Spending Plan o que é?

O "Spending Plan" é a funcionalidade menos utilizada no Primavera, mas é especialmente útil quando deseja acompanhar os seus custos reais contra o orçamento alocado ao projeto. Pode acompanhar o Custo real versus orçamento na WBS e rolar para o projeto e, finalmente, para a EPS. Ao usar o Spending Plan precisamos manter em mente que este método usa uma abordagem de Top Down, ou seja, tem um orçamento total no nó superior (Projeto) e distribui-lo para a respetiva EPS / WBS por baixo dele.

Figura 1

Note que as datas do Spending Plan se iniciam em PS – 3 Meses e terminam em PF + 4 Meses.

São os seguintes os campos do Spending Plan:

1. 1)      Spending Plan – é um campo de introdução manual onde se inclui o Budget alocado para a WBS/Projeto/EPS.
2. 2)      Spending Plan Tally – é um sumário e rola para cima os nós abaixo. Se está a usar para um projeto rola um nível para cima a partir da WBS e para cima para a EPS.

WBS		Spending Plan		Spending Plan Tally
WBS 1		200		200	Rola acima da WBS 1.1 + 1.2
WBS 1.1		100		0	Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 1.2		50		0	Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 2		50		10	Rola acima da WBS 2.1
WBS 2.1	10		0		Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho

1. 3)      Variação atual não distribuída - (Spending Plan - Spending Plan Tally) - Acompanha uma lógica de Top-Down, mostra se você distribuiu seu orçamento para os nós secundários (WBS / EPS) ou não.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally	Undistributed Current Variance
WBS 1	200	200	0
WBS 1.1	100	0	100
WBS 1.2	50	0	50
WBS 2	50	10	40
WBS 2.1	10	0	10

1. 4) Plano de benefícios - O plano de benefícios segue a mesma lógica do plano de gastos, mas indica os benefícios que você ganha todos os meses. Este é também um campo inserido pelo utilizador e os dados devem ser inseridos manualmente.
2. 5) Benefit Plan Tally - Mesma idéia como Spending Plan Tally, mas apenas para Benefícios.
3. 6)Variação de Benefícios - (Valor do Plano de Benefícios Tally - Valor do Plano de Benefícios) - segue a mesma lógica que a Variância de Corrente Não Distribuída.

Os Ficheiros de Layout do P6 explicados

No Primavera P6, é necessário algum esforço para conseguir uma aparência agradável para a apresentação e / ou layout da sua tabela de atividades e do gráfico de Gantt. Você sabe que esses layouts podem ser guardados e usados para relatórios e também sobre outros projetos?

Muitas vezes, o processo de criação de agendamento requer a configuração cuidada d a janela de ‘Activity’, ou seja, a tabela de atividades e o gráfico de Gantt. E as apresentações de layout de atividades especiais são essenciais para informar sobre o status do projeto para as partes interessadas. O Primavera P6 Professional tem a funcionalidade para guardar e armazenar esses layouts como arquivos de layout do projeto (PLF). Esses arquivos PLF podem então ser recuperados para fornecer relatórios semelhantes em outros projetos.

Vamos ver o que são os ficheiros PLFG para guardar e recuperar o layout de atividades para o planeamento do cronograma e para o reporting.

Os ficheiros de PLF não são só para a janela de ‘Activity’. Os ficheiros PLF estão disponíveis para 5 diferentes janelas:

1. Janela Activities
2. Janela Project
3. Janela WBS
4. Janela Resource Assignments
5. Janela Tracking layout

Assim, é possível guardar recuperar layouts para cada uma destas cinco janelas. Começamsos por demonstrar como guardar e recuperar o layout da janela de ‘Activities’. Na figura 1 está o projeto de demonstração.

Figura 1

A Figura 1 mostra o layout da janela de atividades. Configurámos o layout da para informar o projeto às partes interessadas. Note, em particular, a coluna total float, que fornece informações valiosas sobre a flexibilidade de programação. Queremos salvar e armazenar este layout para uso em outro projeto. Primeiro salvamos o layout. Selecione o menu suspenso Layout, Figura 2.

Figura 2

No menu pendente de layout selecione layout e Save as. No diálogo de guardar torne o layout disponível para o projeto, Figura 3.

Figura 3

Note que o P6 adiciona um 1 ao nome do layout corrente, Figura 4.

Figura 4

Ótimo. Guardámos o nosso layout da janela de Atividades.

Vamos agora exportar o nosso layout para o manter e podermos usar mais tarde em outro projeto. Selecione layout e open layout do menu pendente, Figura 5.

Figura 5

No diálogo de ‘Open layout’, selecione o layout que guardáramos e clique em Export. Figura 6.

Figura 6

Guarde o ficheiro PLF numa pasta no seu sistema, Figura 7.

Figura 7

O sue ficheiro pode agora estar disponível para outros projetos. Vamos assumir que começou a planear outro projeto, Figura 8.

Figura 8

Agora queremos criar um relatório para os stakeholders que inclua a total float. Selecionamos, então, layout e layout open do menu pendente. Destra vez no diálogo de Open layout, Figura 9, clicamos import.

Figura 9

Neste diálogo selecionamos o Standard Layout_1.plf., Figura 10.

Figura 10

Guardamo-lo disponível para o projeto, Figura 11.

Figura 11

Agora abra o layout, Figura 12.

Figura 12

Vemos então o nosso novo plano com o layout pretendido, Figura 13

Figura 13

Como mencionámos previamente, os ficheiros PLF podem ser gerados e guardados das tais cinco janelas. Seja cuidadoso pois só os ficheiros PLF de atividades podem ser importados quando se vê o ecrã de atividades. Se tentar importar um layout de WBS enquanto se encontra na janela de Atividades recebe um aviso, Figura 14. “The file is not a valid activity layout.”

Figura 14

Embora a extensão do ficheiro seja sempre .plf, o P6 irá sempre denotar a que janela pertence o layout. Assim deve tentar importar um ficheiro que seja adequado para a janela em que se encontra.

Em suma

Os ficheiros PLF são um recurso valioso para espelhar relatórios sobre projetos diferentes no Primavera P6. É possível guardar ou exportar e armazenar arquivos PLF no sistema operativo Windows. Estes arquivos PLF podem então ser importados e abertos para produzir um relatório de ecrã semelhante num projeto diferente. Mas é importante que a janela que você está visualizando corresponda ao tipo de tela PLF que você está importando.

Também é possível exportar um layout PLF diretamente com o cronograma num ficheiro XML. Uma demonstração de exportar e importar um arquivo XML que inclui um layout PLF é apresentada no seguinte blog Exportar e Importar Layouts no Primavera P6 Professional.

Atribuir Preços de custo Fixo a Atividades no P6

O Primavera P6 possui um processo standard para criar e atribuir recursos de trabalho, materiais e equipamentos para calcular a partir destes o custo da atividade. E se a atividade for realizada a um preço fixo? Existe um processo de especificar um custo de atividade de preço fixo no Primavera P6 Professional.

Um tipo popular de contrato de aquisição é o contrato de preço fixo. Neste tipo de acordo, o subcontratado concorda em realizar uma atividade a um preço fixo, independentemente dos custos reais de mão-de-obra, material e / ou equipamentos. Desta forma, o departamento de compras da empresa transfere o risco de exceder o orçamento para o subcontratado. Qualquer despesa de atividade imprevista deve ser paga pelo subcontratado. Ótimo! Então, como especificamos um custo de atividade de preço fixo no Primavera P6?

Este artigo descreve o processo no P6 Professional para atribuir um custo de preço fixo a uma atividade.

No nosso projeto de demonstração de reparação e melhoria de tubagens, Figura 1, atribuímos e calculamos a atividade de custos de trabalho e materiais para a maioria, mas não para todas as atividades.

Figura 1

Note, em particular, que não temos atribuições de recursos para a atividade Insulate Piping. O departamento de compras negociou com um subempreiteiro de isolamento de tubos para instalar o isolamento de tubagem por um preço fixo de $ 4000. Isso inclui os custos de trabalho, materiais e equipamentos. Então, queremos especificar de alguma forma o custo do preço fixo de $ 4000 para a atividade Insulate Piping.

Primeiro, tentemos entrar o custo do contrato de preço fixo de isolamento da tubagem diretamente na coluna Budgeted Labor Cost, Figura 2.

Figura 2

Quando introduzimos os $ 4000 do Isoilamento da Tubagem, recebemos a seguinte mensagem: ‘cannot set cost because there is no price’, Figura 3.

Figura 3

Qual é o problema? Vamos ter de especificar umPrice/unit padrão para atividades sem atribuição de recursos. Isto é realizado separador ‘Projects’, no painel de detalhes intitulado ‘calculations’, Figura 4.

Figura 4

Defina o ‘price/unit’ padrão para atividades sem atribuições de recursos para $1.00 /h. agora vamos voltar de novo para a atividade ‘Insulate Piping’ e introduzimos $4000 como custo de preço fixo na coluna ‘Budgeted Labor Cost’. Desta vez este valor fica, Figura 5.

Figura 5

Bem, agora que inserimos um custo de preço fixo na coluna ‘Budgeted Labor Cost’, seria apropriado alterar o cabeçalho da coluna. Queremos que as partes interessadas vejam o cronograma para saber que a coluna Orçamento do Custo do Trabalho também inclui custos de preços fixos. Usamos ase colunas para alterar o cabeçalho da coluna para algo mais descritivo. Selecione a ferramenta de colunas no grupo de ferramentas de layout superior ou escolha Exibir à Colunas no menu suspenso superior. Isso mostra a caixa de diálogo das colunas, Figura 6.

Figura 6

Clique no botão ‘Edit Column’, Figura 6. Na caixa de diálogo de ‘edit Column’ introduzir em ‘New Title’: ‘Budgeted Labor or Fix ed Price Cost’, Figura 7.

Figura 7

Faça OK duas vezes e o agendamentop resultante é o da Figura 8.

Figura 8

Note o título da coluna “Budgeted Labor or Fixed Price Cost”. Note ainda que adicionámos a coluna ‘Budgeted Total Cost’ na Figura 8.

Em suma

Além do processo normal de criação e atribuição de recursos a tarefas, você pode especificar um custo de preço fixo para uma atividade. O truque para conseguir isso é definir os cálculos do projeto no preço padrão por unidade para atividades sem atribuições de recursos para US $ 1,00 / h. Tendo feito isso, é uma prática normal inserir o custo fixo da atividade de preço diretamente na coluna ‘Budgeted Labor Cost’ e alterar o cabeçalho da coluna, em conformidade.

Outro tipo de custo orçamentado exclusivo é o Custo de Despesas Orçamentadas para os custos de materiais específicos do projeto. Aqui você deseja atribuir uma despesa de material a uma atividade sem criar um recurso global. Para isso utilize a funcionalidade ‘Expenses’.

O que é um plano de projeto?

Em grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, é importante criar padrões aos quais todos os projetos devem aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de agrupar e avaliar o desempenho geral do projeto em toda a organização, bem como analisar a capacidade dos recursos e outros indicadores de desempenho chave.

Trabalhámos recentemente com uma organização que implementou o Primavera P6 e precisava definir esses padrões. Começaram por responder à pergunta básica sobre o que se parecia um plano de projeto para eles.

A base de um plano de projeto

As regras resultantes e que correspondem à maturidade de processos que necessitavam alcançar alinhados com uma ferramenta compreensiva foi a seguinte. Todos os projetos serão descritos num documento que define os objetivos e âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e deverá ser preparado em Primavera P6. O plano fornece uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto devem ser alcançados mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem concluídas e os recursos necessários. O plano é usado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isso fornece a base para o orçamento do projeto através da integração do plano Primavera P6 com a ferramenta de contabilidade dos projetos.

Um plano de projeto é composto por:

¶       Estrutura

• Estrutura Empresarial de Projetos
• Work Breakdown Structure
• Work Packages

¶       Sequência de eventos necessários para realizar os objetivos dos projetos

• Atividades e Milestones
• Lógica e tempos de agendamento
• Inclusão de tratamento de risco

¶       Veículo para planeamento dos recursos e do custo da Realização

·         Identificação de todos os recursos custeáveis e do custo da realização

·         Despesas de contrato

·         Perfil de custo no tempo

¶       Plano base para medição da performance

¶       Mecanismo para determinar o progresso, o custo e as previsões

• Custo do trabalho feito internamente e por empreiteiro
• Performance de custo e agendamento
• Custo final previsto

¶       Meios pelos quais o negócio pode avaliar e analisar uma visão coletiva sobre todos os seus projetos.

No processo de evolução para uma maturidade avançada terá de ser garantido que o plano cobre o âmbito total do projeto e pode estender-se por vários anos. Um plano base e o perfil de custo associado são autorizados nos projetos por etapas de acordo com o ciclo de vida do projeto da organização e os requisitos da autoridade de financiamento relevante. O plano base fornece uma referência acordada para cronograma e custo contra o qual o desempenho pode ser medido. As previsões da programação do projeto e do custo fornecem visibilidade do resultado antecipado.

Em suma

Embora a maior parte disto pareça bastante rudimentar, é surpreendente quantas organizações têm lacunas significativas nos processos de gestão de projetos, particularmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele será planeado deve ser o lugar óbvio para começar. ~

Por não ter identificados os elementos necessários, as organizações muitas vezes perdem outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem-intencionados divirjam dos padrões da empresa. O que pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer uma visão consolidada precisas em todo o portfólio de projetos da organização.

Os códigos de recursos do P6 explicados

Os códigos de recurso do Primavera P6 são úteis para classificar a base de dados de recursos, que podem ficar desordenados com uma abundância de definições de recursos.

Uma vez que os recursos criados e atribuídos se tornam um elemento importante no registro histórico de agendamento. Os recursos devem ser elementos permanentes do banco de dados, e os bancos de dados de recursos são, geralmente, grandes e difíceis de classificar. Os códigos de recursos, no entanto, permitem ordenar recursos pela categoria desejada.

Este post mostra como usar os códigos de recurso para classificar um banco de dados de recursos do P6 Profissional

Começamos pela criação de códigos de recurso de subempreiteiro e, em seguida, atribuí-los ao nosso banco de dados de recursos do projeto de reparação de tubagem. Selecione Enterprise à Resource Codes ..., Figura 1.

Figura 1

No diálogo de códigos de recurso, clique Modify, Figura 2.

Figura 2

No diálogo de Definições do código de recurso, Figura 3, selecione Add.

Figura 3

Escreva o nome Subcontractor e ‘maximium lenght’ para 14, Figura 4.

Figura 4

Feche o diálogo de definições do código de recurso. Voltamos ao diálogo de códigos de recurso e selecionamos Add, Figura 5.

Figura 5

Na Figura 6 introduzimos todos os subempreiteiros desejados como códigos de Subcontractor.

Figura 6

Agora que os nossos códigos de recurso foram criados queremos atribuí-los aos recursos respetivos na base de dados de recursos, Figura 7.

Figura 7

No diálogo de colunas, Figura 8, vamos até ‘resource codes’ e selecionamos subcontratcor.

Figura 8

Depois de usar a seta para o incluir na lista de colunas selecionadas, vemos na base de dados de recursos que é mostrado o código de recurso, Figura 9.

Figura 9

Note a coluna Subcontractor. Selecione o recurso do ‘project manager’ eclique assign no painel de detalhes de ‘Codes’, Figura 9. E no diálogo de assign codes da Figura 10, selecione o código de recurso Total Quality.

Figura 10

Selecione o recurso ‘project manager’ e todos os outros recursos listados como categoria ‘pipe repair’, Figura 11.

Figura 11

Clique com o botão da direita e selecione ‘Fill Down’ do menu pop up, Figura 11. Agora todos os recursos pipe repair tem atribuídos o código de recurso ‘Total Quality’, Figura 12.

Figura 12

Continue e edite as definições de recursos para povoar a coluna subcontractor de códigos de recursos, conforme a Figura 13.

Figura 13

Quando faz duplo clique num recurso individual na coluna subcontractor surge um diálogo onde pode atualizar o recurso particular. Depois de ter atribuído atodos os recursos de ‘pipe repair’ os seus códigos vamos continuar e agrupar os recursos por ‘subcontractor’, Figura 14.

Figura 14

Agora todos os recursos de ‘pipe repair’ estão convenientemente grupados por subcontratcor na base de dados de recursos, Figura 15.

Figura 15

E começamos a ter alguma ordem no caos aparente.

Em suma

Os códigos de recursos ajudam a organizar a base de dados de recursos. A funcionalidade de codificação de recursos do P6 é muito robusta e fornece suporte a possibilidades ilimitadas de definições de codificação. Depois da criação e atribuição dos códigos de recursos é possível agrupar a base de dados de recursos por códigos, o que ajuda a dar ordem à base de dados.

Traduzido de Ten Six