terça-feira, 15 de maio de 2012

Barra para mostrar Variâncias

Este procedimento permite mostrar uma barra que mostra as diferenças entre as datas da baseline e as datas correntes.

O P6 não tem incluída uma barra de variância mas há um modo de a criar. Vamos usar um exemplo em que as datas da baseline são as correspondentes à baseline primária e queremos mostra a barra de Variância para o fim.

Os passos são os seguintes

Vá para EnterpriseàUser Define Fields e adicione 2 novos user define fields. Para o primeiro, garanta que o Data Type é definido para Start Date. Para o segundo defina o Data Type para Finish Date.

Vá pata ToolsàGlobal Change e crie uma nova global change. Vamos denominá-la “Store Variance Date”.

Na declaração Then estabeleceremos o primeiro parâmetro como user defined field da Star Date que criámos atrás, e tronamo-lo igual à data de baseline que pretendemos usar. Neste exemplo utilizaremos o BL1 Finish, por queremos a variância de fim.

Adicione uma nova linha à declaração de Then. Defina este parâmetro como a da ta de Fim do user defined field que foi criado no passo 1 e ponha-o igual à data corrente que quer usar. Neste exemplo será Finish porque pretendemos usar uma variância de fim. Clique OK.

clip_image002

Clique Apply Change para aplicar a Global Change. De seguida na janela de relatório clique em Commit Changes. Irá perguntar se quer guardar o ficheiro do relatório e isso é consigo fazer ou não.

Quando terminar a aplicação da global change, vá para ViewàBars para adicionar uma nova barra no botão Add.

Dê à barra o nome que quiser, por exemplo “Variance Bar”. Na coluna Timescale escolha User Dates. Na coluna de User Start Date coloque a Start date do user defined field criado atrás. Na coluna de User Finish date ponha a Finish date do user defined field criado. Qualquer formatação a fazer a isto será opcional. Clique OK. Está feito!

clip_image004

Barra de Variância para Milestones

Se pretender mostrar a Variância nas Milestones o processo é o mesmo except que a Global Change deve ser a seguinte (porque as Start Milestone só têm data de início.

clip_image006
Para ver somente as variâncias das Milestones deve alterar o filtro de All Activities para Milestones no menu de Bars.

segunda-feira, 14 de maio de 2012

Melhor Gestão de Projecto na recuperação económica

Não há nada de bonito nesta recessão económica. A economia está a mudar, muitas companhias estabelecidas no mercado estão a desaparecer ou sofrem processos de compra e de fusão, as indústrias estão a operar em modo de sobrevivência preocupadas por evitar riscos que as possam colocar em vulnerabilidade. Para sobreviver, as grandes empresas têm de se manter na vanguarda da inovação e das tendências de mercado.

Mas nem tudo tem sido negativo!

Aparentemente com a queda de empresas lentas e ineficientes afectadas pela recessão, foram criadas oportunidades para outros negócios florescerem. Para as companhias que conseguiram ultrapassar estas grandes dificuldades e estão a navegar no actual horizonte de negócios, jogar pelo seguro não é a forma de ter sucesso, mas também não o é avançar sem cuidados.

Um factor chave que faz a diferença nas empresas é a execução inteligente dos projectos. Actuar sobre os projectos que são mais lucrativos e agindo com margens de erro muito pequenas, permitirá que os negócios sejam capazes de maximizar o valor das suas actividades e assegurar que irão operar com lucro nos anos seguintes.
 

Manter o projecto dentro do prazo

Quando se trata do sucesso dos projectos este é o aspecto mais importante. É essencial aplicar métricas às realizações, mas quando queremos recolher a informação adequada para esse efeito podemos levar imenso tempo. Se estabelecermos inícios e fins claros para as actividades poderemos aplicar métricas valiosas de tempo que façam sentido para os stakeholders do projecto e, sobretudo, para o cliente, que verá o resultado comparado com a métrica de baseline.

O estabelecimento de uma baseline é obrigatório na realização de um projecto com métodos sérios e métricas com valor.
 

Do custo do projecto

A maioria das empresas não conhece o verdadeiro custo por projecto e isso pode conduzir a um mundo de trabalhos. Se sabe quais são os projectos que estão ser lucrativos poderá alocar os recursos a projectos com um perfil similar e estar mais confiante na sua performance e no sucesso. Mantenha curtos os elos de comunicação nestes projectos e monitorize constantemente a medida em que eles estão alinhados com o custo e o orçamento.

Estes dados ajudarão a determinar quais os clientes que permitem manter as margens e aqueles que pela sua actuação impedem ou dificultam o progresso e reduzem ou destroem as margens.
 

Utilize eficientemente as ferramentas

Qualquer ferramenta é tão efectiva como a pessoa que a está a usar. Mesmo o melhor software irá falhar se não tivermos um plano para o utilizar. Isto não significa que o software possa ser optimizado. Quando temos de gerir projectos múltiplos e os dados complexos que estão associados com a sua realização, uma ferramenta que agregue e prepare os dados automaticamente pode poupar muito tempo e confusão enquanto fornece uma visão clara e transparente sobre o estado dos projectos.
 

Desenvolva sem receio os projectos

Executar consistentemente os projectos e realizar valor é muito importante. Para isso tem de assumir projectos inovadores que requerem algum risco. O segredo está em saber quando e como assumir esses riscos. Pode ajudar muito poder avaliar os recursos disponíveis e determinar, a partir dos dados da experiência, quais os tipos de projectos mais lucrativos. Armados com essa informação, mesmo quando um projecto atrasa, não deve ser muito difícil recuperar. Mas mais do que isto, por tentarmos novos projectos continuamos a melhorar e a refinar as métricas de sucesso.

Agora chegámos ao tempo de começar a quebrar a estagnação associada à recessão. Os novos projectos levam a novos clientes, o que conduz à melhoria das margens e dos lucros e a vantagens competitivas. Estará aí um mundo de oportunidades se alterarmos as nossas perspectivas, nos equiparmos com metodologias e ferramentas. Mas muitas companhias persistem escondidas nos seus abrigos de crise.

Temos de tomar a iniciativa para nos colocarmos na cabeça da corrida.

LQ