Riscos de Projeto

Publiquei um post sobre riscos em Enfase.blogspot.com

Atribuir despesas a Atividades no P6

Vamos ser diretos sobre custos. O modo nativo de atribuir custos ao trabalho para realizar uma atividade passa pela atribuição de recursos (Labor, Non Labor e Material) com valores de Price/Unit definidos. O P6 irá calcular e apresentar os custos até ao detalhe que se pretender.

Mas sabemos que essa é uma atividade muito complicada e trabalhosa e sempre se procuraram formas ágeis de atribuir custos – ou, usando um recurso (Lump Sum) e atribuir o custo de cada atividade, ou utilizando Expenses. Vamos abordar este tema.

Uma Expense do projeto pode ser muitas coisas: administração, viagens, consultoria, software, instalações, formação, podemos continuar. A ferramenta Expenses também é ideal para itens de material específicos do projeto, como itens personalizados que precisam ser identificados no cronograma, mas, novamente, não pertencem realmente à pool de recursos.

Este artigo discute a atribuição de uma Expense de material específico do projeto a um cronograma e mostra exemplos de como isso é feito no Primavera P6 Professional.

Cenário de Despesas Primavera P6

O projeto de amostra é um projeto direto de reparo de trocadores de calor. Estamos substituindo a tubagem danificada de um dissipador de calor como exibido no cronograma, Figura 1.

Figura 1

As atividades são todas sequenciais e têm a relação clássica de Finish-to-Start. Os recursos estão atribuídos a todas as atividades da lista global de recursos genéricos, Figura 2.

Figura 2

Como parte deste projeto, gostaríamos de descrever a grande despesa da tubagem do dissipador de calor que precisa ser instalada. Como esta tubagem é exclusiva em particular para este dissipador de calor, não queremos listá-lo como um recurso de material genérico global. Em vez disso, queremos listá-la como uma despesa de material específico do projeto de linha de item. Como vamos fazer isso?

Definição de uma despesa de material específica do projeto

Pode inserir custos de material específicos do projeto e outros custos não baseados em recursos usando o separador 'Expenses' na área de Details, Figura 3.

Figura 3

Clique + Add no botão do fundo do ecrã. Introduza o nome do Item de Expenses e a respetiva categoria, Figura 4.

Figura 4

Para este exemplo, o Tipo de Acréscimo será Uniforme sobre a Atividade, embora você possa acumular o custo no início ou no final da atividade, se necessário. No exemplo, as Unidades Orçadas são uma. Estamos apenas a substituir a tubagem num dissipador de calor. O preço / unidade é o custo da tubagem, que para o exemplo é de US $ 14.000. Digite o nome do fornecedor. Estamos tudo feito! A única tarefa restante é adicionar uma coluna "Custos de Despesas Orçamentados" e "Custo Total Orçado" à sua vista de Atividades, Figura 5.

Figura 5

Assim temos listados o custo labor, o custo da despesa específica de material e o custo total das atividades.

Sumário

O Primavera P6 é uma poderosa ferramenta não só para modelar a duração do projeto, mas também para computar custos genéricos de mão-de-obra, materiais e equipamentos. Tem, também, uma forma simples de descrever e exibir despesas específicas do projeto, como o exemplo de material de tubagem do dissipador de calor.

Pode ainda usá-lo para praticamente qualquer despesa nomeada para a qual você não deseja criar um recurso. Os custos destas despesas de mão-de-obra e materiais específicos do projeto também podem ser exibidos juntamente com os custos totais da atividade e do projeto.

Anteriores posts sobre custos neste blog. Neste primeiro post (http://blog-primavera.blogspot.pt/2011/11/como-incluir-custos-num-plano.html) definimos um recurso como custo Lump Sum e atribuímos os custos das atividades ao recurso.

No segundo post (http://blog-primavera.blogspot.pt/2015/02/acompanhar-os-custos-no-primavera-p6.html ) vemos os custos labor a serem acompanhados em dois períodos de status do projeto.

Vamos desenvolver um exemplo para usar custos materiais para estabelecer os custos e quantidades totais a realizar num projeto.

Como reportar os Lags de Atividades em P6

Adaptado de Planner Tuts

Trabalhar com a criação de Reports

Até há pouco não era fácil encontrar os lags de relações nos cronogramas do projeto Primavera P6. Agora temos os Predecessor e Sucessor Details que destacam os Ids das relações e os lags definidos nestes quando diferentes de 0. Mas a compreensão de como leads ou lags são usados no projeto é uma parte importante de realmente conhecer a programação. Precisamos de um processo para erradicar qualquer atraso de relacionamento em P6 e inventariar estas condições.

O que está errado em usar lags nas relações?

O uso de lags de relações é muito discutido em foruns de discussão de Agendamento e Controlo de Projeto. O consenso e a melhor prática é que o uso de lag de relações deve ser mínimo se for usado de todo. Por quê?

Conforme o Standard de Prática para Agendamento, um documento preparado por especialistas de agendamento no PMI, usar lags de relação e lags negativos pode adicionar um risco significativo ao cronograma do projeto. A principal razão é a falta de visibilidade dos avanços e atrasos no cronograma do projeto. O tempo de atraso é difícil de identificar e documentar - não é óbvio quando se olha para o Gráfico de Gantt ou quando se analisa as datas de uma programação. Quando o tempo de atraso usado num cronograma, é muito raramente documentado por que o atraso foi adicionado, fazendo com que os gestores da construção cocem as cabeças. Tempo é dinheiro, afinal. Como uma prática recomendada, qualquer atraso deve sempre ser documentado num tópico Notebook sobre a atividade. Ou melhor ainda, siga o padrão do PMI e use atividades completas para representar atrasos de lead / lag. Esta abordagem torna leads / lags muito visíveis num cronograma e também permite mais flexibilidade.

É comum que planeadores com menos experiência submetam planos com atraso. No Primavera P6, precisamos realmente ser capazes de descobrir se um cronograma usa atraso de relacionamento.

Para além dos ecrãs de atividade e dos campos de Details de Sucessor e Predecessor, precisamos de outra abordagem, fácil e reutilizável.

Construir um Relatório de Lags no P6

É muito fácil criar relatórios no Primavera P6. E as funcionalidade de relatório são capazes de relatar as relações do projeto. Perlo uso de filtros, podemos criar um relatório agradável que mostre somente as atividades que têm relações com leads ou lags. Veja como:

Criar um novo relatório

Figura 1

Navegue para a janela de Relatórios no P6. Clique o botão Add para criar um novo relatório.

Figura 2

Quando surge o Report Wizard, clicamos em Next para criar um novo relatório. No ecrã seguinte, selecionamos como área de foco ‘Activity Relationships’ e Next.

Figura 3

Figura 4

Selecione as colunas como indicado.

OBSERVAÇÃO: descobri que as colunas " predecessor ID" e " sucessor ID" serão sempre renomeadas pelo Primavera para " Activity ID". Se clicar em OK depois de selecionar colunas e voltar para a tela de seleção de coluna, essas duas colunas são renomeadas para "ID". Eu também não posso mudá-los com o Edit Column... .c'est la vie!

Desligue o Group & Sort, coloque-o em ’none’

Figura 5

Definir um filtro adaptado para obter os lags.

Figura 6

Clique no botão "Filtrar ...". No menu suspenso Parameter, localize e selecione "Lag". Defina a suspensão condicional como "is note qual to" e digite '0' na coluna Valor. Esta combinação irá filtrar para ambos os leads (ie: desfasamentos negativos) e lags. Clique em OK para guardar o Filter.

No ecrã seguinte guardar o Relatório de Lags.

Figura 7

Clique em Next. No ecrã a seguir, nomeie seu relatório. Clique em Next. Antes de clicar em Run Report, clique em Next novamente e guarde o relatório. Clique em Finish para fechar o Assistente.

É ideal guardar o relatório antes de executá-lo. Ele pode não funcionar se não tiver primeiro um projeto aberto.

Figura 8

Quando corremos o relatório encontraremos um Output similar.

Em suma

Tendo este relatório pré-construído irá ajudá-lo a estar preparado a qualquer momento que pretenda executar algumas análises no cronograma, talvez até mesmo um plano que apresentou um subempreiteiro. Deve mantê-lo no arsenal de ferramentas de análise.

Vale ressaltar que outra abordagem que funciona é exportar os dados de projeto para o Excel, incluindo a tabela de relacionamentos. Em seguida, pode usar as ferramentas de filtragem no Excel para filtrar as relações que têm atrasos de lead ou lag. Eu prefiro evitar o Excel neste caso, porque a exportação leva muitos cliques para produzir o conjunto de dados adequado. Este relatório pode ser executado com 3-4 cliques do rato no máximo e com o mesmo resultado final.

Agora lembre-se de seguir as melhores práticas mencionadas na introdução. Evite usar lag ou lead de todo nos seus planos. Em vez disso, deve usar uma atividade bem definida para representar qualquer espera ou atraso no plano de projeto.

Como traduzir um projeto em Primavera P6 para outra língua com o Google Translate

Texto traduzido de Michael Lepage de Plan Academy

Vamos começar. Para demonstrar o processo, vou usar um projeto P6 da base de dados de exemplo que pode instalar. Sou fluente em inglês e francês embora nativo de Portugal. Então vou traduzir o projeto em Primavera P6 do inglês para o francês e vou verificar se o resultado é aceitável.

Exportar os dados

Este é o projeto de exemplo que vamos usar. Fiz uma cópia para poder preservar o original da base de dados.

Figura 1

Vamos exportar para Excel os campos que queremos traduzir. Iniciamos o Export Wizard e vamos só exportar dados de atividades.

Figura 2

Vamos escolher as colunas. Assim, vamos criar um novo templete de exportação em P6. Adicionamos nesta janela.

Figura 3

Selecione as colunas seguintes. Note: não necessitamos de todas estas colunas, mas o P6 foprça algumas a ser exportadas. Lembre-se, ainda que não pode traduzir os nomes da WBS, pois estão protegidos.

Figura 4

Finalize a exportação dando um nome ao ficheiro.

Selecione as colunas para traduzir

Agora você deve ter um ficheiro do Excel que se parece com o abaixo.
Faça uma cópia dele. Vamos editar este arquivo, mas precisamos preservar o original para a etapa de reimportação, faça então uma cópia.
Ao editar a folha de Excel original, exclua as linhas e colunas conforme indicado. Basicamente, está a manter 2 colunas de dados sem cabeçalhos – Nome da atividade e Nome WBS.

Figura 5

Este é o resultado pretendido.

Figura 6

Tradução no Google

Faça o upload do ficheiro de Excel que editou na Etapa 2). Defina o idioma de destino (muitas opções) e clique em Traduzir para traduzir os dados do Primavera P6.

Figura 7

Eis o resultado. O Google translate fornecerá um ficheiro de html que é apresentado no browser. Copie-o.

Figura 8

Cóle os dados numa nova folha de Excel.

Figura 9

Reimportar os dados traduzidos para o Primavera P6

Temos de gerir um pouco o output antes de o conseguirmos re-importar para o P6. Apague a 1ª coluna dos dados colados e3 quaisquer cabeçalhos que tenha sido criados para que reste só o9 texto traduzido.

Temos o ficheiro original de exportação que guardámos. Abra esse ficheiro e cole o texto traduzido. Note que deve usar a opção do Excel para colar só os valores.

Figura 10

Guarde.

Voltamos para o Primavera e vamos importar.

Figura 11

Selecione as Atividades com os dados a importar.

Figura 12

Defina as opções de importação como se apresenta abaixo.

Figura 13

E obtemos o projeto em Primavera P6 após a importação com as Atividades traduzidas para francês.

Figura 14

Conclusão

A revisão da tradução para francês é bastante boa, embora possa haver algumas incorreções técnicas. Conseguimos provavelmente um resultado 95% correto.