segunda-feira, 23 de setembro de 2019

Os códigos de atividade no Primavera P6


No Primavera P6, é muito útil poder classificar, filtrar e organizar o cronograma por responsabilidade, fase ou qualquer outro atributo específico do projeto. É por isso que criamos códigos de atividade quando desenvolvemos o cronograma da linha de base.
Figura 1 Note o uso de Códigos de Atividade de Projeto

Há quem prefira desenvolver o código de atividade antes de adicionar qualquer atividade, geralmente logo após o desenvolvimento dos calendários de atividade. Parte do planeamento do projeto é planear o cronograma e planear o cronograma inclui a configuração de como precisará de organizar, classificar e filtrar atividades para apresentação e análise.

Quase sempre uso o código de atividade no nível "Projeto", assim como os calendários de nível "Projeto". Isso ajuda a impedir que o banco de dados para quem se envia o plano (XER) se torne incontrolável. Podem sempre usar configurações quando importam, mas poucos o fazem. O uso do código de atividade no nível de "Projeto" mantém o código de atividade no projeto e não permite que os dados preencham os códigos de atividade "Global", que podem ser alterados por outra pessoa e não se saberia ...
Algumas especificações listam os requisitos de código / categoria de atividade e outras não falam nada deles. Quando planeamos o cronograma, pode ver algumas categorias distintas para as quais seria útil desenvolver códigos de atividade. Geralmente, isso é fase, responsabilidade, tipo de trabalho, sensível ao clima, disciplina técnica para citar alguns. O projeto também pode precisar de categorias como tipo de equipamento, local ou categoria de custo / financiamento. Use o número de códigos / categorias de atividade possível. Também pode criar códigos / categorias de atividade para análise e alterações de pedidos / modificações para uso futuro. (Veja a figura 1 acima).
Figura 2 - Está selecionado o código de atividade Trade

Para desenvolver a estrutura de código de atividade, basta ir a Enterprise / Activity Codes. Pode optar por desenvolver atividades nos níveis Global, EPS ou Projeto. Dependendo do nível selecionado, talvez não tenha nenhum código de categoria / atividade ao qual atribuir valores de código. (Veja a Figura 3). Simplesmente selecione “Modificar” e depois “Adicionar” os códigos / categorias de atividade. (Veja a Figura 4).
Figura 3
Figura 4

Pode também ajustar o número de caracteres e organizar o código / categorias de atividade nessa caixa. Pode voltar e fazer revisões, se necessário. (As revisões aqui entram em vigor imediatamente no cronograma).

Pode fechar a caixa "Definições do código de atividade" e selecionar um código / categoria de atividade ao qual atribuir valores específicos.
Figura 5

Depois de concluir o desenvolvimento da estrutura de códigos de atividade, poderá atribuí-los à medida que adicionar as atividades.
Figura 6 - (note que a fase e a responsabilidade ainda não foram atribuídas. O piso não se aplica a este trabalho)
À medida que adiciona atividades, atribui a maioria dos códigos de atividade. Pode usar a codificação de atividades para classificar, filtrar e analisar o cronograma de empilhamento de equipa ou de recursos e manter as datas-alvo das metas ou o que for necessário. Também pode usar a codificação de atividades para filtrar cada responsabilidade, o que permite a distribuição a subcontratados específicos, juntamente com o cronograma inteiro, para facilitar os processos de revisão e atualização ...
Figura 7 - Filtrado por Mechanical
Se tiver apenas duas equipas mecânicas disponíveis, o uso do código de atividade é bom para mostrar quantas equipas Mech estão agendadas para os mesmos períodos de tempo, para que possa ver que está com excesso de alocação no final de dezembro de 2019 e final de fevereiro de 2020.
Figura 8 - Filtrado por Foundation

O uso do código de atividade é útil para verificar se o calendário correto está atribuído e para quais meses o trabalho está agendado. É melhor saber agora que precisará empregar práticas para clima frio para o trabalho de betão e alvenaria.
Figura 9 - Organizado por Tipo - Filtrado pela Análise 04 para limitar o número de atividades por resumo

O uso de códigos de atividade é útil para organizar pelo código de atividade "Tipo" atribuído. Além disso, basta adicionar um filtro para Duração real, AD> Duração original, OD e é possível ver facilmente que tipo de trabalho foi ou está a demorar mais que o planeado. Pode dar um passo adiante e agrupar o cronograma por "responsabilidade" ou "especialidade" para mostrar melhor as atividades e qual o subcontratado / especialidade é responsável.

Há muitos motivos para atribuir os códigos de atividade à medida que adiciona atividades.
Planeie bem o seu projeto....

Traduzido e adaptado de texto de Paul Epperson em Tensix.com

quarta-feira, 6 de fevereiro de 2019

«Almofadas» de tempo no plano

No mundo da gestão do projeto, as coisas correm mal! Esta é uma característica inerente aos planos, nunca correm conforme planeados. É por isso que bons gestores de projeto irão registar e acompanhar os riscos associados às atividades do projeto. Ainda assim, é difícil encontrar todos os riscos que podem estar escondidos dentro do cronograma do projeto. Por isso que alguns gestores de projeto adotam a prática de adicionar um ‘buffer’ de tempo na programação.
Sim. Tal como uma reserva de gestão ou reserva de contingência está incluída num orçamento como um item de linha, os gestores de projeto podem incluir uma «almofada» (‘buffer’) de tempo como um item de linha na programação. Então estes ‘buffers’ de tempo são uma forma geralmente aceite para explicar questões desconhecidas no cronograma. Se não usar esta «almofada» de tempo como item de linha o mais provável é que, involuntariamente, esconda estes ‘buffers’ de tempo dentro do plano de qualquer maneira.
Vamos discutir estas «almofadas» de tempo nos planos e a prática de as tornar visíveis. Temos de compreender que a sua utilização é outra ferramenta daquelas a que os gestores de projeto podem recorrer.

Deve ou não estar escondida?

A primeira questão é se esta «almofada» deve ser escondida ou deve estar visível. Para projetos de tempo e materiais, de forma definitiva, não faz qualquer sentido esconder este ‘buffer’ já que está garantido o pagamento de todo o tempo gasto no projeto. Mas para contratos de preço fixo, em que nos comprometemos a um custo fixo do projeto e uma data estabelecida de entrega, a existência de um ‘buffer’ escondido pode ser adequada. Geralmente num contrato de preço fixo não se mostra a margem de lucro e isto é uma prática standard aceitável. Da mesma forma pode ser aceitável não mostrar a margem de tempo para a data de fim do projeto.
Se não é utilizado um ‘buffer’ de tempo visível, como descrevemos, então o mais provável é estarmos a esconder ‘buffers’ não declarados. Por exemplo, podemos estra a exagerar o tempo e o custo de atividades individuais. Isto é conhecido como «engordar» as atividades. ‘Engordar’ é a adição de tempo e / ou custo a uma atividade para fornecer uma estimativa conservadora do tempo de atividade e / ou de metas de custo. Assim, «engordar» as atividades é uma das principais formas de ‘buffer’ escondido dentro de um cronograma.

Atitude perante o projeto

Outro processo é ser pessimista. Quando são fornecidas estimativas de duração de três pontos (otimista, mais provável, pessimista), usa-se os valores mais pessimistas para produzir um plano conservador. Mais uma vez, esta é uma forma de ‘buffer’ de tempo escondido. Outros processos, incluem, ignorar as curvas de aprendizagem ou a introdução de ‘ramp-up’ ou fatores de mobilização.
Embora, possa ser legítimo esconder ‘buffer’ num contrato de preço fixo, é recomendável que sempre torne os seus ‘buffers’ visíveis. É prática geralmente aceite que os gestores de projeto podem possuir ‘buffers’ de tempo para ajudar a ajustar para imprevistos.
Mais uma vez, a reserva de gestão de orçamento é uma prática amplamente aceite.

Mudar a atitude dos ‘donos de obra’

Nem sequer é grande extrapolação a partir daqui incluir também contingências orçamentais de tempo. Os ‘buffers’ de tempo visíveis também promovem a transparência e abertura num projeto entre o gestor de projeto e outras partes interessadas. O uso de ‘buffers’ visíveis também incentiva os membros da equipe do projeto a serem abertos e honestos sobre seus próprios ‘buffers’ de tempo.

O objetivo deve ser otimizar a programação para alcançar os objetivos de custo e tempo de uma forma atempada e eficiente. Depois, pode concentrar-se numa margem de segurança, no final da cadeia de projeto e utilizar apenas quando o risco se materializa.

segunda-feira, 4 de fevereiro de 2019

As Percentagens de conclusão no Primavera P6

Quando adicionamos actividades a um programa em Primavera P6 EPPM ou Professional temos a opção de escolher entre três tipos de percentagem de conclusão: Duração, Físico e Unidades. Aquela que seleccionamos está condicionada pelos resultados que pretendemos obter. Vamos tentar explicar cada uma das escolhas de percentagem de conclusão das actividades no Primavera P6 e como estas afectam o processo de introdução do status do plano do projecto.

O campo de Percentagem de Conclusão da Actividade

Antes de entrarmos em questões específicas dos tipos de percentagem de conclusão temos de falar sobre o campo de percentagem de conclusão da actividade. A existência deste campo pode ser um pouco confusa porque pode parecer ser mais um tipo de percentagem de conclusão mas é na realidade uma coluna que permite a inclusão da percentagem por actividade.

Percentagem de conclusão da Duração

Esta é a opção utilizada para calcular o progresso entre os valores planeados e a duração remanescente. Por exemplo, se introduzirmos 6 dias de duração remanescente para uma actividade com 10 dias de duração, o P6 irá calcular 40% de conclusão. Transversalmente se introduzirmos 40% no campo de Percentagem de Conclusão da Actividade o P6 irá calcular a duração remanescente como 6 dias.
  

Duração Original ou Planeada – Duração Remanescente = Percentagem de Conclusão


Utilização
:

Introduza um valor de percentagem de conclusão na coluna de Percentagem de Conclusão ou directamente na coluna de Percentagem de conclusão da Duração para a actividade. Ou introduza o valor da duração remanescente para a actividade e deixe o P6 calcular a percentagem.
Este tipo de percentagem de conclusão é usado com vamntagem para actividades do tipo Level of Effort onde os resultados mensuráveis não são esperados e a percentagem de conclusão representa o tempo passado muito mais que os resultados entregues.

Percentagem de Conclusão Física

Os valores de percentagem de conclusão serão introduzidos manualmente pelo utilizador. A introdução de um valor no campo de percentagem de conclusão irá actualizar o valor de Percentagem Física de Conclusão. A percentagem física de conclusão será essencial se pretender utilizar Steps para orientar o progresso.
Cuidado: Quando é utilizada a Percentagem Física de Conclusão, deve ajustar manualmente a duração remanescente ou definir uma data de Expected Finish para a actividade.


Se não ajustar a Duração Remanescente o P6 irá adicionar a Duração Real à Duração Remanescente. Isto causará uma variação desnecessária no projecto e irá provavelmente alterar o caminho crítico. Como pode ver na imagem, a Duração Remanescente continua a ser de 10 dias, a Duração Real foi adicionada a ela, dando à Duração ao Completar um valor de 14 dias e empurrando todas as actividades sucessoras essa duração.


Pode utilizar a data de Fim esperado (Expected Finish) para ajudar a controlar a duração remanescente das actividades com Percentagem Física de Conclusão. Ao adicionar uma data no campo de data de Fim Esperado bloqueia a data de fim da actividade e força o P6 a calcular a Duração Remanescente.
 




Na imagem acima pode ver uma data de fim esperado de 27 – Jan- 2015 empurrou a data de fim para a sua data original e o P6 calculou a duração de 6 dias remanescentes.

Percentagem de Conclusão Física e Steps

Uma vantagem adicional é oferecida quando se utiliza a técnica de Percentagem Física de Conclusão é a capacidade de progredir as actividades utilizando passos ponderados (Steps). Os Pesos Ponderados são simplesmente uma lista de itens que devem ser concluídos antes de uma actividade poder ser considerada finalizada.

Os valores dos pesos introduzidos serão calculados para um valor de percentagem pelo P6 e irão determinar a percentagem física de conclusão da actividade. Os valores ponderados podem ser qualquer valor decimal e assim permitir ao utilizador não ter de calcular manualmente os valores de percentagem de conclusão; basta introduzir valores arbitrários com base num factor escolhido, por exemplo, nº de horas, grau de dificuldade, etc.

Conforme os passos são marcados como concluídos, assim será determinada a Percentagem de Conclusão para a actividade. O utilizador terá mesmo assim de actualizar manualmente as durações remanescentes ou a data do fim esperado.
Note-se que a configuração “Calculate Activity % Complete from the activity steps” deve ser definida no separador “Calculations” das preferências do Projecto, só assim esta funcionalidade funcionará.

Utilização:
O tipo de progresso de Percentagem Física de Conclusão deve ser utilizado com trabalho detalhado que irá produzir um ou mais itens como resultado.

Percentagem de Conclusão de Unidades

A Percentagem de Conclusão de Unidades é utilizada quando são atribuídos recursos à actividade e vão ser controladas as unidades reais. As Unidades Reais podem ser introduzidas manualmente ou através da funcionalidade de Apply Actuals que carrega estas unidades de um módulo de timesheets como o Primavera Progress Reporter.


Tal como com a Percentagem Física de Conclusão a % de unidades concluídas não calcula a duração remanescente para as actividades e assim terá de ser preenchido o respectivo campo ou utilizada a data de Fim Esperado para controlar o fim da actividade.

Utilização:
A Percentagem de Conclusão de Unidades deve ser usada quando são atribuídos recursos personalizados às actividades que devem ser controlados. A única dificuldade é que as horas despendidas não são necessariamente equivalentes a progresso alcançado e desta forma este é um método pouco rigoroso.

Este artigo é traduzido do blog da Ten Six Consulting. as imagens são da versão EPPM do P6.

sexta-feira, 18 de janeiro de 2019

Progresso do projeto – Estado à data corrente

O projeto é atualizado, de forma regular (ou seja, semanal, quinzenal ou mensal),  para capturar o desempenho e refletir ajustes na previsão.
A frequência de status é importante a considerar, pois esclarece a posição e as prioridades do programa, além de identificar os problemas que precisam ser mitigados e que não seriam notados se o cronograma não tivesse o status atualizado. Na maioria dos programas, a frequência de status recomendada pelo projeto é semanal ou mensal.

A data corrente, também conhecida como data do status ou data dos dados, é simplesmente a data que o projeto considera como “hoje”. Esta data é comumente alinhada com a data final do encerramento do sistema de contabilidade. Tudo à esquerda da data corrente ocorreu e está no passado; tudo à direita desta data ainda não ocorreu e está no futuro. É essencial que o status do projeto seja consistente com o Data de Status para garantir datas precisas de previsão.

Processo de Status

Durante o processo de status, os proprietários de tarefas registam todas as tarefas que ocorreram na janela de status.

Além disso, eles validam e corrigem os relacionamentos lógicos, as durações restantes e as restrições de tarefas futuras. A previsão do projeto cobre a validação e a correção de tarefas futuras.

Os proprietários das tarefas, durante o processo de status, respondem às cinco perguntas acerca de cada uma das tarefas abrangidas a seguir:
1)      Se a tarefa começou, quando começou?
  1. a)      Capture esta data no projeto como a data de início real.

2)      Se a tarefa não foi iniciada, quando será iniciada?
  1. a)      Esta data representa a nova previsão / data de início antecipado.

Capture essa data no projeto adicionando um predecessor ausente ou a data de início prevista (como uma restrição).
3)      Se a tarefa terminasse, quando terminaria?
  1. a)      Capture esta data no projeto como a data real de fim.

4)      Se a tarefa não foi concluída, quanto tempo é necessário para concluí-la?
  1. a)      Essa data representa a nova data de previsão / fim antecipado. Capture essa data no projeto ajustando a Duração restante da tarefa.

Ou
  1. b)      Capture essa data inserindo a Data de conclusão da previsão e deixando a ferramenta calcular a duração remanescente.

5)      Qual é a percentagem de conclusão da tarefa?
  1. a)      Capture esse elemento no projeto como a percentagem concluída.

Nota sobre a percentagem de conclusão.


Existem vários campos diferentes de percentagem de conclusão disponíveis para uso em todos os sistemas de software de agendamento. Eles incluem valores percentuais completos que indicam percentagens de duração, trabalho (horas), valor agregado e âmbito. É importante que o programa entenda as diferenças entre esses valores, como eles são calculados e atualize os valores corretos de Percentagem de conclusão durante o processo de status.

Conselhos finais

Utilize um tipo de percentagem de conclusão físico, que lhe permita tomar todas as decisões sobre o valor de percentagem e sobre a duração rtemanescente das atividades.

Após, as introdução dos valores de status, reveja o resultado do cálculo reealizado na nova data de status. Reveja com cuidados as durações remanescentes das atividades em progresso.