Períodos Financeiros e performance dos projectos

Se já tentou desenhar uma curva ou distribuição do Orçamentado relativamente ao Real para os três anteriores meses no P6 e pensar porque é que ela apresenta os valores distribuídos por igual? Nesta altura é que verificamos que nos esquecemos de guardar os períodos financeiros ou não sabemos utilizá-los. Vamos ver um exemplo:

Vamos analisar dois casos para ver como os períodos financeiros são uma parte integral da monitorização.

Caso 1 – Actualizar uma actividade sem guardar nenhum dado de período financeiro

Caso 2 – Actualizar uma actividade e de seguida guardar os períodos financeiros.

Exemplo – a Actividade A tem a duração de 1 mês com um ciclo semanal de actualização e tem o recurso R atribuído.

• Total de Unidades Orçamentadas - 240 unidades
• Unidades Reais
• Semana 1 – 33 unidades
• Semana 2 – 21 unidades
• Semana 3 – 24 unidades
• Semana 4 – 40 unidades

Caso 1 – Actualizamos a actividade com as unidades reais descritas acima sem guardar os períodos financeiros e depois geramos um ‘Actual Units Spreadsheet’. Podemos ver que as unidades se distribuem uniformemente entre as semanas em vez de nos mostrarem as Unidades Reais consumidas por semana.

Caso 2 – neste caso enquanto vamos actualizando semanalmente, guardamos os valores do Período Financeiro e depois geramos uma ‘Actual Units Spreadsheet’. Desta vez, as Unidades Reais estão correctamente distribuídas pelas semanas.

Este exemplo também é verdadeiro para o Custo e o Earned Value (Valor Ganho). Os Períodos Finaceiros ajudam a armazenar os valores incrementais dos diferentes atributos das actividades e dos recursos.

Quais são os dados armazenados quando se guarda os dados de Períodos Financeiros? São os seguintes:

Ao nível da atribuição dos recursos:

• Custo Real
• Unidades Reais
• Ao nível da Actividade:
• Actual Expense Cost *
• Actual Labor Cost *
• Actual Labor Units *
• Actual Material Cost *
• Actual Nonlabor Cost *
• Actual Nonlabor Units *
• Earned Value Cost
• Earned Value Labor Units
• Planned Value Cost
• Planned Value Labor Units

*Somados a partir da Atribuição de Recursos.

Como usamos os Períodos Financeiros?

Os Períodos Financeiros são um aspecto importante da Monitorização e Controlo no P6. Ajudam os planeadores a manterem os dados da performance incremental do s seus projectos já que armazenam os dados de Performance em períodos predefinidos.

Vamos ver quais são os passos para definir os períodos financeiros para usar no projecto.

Assumpções:

1. Foi criada uma rede de projecto
2. Os recursos e os custos foram atribuídos às actividades
3. Foi guardada a baseline
4. Está definido um ciclo de actualização (semanal, mensal, etc.)

Passo1 - Criar os Períodos Financeiros

Actualizar Ciclo – Semanal

Para criar os períodos tem de ir a Admin à Financial Periods

1. Criar o lote de períodos financeiros e escolha as datas. As datas devem cobrir todos os projectos na base de dados para que os períodos financeiros possam ser armazenados.
2. Escolha a frequência do período financeiro. (A dimensão do período pode ser mudada se for alterado o requisito)
3. Escolha o dia da semana em que termina o ciclo.
4. Clique em Batch Create.

Passo 2 – actualize e monitorize o projecto.

O Workflow de actualização é Actualizar a actividade à Actualizar as Unidades dos Recursos (as unidades reais no período) à Actualizar Recursos à Armazenar o período financeiro.

Unidades reais no período: quando se actualiza as unidades dos recursos, deve actualizar as unidades reais em ‘Actual this Period Units’. Esta coluna mostra os valores incrementais para a actualização.

Ao usar esta coluna só necessitamos de colocar o valor do período em vez de termos de calcular manualmente o valor real cumulativo, que assim é automaticamente incrementado.

O valor nesta coluna volta a 0 sempre que se armazenam os dados do período depois do Schedule do projecto.

Passo 3 – O próximo passo é armazenar os dados do Período Financeiro.

Vá a Tools à Store Period Performance à Escolha o periodo financeiro à Store Now.

Para que os Períodos Financeiros sejam visíveis nas suas colunas tem de permitir que eles funcionem em Edit à User Preferences à Application à Columns e escolha o limite dos períodos.

Gerar Relatórios – os relatórios podem ser gerados utilizando a opção de ‘Time Distributed Data’ no Reports Wizard.

Editar Períodos Financeiros

Haverá ocasiões em que poderá ser necessário remover os dados dos Períodos Financeiros e conforme tem de remover os valores de todo o projecto ou só de algumas actividades seleccionadas, deve seguir os seguintes passos.

1) Editar os Períodos Financeiros passados para actividade seleccionadas

Para editar o Período Financeiro para as actividades seleccionadas é necessário fazer o seguinte:

Vá para Edit à User Preferences à Applications e seleccione os Períodos Financeiros que pretende editar.

Pode usar o Add Column na vista de Actividades ou na Vista de Recursos e editar os Períodos Financeiros.

Quando as colunas foram adicionadas, os valores para os períodos podem ser alterados na coluna relativamente a uma actividade particular.

Nota em relação ao Valor Ganho – quando se editam os Períodos Financeiros tem de ter presente que o Valor Ganho e o Valor Planeado não irão mudar automaticamente se mudar o número de Unidades e Custo e assim terá de calcular manualmente e editar esses valores.

E quando voltar a armazenar os dados de performance, o Earned Value, o Planned Value e os dados de Despesas para novos períodos são guardados em:

Novo Valor do Período = Total corrente actual – (soma dos valores previamente armazenados).

Portanto, editar valores de período armazenados para Valor Ganho e Valor Planeado podem afectar a forma como os valores de períodos futuros são calculados.

Editar valores para todo o projecto

A remoção dos períodos financeiros de um projecto é mais fácil, siga a solução abaixo para os remover.

Faça uma cópia do seu projecto correbre e quando o colar numa EPS vai poder ver as opções de cópia e pode retirar a caixa de ‘Financial Period Data’ e o seu porjecto copiado não terá quaisquer valores de períodos armazenados.

Configuração da Unidade de Tempo

A definição e configuração da unidade de tempo no Primavera P6 é uma razão para frequentes incompreensões e dúvidas.Traduzo um artigo que pode ser lido em inglês aqui devido ao seu interesse e porque encontramos sempre alguma dúvida nos resultados de actualização ou quando os projectos são importados de outra ferramenta.

Embora possamos definir as unidades de Tempo em Horas, Dias, Semanas, Meses ou Anos o P6 vai guardar estas unidades de tempo em HORAS na base de dados. Depois podem ser mostradas em Dias, Semanas, etc. A conversão entre as diferentes unidades de tempo é realizada com base na conversão, definida em Adminà Admin Preferences àseparador Time Periods. Aí é onde podemos definir Horas/dia, Horas/Semana, Horas/Mês e Horas/Ano. Esta definição é só para administradores.

Por debaixo da definição há uma caixa que diz “Use assigned calendar to specify the number of work hours for each time period” e é aconselhado mantê-la seleccionada se as horas de trabalho/dia no calendário individual não forem as mesmas das que estão definidas nestas Admin Preferences. Porque a Duração Original para uma actividade é definida em horas e as unidades de tempo são ‘mostradas’ em Dias ou Meses e então pode verificar-se alguma ine3xactidão no que é visualizado.

Vejamos um exemplo:

Vamos definir 8 horas/dia nas AdminàAdmin Preferencesàseparador Time Periods. Não seleccionamos a caixa “Use assigned calendar to specify the number of work hours for each time period”. Depois definimos um calendário e mantemos as horas por dia em 12 horas (portanto diferente do que está em Admin Preferences). Inserimos uma actividade. Vamos ao menu EditàUser Preferencesàseparador Time Units e alteramos o Duration Format para hora. Introduzimos a duração da actividade como 41 horas e o calendário atribuído de 12 horas/dia como dia de trabalho. Depois alteramos o formato da duração para dias. De acordo com o cálculo deveríamos ter 41/12=3,42 dias. Mas vemos que o P6 calculou esta duração como 5,13 dias (ou seja, 41/8=5,13, Isto significa que o P6 continua a usar a conversão continua a ser a definida em Admin Preferences o que está errado porque estamos a utilizar um calendário de 12 horas/dia. Este problema pode ser ultrapassado mantendo a caixa de “Use assigned calendar to specify the number of work hours for each time period” seleccionada.

Organização de controlo do projecto

Em resposta a questões e situações encontradas no trabalho nas últimas semanas escrevemos duas séries de posts. A porimeira sobre o reporting de projecto com:

1. Reporting de Projecto
A evolução da gestão de projecto e a necessidade de indicadores rigorosos da realização dos planos afirmou as métricas avolumando-se o Valor Ganho.
2. Que problemas estão associados com o Valor Ganho?
Há uma série de problemas e dificuldades que tornam difícil a adopção das métricas de Valor Ganho, que abvordámos aqui.

Depois no contacto com pessoas envolvidas em projecto verifiquei que a abordagem feita é muito imediatista enão é normalmente integrada e escrevi sobre:

1. Controlo do Projecto
Um projecto de média ou grande dimensão procura alcançar um conjunto de grandes objectivos de forma coordenada e envolvendo um conjunto elevado de stakerholders. Mas entre estes destacam-se o empreiteiro principal e o dono da obra. O planeamento e o cronograma são um esforço conjunto destas duas partes, com envolvimento de outras partes internas e externas.
2. Processo para Controlo do Projecto
A organização, a estruturação e a responsabilização das diversas áreas é determinante. A estrutura define os canais de comunicação para a tomada de decisão e deve, portanto, estabelecer as responsabilidades, objectivos e limites de autoridade dos participantes da equipa.

WBS orientada para o produto ou o regresso à WBS

Voltamos à criação da WBS a pedra de toque num projecto de grande dimensão e/ou importância. Este regresso é motivado por uma experiência recente em que o desenvolvimento da mesma assentou num processo de controlo da extensão da realização em vez de se concentrar no que é efectivamente importante.

A WBS tem uma natureza hierárquica, mas muitos projectos parecem uma hieraquia vertical, de um só nó. Esta natureza hierárquica da WBS garante que todas as contas de declaração do trabalho para as actividades técnicas são detalhadas e, quando completadas, facilita a comunicação entre o cliente e o empreiteiro acerca do custo, cronograma de execução, requisitos dos recursos, informação técnica e o progresso do trabalho.

É importante que a WBS seja suficientemente compreensiva para representar todo o programa até um nível de detalhe suficiente para gerir a dimensão, a complexidade e o risco associados com o projecto. Deve somente existir uma WBS para cada projecto e deve corresponder à WBS utilizada para a estimativa de custo e o cronograma para que os custos reais possam fluir para a estimativa com uma correlação entre a estimativa de custos e o plano do projecto. Uma WBS bem desenvolvida é, ainda, essencial para o sucesso de todos os programas de aquisição.



Estabelecer uma WBS orientada para o produto é uma boa prática porque isto permite que um projecto acompanhe os custos e o cronograma através de resultados definidos ou seja componentes do programa. Isto permite ainda ao gestor de projecto identificar com maior precisão quais os componentes que estão a causar ultrapassagens de custo ou tempo e de forma mais efectiva mitigar a causa principal destes desvios.

Alguns conselhos práticos

Uma WBS decompõe os elementos orientados para o produto numa estrutura hierárquica que mostra como os elementos se relacionam uns com os outros bem como com o produto final global. Uma regra de 100 por cento é seguida que declara que «o próximo nível de decomposição de um elemento da WBS deve representar 100% do trabalho aplicável ao próximo elemento do nível mais alto.
Isto é considerado uma melhor prática por muitos peritos na estimação de custo, porque uma WBS orientada ao produto seguindo a regra de 100% garante que todos os custos para todos os resultados são identificados e quando se falha na inclusão de todo o trabalho para todos os resultados no projecto há consequentes aumentos de custos. Pode, ainda, levar a confusão entre os membros da equipa.

Confirmada a melhor prática de que os elementos da WBS sejam orientados ao produto, a WBS não deve ser estruturada ou organizada a um segundo ou terceiro nível de acordo com nada que não seja um produto ou por si só um resultado.
Embora as actividades funcionais sejam necessárias para suporte do desenvolvimento dos produtos, a WBS não deve ser organizada à volta destas: o que dirige a WBS são unicamente os produtos e não as actividades comuns de suporte. Ainda mais, quando se desenvolve o dicionário da WBS este deve indicar onde estes elementos funcionais deverão estar nos produtos e como a identificação do trabalho se estrutura para realizar os produtos.

Uma WBS deve ser desenvolvida cedo na fase de iniciação do projecto para fornecer o conceito e a dimensão do âmbito. Conforme o projecto vai amadurecendo, assim vai a WBS. Tal como a baseline técnica, a WBS deve ser considerada um documento vivo e vai com o tempo adquirindo cada vez mais detalhe.

Standards na WBS

A standardização da WBS é considerada uma melhor prática porque permite a uma organização coleccionar e partilhar os dados entre diversos projectos e programas. A standardização das WBS resulta em estimativas de custo mais consistentes, permite a partilha de dados entre organizações e conduz a uma execução dos projectos mais eficiente. Também facilita o desenvolvimento da relação entre a estimação do custo e a partilha destas medidas entre múltiplos empreiteiros e programas com os resultados positivos que são imediatamente evidentes.

O contrário, não standardizar a WBS, causa dificuldades extremas a comparar custos de um empreiteiro ou projecto com outro, resultando numa despesa para os empreiteiros e os donos das obras quando tentam coleccionar e reconciliar os custos e dados técnicos num formato consistente.

Espero que tenha conseguido avançar um pouco mais na compreensão da integração evidente da gestão de projecto entre a estimação e uma WBS bem construída com uma orientação para o produto. Esta é uma luta que vai ainda ter muitos capítulos e para a descrever aqui socorri-me de dois dos manuais de planeamento mais dirigidos à prática, desenvolvidos pelo GAO (Government Accountability Office) do governo dos EUA.
Luís Quintino
Nota:
1 - GAO Cost Estimating and Assessment Guide - Best Practices for Developing and Managing Capital Program Costs, 2009 - GAO-09-3SP
2 - GAO Schedule Assessment Guide - Best Practices for project schedules, 2012 - GAO-12-12OG

Processo para Controlo do Projecto (2)

Segundo artigo – Leia antes “Controlo do Projecto”

A visão de project controls é a da criação dos requisitos para a realização com sucesso dos projectos de uma forma consistente e profissional.

Os objectivos de um processo de controlo de projecto, no sentido efectivo do termo, são ter a capacidade de prever os resultados, criar, manter e divulgar informação transparente sobre o projecto às partes interessadas, desenvolver os membros da equipa de projecto para melhorar o processo, incrementar o conhecimento e, ao mesmo tempo, motivar as condições de sucesso pessoal da equipa e do projecto.

O project controls não alcança a sua visão se a organização ou estrutura em que o projecto evolui não estiver integrada e não possuir uma adequada estrutura de governação. Um dos maiores erros é julgar que se tivermos as ferramentas e as pessoas vamos alcançar o sucesso do projecto em tempo e orçamento. Essas são importantes condições materiais que são relevantes, mas não alcançam por si só os objectivos e muitas vezes deixam o trabalho a meio e o projecto com uma deficiente realização.

A organização, a estruturação e a responsabilização das diversas áreas é determinante. A estrutura define os canais de comunicação para a tomada de decisão e deve, portanto, estabelecer as responsabilidades, objectivos e limites de autoridade dos participantes da equipa. Com o suporte de relações claras entre as partes – Gestor de Projecto e dono da obra ou seu representante – Sponsor, Executivo ou outra designação, o conjunto conduzirá o projecto de forma estável, coordenada e com visibilidade, para o sucesso da realização do projecto.

Onde a clareza de responsabilidades não existe ou está orientada por processos repetidos e redundantes, as pessoas não estão motivadas e o plano do projecto não é controlado eficazmente e o seu progresso é motivo de debate ou desacordo entre as partes. Já é tão difícil e complexo alcançar os objectivos do projecto para podermos perder tempo em questões de somenos importância.

 

O que fazer quanto aos processos e procedimentos?

Cada organização tem a sua cultura e as suas formas de trabalhar, mas é possível encontrar um meio comum de trabalho quando se tem de enfrentar a realização de um projecto de grande dimensão. Há que olhar para as necessidades e para os procedimentos existentes (se os houver?), preparar para de forma contínua rever e acomodar as mudanças na organização com o fito no projecto. Manter visível para toda a gente o processo e a forma de organização e responsabilidades. Formar e fazer compreender os porquês de fazer e as formas de realizar.

E quanto às pessoas? Não esquecer que todos na equipa devem possuir uma definição clara das suas funções, para se exigir tem de se deixar fazer e para isso tem se ensinar como. Fácil, não é?

Uma estrutura de processos tem de ser aproveitada ou criada com o fito nos objectivos do project controls que são, recapitulemos, criar e manter a informação que permita a previsão, divulgar a informação de forma transparente às partes e desenvolver o trabalho de controlo da equipa.

 

Como vamos fazer?

Implementar um sistema efectivo de acompanhamento e monitorização do projecto que inclua o plano, os cronogramas até ao nível 3, procedimentos de controlo do projecto com matriz de custo, procedimentos para relatórios diversos de trabalho, análise de progresso (semanal e mensal) e todos os outros relatórios que o contrato define – Curvas S, Look-ahead, status de milestones, curvas de instalação, etc.

Produzir um plano de gestão do risco do projecto que enfrente a probabilidade dos eventos e avalie as suas consequências. O contexto do risco tem de ser avaliado e desenvolvidas as condições da sua minimização, pelas actividades de segurança e preventivas, mas também pelo enfoque na qualidade dos resultados do projecto e do processo de os obter. Para melhor enfrentar o risco é aceitável produzir com base no plano do projecto um cronograma do risco top-down para facilitar a sua avaliação e identificação.

Relembremos que o trabalho de project controls visa suportar a tomada informada de decisões sobre o projecto, no caminho para o sucesso da sua realização em tempo e dentro do orçamento.

Controlo do Projecto (1)

Um projecto de média ou grande dimensão procurar alcançar um conjunto de grandes objectivos de forma coordenada e envolvendo um conjunto elevado de stakerholders. Mas entre estes destacam-se o empreiteiro principal e o dono da obra. O planeamento e o cronograma são um esforço conjunto destas duas partes, com envolvimento de outras partes internas e externas. O teste desta relação com interesses comuns e diferenciados é um plano e um cronograma aceite pelo cliente.
Que meios tem o ‘project controls’ para garantir que este teste passe com sucesso? A comunicação objectiva está no centro da actividade, porque só ela promove a compreensão e o compromisso da equipa do projecto para os objectivos do cronograma. O trabalho da equipa informada cria a compreensão sobre as áreas problema e sobre as soluções.
Este processo quando funciona de forma adequada, nem tem de ser completo, com a informação suficiente, permite suportar um processo de tomada de decisões apoiadas.

Como poderíamos identificar o modelo de ‘projects control’?

Produtos e/ou resultados do modelo são os documentos do controlo como, o cronograma de milestones, a Work Breakdown Structure, o orçamento do projecto, o registo de alterações ao âmbito, o organigrama do projecto, os documentos do contrato, o registo de riscos, etc. Sem estes o trabalho do controlo do projecto não poderá ser realizado de forma profissional que permita prever o resultado, seja transparente para todas as partes e permita aos membros da equipa realizarem-se aprendendo.
Já nos defrontámos com situações em que algumas partes do modelo estão implementadas e com sucesso e outras só o estão embrionariamente e ainda algumas nem sequer foram pensadas. Um dos males maiores na definição do modelo está na pobre definição da organização de projecto, com hierarquias que não comunicam e que criam silos de interesse. Está em questão a criação de uma cultura que alicerce o sucesso do projecto, que seja colaborativa e comunicante.
Luís Quintino
Ver de Seguida “Processo para Controlo do Projecto”

Que problemas estão associados com o Valor Ganho?

O primeiro post desta série é “Reporting de Progresso”

O valor ganho foi desenvolvido, historicamente e foi usado em projectos massivos, particularmente no sector da Defesa nos Estados Unidos. Isto criou a percepção de que é muito complicado para nós, ou muito dispendioso. Outro problema comum com organizações pequenas ou não orientadas para projecto é que estas não têm mecanismos internos que possam recolher o esforço e os custos de projectos individuais ou partes. Outros problemas podem estar associados com a cultura da organização – não habituada a reportar informação significativa sobre o progresso.

 

Algumas questões, entretanto, são essenciais.

Uma WBS (Work Breakdown Structure) deve ser desenvolvida que deve incluir todas as actividades de trabalho para serem usadas quando se determina o progresso do projecto. Cada actividade tem de ter um valor em dinheiro e um orçamento de horas/homem. É criada uma Cost Breakdown Structure (CBS) através da adição de WBS de todas as contas de custo de projecto que têm um custo directo ou um custo de administração. Por outras palavras, a WBS é incorporada dentro da CBS.

De acordo com o sistema de Valor Ganho, é estabelecida uma relação entre a percentagem de conclusão de uma conta e o orçamento para essa conta. Essa relação é expressa pela seguinte fórmula:

Valor Ganho = (percentagem de conclusão) x (orçamento para esta conta)

Como podemos ver pela equação, uma porção da conta orçamentada é ganha conforme a actividade é completada, até alcançar a quantidade total da conta. Não se pode ganhar mais do que o orçamentado. Mas como os valores de progresso em todas as contas podem ser reduzidos para mais € de horas de trabalho ganhas, o valor ganho dá uma forma de sumarizar múltiplas contas e calcular o progresso global. A fórmula é a seguinte:

Percentagem de conclusão = (horas de trabalho ganhas ou valor de todas as contas) / (Horas de trabalho orçamentadas ou valor de todas as contas).

O custo e Performance do agendamento versus o plano

As horas de trabalho orçamentadas ou o valor monetário até à data representam o que está planeado fazer. Isto é o Valor Planeado (PV).

Horas de trabalho ganhas ou o valor monetário até à data do que foi feito: Isto é o Valor G anho (EV).

Horas de trabalho reais ou o valor monetário representado o que já foi pago. Isto é o Custo Real (AC).

A Performance do Agendamento é a comparação daquilo que foi planeado com aquilo que foi realizado: Por outras palavras, horas de trabalho orçamentadas que foram ganhas. Se as horas de trabalho orçamentadas são inferiores que as horas de trabalho ganhas, foi realizado mais do que o planeado e o projecto está avançado em relação ao agendado. O inverso porá o projecto atrasado em relação ao agendado. A performance contra o orçamento é medida pela comparação do que foi feito para aquilo que foi pago. Para isto, as horas de trabalho ganhas são comparadas com as horas de trabalho reais. Se foi pago mais do que foi feito, o projecto está acima do orçamento.

As seguintes relações de medida da performance respondem às seguintes fórmulas:

Variância de agendamento (SV) = (horas de trabalho ganhas ou €) / ( horas de trabalho orçamentadas ou €); EV – PV

Índice de Performance do agendamento (SPI) = (horas de trabalho gnhas ou € até à data) / (horas de trabalho orçamentadas ou € até à data) ou EV / PV.

Variância de Custo (CV) = (horas de trabalho ganhas ou €) / (horas de trabalho reais ou €). Ou EV – AC.

Índice de Performance do Custo (CPI) = (horas de trabalho ganhas ou € até à data) / (horas de trabalho reais ou € até à data). Ou EV / AC.

Uma variância positiva e um índice de 1.0 ou superior denota performance favorável.

Que problemas estão associados com o Valor Ganho?

O valor ganho foi desenvolvido, historicamente e foi usado em projectos massivos, particularmente no sector da Defesa nos Estados Unidos. Isto criou a percepção de que é muito complicado para nós, ou muito dispendioso. Outro problema comum com organizações pequenas ou não orientadas para projecto é que estas não têm mecanismos internos que possam recolher o esforço e os custos de projectos individuais ou partes. Outros problemas podem estar associados com a cultura da organização – não habituada a reportar informação significativa sobre o progresso.

Algumas questões, entretanto, são essenciais.

Uma WBS (Work Breakdown Structure) deve ser desenvolvida que deve incluir todas as actividades de trabalho para serem usadas quando se determina o progresso do projecto. Cada actividade tem de ter um valor em dinheiro e um orçamento de horas/homem. É criada uma Cost Breakdown Structure (CBS) através da adição de WBS de todas as contas de custo de projecto que têm um custo directo ou um custo de administração. Por outras palavras, a WBS é incorporada dentro da CBS.

De acordo com o sistema de Valor Ganho, é estabelecida uma relação entre a percentagem de conclusão de uma conta e o orçamento para essa conta. Essa relação é expressa pela seguinte fórmula:

• Valor Ganho = (percentagem de conclusão) x (orçamento para esta conta)

Como podemos ver pela equação, uma porção da conta orçamentada é ganha conforme a actividade é completada, até alcançar a quantidade total da conta. Não se pode ganhar mais do que o orçamentado. Mas como os valores de progresso em todas as contas podem ser reduzidos para mais € de horas de trabalho ganhas, o valor ganho dá uma forma de sumarizar múltiplas contas e calcular o progresso global. A fórmula é a seguinte:

• Percentagem de conclusão = (horas de trabalho ganhas ou valor de todas as contas) / (Horas de trabalho orçamentadas ou valor de todas as contas).

 

O custo e Performance do agendamento versus o plano

As horas de trabalho orçamentadas ou o valor monetário até à data representam o que está planeado fazer. Isto é o Valor Planeado (PV).

• Horas de trabalho ganhas ou o valor monetário até à data do que foi feito: Isto é o Valor G anho (EV).
• Horas de trabalho reais ou o valor monetário representado o que já foi pago. Isto é o Custo Real (AC).

A Performance do Agendamento é a comparação daquilo que foi planeado com aquilo que foi realizado: Por outras palavras, horas de trabalho orçamentadas que foram ganhas. Se as horas de trabalho orçamentadas são inferiores que as horas de trabalho ganhas, foi realizado mais do que o planeado e o projecto está avançado em relação ao agendado. O inverso porá o projecto atrasado em relação ao agendado. A performance contra o orçamento é medida pela comparação do que foi feito para aquilo que foi pago. Para isto, as horas de trabalho ganhas são comparadas com as horas de trabalho reais. Se foi pago mais do que foi feito, o projecto está acima do orçamento.

As seguintes relações de medida da performance respondem às seguintes fórmulas:

• Variância de agendamento (SV) = (horas de trabalho ganhas ou €) / ( horas de trabalho orçamentadas ou €); EV – PV
• Índice de Performance do agendamento (SPI) = (horas de trabalho gnhas ou € até à data) / (horas de trabalho orçamentadas ou € até à data) ou EV / PV.
• Variância de Custo (CV) = (horas de trabalho ganhas ou €) / (horas de trabalho reais ou €). Ou EV – AC.
• Índice de Performance do Custo (CPI) = (horas de trabalho ganhas ou € até à data) / (horas de trabalho reais ou € até à data). Ou EV / AC.

Uma variância positiva e um índice de 1.0 ou superior denota performance favorável.

Reporting de progresso (1)

A evolução da gestão de projecto e a necessidade de indicadores rigorosos da realização dos planos afirmou as métricas já usadas noutros paìses e fez que estas se tornem um assunto corrente nos grandes projectos, fora daqueles paìses onde o Valor Ganho já é aplicado. 
Eis as Métricas e Índices mais utilizados para medir a performance de projectos:

1. Earned Value
2. Percent Complete
3. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – Planed Value
4. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – Earned value
5. ACWP (Actual Cost of Work Performed) – Actual Cost
6. SV (Schedule Performance)
7. SPI (Schedule Performance Index)
8. CV (Cost Variance)
9. CPI (Cost Performance Index)

Mas antes de realizarmos a abordagem da sua explicação, temos te compreender algumas ideias fundamentais na medida do progresso e na análise de valor ganho. Quando é necessário calcular a percentagem de conclusão de uma combinação de actividades de trabalho ou para todo um projecto é utilizada uma técnica essencial denominada «sistema de valor ganho». Podem ainda ser utilizadas designações como «valor alcançado», «valor concluído», «medida da quantidade física».
O orçamento de projecto é expresso quer em horas/homem quer em euros ou dólares e o valor ganho está ligado directamente ao orçamento. Muxitos projectos estão constrangidos por orçamentos fixos, outros têm alguma folga ou orçamentos variáveis. As técnicas de valor ganho podem ser aplicadas em ambas as situações, muito embora haja diferença no detalhe da aplicação possível.
 

Gestão do Valor Ganho

O Valor Ganho é uma técnica que mostra com clareza onde é que estamos a obter Valor pelo Dinheiro. É um componente de grande importância nas Melhores Práticas de Gestão de Projecto e é obrigatório nos Estados Unidos e Austrália e começa a ser utilizado cada vez mais no Reino Unido. A técnica, em breve, identifica o valor do trabalho útil realizado num ponto dado do tempo, em todas as áreas em todos os níveis dentro do projecto. Por comparação com o plano original, o Valor Ganho pode ser usado para identificar outros parâmetros tais como tempo para a conclusão, custo para a conclusão e custos finais esperados. Permite, também, ao gestor do projecto identificar aquelas áreas do projecto que estão a correr bem, aquelas que estão com problemas e permite o cálculo de percentagem de progressos e índices de performance.
O Valor ganho pode ser usado em praticamente todas as situações de projecto e em quaisquer ambientes. Pode ser usado em grandes e em médios projectos, bem como em pequenos e em qualquer sector do mercado.
A boa gestão de projecto irá produzir bons dados de Valor Ganho e a gestão de projecto fraca produzirá dados pobres. Uma boa e competente interpretação e aplicação da técnica irá fornecer uma contribuição da maior importância para garantir o sucesso do projecto.
 

O que é que o valor Ganho faz?

Esta técnica quando aplicada com resultados fornece respostas simples a muitas questões como:

• Quanto é que nos está a custar para obter cada unidade do valor previsto?
• Quanto é que nos irá custar no fim?
• Quando é que irá finalizar?
• Onde é que estamos agora? Exactamente?
• Onde estão as nossas áreas de problema?
• Como é que este se compara com outros projectos?

Apesar de toda esta informação, o valor ganho não garante um projecto com sucesso. Só as pessoas podem fazer isso.

Post seguinte em “Que problemas estão associados com o Valor Ganho?”

Encurtar o caminho crítico

Criado o plano e ligadas todas as dependências das actividades, o gestor deve avaliar a data de fim do projecto e, normalmente, verifica que a mesma não é a ideal ou está longe da data contratada. Urge assim realizar algum trabalho para reduzir a duração do projecto. Faz-se isso através de uma análise ao seu caminho crítico.

As ferramentas de gestão de projecto, como o P6, são também identificadas como gestores do caminho crítico. Apesar desta designação que, em português, parece quase a aproximação do desastre, o caminho crítico é uma designação técnica.

De facto, o caminho crítico é o conjunto de actividades que determinam o tempo de conclusão do projecto. A duração das actividades no caminho crítico controla a duração da totalidade do projecto e um atraso para qualquer destas actividades irá atrasar a data de fim de todo o projecto. As actividades críticas são definidas pela folga total (total float) ou pelo caminho mais longo na rede do projecto.

Para encurtar a duração de um projecto o foco deve estar apontado para o caminho crítico! Assim filtre as actividades críticas e realize qualquer dos seguintes ajustes:

• Introduza durações originais ou remanescentes mais curtas (trabalhe mais rápido);
• Se tem recursos atribuídos a uma actividade reduzam a duração desses recursos ou incremente o número de unidades atribuídas para reduzir a duração da própria actividade (use mais pessoas ou m ais equipamento).
• Mude o calendário alocado, mude os dias sem trabalho por dias de trabalho (mais tempo de trabalho).
• Utilize relações de início para início para sobrepor actividades (trabalhe ema mais do que uma actividade ao mesmo tempo).
• Divida as actividades de longa duração em actividades mais pequenas, para que algumas destas partes possam ser sobrepostas (trabalhe em mais do que uma parte de uma actividade simultaneamente).

Algumas actividades poem aparecer como críticas sem se encontrarem no caminho crítico, isso acontece se, por exemplo, fizerem parte de uma rede com open end. Pode ser necessário retirar essa indicação do agendamento realizado para concentrar a atenção no caminho crítico.

Campos definidos pelo utilizador

Para além de todos os campos que contem a base de dados do Primavera P6 o utilizador pode ainda recorrer à criação e utilização de campos definidos pelo utilizador (UDF – User Defined Fields).

Estes campos definidos pelo utilizador permitem q eu o utilizador possa adicionar os seus próprios campos de informação e valores. Por exemplo, pode acompanhar-se dados adicionais da actividade como números de documentos, dados de custos ou recursos, como variações, lucro e orçamentos.

A criação dos campos definidos pelo utilizador é realizada no menu Enterprise. Depois de criados os campos podem ser realizadas com estes as seguintes actividades:

Apresentar estes campos em colunas na vista de tabela e permitir a introdução de dados.

Agrupar, ordenar e filtrar dados pelos campos definidos. Adicionar campos definidos a relatórios.

Podem ser criados UDFs no âmbito das Actividades, Atribuições de Recursos às Actividades, Steps, Riscos, Issues, Recursos, despesas. Documentos, WBS e Projectos.

A escolha de tipo de dados nos UDF

Os campos definidos pelo utilizador podem ter tipos de dados definidos tais como texto, números, datas. Os tipos possíveis são os seguintes:

• Texto ou combinações de texto e números
• Data com data de início e data de fim
• Custo com valores de moeda
• Indicador
• Número, número inteiro com dados numéricos excepto valor monetário.

Um campo de indicador permite que utilize valores codificados de cores nas colunas para mostrar nos relatórios.

Como são os UDFs de Indicadores

Os UDFs de indicadores são um tipo especial de campo definido pelo utilizador que permite seleccionar um código de ícones de cores como valores para mostrar em colunas e relatórios.

Os campos definidos pelo utilizador em Primavera P6 Professional não podem ser usados como campos calculados, antes devem ser usados como informativos ou de estruturação do vosso plano.

Relembremos o que é a folga (float)

A folga é o produto da análise do caminho crítico, já que identifica a dimensão até onde uma actividade pode ser atrasada e não ter impacto na conclusão do projecto. A folga em qualquer actividade não existe para as pessoas na actividade a possam usar pois não fornece nenhum atraso à actividade. Quem é então o proprietário da folga?
O conceito de propriedade da folga varia:

• Em trabalhos complexos a folga pertence ao projecto e não ao empreiteiro ou dono da obra.
• As partes responsáveis pela coordenação geral da obra e do seu controlo é que ditam o uso a dar à folga.

Que tipos de folga existem?

Existem três tipos de folga que têm diferentes interpretações: Folga total, Folga livre e Folga negativa.

• A Folga Total – representa a quantidade de tempo que uma actividade pode exceder a sua data de fim mais cedo sem afectar a data de fim do projecto ou outras datas impostas.
• A Folga Livre – é a quantidade de tempo que uma actividade pode exceder a sua data de fim mais cedo sem afectar a data de início mais cedo de quaisquer dos sucessores.
• A Folga Negativa – é a quantidade de tempo que o início ou fim de uma actividade excede o tempo permitido.

Um projecto não deve ter folgas negativas pois representam um erro de agendamento e a folga total deve ser controlada porque demasiada significa que o projecto não tem um caminho crítico adequado com open ends, lags e constrangimentos irregulares.

Os códigos de actividade

Os códigos de actividade e os seus valores permitem filtrar, agrupar e ordenar, bem como reportar a informação das actividades de acordo com os requisitos únicos da organização ou do projecto.

Os códigos de actividade podem ser Globais, da EPS e do Projecto, e a sua utilização depende das condições concretas. Numa base de dados partilhada e em uso numa companhia ou equipa de planeamento, o uso mais comum é o dos códigos globais de actividade. Estes têm características próprias e num projecto a ser realizado para um cliente, passam a ser partilhados com este. Nem sempre é isso que se deseja e, assim, pode usar-se em casos particulares os códigos de EPS e de projecto.

Estes códigos têm algumas particularidades que passamos a esclarecer. Os códigos de EPS são úteis quando queremos que certos códigos e as suas filtragens sejam acessíveis a todos os utilizadores. Os códigos de EPS devem ser criados ao mais alto nível da EPS em questão, para garantir que todos os projectos dentro dela têm acesso a esta codificação.

Os códigos de actividade de projecto só podem ser atribuídos ao projecto onde foram criados.

Os códigos de actividade podem ser hierarquizados utilizando as setas de indentação.

Mas há algumas questões importantes que decorrem da experiência da utilização com os códigos de actividade. A primeira, tem a ver com a importação e exportação de projectos, pois quando se utilizam códigos de projecto na exportação e se cria um novo projecto no outro utilizador os códigos não são incluídos na exportação. Os restantes códigos, de EPS e Global, são exportados com as actividades, na medida em que foram aplicados no projecto exportado.

Por outro lado, os layouts com filtros baseados em códigos de actividade de projecto também não são incluídos na exportação. O que torna a exportação / importação um processo trabalhoso, no modo stand-alone.

Fazer bem só com bom planeamento

Estes processos que descrevo abaixo, retirei-os de um artigo de Millie Brinkley, no Planning Planet, que achei muito completo e identifica com clareza os métodos para realização com eficácia do planeamento de um projecto.

Estão a pensar, certamente, que já viram listas destas e que sabem bem o que fazer para desenvolver estas actividades. Mas façam um esforço para, pelo menos, lerem e apreenderem os primeiros 5 pontos e a sua organização.

A fundação para o trabalho TEM DE ASSENTAR em:

1. Numa definição clara do âmbito do trabalho tipicamente fornecida com o desenho de uma detalhada Work Breakdown Structure (WBS).
2. Um conhecimento avançado da produtividade interna da organização e da sua capacidade (competências das equipas, capacidade externa versus externa, taxas de produtividade dos recursos, durações de construção / fabricação, tempos de realização médios, etc.)
3. Identificação dos impactos do risco relativos ao Schedule do projecto.
4. Possuir um conhecimento exacto de como as actividades requeridas pelo âmbito de trabalho devem ser realizadas, incluindo a sequência e interdependência (predecessores e sucessores)
5. Uma sólida compreensão do tempo e dos recursos requeridos para completar o âmbito do trabalho.

O scheduling pode então ser realizado com este processo que passo a descrever:

1. Reveja a WBS do projecto e consulte a Equipa do Projecto e todos os peritos necessários a que denominaremos ‘Subject Matter Experts’ (SMEs) para se poder detalhar o trabalho.
2. Utilizar um software de scheduling capaz para desenvolver as actividades com nomes descritivos (verbo e substantivo que definam o trabalho abrangido) com o detalhe necessário para reflectir o progresso.
3. Desenvolver as durações das actividades (de forma consistente com as estimativas do projecto e 7 ou com base em dados históricos) com as datas previstas de início e fim.
4. Identificar e criar as interdependências necessárias entre as actividades (relações) com base nos requisitos de sequenciação.Só podem existir duas actividades sem ambas um predecessor e um sucessor – o princípio e o fim. Todas as outras actividades têm de ter pelo menos um predecessor e um sucessor.
5. Identificar e implementar os constrangimentos necessários, documentando-os.
6. Calcular o Schedule com o software usado para determinar a duração do projecto.
7. Analisar o caminho mais longo (caminho crítico) e outros caminhos paralelos para confirmar a sua validade. Ajuste o que for necessário e corrija quaisquer erros como open end (actividades sem predecessores ou sucessores).
8. Identificar as áreas mais preocupantes dentro do Schedule como intervalos (períodos de inactividade) entre actividades, durações das actividades maiores do que o período de reporting (normalmente um mês ou 20 dias úteis) e erros na sequenciação das actividades. Ajuste se necessário e volte a calcular o Schedule.
9. Reveja o Schedule em reunião com a equipa de projecto e com a gestão para obter a aprovação.
10. Guarde uma cópia do plano aprovado e torne-a a base de comparação (baseline) para implementar a gestão e controlo da mudança.
11. Desenvolva a documentação necessária como o Documento Base de Schedule e o Registo de Controlo das Mudanças.

Quando desenvolvido de forma adequado, portanto, bem identificado e construído solidamente, pode ser usado para determinar a validade e incrementar a validade das estimativas e como ferramenta permitirá confirmar se todo o âmbito foi bem capturado e sequenciado.

Além disso, o plano será usado com segurança para medir a produtividade e o progresso até à sua conclusão.

Como Importar e Exportar

Todos os dados dos projectos estão guardados numa base de dados central. Pode importada e exportada informação de e para esta base de dados utilizando ficheiros externos e de seguida com partilha de informação com outros utilizadores de P6, subempreiteiros usando a ferramenta Contractor, outras ferramentas de gestão de projecto (como o MS Project e o MS Excel) e os departamentos de recursos humanos e de finanças. Pode ainda utilizar ficheiros externos para arquivar os seus projectos ou criar um backup da base de dados.

Pode importar e exportar entre o P6 e outras aplicações utilizando os seguintes formatos:

• O formato proprietário do Oracle (XER) é suportado em todos os projectos.
• O formato XER permite exportar entre PM versão 5 e todas as versões do P6. Suporta a importação e exportação de e para Primavera Contractor.
• O formato P6 XML, permite partilhar a informação de projecto entre bases de dados de P6.
• Os ficheiros XLS permitem exportar informação para aplicações de folha de cálculo.
• Os ficheiros MPP permitem partilhar informação com o MS Project 2003. O XML permite partilhar com MS Project 2003, 2007 e 2010.
• O formato P3 permite partilhar com o Oracle Project Planner versões 3x.
• O formato MPX permite integrar com outras ferramentas de terceiras partes.
   

Problemas com a importação de MS Project

A importação de qualquer tipo de ficheiro de MS Project tem um conjunto de questões conhecidas, mas que carecem de resolução manual, no P6 após a importação.

A primeira tem a ver com a incompatibilidade de calendários entre as duas plataformas, devendo ser verificada a data hora no P6 e corrigida manualmente. O processo pode ser efectuado com rapidez e garante a integridade do Schedule.

A outra questão tem a ver com a importação de recursos do Ms Project. Como os tipos de recursos não são compatíveis quando se importa todos os recursos são classificados como Labor. Se vierem atribuídos já não é possível alterar o seu tipo, deste modo devem tomar-se algumas precauções. Os recursos podem ser importados isoladamente do Project e adaptados no P6, mas as atribuições só podem ser realizadas no P6.
 

Importar e exportar recursos e roles

Toda a informação de recursos e roles é mantida na base de dados central. Pode importar e exportar informação de e para esta base de dados utilizando os ficheiros externos para partilhar esta informação com outros utilizadores. Como os recursos e os roles são designados a nível global podem ser importados e exportados sem necessidade de abrir os projectos que os contém.

A informação de recursos pode ser importada e exportada utilizando quer o XER, quer folha de cálculo XLS, ou XML. O sroles só podem ser importados e exportados com a utilização de formato XER. Pode ainda importar e exportar toda a informação dos recursos e dos roles para garantir que os recursos e os roles são consistentes por toda a organização.

O formato XER transfere toda a informação de recursos e roles, tal como hierarquia d recursos, categorias de recursos e categoria de valores de atribuição.

Se exportar múltiplos projectos para um ficheiro XER único, as relações interprojecto entre as actividades nos projectos são preservadas.

Se quiser exportar um projecto que antes for a importado e que op projecto contém relações para projectos externos que não existem na sua base de dados e voicê fez Schedule à base de dados, assegure-se quie configura o Schedule para a opção de ‘Ignore Relationships To and From Other Projects’. Se seleccionar esta opção quando faz o Schedule do projecto, o P6 preservará as datas das actividades externas.

Há dezenas de outras questões sobre exportação mas uma coisa queria sublinhar, antes de fazer uma importação com actualização de outro projecto, garanta que tem um XER copiado no seu computador e não mude o ID do projecto para não ter surpresas.Reveja tudo no final, não tenha pressa, prepare tudo e faça com certeza de estar a fazer de acordo com o método de trabalho do P6.

Algumas questões sobre o Report Wizard

Pode utilizar o Report Wizard para criar novos relatórios e modificar os existentes do tipo de relatório wizard. O Report Wizard ajuda a com facilidade criar novos relatórios adaptados porque permite:

• Seleccionar as áreas de assunto e campos específicos que queremos incluir.
• Agrupar, sortear e filtrar os dados.
• Escolher mostrar os dados do relatório com base nos dados reais até à data ou por valores de um período passado.
• Controlar as dimensões das colunas do relatório.
• Adicionar um título ao relatório.
• Prever o relatório e modificá-lo.

Quando se cria e guarda um relatório com o Report Wizard, pode depois usar o Wizard ou o para o modificar. Contudo, se modificar um relatório do wizard no Report Editor quando o reabri no wizard, perderá todas as modificações feitas no Report Editor.

Se quiser modificar um relatório, mas pensa que pode querer usar o relatório original de novo, erntão faça uma cópia dele.

Para criar ou editar relatórios globais no Report Wizard ou no Report Editor, tem de ter privilégios de segurança de ‘Edit Global Reports’. Para criar ou editar relatórios de projecto no Report Wizard ou Report Editor, deve gter os privilégios de segurança adequados.

Para definir um cabeçalho e rodapé de relatório ou qualquer outra propriedade de Page Setup para múltiplos projectos, crie um relatório vazio excepto quanto ao cabeçalho e rodapé: utilize o relatório vazio como um template para criar outros relatórios criando uma cópia dele na janela de Reports. Mude o nome do relatório copiado e abra-o no Report Editor para definir os seus componentes.

Filtrar dados

A utilização de filtros em P6 é a chave para concentrar o foco nas questões a enfrentar no projecto. Os filtros aplicam-se a actividades, a códigos de actividades, a perfis de uso, a relatórios, etc. O que é que faz um filtro?

Os filtros podem ser ‘default’ 8que não podem ser modificados), global (que são vistos em todos os projectos) e do utilizador. Podem ainda ser criados filtros de layout.

Um filtro limita temporariamente os projectos ou actividades que vemos no ecrã, de acordo com o critério estabelecido. Por exemplo. Pode ver os projectos activos ou ver as actividades planeadas para as próximas duas semanas. Pode usar os filtros fornecidos para criar os que são necessários e pode aplicar um ou mais filtros ao mesmo layout.

O novo critério de selecção permite seleccionar valores dentro ou fora dos limites especificados.

Quando introduz um tipo de valor para duração ou unidades no campo Value, o valor é introduzido na base de dados sem ser convertido em horas. Assim, por exemplo, se introduzir 2 d, o valor guardado é 2 dias e não 16 horas. Se não especificar uma unidade quando introduz um valor ( se introduzir 2 em vez de 2d), a unida de tempo por omissão especificadas nas User Preferences (User Preferences à separador Time Units) será a atribuída para cálculo.

Para tornar este filtro disponível para todosos utilizadores, clique no botão Make Global.

Combine os filtros existentes para diminuir o número de actividades seleccionadas. Utilize qualquer combinação de filtros default, global, layout, e user.

Os filtros e a sua combinação são uma poderosa ferramenta do P6 que permite focar a atenção e controlar projectos de grande dimensão com acuidade.

O filtros são exportados com os projectos mas se a exportação for entre duas bases de dados diferentes as suas configurações não são incluídas.

Introduzir manualmente Alocações de Recursos

Quando se especifica numa actividade o total orçamentado ou as unidades planeadas, o orçamentado ou as unidades planeadas para uma atribuição a essa actividade é distribuído de forma uniforme através da duração da actividade, de acordo com a escala de tempo que se escolha.

Semana 1	Semana 2	Semana 3	Semana 4
20h	20h	20h	20h

Contudo, o projecto pode conter actividades em que se sabe que o trabalho será realizado esporadicamente ou ter uma distribuição particular ao longo da duração e com níveis de esforço variáveis. Para estas actividades podemos optar por uma das seguintes soluções para capturar de forma exacta quando se planeia o trabalho realizado na actividade:

• Atribuir uma curva à atribuição do recurso ou role.
• Introduzir manualmente os valores do período

Quando se atribui uma curva de recursos a uma atribuição de recursos/role irá ter resultados mais exactos do que a distribuição das unidades regularmente através da duração de uma actividade, o trabalho que planeia realizar por período numa actividade pode não estar totalmente reflectivo pela curva. Como resultado, a performance do plano do projecto não pode ser medida de forma exacta.

Para alcançar o mais preciso plano de distribuição dos recursos pode introduzir manualmente a alocação orçamentada ou planeada por recurso/role por atribuição na unidade da escala de tempo que escolher (dias, semanas, meses, trimestres, anos ou períodos financeiros).Dos quais falaremos a seguir.

 

Condições de uso dos blocos futuros de alocação

Ao introduzir manualmente a distribuição dos recursos/roles planeados em blocos futuros de alocação (‘future period assignment buckets’), pode criar uma baseline exacta para medir relativamente ao progresso corrente do projecto. Conforme progride o plano corrente do projecto e se vão introduzindo os dados reais (‘actual’), pode acompanhar a forma como o projecto está a progredir relativamente ao plano comparando os dados orçamentados ou planeados nos blocos futuros de alocação em relação como os reais.

Se o trabalho de uma actividade não está a progredir conforme o plano, pode actualizar manualmente as unidades remanescentes dos blocos futuros de alocação, permitindo medir o trabalho remanescente para uma atribuição sem mudar o plano original. Em alternativa, se escolher re-estimar o trabalho futuro com base em mudanças ao plano do projecto, pode editar um blocos futuros de alocação com unidades orçamentadas ou planeadas enquanto a actividade está em progresso; se houver muitas atribuições que exigem re-estimação, pode estabelecer um novo plano base com base nas suas mudanças.

Pode comparar a distribuição de blocos futuros de alocação de um período de um recurso com os custos e unidades reais nos Resource Usage Profile, Resource Usage Spreadsheet, Activity Usage Profile, Activity Usage Spreadsheet, em relatórios distribuídos no tempo e na janela de Tracking.

Pode planear o trabalho do projecto em períodos financeiros definidos, depois de realizar o armazenamento da performance do período (‘store period performance’) pode comparar a distribuição dos recursos que planeou em relação aos dados reais do período passado.

• Os custos das actividades, incluindo earned value e planned value, são calculados com a utilização da distribuição dos recursos para o período futuro planeado que definiu nas atribuições das actividades.
• Tem de possuir o privilégio de 'Edit Future Periods' no projecto para poder manualmente introduzir os dados futuros do período.

Parece tudo muito complicado, mas esta é a funcionalidade que permite ao P6 planear com exactidão o trabalho e obter assim resultados adequados e exactos na medida da performance do projecto.

Modo multiprojecto em continuação

Alguns detalhes sobre o uso dos elementos do projecto em modo multiprojecto, em continuação do artigo anterior sobre este modo de utilização do P6.

Códigos de actividade de nível de projecto – todos os códigos de actividade de projecto são incluídos com o seu próprio projecto quando é aberto em modo multiprojecto. Os tipos de código de actividade são agrupados por projecto e pode adicionar, editar ou remover os códigos de actividade de nível de projecto bem como atribuí-los a actividades dos projectos respectivos.

Relatórios ao nível de projecto – todos os relatórios globais e relatórios específicos de projecto estão disponíveis para os projectos abertos. Os relatórios propriedade de projectos utilizam o projecto como filtro.

Calendários ao nível do projecto – todos os calendários de nível de projecto são incluídos com os seus projectos correspondentes quando os projectos são abertos, quer sós quer em modo multiprojecto. O layout em modo multiprojecto é agrupado por projecto, assim pode ser mais facilmente adicionar, editar ou remover calendários de nível de projecto bem como atribuí-los às actividades dentro dos respectivos projectos.

Projecto ‘default’ – se estão abertos múltiplos projectos na janela de Projectos, mas o layout não está agrupado por projecto, pode seleccionar o projecto ‘default’ que quer utilizar quando realizar o Schedule, nivelar ou outras funções iniciadas, Escolha Project à Default Project para escolher o projecto entre os abertos que quer utilizar. Marque na lista o projecto que quer como ‘default’.

Layouts de actividade – todos os elementos de nível de projecto como códigos de actividade, estão disponíveis para colunas, agrupamento, filtros, diálogos, etc. Os elementos de nível de projecto são similares aos elementos globais com adicionalmente as seguintes orientações para o modo multiprojecto.

Item	Details
Colunas	Quando vemos os códigos de actividade de nível de projecto como colunas, as actividades que pertencem a outros projectos têm um valor em branco na coiluna.
Grouping	Quando agrupamos por elementos pertencentes a projectos, como códigos de actividade de projecto, os registos de outros projecto são vistos na secção No Code.
Filtros	Quando filtramos por elementos pertencentes a projecto, como códigos de actividade. Quaisquer registos de outros projectos são excluídos pelo filtro.
Copy/Cut e paste ou Drag and drop	Não pode mover elementos da WBS e OBS, despesas e relatórios de um projecto para outro. Só pode mover todos os outros elementos propriedade do projecto dentro da hierarquia seguindo as seguintes orientações: Calendários, códigos de actividade e documentos não podem ser movidos se qualquer desses elementos está atribuído a uma ou mais actividades no projecto corrente. Os riscos não podem ser movidos entre projectos. As tresholds e issues podem ser movidas entre projectos. Contudo, qualquer ligação entre issues geradas por tresholds fica quebrada. Os relatórios não podem ser movidos; os relatórios de nível de projecto podem ser agrupados ou filtrados com base nos dados específicos de projecto As despesas não podem ser movidas; elas estão ligadas estreitamente com as actividades específicas.

Baselines – nenhuma informação de baseline é guardada ao nível de EPS. Se uma baseline não existe num ou mais projectos, cada um desses projectos usa o plano corrente como baseline primária. Pode seleccionar todos os projectos abertos na caixa de diálogo da baseline e clique adicionar para criar uma baseline de todos os projectos abertos.

Ainda mais umas pequenas orientações para nivelamento de recursos e para acesso a projectos que não sendo essenciais não referimos aqui. Esperamos que possam começar a pensar que este é um modo muito adequado para controlo de subempreiteiros e para divisão do trabalho na equipa de planeamento.

Trabalhar com múltiplos projectos

 

Modo projecto simples versus modo multiprojecto

Estamos em modo de projecto singular quando abrimos um único projecto. Quando é aberta uma EPS contendo um ou mais projectos ou quando simplesmente se abre dois ou mais projectos estamos em modo multiprojecto.

Muitas das funcionalidades da ferramenta trabalham do mesmo modo que em projecto singular e em multiprojecto. Está aqui incluído a Tabela de Actividades, a Rede de Actividades e o Gantt Chart também assim acontece com scheduling, applying actuals, leveling resources, risks, thresholds, issues, tracking, e funcionalidades de reporting. Mas as baselines, calendários, códigos de actividade, WP & Docs e OBS têm um funcionamento ligeiramente diferente.
 

Diferenças de funcionalidades

Alguns exemplos desta diferença são os seguintes: quando se guarda uma baseline em modo multiprojecto, a baselien salva-se para todos os projectos no nó da EPS, mas não para o próprio nó; Neste modo pode atribuir-se calendários de projecto, códigos de actividade e WP & Docs aos elementos do projecto. Pode ainda atribuir elementos da OBS a elementos da WBS, a riscos, tresholds e issues dos projectos.

Em modo multiprojecto, as work breakdown structures e a Organizational breakdown structures de toda a hierarquia estão integradas. Pode também definir relações entre actividades em projectos diferentes dentro da hierarquia da EPS.

Quando se copia e cola uma WBS dentro do mesmo projecto, a WBS, actividades e riscos associados são copiados; os riscos não são copiados quando se copia e cola a WBS para um projecto diferente. Igualmente, quando se copiam e colam actividades dentro do mesmo projecto, os riscos associados também são copiados, mas já não o são quando se copia e cola num projecto diferente.

Os privilégios de segurança de projecto funcionam da mesma forma no modo singular e multiprojecto, ou seja, um utilizador pode aceder a qualquer área da WBS para a qual a OBS do utilizador tenha sido atribuída.

Para simplificar a confusão potencial quando se está em modo multiprojecto , todos os elementos de um projecto seguem uma regra simples: o projecto proprietário dos elementos é o único projecto que pode usar o elemento. Por exemplo, se o Documento A é do projecto A então este documento só pode ser atribuído a actividades do projecto A, mesmo que estejam abertos muitos projectos.

Mais sobre Reflections

Porque continua a haver incompreensões e erros devidos ao uso inadequado de importantes funcionalidades do P6, gostava de tentar esclarecer o uso das ‘Reflections’ e algumas das questões e problemas que coloca. No final, indico algumas dicas em como usar o processo.

Uma ‘Reflection’ é uma cópia de um projecto que tem as seguintes características:

1) Tem o mesmo nome do projecto original com reflection adicionado ao fim.

2) Internamente contém uma ligação para o projecto original que permite que a aplicação faça a fusão das alterações dentro do projecto original.

3) Tem um status de ‘what-if’.

Depois de criar uma reflexão, pode fazer alterações a ela. Pode, então fundir as mudanças dentro do projecto riginal mantendo os dados activos intactos no projecto original. A criação da reflection facilita os seguintes processo e sequências de trabalho:

· A criação de uma área de ‘sandbox’ para testar diferentes cenários do projecto

· A revisão das alterações realizadas em colaboração com outros utilizadores. Utilizar a reflexão como um projecto intermediário permite rever e aceitar alterações antes de fundir a reflexão de volta ao projecto original.

· Rever as mudanças de um projecto através da exportação de uma reflexão como um ficheiro .XER. pode assim ser enviado o ficheiro a utilizadores exteriores que podem importar este ficheiro para a sua base de dados, Depois de realizarem alterações ao projecto, os utilizadores externos podem exportar o ficheiro e enviar o ficheiro .XER resultante de regresso. Ao importar o .XER de volta à reflexão pode então decidir que alterações manter quando fizer a fusão com o projecto original.

Então, assim pode fundir a reflexão no projecto original, mantendo os dados do projecto activo intactos.
 

Notas

O menu de context ‘Merge Reflection into Source Project’ szó estará disponível quando selecciona a reflexão para a qual tem acesso de superuser. Tem de ter também acesso superuser ao projecto original associado com a reflexão. Adicionalmente, o projecto original não pode ser aberto em modo Exclusivo por outro utilizador nem poderá ser objecto de check out.

Atenção que as alterações que são feitas aos seguintes campos de uma reflexão resultarão em novas entradas adicionadas ao projecto quando se fizer a fusão com o projecto original. Assim, tenha atenção a Project ID, Activity ID, Resource ID, Role ID, Cost Account, and Price/Unit.

 

Preveja sempre previamente as mudanças

Quando escolhe no menu de contexto ‘Merge Reflection into Source Project’ , se houver mudanças para fundir o sistema responde com a opção de 'Preview Changes to Project’. De seguida, escolha as mudanças que quer fundir da reflexão para o projecto original. Há duas formas de ver as mudanças, ou agrupadas na ‘Preview Changes to Project’: por área de assunto e por actividade. Por omissão a caixa de diálogo organiza-se por actividade. Quando se vêem as mudanças por actividade, aparecem caixas de verificação na coluna de ‘Merge’ por linhas de actividade. Isto irá permitir seleccionar quais as actividades serão fundidas no projecto original.

· Se houver actividades com mudanças, todas as marcas das actividades estarão seleccionadas.

· Marcar ou desmarcar uma caixa de verificação np agrupamento por actividades terá um efeito correspondente na área de assunto mesmo não estando disponíveis caixas de verificação. Garanta que o botão ‘Activity’ está marcado se precisa de compreender ou mudar quais as actividades serão fundidas.

Dica

Se a aplicação detectou actividades que mudaram, serão activados dois botões: ‘Select All’ e ‘Clear All’. Pode utilizar estes botões para poupar tempo se tiver muitas actividades a considerar.

O Perfil de Uso das Actividades

Utilize o perfil de uso das actividades (‘Activity Usage Profile’) para ver valores de custo e unidades para actividades no projecto aberto ao longo do tempo de acordo com as escalas de tempo especificadas. O perfil de uso das actividades mostra as atribuições dos recursos para todas as actividades ou para as actividades seleccionadas na tabela de Actividades, na ‘Activity Usage Spreadsheet’, ‘Gantt Chart’, ou na ‘Activity Network’.

O perfil de uso das actividades pode mostrar recursos de labor, non-labor e material e custos de despesas e unidades de labor e non-labor alocadas às actividades no projecto ao longo do tempo. Os custos e unidades alocados às actividades para cada período na escala de tempo são representados como barras verticais. Pode ainda mostrar curvas para identificas os custos cumulativos ou as unidades ao longo do tempo.

O perfil de uso das actividades pode ser adaptado e customizado para;

• Especificar o tipo de informação que quer mostrar.
• Mudar a escala de tempo.
• Customizar as barras e o fundo.
• Mostrar os dados reais de períodos passados ou valores de dados reais.
• Mostrar os valores de unidades e custo para quer as datas remanescentes mais cedo como mais tarde.

· Guardar quaisquer destas mudanças de forma a que possa sempre aceder ao mesmo conjunto de informação sobre as actividades, ou partilhar o perfil de uso das actividades com outras pessoas.

Pode filtrar o perfil de uso das actividades para incluir todas as actividades mostradas no layout de topo ou incluir só as actividades que selecciona nessa layout. Pode, ainda, filtrar o layout de topo para incluir só aquelas actividades que correspondem ao período de tempo que seleccionámos no layout de baixo.

Dicas

• Se aplicar filtros à tabela de actividades, Gannt Chart, Activity Spreadsheet ou Activity Network, estes filtros também se aplicam ao perfil de uso das actividades.
• Quando mostra uma escala de tempo de um período financeiro e mostra os dados para todos os projectos (em vez de só para os projectos abertos), os dados de actividade e recurso devem ser sumarizados por período financeiro para mostrar de forma exacta os dados dos projectos fechados. Se possuir direitos de administração, para garantir que os dados de actividade e dos recursos são sumarizados por período financeiro quando se sumarizam os projectos, escolha Admin à Admin Preferences e seleccione o separador Options, e marque ‘By financial periods’.
• O custo do valor planeado e as curvas de Earned Value Cost podem mostrar valores diferentes no perfil, mesmo se o o total dos valores de Planned Value Cost e Earned Value Cost são os mesmos nas colunas de tabela de Actividades. Isto ocorre quando uma actividade tem uma despesa com uma configuração de Accrual Type of Start of Activity ou End of Activityemvez de Uniform over Activity. Como estas são uma despesa feita por uma vez e as curvas de planned value e earned value são cumulativas (representando valores distribuídos ao longo do tempo), o planned value distribuído é diferente do earned value distribuído, mesmo que os valores totais sejam os mesmos.

O perfil de uso das actividades é uma das ferramentas mais usadas para reporting significativo da produção dos projectos pelo cruzamento que permite oferecer entre as escalas de tempo e o trabalho a realizar.

Luis Quintino

Opções de configuração de nivelamento de recursos

Quais são as opções que devemos estabelecer antes de começar a usar a função de nivelamento no P6. Para ver essas configurações temos de abrir Tools à Level Resources.

1) ‘Automatically level resources when scheduling’: Esta opção nivela os recurso todas as vezes que se recalcula o projecto (Schedule).

2) ‘Consider assignments in other projects with priority equal/higher than’: Seleccione se quiser incluir alocações noutros projectos dentro da prioridade de nivelamento especificada quando se determina se um recurso está ou não sobre alocado. São consideradas as alocações em projectos fechados. Por exemplo, marca esta opção e especifica a prioridade de nivelamento 5 e a opção definida irá nivelar todos os projectos com prioridade de nivelamento de1,2,3,4 e 5.

A prioridade de nivelamento vai de 1 (mais alta) a 100 (mais baixa). A prioridade de nivelamento é definida no separador General da janela de Projectos.

3) ‘Preserve scheduled early and late dates’: seleccione esta opção para preservar as datas mais cedo e mais tarde que foram calculadas durante o processo de ‘scheduling’.

4) ‘Recalculate assignment costs after leveling’: selecione isto para recalcular os recursos e as funções (roles) nos projectos. Use esta opção para calcular recursos / funções que têm atribuídas taxas múltiplas.

5) ‘Level all resources”: seleccione para nivelar todos os recursos.

6) ‘Level resources only within activity Total Float’: Seleccione esta para atrasar actividades com conflitos de recursos só até à sua data de fim.

7) ‘Preserve minimum float when leveling’: A quantidade folga que se pretende manter quando as actividades são atrasadas devido a conflitos de recursos.

O valor introduzido neste campo é convertido automaticamente em horas. O valor é convertido em horas com base nas horas por período de tempo definidas nas definições de Tools à AdminPreferences ou no calendário do projecto, dependendo da preferência definida (AdminPreferences à separador Time Periods). Assim se introduzir o valor de 5d ele automaticamente converte esse número no nº de horas configurado.

8) ‘Max percent to over-allocate resources’: pode especificar a percentagem máxima em que a disponibilidade do recurso pode ser acrescida durante o nivelamento. Esta opção pode ser usada no caso em que sabemos que podemos sobre alocar um recurso até determinada percentagem. Este recurso então será sobre alocado por este valor no caso de que os valores de folga para estas actividades não possam ser ajustados.

9) ‘Leveling Priorities’:

a) ‘Field Name’: indica os campos pelos quais podem ser priorizados os recursos quando se nivela. As prioridades são utilizadas só nos casos em que mais do que uma actividade «luta» pelo mesmo recurso ao mesmo tempo.

b) ‘Sort Order’: a ordem pela qual são nivelados os recursos de acordo com o campo definido. Faça um duplo clique para escolher Ascending, Descending, ou Hierarchy (opõa que surge só nos campos que são hierárquicos).

c) ‘Add’: adiciona outra prioridade de nivelamento.

d) Remove: Remove uma prioridade de nivelamento.

Começar os projectos com o pé direito

A preparação é uma parte chave na gestão de projecto. Se o projecto não começar de forma correcta irá ter problemas como refazer o trabalho, O âmbito indeterminado, atrasos no plano, má estimação, etc. Embora alguns pensem que o importante é saltar para o trabalho com as duas mãos, o gestor de projecto precisa de ajudar a oferecer um ponto sólido de partida para o projecto. Este ponto de partida é que muitas vezes determina se o projecto vai ou não ter sucesso, representa o ponto de partida do projecto e da equipa, e merece todo o tempo e esforço que se faça para garantir que se apoia em sólidos alicerces. Não se pode saltar às cegas para qualquer coisa que não está perfeitamente compreendida pela equipa.
 

O âmbito

A gestão do âmbito é uma parte importante da gestão de projecto. Muitos projectos iniciam-se com a visão de uma pequena cascata e os stakeholders acabam a dizer que querem as Cataratas Vitória. A gestão de âmbito irá ser uma parte da gestão de projecto ao longo de toda a sua vida, mas há alguns passos que o gestor de projecto deve tomar no início para minimizar as questões com o deslizar do âmbito.

O primeiro passo é definir o âmbito para o projecto; esta definição não tem de ser muito detalhada, mas tem de ser compreendida por todos os envolvidos. O segundo passo (e muito mais difícil) é obter aprovação formal para o âmbito. Esta assinatura pode ser de um documento legal ou pode ser um acordo entre o sponsor e o gestor do projecto. Em qualquer dos casos, é necessário sublinhar para todos que se o âmbito for alterado terão de haver alterações do projecto. A definição de âmbito deve ser claramente compreendida antes de começar o trabalho ou existirão problemas no futuro.
 

Baseline

Depois de o âmbito ter sido definido e acordado pode então ser desenvolvido um rascunho dum plano base. Este não terá de incluir todas as pequenas actividades que serão realizadas pela equipa do projecto, mas deverá incluir as milestones chave e o desenho de como o trabalho do projecto será executado. Esta baseline inicial será o primeiro passo para o plano completo do projecto que será desenvolvido e actualizado durante o projecto. Tal como o âmbito, esta baseline preliminar deve ser compreendida e formalmente acordada pelos stakeholders e o sponsor do projecto antes que o trabalho do projecto se inicie. Conforme esta baseline inicial vai sendo desenvolvida, o gestor do projecto deve apresentar e definir como serão os status do projecto apresentados ao sponsor do projecto durante a sua execução.

 

Organização da equipa

Um último ponto que deve ser compreendido cobre a equipa que irá trabalhar no projecto e que é a necessidade de estabelecer a forma de funcionamento da equipa. Dê a conhecer a todos os recursos quem é que está na equipa e quais são as suas funções nesta. É muito importante comunicar quem será responsável por quê e como prestará contas desta responsabilidade ao gestor de projecto.

Ser aberta e honesto acerca do trabalho do projecto e como o projecto será gerido é o melhor caminho para pôr, de imediato, a equipa do projecto a colaborar. Fazer com que a equipa de projecto esteja motivada de início para o trabalho do projecto passa assim por todos conhecerem as funções e as responsabilidades mútuas.

Kenneth Darter e LQ