A preparação é uma parte chave na gestão de projecto. Se o projecto não começar de forma correcta irá ter problemas como refazer o trabalho, O âmbito indeterminado, atrasos no plano, má estimação, etc. Embora alguns pensem que o importante é saltar para o trabalho com as duas mãos, o gestor de projecto precisa de ajudar a oferecer um ponto sólido de partida para o projecto. Este ponto de partida é que muitas vezes determina se o projecto vai ou não ter sucesso, representa o ponto de partida do projecto e da equipa, e merece todo o tempo e esforço que se faça para garantir que se apoia em sólidos alicerces. Não se pode saltar às cegas para qualquer coisa que não está perfeitamente compreendida pela equipa.
O âmbito
A gestão do âmbito é uma parte importante da gestão de projecto. Muitos projectos iniciam-se com a visão de uma pequena cascata e os stakeholders acabam a dizer que querem as Cataratas Vitória. A gestão de âmbito irá ser uma parte da gestão de projecto ao longo de toda a sua vida, mas há alguns passos que o gestor de projecto deve tomar no início para minimizar as questões com o deslizar do âmbito.
O primeiro passo é definir o âmbito para o projecto; esta definição não tem de ser muito detalhada, mas tem de ser compreendida por todos os envolvidos. O segundo passo (e muito mais difícil) é obter aprovação formal para o âmbito. Esta assinatura pode ser de um documento legal ou pode ser um acordo entre o sponsor e o gestor do projecto. Em qualquer dos casos, é necessário sublinhar para todos que se o âmbito for alterado terão de haver alterações do projecto. A definição de âmbito deve ser claramente compreendida antes de começar o trabalho ou existirão problemas no futuro.
Baseline
Depois de o âmbito ter sido definido e acordado pode então ser desenvolvido um rascunho dum plano base. Este não terá de incluir todas as pequenas actividades que serão realizadas pela equipa do projecto, mas deverá incluir as milestones chave e o desenho de como o trabalho do projecto será executado. Esta baseline inicial será o primeiro passo para o plano completo do projecto que será desenvolvido e actualizado durante o projecto. Tal como o âmbito, esta baseline preliminar deve ser compreendida e formalmente acordada pelos stakeholders e o sponsor do projecto antes que o trabalho do projecto se inicie. Conforme esta baseline inicial vai sendo desenvolvida, o gestor do projecto deve apresentar e definir como serão os status do projecto apresentados ao sponsor do projecto durante a sua execução.
Organização da equipa
Um último ponto que deve ser compreendido cobre a equipa que irá trabalhar no projecto e que é a necessidade de estabelecer a forma de funcionamento da equipa. Dê a conhecer a todos os recursos quem é que está na equipa e quais são as suas funções nesta. É muito importante comunicar quem será responsável por quê e como prestará contas desta responsabilidade ao gestor de projecto.
Ser aberta e honesto acerca do trabalho do projecto e como o projecto será gerido é o melhor caminho para pôr, de imediato, a equipa do projecto a colaborar. Fazer com que a equipa de projecto esteja motivada de início para o trabalho do projecto passa assim por todos conhecerem as funções e as responsabilidades mútuas.
Kenneth Darter e LQ
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