quarta-feira, 6 de fevereiro de 2019

«Almofadas» de tempo no plano

No mundo da gestão do projeto, as coisas correm mal! Esta é uma característica inerente aos planos, nunca correm conforme planeados. É por isso que bons gestores de projeto irão registar e acompanhar os riscos associados às atividades do projeto. Ainda assim, é difícil encontrar todos os riscos que podem estar escondidos dentro do cronograma do projeto. Por isso que alguns gestores de projeto adotam a prática de adicionar um ‘buffer’ de tempo na programação.
Sim. Tal como uma reserva de gestão ou reserva de contingência está incluída num orçamento como um item de linha, os gestores de projeto podem incluir uma «almofada» (‘buffer’) de tempo como um item de linha na programação. Então estes ‘buffers’ de tempo são uma forma geralmente aceite para explicar questões desconhecidas no cronograma. Se não usar esta «almofada» de tempo como item de linha o mais provável é que, involuntariamente, esconda estes ‘buffers’ de tempo dentro do plano de qualquer maneira.
Vamos discutir estas «almofadas» de tempo nos planos e a prática de as tornar visíveis. Temos de compreender que a sua utilização é outra ferramenta daquelas a que os gestores de projeto podem recorrer.

Deve ou não estar escondida?

A primeira questão é se esta «almofada» deve ser escondida ou deve estar visível. Para projetos de tempo e materiais, de forma definitiva, não faz qualquer sentido esconder este ‘buffer’ já que está garantido o pagamento de todo o tempo gasto no projeto. Mas para contratos de preço fixo, em que nos comprometemos a um custo fixo do projeto e uma data estabelecida de entrega, a existência de um ‘buffer’ escondido pode ser adequada. Geralmente num contrato de preço fixo não se mostra a margem de lucro e isto é uma prática standard aceitável. Da mesma forma pode ser aceitável não mostrar a margem de tempo para a data de fim do projeto.
Se não é utilizado um ‘buffer’ de tempo visível, como descrevemos, então o mais provável é estarmos a esconder ‘buffers’ não declarados. Por exemplo, podemos estra a exagerar o tempo e o custo de atividades individuais. Isto é conhecido como «engordar» as atividades. ‘Engordar’ é a adição de tempo e / ou custo a uma atividade para fornecer uma estimativa conservadora do tempo de atividade e / ou de metas de custo. Assim, «engordar» as atividades é uma das principais formas de ‘buffer’ escondido dentro de um cronograma.

Atitude perante o projeto

Outro processo é ser pessimista. Quando são fornecidas estimativas de duração de três pontos (otimista, mais provável, pessimista), usa-se os valores mais pessimistas para produzir um plano conservador. Mais uma vez, esta é uma forma de ‘buffer’ de tempo escondido. Outros processos, incluem, ignorar as curvas de aprendizagem ou a introdução de ‘ramp-up’ ou fatores de mobilização.
Embora, possa ser legítimo esconder ‘buffer’ num contrato de preço fixo, é recomendável que sempre torne os seus ‘buffers’ visíveis. É prática geralmente aceite que os gestores de projeto podem possuir ‘buffers’ de tempo para ajudar a ajustar para imprevistos.
Mais uma vez, a reserva de gestão de orçamento é uma prática amplamente aceite.

Mudar a atitude dos ‘donos de obra’

Nem sequer é grande extrapolação a partir daqui incluir também contingências orçamentais de tempo. Os ‘buffers’ de tempo visíveis também promovem a transparência e abertura num projeto entre o gestor de projeto e outras partes interessadas. O uso de ‘buffers’ visíveis também incentiva os membros da equipe do projeto a serem abertos e honestos sobre seus próprios ‘buffers’ de tempo.

O objetivo deve ser otimizar a programação para alcançar os objetivos de custo e tempo de uma forma atempada e eficiente. Depois, pode concentrar-se numa margem de segurança, no final da cadeia de projeto e utilizar apenas quando o risco se materializa.

segunda-feira, 4 de fevereiro de 2019

As Percentagens de conclusão no Primavera P6

Quando adicionamos actividades a um programa em Primavera P6 EPPM ou Professional temos a opção de escolher entre três tipos de percentagem de conclusão: Duração, Físico e Unidades. Aquela que seleccionamos está condicionada pelos resultados que pretendemos obter. Vamos tentar explicar cada uma das escolhas de percentagem de conclusão das actividades no Primavera P6 e como estas afectam o processo de introdução do status do plano do projecto.

O campo de Percentagem de Conclusão da Actividade

Antes de entrarmos em questões específicas dos tipos de percentagem de conclusão temos de falar sobre o campo de percentagem de conclusão da actividade. A existência deste campo pode ser um pouco confusa porque pode parecer ser mais um tipo de percentagem de conclusão mas é na realidade uma coluna que permite a inclusão da percentagem por actividade.

Percentagem de conclusão da Duração

Esta é a opção utilizada para calcular o progresso entre os valores planeados e a duração remanescente. Por exemplo, se introduzirmos 6 dias de duração remanescente para uma actividade com 10 dias de duração, o P6 irá calcular 40% de conclusão. Transversalmente se introduzirmos 40% no campo de Percentagem de Conclusão da Actividade o P6 irá calcular a duração remanescente como 6 dias.
  

Duração Original ou Planeada – Duração Remanescente = Percentagem de Conclusão


Utilização
:

Introduza um valor de percentagem de conclusão na coluna de Percentagem de Conclusão ou directamente na coluna de Percentagem de conclusão da Duração para a actividade. Ou introduza o valor da duração remanescente para a actividade e deixe o P6 calcular a percentagem.
Este tipo de percentagem de conclusão é usado com vamntagem para actividades do tipo Level of Effort onde os resultados mensuráveis não são esperados e a percentagem de conclusão representa o tempo passado muito mais que os resultados entregues.

Percentagem de Conclusão Física

Os valores de percentagem de conclusão serão introduzidos manualmente pelo utilizador. A introdução de um valor no campo de percentagem de conclusão irá actualizar o valor de Percentagem Física de Conclusão. A percentagem física de conclusão será essencial se pretender utilizar Steps para orientar o progresso.
Cuidado: Quando é utilizada a Percentagem Física de Conclusão, deve ajustar manualmente a duração remanescente ou definir uma data de Expected Finish para a actividade.


Se não ajustar a Duração Remanescente o P6 irá adicionar a Duração Real à Duração Remanescente. Isto causará uma variação desnecessária no projecto e irá provavelmente alterar o caminho crítico. Como pode ver na imagem, a Duração Remanescente continua a ser de 10 dias, a Duração Real foi adicionada a ela, dando à Duração ao Completar um valor de 14 dias e empurrando todas as actividades sucessoras essa duração.


Pode utilizar a data de Fim esperado (Expected Finish) para ajudar a controlar a duração remanescente das actividades com Percentagem Física de Conclusão. Ao adicionar uma data no campo de data de Fim Esperado bloqueia a data de fim da actividade e força o P6 a calcular a Duração Remanescente.
 




Na imagem acima pode ver uma data de fim esperado de 27 – Jan- 2015 empurrou a data de fim para a sua data original e o P6 calculou a duração de 6 dias remanescentes.

Percentagem de Conclusão Física e Steps

Uma vantagem adicional é oferecida quando se utiliza a técnica de Percentagem Física de Conclusão é a capacidade de progredir as actividades utilizando passos ponderados (Steps). Os Pesos Ponderados são simplesmente uma lista de itens que devem ser concluídos antes de uma actividade poder ser considerada finalizada.

Os valores dos pesos introduzidos serão calculados para um valor de percentagem pelo P6 e irão determinar a percentagem física de conclusão da actividade. Os valores ponderados podem ser qualquer valor decimal e assim permitir ao utilizador não ter de calcular manualmente os valores de percentagem de conclusão; basta introduzir valores arbitrários com base num factor escolhido, por exemplo, nº de horas, grau de dificuldade, etc.

Conforme os passos são marcados como concluídos, assim será determinada a Percentagem de Conclusão para a actividade. O utilizador terá mesmo assim de actualizar manualmente as durações remanescentes ou a data do fim esperado.
Note-se que a configuração “Calculate Activity % Complete from the activity steps” deve ser definida no separador “Calculations” das preferências do Projecto, só assim esta funcionalidade funcionará.

Utilização:
O tipo de progresso de Percentagem Física de Conclusão deve ser utilizado com trabalho detalhado que irá produzir um ou mais itens como resultado.

Percentagem de Conclusão de Unidades

A Percentagem de Conclusão de Unidades é utilizada quando são atribuídos recursos à actividade e vão ser controladas as unidades reais. As Unidades Reais podem ser introduzidas manualmente ou através da funcionalidade de Apply Actuals que carrega estas unidades de um módulo de timesheets como o Primavera Progress Reporter.


Tal como com a Percentagem Física de Conclusão a % de unidades concluídas não calcula a duração remanescente para as actividades e assim terá de ser preenchido o respectivo campo ou utilizada a data de Fim Esperado para controlar o fim da actividade.

Utilização:
A Percentagem de Conclusão de Unidades deve ser usada quando são atribuídos recursos personalizados às actividades que devem ser controlados. A única dificuldade é que as horas despendidas não são necessariamente equivalentes a progresso alcançado e desta forma este é um método pouco rigoroso.

Este artigo é traduzido do blog da Ten Six Consulting. as imagens são da versão EPPM do P6.

sexta-feira, 18 de janeiro de 2019

Progresso do projeto – Estado à data corrente

O projeto é atualizado, de forma regular (ou seja, semanal, quinzenal ou mensal),  para capturar o desempenho e refletir ajustes na previsão.
A frequência de status é importante a considerar, pois esclarece a posição e as prioridades do programa, além de identificar os problemas que precisam ser mitigados e que não seriam notados se o cronograma não tivesse o status atualizado. Na maioria dos programas, a frequência de status recomendada pelo projeto é semanal ou mensal.

A data corrente, também conhecida como data do status ou data dos dados, é simplesmente a data que o projeto considera como “hoje”. Esta data é comumente alinhada com a data final do encerramento do sistema de contabilidade. Tudo à esquerda da data corrente ocorreu e está no passado; tudo à direita desta data ainda não ocorreu e está no futuro. É essencial que o status do projeto seja consistente com o Data de Status para garantir datas precisas de previsão.

Processo de Status

Durante o processo de status, os proprietários de tarefas registam todas as tarefas que ocorreram na janela de status.

Além disso, eles validam e corrigem os relacionamentos lógicos, as durações restantes e as restrições de tarefas futuras. A previsão do projeto cobre a validação e a correção de tarefas futuras.

Os proprietários das tarefas, durante o processo de status, respondem às cinco perguntas acerca de cada uma das tarefas abrangidas a seguir:
1)      Se a tarefa começou, quando começou?
  1. a)      Capture esta data no projeto como a data de início real.

2)      Se a tarefa não foi iniciada, quando será iniciada?
  1. a)      Esta data representa a nova previsão / data de início antecipado.

Capture essa data no projeto adicionando um predecessor ausente ou a data de início prevista (como uma restrição).
3)      Se a tarefa terminasse, quando terminaria?
  1. a)      Capture esta data no projeto como a data real de fim.

4)      Se a tarefa não foi concluída, quanto tempo é necessário para concluí-la?
  1. a)      Essa data representa a nova data de previsão / fim antecipado. Capture essa data no projeto ajustando a Duração restante da tarefa.

Ou
  1. b)      Capture essa data inserindo a Data de conclusão da previsão e deixando a ferramenta calcular a duração remanescente.

5)      Qual é a percentagem de conclusão da tarefa?
  1. a)      Capture esse elemento no projeto como a percentagem concluída.

Nota sobre a percentagem de conclusão.


Existem vários campos diferentes de percentagem de conclusão disponíveis para uso em todos os sistemas de software de agendamento. Eles incluem valores percentuais completos que indicam percentagens de duração, trabalho (horas), valor agregado e âmbito. É importante que o programa entenda as diferenças entre esses valores, como eles são calculados e atualize os valores corretos de Percentagem de conclusão durante o processo de status.

Conselhos finais

Utilize um tipo de percentagem de conclusão físico, que lhe permita tomar todas as decisões sobre o valor de percentagem e sobre a duração rtemanescente das atividades.

Após, as introdução dos valores de status, reveja o resultado do cálculo reealizado na nova data de status. Reveja com cuidados as durações remanescentes das atividades em progresso.

quinta-feira, 1 de novembro de 2018

Funções em Primavera P6 que todos os planeadores devem saber

O Oracle Primavera P6 ajuda a tornar as suas responsabilidades de gestão de projeto mais fáceis e eficientes. No entanto, compreender todas as dicas e truques em funções do Primavera P6 não significa necessariamente que vai ser produtivo.

Em vez disso, precisa saber como executar determinadas ações e funções específicas, e esta curta lista irá ajudá-lo no seu caminho rumo a planos com mais sucesso e produtivos.

Função 1: Como remover recursos de uma cópia de um projeto para clientes

Às vezes, é exigido produzir uma cópia de cronograma do projeto para enviar ao cliente. No entanto, alguns recursos não devem ser sempre incluídos nesta cópia. Para remover os recursos de uma cópia do projeto, abra a janela do projeto. Copie o(s) projeto(s) adequado(s), e selecionar quais linhas de baixo para incluir na caixa de diálogo "Copy Baselines”, marcando as caixas apropriadas. Quando a caixa de diálogo “Copy Activity Options” aparece, desmarque a opção “Resource & Role Assignments.”

Função 2: Como ajustar rapidamente a escala de tempo

Dependendo da visão atual de projeto, pode ser necessário, para expandir ou restringir a escala a exibir. Embora isto possa ser conseguido através das opções do menu, a maneira mais fácil de reprogramar a escala de tempo é com o botão esquerdo do rato sobre o ícone da lupa quando figurem na metade inferior da escala de tempo.

Pode arrastar as barras para tornar mais longo o cronograma, que inclui um comentário mais abrangente, tendo em conta a profundidade, ou encurtar as barras por movendo para a esquerda, que move a escala temporal mais longe.

Função 3: Como Atribuir uma curva de recurso

Especialmente no início de um projeto, pode não saber o quanto de cada recurso será necessário para atividades e tarefas específicas. Quando precisa distribuir um total de recursos em todas as atividades de projetos uniformemente, pode ser atribuída uma curva ao recurso ou atribuição de função. Para atribuir uma curva, selecione seu projeto e abra o menu "Resource Assignements".

Clique duas vezes sobre a coluna e selecione a curva apropriada para o recurso selecionado. Se a coluna curvada está em falta, pode configurá-la para exibir através de escolha de ‘curve’ no menu colunas.

Função 4: Layouts são a super ferramenta do P6

A criação e adaptação de layouts em  Primavera P6, sendo uma das coisas mais óbvias no trabalho do planeador, é também a coluna dorsal das ferramentas dos planeadores. Representa uma elevada percentagem dos reports realizados e os layouts são as formas mais expressivas do trabalho em planos de projeto.

O grande segredo dos layouts em Primavera é que a sua criação com seleção de colunas, ou profile a incluir, com a representação das barras e com as configurações de pré-impressão podem ser guardadas para utilização frequente pelos utilizadores nos layouts do projeto. O planeador desenha, estrutura e guarda ferramentas reutilizáveis que vão permitir apresentar a performance do projeto com rigor e fidelidade.