Como sabemos que campos podem ser importados através do Excel?

O Excel é um óptimo interface para a edição de dados do P6. Podemos utilizar uma folha de cálculo para enviar para um cliente para eles nos remeterem o seu input de dados, tais como durações e orçamentos. Para clientes que não possuem ou não compreendem como utilizar o P6, o Excel torna-se um meio de comunicar com facilidade com eles. Pode ser utilizado para a comunicação de dados de progresso, facilitando a introdução manual de dados no P6 que pode ainda criar a possibilidade de erros.
É muito importante perceber que campos de dados podem ser importados através do Excel para evitar perdermos tempo a introduzir alterações na folha. O P6 assinala esses campos se soubermos para onde olhar.
A forma mais rápida de exportar dados do P6 para Excel é clicar com o botão direito do rato dentro da Tabela de Atividades, o que irá mostrar este menu:
Há, contudo, algumas limitações para este métodop de exportação. Algumas dessas limitações são:
· Todas as atividades que estão correntemente apresentadas na Tabela de Atividades são exportadas; deve filtrar-se as atividades para limitar o núm erro a serem exportadas.
· Todas as colunas correntemente apresentadas na Tabela de Atividades são exportadas; deve alterar o layout para ver outras colunas ou para limitar o número de colunas a serem exportadas.
Tenha em atenção que os campos Activity ID, Activitry Status e WBS Code são sempre exportados estejam ou não apresentados no layout. Porque o P6 necessita deles como referência para quaisquer mudanças que queira importa de volta para o P6.
A imagem abaixo mostra os campos de dados típicos apresentados quando se exporta diretamente da Tabela de Atividades para o Excel:

Eis como saber que campos de dados podem ser importados através do Excel: campos de dados que têm um asterisco (*) na segunda fila do título não podem ser importados. Embora os dados possam ser exportados diretamente da Tabela de Atividades, quaisquer mudanças feitas não serão importadas. Também, por exemplo, alterações feitas às datas de início e de fim, não podem ser feitas, porque estes são campos calculados. Mas os campos Activity Name e Original Duration, por outro lado, podem ser modificados no Excel e as mudanças serão importadas.
Por exemplo vou exportar dados dfo P6 usando este método de folha de cálculo. Vou usar o método de exportação, que toma mais tempo, mas permite exportar mais dados do que os da tabela corrente, tais como:

• Relações das Atividades
• Despesas
• Recursos
• Atribuições dos Recursos

Etas são aquilo que é denominado Subject Areas e cada uma delas irá aparece r com um separador de folha no Excel. Ainda mais importante é que os utilizadores podem editar dados nesses separadores e importar as alterações de volta para o P6. (Há algumas limitações do tipo de dados que pode ser modificado e em que separador).
Para criar este modelo de importação selecione File > Export > Spreadsheet – (XLS):

Porque queremos editar os custos orçamentados para as minhas atividades escolho a Subject Area de Atribuição de Recursos durante o processo de exportação:

As Unidades Orçamentadas e Custos ( Budgeted units and costs) só podem ser modificadas no separador de Atribuição de Recursos. As atribuições de recursos podem ser mostradas no separador de Atividades mas quaisquer modificações feitas aos orçamentos neste separador não irão importar.
Nesta imagem seleciono Budgeted Cost como um campo de dados. Repare que o campo de dados não menciona o tipo de recurso (labor, nonlabor ou material) porque cada recurso atribuído à mesma atividade irá ser apresentado numa linha diferente da folha. O P6 por isso não necessita de saber que tipo de recurso mostrar.

A Imagem final mostra a folha criada por este modelo. Desta vez não há asterisco no título Budgeted Cost, o que significa que estes dados podem ser modificados e importados de novo para o P6.

Mas deve reparar que não pode editar o campo Activity Name – pois este só pode ser alterado no separador de Atividades 8que não foi incluído neste modelo). Cada separador tem algumas limitações em termos dos campos de dados que podem ser importados. A Subject Area é a chave.
De qualquer forma aquele asterisco é uma grande ajuda desde que percebamos o que ele significa!
Seguindo post de Bill Pepoon