quarta-feira, 19 de março de 2014

Questões sobre calendários em Primavera P6

O Primavera P6 tem um mecanismo de cálculo do plano muito inteligente, mas não é suficientemente inteligente para saber a hora para os eletricistas começarem pela manhã e quando parar para almoçar.

É onde os calendários do Primavera P6 Calendários surgem. Você não pode construir um plano em Primavera P6 sem pelo menos um calendário. Então, para o ajudar a dominar as funcionalidades do calendário e entender como trabalham os Calendários com o mecanismo de cálculo eis alguns itens essenciais que vai querer conhecer. clip_image001

1 - Os calendários são atribuídos às atividades, e não aos projetos

Isso mesmo. Com o Primavera, uma vez que um calendário é atribuído a uma atividade, temos uma extrema flexibilidade para usar muitos calendários diferentes dentro de um único projeto. Por isso, talvez o trabalho de engenharia esteja programado com um calendário de 8 horas / dia, de segunda a sexta. Isso não afetará as atividades de construção que podem ter o seu calendário próprio de 12 horas / dia, de segunda a sábado. É muito comum o uso de muitos calendários diferentes em projetos mais complexos com muitas especialidades que podem ter os seus próprios calendários únicos.

Mas e se você precisar que todo o projeto utilize o mesmo calendário? Não há problema, use a funcionalidade de Fill Down para preencher o mesmo calendário em todas as atividades em seu projeto.

2 – Os calendários determinam o cálculo do P6 clip_image002

Se criar um calendário onde as segundas-feiras não são dias úteis e atribuir esse calendário ao projeto - não deve surpreender-se de que o Primavera P6 NUNCA atribua trabalho à segunda-feira. As regras de trabalho e não-trabalho definidas num calendário são rigorosamente obedecias pelo mecanismo de agendamento do Primavera P6. Eu nunca gostei das segundas-feiras de qualquer maneira!

3 - Os calendários têm 3 níveis diferentes de tempo para trabalhar. Por níveis de tempo, refiro:

  • Horas do Dia
  • Dias da Semana
  • Dias do Mês / Ano

Quando criamos um calendário no Primavera P6, podemos definir as regras em cada nível de tempo:

  • Definir que horas de um dia são viáveis ​​e não-viáveis, por exemplo: começar a trabalhar às 7 da manhã e terminar o trabalho às 7 horas
  • Definir que dias da semana são viáveis ​​e não-viáveis, por exemplo: trabalho de segunda a sábado, domingo está fora do calendário.
  • Escolher que Dias do Mês / Ano são viáveis ​​ou não viáveis por exemplo: o 1 º de julho é um feriado.

4 - Os Calendários do Primavera P6 vêm em 2 sabores - Atividade e Recursos

Calendários de atividade são os mais comuns e muito do que estamos a falar aqui tem em mente Calendários Atividade. Os Calendários de Recursos doP6 são usados ​​com menos frequência, mas essencialmente funcionam da mesma forma, em situações especiais.

Por exemplo, digamos que você tinha um Bulldozer que exigia um ciclo de manutenção a cada segunda sexta-feira por 2 horas. Poder-se-ia construir um calendário de recursos em Primavera P6 especificamente para esse trator, e capturar o seu ciclo de manutenção. Poder-se-ia, ainda, dizer ao Primavera P6 para agendar o trabalho em torno de períodos de manutenção do Bulldozer. Para fazer isso, você teria que usar um tipo de atividade especial chamado "Resource Dependent" e depois há ainda um pouco mais de trabalho e ajuste manual para configurar corretamente o agendamento e é por isso que muitos planeadores não se preocupam com tal detalhe e evitam o uso de Calendários de Recursos no planeamento.

5 - A alteração do calendário de uma atividade pode às vezes alterar as suas durações

Ocasionalmente, terá que atribuir um novo calendário para uma atividade. E, ocasionalmente, ao fazer tal mudança pode fazer com que a Duração Original da atividade mude. Isso pode acontecer quando o novo calendário tem mais horas / dia do que o original. Agora ninguém quer que as suas estimativas de duração possam mudar de forma aleatória. Mas isso veremos depois.

Adaptado de Planner Tuts

segunda-feira, 10 de março de 2014

Como encontrar os lags das relações em Primavera P6

Não é fácil encontrar os lags das relações em planos do Primavera P6. Na verdade não há nenhuma funcionalidade para sublinhar os lags. Entretanto, compreender o que é que os lags fazem ao seu plano é uma parte importante para conhecer efetivamente o seu plano.
 

Está alguma coisa errada em usar Lags no plano?

A utilização de lags nas relações é muito discutido em todos os fóruns e o consenso tem vindo a situar-se em que a boa prática é que o uso de lags nas relações deve ser mínimo se é mesmo usado. Estivemos envolvidos em projetos em que o cliente exigia autorizar cada lag. Porquê?

De acordo com as normas, designadamente o Project Management Institute no seu Practice Standard Scheduling, a utilização de leads e lags nas relações adiciona um risco significativo ao projeto. A razão principal é a falta de visibilidade dos atrasos de lags num plano de um projeto. O tempo de lag é difícil de identificar e documentar – não é óbvio quando se olha para o Gantt Chart ou quando se analisam as datas do plano.

Quando se utiliza um lag num plano, raramente é documentado num tópico de Notebook porque é que o atraso foi adicionado o que faz com que os gestores cocem as cabeças. Porque tempo é afinal, dinheiro. Como boa prática os lags devem ser documentados, ou são usadas atividades para reprrsentar o atraso dos lead / lag. Esta abordagem faz com que eles sejam transparentes e muito visíveis.

É comum que os planeadores menos experientes apresentem planos com lags. Então precisamos de poder saber se estão a ser usados lags. Isso é muito difícil porque não há maneira de fazer um filtro em que as atividades com relações com lag sejam salientados.
 

Fazer um Relatório reutilizável para ver as relações com lags

Construir relatórios com o Primavera P6 é bastante fácil e as funcionalidades de reporting permitem discriminar as relações do plano. Com o uso de filtros conseguimos criar um bom relatório que mostra as atividades que tem relações com leads e lags. Aqui está como:

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1º passo – Criar um novo relatório

Navegue na janela de Relatórios do P& e adicione (Add) na barra de comandos para adicionar um novo relatório à base de dados.

2º Passo – Escolha o tema do relatório

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Quando o Report Wizard surge, clique Next para criar um New Report. No ecrã seguinte escolha a área de assunto “Activity Relationships” e clique Next.

3º Passo escolha as Colunas

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Selecione as colunas conforme vê na figura. Clique OK

NOTA: Descobri que as colunas “Predecessor ID” e “Successor ID” irão sempre ser renomeadas pelo Primavera para “Activity ID”.  Se clicar OK depois de selecionar as colunas e voltar atrás para a escolha de colunas estas duas colunas estão renomeadas para “ID”.

4º Passo – desligue o Group and Sort

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Clique em Group By no Group and Sort e defina-o para <none> ou deixe em branco.

5º Passo – Defina um filtro para o Lag

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Clique no botão “Filter…”. Na lista de seleção, encontre e escolha “Lag”. Defina a condicional para “is not equal to” e escreva “0” na coluna de valor. Esta combinação irá filtrar ambos leads (lags negativos) e lags. Clique OK para guardar o filtro.

6º Passo – Guardar o relatório

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Clique Next. No ecrã seguinte, dê o nome ao seu relatório. Antes de sair veja como ficou formatado relatório fazendo “Run”, depois clique Next e guarde e feche.
 

Finalmente

Com este relatório preparado a todo o tempo pode analisar o seu plano.

Lembre-se de evitar a utilização de lags e se tem de usá-los incluo uma atividade que os represente e justifique o atraso no seu plano do projeto.

sábado, 8 de março de 2014

Como sabemos que campos podem ser importados através do Excel?

O Excel é um óptimo interface para a edição de dados do P6. Podemos utilizar uma folha de cálculo para enviar para um cliente para eles nos remeterem o seu input de dados, tais como durações e orçamentos. Para clientes que não possuem ou não compreendem como utilizar o P6, o Excel torna-se um meio de comunicar com facilidade com eles. Pode ser utilizado para a comunicação de dados de progresso, facilitando a introdução manual de dados no P6 que pode ainda criar a possibilidade de erros.
É muito importante perceber que campos de dados podem ser importados através do Excel para evitar perdermos tempo a introduzir alterações na folha. O P6 assinala esses campos se soubermos para onde olhar.clip_image001
A forma mais rápida de exportar dados do P6 para Excel é clicar com o botão direito do rato dentro da Tabela de Atividades, o que irá mostrar este menu:
Há, contudo, algumas limitações para este métodop de exportação. Algumas dessas limitações são:
· Todas as atividades que estão correntemente apresentadas na Tabela de Atividades são exportadas; deve filtrar-se as atividades para limitar o núm erro a serem exportadas.
· Todas as colunas correntemente apresentadas na Tabela de Atividades são exportadas; deve alterar o layout para ver outras colunas ou para limitar o número de colunas a serem exportadas.
Tenha em atenção que os campos Activity ID, Activitry Status e WBS Code são sempre exportados estejam ou não apresentados no layout. Porque o P6 necessita deles como referência para quaisquer mudanças que queira importa de volta para o P6.
A imagem abaixo mostra os campos de dados típicos apresentados quando se exporta diretamente da Tabela de Atividades para o Excel:
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Eis como saber que campos de dados podem ser importados através do Excel: campos de dados que têm um asterisco (*) na segunda fila do título não podem ser importados. Embora os dados possam ser exportados diretamente da Tabela de Atividades, quaisquer mudanças feitas não serão importadas. Também, por exemplo, alterações feitas às datas de início e de fim, não podem ser feitas, porque estes são campos calculados. Mas os campos Activity Name e Original Duration, por outro lado, podem ser modificados no Excel e as mudanças serão importadas.
Por exemplo vou exportar dados dfo P6 usando este método de folha de cálculo. Vou usar o método de exportação, que toma mais tempo, mas permite exportar mais dados do que os da tabela corrente, tais como:
  • Relações das Atividades
  • Despesas
  • Recursos
  • Atribuições dos Recursos
Etas são aquilo que é denominado Subject Areas e cada uma delas irá aparece r com um separador de folha no Excel. Ainda mais importante é que os utilizadores podem editar dados nesses separadores e importar as alterações de volta para o P6. (Há algumas limitações do tipo de dados que pode ser modificado e em que separador).
Para criar este modelo de importação selecione File > Export > Spreadsheet – (XLS):
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Porque queremos editar os custos orçamentados para as minhas atividades escolho a Subject Area de Atribuição de Recursos durante o processo de exportação:
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As Unidades Orçamentadas e Custos ( Budgeted units and costs) só podem ser modificadas no separador de Atribuição de Recursos. As atribuições de recursos podem ser mostradas no separador de Atividades mas quaisquer modificações feitas aos orçamentos neste separador não irão importar.
Nesta imagem seleciono Budgeted Cost como um campo de dados. Repare que o campo de dados não menciona o tipo de recurso (labor, nonlabor ou material) porque cada recurso atribuído à mesma atividade irá ser apresentado numa linha diferente da folha. O P6 por isso não necessita de saber que tipo de recurso mostrar.
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A Imagem final mostra a folha criada por este modelo. Desta vez não há asterisco no título Budgeted Cost, o que significa que estes dados podem ser modificados e importados de novo para o P6.
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Mas deve reparar que não pode editar o campo Activity Name – pois este só pode ser alterado no separador de Atividades 8que não foi incluído neste modelo). Cada separador tem algumas limitações em termos dos campos de dados que podem ser importados. A Subject Area é a chave.
De qualquer forma aquele asterisco é uma grande ajuda desde que percebamos o que ele significa!
Seguindo post de Bill Pepoon

sexta-feira, 7 de março de 2014

Problemas de Importação com Excel

Na semana passada esclarecemos o processo de importação para P6 com a utilização de Excel, mas algumas questões devem ser clarificadas para que o processo possa ser usado com alguma transparência.

Em primeiro lugar, apesar da funcionalidade existir deve procurar usá-la com cuidado e garantia de que o processo a usar não vai contribuir para destruir o seu plano. Portanto, cópias de segurança e testes são coisas que devem ser executadas antes de proceder a importações.

Em segundo lugar, a criação de um modelo através da exportação para Excel dos dados a importar é o processo mais aconselhável de reimportação de dados, pois fornece muito mais controlo ao utilizador, com seleção dos campos e filtro dos dados.
 

Porque é que não consigo importar dados de custo do Excel?

Com todos estes cuidados continuam a subsistir problemas com a importação de custos ou outros dados numéricos escritos manualmente em Excel.

Primavera só importa dados que estejam formatados como “Text” em Excel. Se introduziu manualmente 32000€ numa célula de Excel, a aplicação automaticamente formata como “Currency”. Então ao reimportar não irá aceitar os dados, porque tem de estar como “Text”.

Definir o formato “Text” de Excel não resulta!

Se tentar definir uma célula de custo ou de número para o tipo de formato “Text” do Excel, continuará a não conseguir importá-lo. Porquê?

Precisa de introduzir uma Apóstrofe (‘).

O P6 não importa o campo a não ser que tenha uma apóstrofe no seu início. A apóstrofe é um indicador antigo de que o campo é textual e o P6 procura-o. Se as células de dados não uma apóstrofe no início, o P6 não importa os dados da célula.
 

OK! Agora já introduzi a Apóstrofe e não consigo ainda importar os custos para o P6?

Para importar custos para o P6 do Excel, tem de se assegurar que o P6 não está a calcular os custos por si. Na coluna dos recursos para incluir no separador inclua uma coluna “Calculate Costs from Units”; esta é uma caixa de verificação que só pode estar ou On ou Off. Se a atribuição do recurso tem o campo Calculate Costs from Units em ON, então não conseguiremos especificar um custo e dessa forma importá-lo do Excel. Assegure-se que o campo está OFF antes de tentar importar.

Para estabelecer este campo como OFF em todas as atribuições de recursos, crie uma Global Change que faça isso. Veja imagem abaixo.

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A Apóstrofe é sempre importante!

quarta-feira, 5 de março de 2014

Os bugs da Pré-impressão em P6

Pensa que uma ferramenta que está em desenvolvimento constante desde 1998 deveria estar praticamente livre de bugs. Mas, infelizmente a natureza de todos os softwares é que em algum lugar do código, há sempre estes pequenos pedaços de sintaxe que não fazem o trabalho conforme projetado ou causam inesperados resultados. O Primavera P6 Professional não é uma exceção a esta regra, e há uma abundância de questões que você precisa saber sobre estes pequenos problemas.
Neste artigo, vamos olhar para um par de erros na previsualização de impressão e área de Cabeçalho e Rodapé que se mantém há um longo tempo, mas de alguma forma se consegue tornear.
A colaboração dos utilizadores poderá permitir resolver outros problemas ou ajudar a todos sermos mais produtivos com esta poderosa ferramenta.


Bugs da Previsão de Impressão e cabeçalho e rodapé

1º Bug

A letra S é impossível de ser escrita nas regiões de Add Text do cabeçalho e rodapé. Verdade! É impossível.
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Este é um bug relatado e à espera de resolução. A forma de o resolver é escrever em qualquer outra ferramenta de texto, o Notepad por exemplo, e depois copiar e colar. Incrível! Este bug tem mais de 5 anos.

2º Bug

Quando se consegue escrever um texto na área de Add Text, ou colar algum seja o caso de conter um S e termos de recorrer ao Notepad, quando aplicamos, o texto não aparece na previsualização, quer no cabeçalho como no rodapé.
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Se usar os botões de justificação à direita e à esquerda para alterar o texto de um lado para o outro, o texto irá finalmente aparecer quando clicarmos em Apply.

Em tempo
Na versão 8.3.2 foi finalmente solucionado este bug. A solução encontrada é simples e fácil de aprender, mantendo as funcionalidades anteriores e facilitando a personalização dos cabeçalhos e rodapés.







terça-feira, 4 de março de 2014

Reporting de Risco em Projetos

Os projetos devem ser reportados ao cliente com regularidade, semanal ou mensal. A maioria deles têm muitas vezes regras predefinidas com alguma profundidade para medida do trabalho realizado e seu controlo. Este é o reporting normal de progresso, mas se precisarmos de reportar os riscos e as questões em aberto, como devemos fazer?

 
As normas de gestão de projeto têm alguma orientação para reporting de informação de risco?

Não. A prática de risco do PMI não inclui nada e o PMBoK fala só acerca de relatórios de performance, mas não fornece nenhum detalhe sobre o que devem estes relatórios incluir. Assim, cada um e em cada caso deve ser definida o conteúdo dos relatórios.

 
O que deve ser incluído num interface gráfico de gestão de risco?

Para um relatório para a gestão sénior só deve relatar os riscos em aberto por projeto e / ou os riscos em aberto por categoria (âmbito, orçamento, plano, etc.). isto irá permitir ver se há uma área como o plano em que há maior impacto de risco nos projetos.

Não incluir:

  • Número total de riscos gerais
  • Riscos fechados
  • Riscos com um status de impacto baixo ou médio

A razão para isto é que a gestão sénior não pode fazer muito, se alguma coisa, com esta informação. O número de riscos é por si só uma informação sem significado. Alguns podem ser muito pequenos, alguns projetos podem só ter uns poucos mas podem ser muito significativos. Uma forma melhor seria reportar sobre o impacto do risco – qual o custo de todos estes riscos se ocorrerem?

A abordagem mais adequada será confirmar junto da gestão qual a informação que lhes interessa ver. Não penso que o número de riscos ou os riscos fechados seja informação que eles necessitam para tomar decisões acerca do projeto. Os riscos por categoria, ou riscos com classificação de impacto «alto» são muito mais significativos.

 
Devo mostrar as tendência do risco ao longo dos meses?

Não. O que vai a gestão fazer com esta informação? No início do projeto são identificados muitos riscos e depois fechamos alguns e abrimos novos. Se num determinado mês se realiza uma revisão dos riscos e se identificam mais 50 as tendências vão ficar todas baralhadas. O melhor será em termos de tendências mostrar a situação para um período largo de tempo. Pode utilizar-se uma seta para indicar se o perfil de risco global do projeto está a subir ou a descer, ou usar uma métrica para mostrar se há mais ou menos riscos de «alto» impacto ou se as implicações de custo decorrentes da mitigação de risco subiram ou desceram.

 
E então como reportar as questões e problemas?

Para a gestão sénior só deve mostrar as questões de alta prioridade e em aberto. Em termos de progresso, importa mostrar as questões de «alta» prioridade fechadas durante este mês. Isto mostra o progresso que se está a realizar na resolução de questões, mesmo quando surgem novas questões. Se não fizer dessa forma, o relatório mostrará que existem 20 questões abertas com um status de «alta» prioridade este mês e novas 20 questões abertas. Contudo estas podem ser 20 questões completamente diferentes. Sem muito mais detalhe, como nomes das questões e descrição (o que certamente os sponsors não tem interesse em percorrer), não será fácil ver que estamos a resolver as questões e podem assumir que não estamos a enfrentar os problemas no projeto.

Incluam também as 10 mais importantes questões, com descrições a planos de ação. No caso em que o input dos sponsors é importante para a resolução das questões, não nos podemos esquecer de as incluir no relatório e são salientadas as que necessitam da sua decisão.

Aqui a melhor abordagem é conhecer o que a gestão sénior tem necessidade e pretende saber. Para isso não há como perguntar. Se os sponsors não sabem, apresente-lhes os gráficos e relatórios durante alguns meses e depois peça pelo feedback sobre o que pensam e que mais informação acham que necessitam para desempenharem as suas funções no projeto – tomada de decisão, governação e supervisão.