resources during scheduling” deve ser desmarcada nas “Schedule Options” para calcular o projecto.

4) Calendários múltiplos – se está a utilizar calendários múltiplos e o número de horas de trabalho não são iguais nas configurações de Time Period das Preferências de Admin então as actividades podem terminar numa hora diferente do dia.

5) Constrangimentos – Se uma actividade tem um constrangimento de “As late as possible”, este permite que a actividade se inicie e termine tão tarde quanto possível sem afectar as actividades sucessoras. Mesmo se uma actividade é iniciada, a data de fim pode ser empurrada para mais tarde no tempo se existir uma folga positiva quando é aplicado o constrangimento “As late as possible”. Isto fará com que a data de fim pareça ser mais tarde do que na base da sua duração remanescente.

6) O Projecto tem actividades com Datas Reais maiores que a Data Date – para verificar se alguma das actividades tem este problema deve ir a Tools à Schedule e abrir o Log de Schedule. Verifique então se veja tem alguma actividade listada na secção Activities with Actual Dates > Data Date. Se a resposta for afirmativa, pode então ou remover as datas reais ou mover a data date para as datas reais.

quinta-feira, 8 de agosto de 2013

As Percentagens de conclusão no Primavera P6

Quando adicionamos actividades a um programa em Primavera P6 EPPM ou Professional temos a opção de escolher entre três tipos de percentagem de conclusão: Duração, Físico e Unidades. Aquela que seleccionamos está condicionada pelos resultados que pretendemos obter. Vamos tentar explicar cada uma das escolhas de percentagem de conclusão das actividades no Primavera P6 e como estas afectam o processo de introdução do status do plano do projecto.

O campo de Percentagem de Conclusão da Actividade

Antes de entrarmos em questões específicas dos tipos de percentagem de conclusão temos de falar sobre o campo de percentagem de conclusão da actividade. A existência deste campo pode ser um pouco confusa porque pode parecer ser mais um tipo de percentagem de conclusão mas é na realidade uma coluna que permite a inclusão da percentagem por actividade.

Percentagem de conclusão da Duração

Esta é a opção utilizada para calcular o progresso entre os valores planeados e a duração remanescente. Por exemplo, se introduzirmos 6 dias de duração remanescente para uma actividade com 10 dias de duração, o P6 irá calcular 40% de conclusão. Transversalmente se introduzirmos 40% no campo de Percentagem de Conclusão da Actividade o P6 irá calcular a duração remanescente como 6 dias.

Duração Original ou Planeada – Duração Remanescente = Percentagem de Conclusão

Utilização:

Introduza um valor de percentagem de conclusão na coluna de Percentagem de Conclusão ou directamente na coluna de Percentagem de conclusão da Duração para a actividade. Ou introduza o valor da duração remanescente para a actividade e deixe o P6 calcular a percentagem.

Este tipo de percentagem de conclusão para actividades do tipo Level of Effort onde os resultados mensuráveis não são esperados e a percentagem de conclusão representa o tempo passado muito mais que os resultados entregues.

Percentagem de Conclusão Física

Os valores de per4centagem de conclusão serão introduzidos manualmente pelo utilizador. A introdução de um valor no campo de percentagem de conclusão irá actualizar o valor de Percentagem Física de Conclusão. A percentagem física de conclusão será essencial se pretender utilizar Steps para orientar o progresso.

Cuidado: Quando é utilizada a Percentagem Física de Conclusão, deve ajustar manualmente a duração remanescente ou definir uma data de Expected Finish para a actividade.

Se não ajustar a Duração Remanescente o P6 irá adicionar a Duração Real à Duração Remanescente. Isto causará uma variação desnecessária no projecto e irá provavelmente alterar o caminho crítico. Como pode ver na imagem, a Duração Remanescente continua a ser de 10 dias, a Duração Real foi adicionada a ela, dando à Duração ao Completar um valor de 14 dias e empurrando todas as actividades sucessoras essa duração.

Pode utilizar a data de Fim esperado (Expected Finish) para ajudar a controlar a duração remanescente das actividades com Percentagem Física de Conclusão. Ao adicionar uma data no campo de data de Fim Esperado bloqueia a data de fim da actividade e força o P6 a calcular a Duração Remanescente.

Na imagem acima pode ver uma data de fim esperado de 27 – Jan- 2015 empurrou a data de fim para a sua data original e o P6 calculou a duração de 6 dias remanescentes.

Percentagem de Conclusão Física e Steps

Uma vantagem adicional é oferecida quando se utiliza a técnica de Percentagem Física de Conclusão é a capacidade de progredir as actividades utilizando passos ponderados (Steps). Os Pesos Ponderados são simplesmente uma lista de itens que devem ser concluídos antes de uma actividade poder ser considerada finalizada.

Os valores dos pesos introduzidos serão calculados para um valor de percentagem pelo P6 e irão determinar a percentagem física de conclusão da actividade. Os valores ponderados podem ser qualquer valor decimal e assim permitir ao utilizador não ter de calcular manualmente os valores de percentagem de conclusão; basta introduzir valores arbitrários com base num factor escolhido, por exemplo, nº de horas, grau de dificuldade, etc.

Conforme os passos são marcados como concluídos, assim será determinada a Percentagem de Conclusão para a actividade. O utilizador terá mesmo assim de actualizar manualmente as durações remanescentes ou a data do fim esperado.

Note-se que a configuração “Calculate Activity % Complete from the activity steps” deve ser definida no separador “Calculations” das preferências do Projecto, só assim esta funcionalidade funcionará.

Utilização:

O tipo de progresso de Percentagem Física de Conclusão deve ser utilizado com trabalho detalhado que irá produzir um ou mais itens como resultado.

Percentagem de Conclusão de Unidades

A Percentagem de Conclusão de Unidades é utilizada quando são atribuídos recursos à actividade e vão ser controladas as unidades reais. As Unidades Reais podem ser introduzidas manualmente ou através da funcionalidade de Apply Actuals que carrega estas unidades de um módulo de timesheets como o Primavera Progress Reporter.

Tal como com a Percentagem Física de Conclusão a % de unidades concluídas não calcula a duração remanescente para as actividades e assim terá de ser preenchido o respectivo campo ou utilizada a data de Fim Esperado para controlar o fim da actividade.

Utilização:

A Percentagem de Conclusão de Unidades deve ser usada quando são atribuídos recursos personalizados às actividades que devem ser controlados. A única dificuldade é que as horas despendidas não são necessariamente equivalentes a progresso alcançado e desta forma este é um método pouco rigoroso.

Este artigo é traduzido do blog da Ten Six Consulting. as imagens são da versão EPPM do P6.