Uso consciente dos constrangimento

Geralmente, os constrangimentos afetam as datas, violam a lógica de rede e uma das razões para float negativo ou irracionalidade no calendário. Mas, novamente, tudo é baseado nos requisitos de projeto e os constrangimentos poderiam ajudá-lo a possuir um controle mais completo do projeto, no entanto, registe que não deve restringir mais do que 10% das atividades do projeto.

Constrangimentos para além dos contratuais não são geralmente utilizados, uma vez que impõem datas de início e ou de fim específicos e em alguns casos ultrapassam completamente a lógica que está contida no programa. A ideia é permitir que a lógica determine as datas em vez de usar constrangimentos para fazer isso.

Os constrangimentos em geral podem ser de dois grandes tipos:

Constrangimentos mais cedo (por exemplo, Must Start/Finish On or After) são tipicamente uma forma de representar o resultado do trabalho relacionado que o planeador está a excluir da lógica. Isso só se justifica para fazer a interface do trabalho que - no total, incluindo o seu início – está claramente fora do âmbito do projeto programado (por exemplo, restrições de acesso contratuais, informações de clientes / Equipamento / autorizações.) Usando os constrangimentos mais cedo para o trabalho no âmbito (ou para o trabalho externo que depende do âmbito de trabalho) remove-se esse trabalho da análise lógica do cronograma, substitui-se as datas (precoces) programadas logicamente derivadas das atividades constrangidas e seus sucessores, e põe em risco a validade de todo o modelo lógico do projeto incluindo cálculos da folga.

Constrangimentos mais tarde (por exemplo, Must Start/Finish On or Before) são normalmente impostos para representar obrigações ou compromissos externos - prazos aka ‘deadlines’. Tais compromissos podem ser impostos por contrato (milestones por exemplo, de conclusão) ou por algum outro documento de orientação (por exemplo, Project Charter, Instrução do Board, ‘birra’ do Executivo, etc.) constrangimentos mais tarde podem substituir as datas (tardias) logicamente derivadas para as atividades constrangidas e seus antecessores, complicando assim a interpretação de folga total e a identificação do "caminho crítico”. Onde vários constrangimentos mais tarde estão aplicados numa rede de atividades relacionadas, a Folga total torna-se não confiável como um indicador de condução lógica; assim devem ser utilizados outros métodos de análise lógica.

Outros tipos de constrangimento (Start On/ Finish On, ou Mandatory Start / Finish) são ainda mais restritiva no que diz respeito à condução pelo fluxo lógico - e raramente são justificados.

É verdade que todos os constrangimentos afetam cálculos da folga total, mas o mesmo acontece com os calendários usados, as durações restantes, a lógica, os tempos etc. Assim, gostaria de reiterar que se a cláusula foi incluída no caderno do plano estes constrangimentos podem impor datas de início e ou de fim específicos e em alguns casos sobrescrever completamente a lógica que está contida no programa. Mas faça-o de forma consciente. 

Acompanhar as Labor Units em Atividades com Recursos Múltiplos em P6

Se tiver atividades com atribuições de recursos múltiplos no seu plano, é vulgar, mesmo com dos plano que os recursos nem sempre funcionam as horas exatas que foram originalmente planeadas. Sabe como controlar as labor units no P6 para que as atualizações de progresso sobre os recursos múltiplos nas atividades reflitam com precisão as unidades de trabalho reais despendidas?

É importante, quando controlamos as unidades de trabalho de atividades, em particular, atividades com múltiplas atribuições de recursos, seguir uma sequência adequada de procedimentos. Se os procedimentos não forem seguidos na ordem prescrita, então Primavera P6 irá calcular as unidades de trabalho erradas ao recalcular o cronograma.

Com a sequência adequada, o P6 permite acompanhar as unidades de trabalho orçamentadas e unidades de trabalho reais, e também os custos laborais associados orçamentados e os custos laborais reais. Isto fornece um resumo dos progressos e os custos do plano do projeto bem como avisa quando o plano deixa de corresponder às expectativas.

Neste post descreve-se como usar o Primavera P6 para acompanhar o andamento das atividades com múltiplas atribuições de recursos.

Vamos usar um exemplo simples dum projeto de construção, veja a Figura 1, com três elementos de WBS e três atividades associadas a cada elemento.

Figura 1

Todas as atividades têm a relação padrão Finish-to-Start. Temos dois recursos atribuídos a cada atividade. Note-se que a percentagem de tipo completa de todas as atividades é "física". Queremos saber quanto cada recurso trabalhou nas atividades atribuídas. Também queremos observar as unidades de trabalho previstos para cada atividade, para que possamos determinar o progresso do plano.

Atualização de status – 1ª semana

Pode estar ansioso para introduzir unidades de trabalho de recursos, mas o primeiro passo importante no processo de atualização de atividades com recursos múltiplas é introduzir no status a situação da duração painel de status inferior, a Figura 2.

Figura 2

Introduza o status da atividade, que para o nosso exemplo é "Concluído", marcando as caixas de seleção de status Started e Finished. De seguida rever as durações. Esta primeira atividade é fácil pois tem a duração original e a duração real que são equivalentes. Como a atividade começou no tempo e concluída a tempo a duração efetiva equivale à duração inicial.

Agora, com a condição do status da atividade no lugar, o segundo grande passo é introzir unidades de trabalho de recursos atividade no separador recursos do painel inferior. Para fazer isso, digite as unidades reais para cada recurso. No exemplo da Atividade A, o trabalhador comum funciona 32 horas unidades reais e o Ajustador de tubagem só funciona 24 horas unidades reais, Figura 3.

Figura 3

Depois de inserir as unidades reais para cada recurso estamos prontos para mover a data de dados (Data Date) e recalcular o cronograma. Continuar avançando a data de dados uma semana e voltar a calcular o cronograma.
O estado de agendamento resultante é O exibido na Figura 4.

Figura 4

Note que as unidades reais realizadas ficaram pelos valores definidos no momento anterior ao recálculo do cronograma. As unidades de trabalho no separador Status do painel inferior, Figura 5, mostra as unidades de trabalho orçamentados de 80 horas de trabalho e unidades de trabalho reais de 56 horas para os dois recursos atribuídos a Atividade A.

Figura 5

A vista da atividade, Figura 4, mostra também as unidades de trabalho previstas e reais, juntamente com os custos de trabalho previstos e reais. Então a Atividade A necessitou de menos unidades de trabalho do que inicialmente previsto, e o custo associado é, portanto, reduzido.

Atualização de status – 2ª Semana

De novo., o primeiro passo é introduzir o status e duração no separador Status, Figura 6.

Figura 6

No exemplo, a Atividade B começa e termina no tempo. A duração real também foi de apenas 4 dias, em vez dos programados 5 dias.
Agora, com o conjunto de status de atividade indique as unidades de trabalho reais para cada recurso atribuído a atividade B, Figura 7.

Figura 7

Mova a Data Date e recalcule o plano e os dados reais do plano serão os da Figura 8.

Figura 8

Atualização de Status – 3ª semana

Começamos o status da 3º semana por definir o Started e definido a duração remanescente para 2 dias, Figura 9.

Figura 9

Isto indica que a atividade C está com 2 dias de atraso, porque deveria ter concluído, mas tem um número estimado de dois dias de trabalho que deixou antes de ser concluída.
Alterar as unidades reais de cada recurso para Atividade C no separador de recursos de 24 horas para 40 horas, a Figura 10.

Figura 10

Estes recursos trabalharam 40 horas, mas só completaram 3 dias de trabalho. Mova a Data Date e recalcule o plano, e verá o progresso da Figura 11.

Figura 11

Atualização do Status – 4ª semana

Introduza o status de concluído para a Atividade C. Figura 12.

Figura 12

Note que a duração original era de 5 dias, mas a duração Real é de 7 dias.

Introduza manualmente os dados de unidades reais para cada recurso atribuído à Atividade C. Figura 13.

Figura 13

As unidades reais para cada recurso atribuído a atividade C foram de 56 horas; 2 dias de atraso e 2 dias acima do orçamento. Mover a data de dados, recalcular o cronograma, e o plano concluído será como na Figura 14.

Figura 14

Em Suma

As unidades reais do trabalho irão manter-se através do processo de cálculo para atividades que terminam no prazo, terminam mais cedo, ou estão atrasadas. A chave é introduzir a data de status de atividade e duração em primeiro lugar e, em seguida, as unidades de trabalho reais para cada recurso atribuído a essa atividade.

Desde que unidades de trabalho foram corretamente introduzidas, o P6 permite o acompanhamento das unidades e os custos do trabalho previstos e reais. Se não for realizada nesta sequência, o P6 irá recalcular as unidades e os custos reais para ser igual aos valores planeados originais.

Adaptado de TenSix

Acompanhar as Labor Units em Atividades com Recursos Múltiplos em P6

Se tiver atividades com atribuições de recursos múltiplos no seu plano, é vulgar, mesmo com dos plano que os recursos nem sempre funcionam as horas exatas que foram originalmente planeadas. Sabe como controlar as labor units no P6 para que as atualizações de progresso sobre os recursos múltiplos nas atividades reflitam com precisão as unidades de trabalho reais despendidas?

É importante, quando controlamos as unidades de trabalho de atividades, em particular, atividades com múltiplas atribuições de recursos, seguir uma sequência adequada de procedimentos. Se os procedimentos não forem seguidos na ordem prescrita, então Primavera P6 irá calcular as unidades de trabalho erradas ao recalcular o cronograma.

Com a sequência adequada, o P6 permite acompanhar as unidades de trabalho orçamentadas e unidades de trabalho reais, e também os custos laborais associados orçamentados e os custos laborais reais. Isto fornece um resumo dos progressos e os custos do plano do projeto bem como avisa quando o plano deixa de corresponder às expectativas.

Neste post descreve-se como usar o Primavera P6 para acompanhar o andamento das atividades com múltiplas atribuições de recursos.

Vamos usar um exemplo simples dum projeto de construção, veja a Figura 1, com três elementos de WBS e três atividades associadas a cada elemento.

Figura 1

Todas as atividades têm a relação padrão Finish-to-Start. Temos dois recursos atribuídos a cada atividade. Note-se que a percentagem de tipo completa de todas as atividades é "física". Queremos saber quanto cada recurso trabalhou nas atividades atribuídas. Também queremos observar as unidades de trabalho previstos para cada atividade, para que possamos determinar o progresso do plano.

Atualização de status – 1ª semana

Pode estar ansioso para introduzir unidades de trabalho de recursos, mas o primeiro passo importante no processo de atualização de atividades com recursos múltiplas é introduzir no status a situação da duração painel de status inferior, a Figura 2.

Figura 2

Introduza o status da atividade, que para o nosso exemplo é "Concluído", marcando as caixas de seleção de status Started e Finished. De seguida rever as durações. Esta primeira atividade é fácil pois tem a duração original e a duração real que são equivalentes. Como a atividade começou no tempo e concluída a tempo a duração efetiva equivale à duração inicial.

Agora, com a condição do status da atividade no lugar, o segundo grande passo é introzir unidades de trabalho de recursos atividade no separador recursos do painel inferior. Para fazer isso, digite as unidades reais para cada recurso. No exemplo da Atividade A, o trabalhador comum funciona 32 horas unidades reais e o Ajustador de tubagem só funciona 24 horas unidades reais, Figura 3.

Figura 3

Depois de inserir as unidades reais para cada recurso estamos prontos para mover a data de dados (Data Date) e recalcular o cronograma. Continuar avançando a data de dados uma semana e voltar a calcular o cronograma.
O estado de agendamento resultante é O exibido na Figura 4.

Figura 4

Note que as unidades reais realizadas ficaram pelos valores definidos no momento anterior ao recálculo do cronograma. As unidades de trabalho no separador Status do painel inferior, Figura 5, mostra as unidades de trabalho orçamentados de 80 horas de trabalho e unidades de trabalho reais de 56 horas para os dois recursos atribuídos a Atividade A.

Figura 5

A vista da atividade, Figura 4, mostra também as unidades de trabalho previstas e reais, juntamente com os custos de trabalho previstos e reais. Então a Atividade A necessitou de menos unidades de trabalho do que inicialmente previsto, e o custo associado é, portanto, reduzido.

Atualização de status – 2ª Semana

De novo., o primeiro passo é introduzir o status e duração no separador Status, Figura 6.

Figura 6

No exemplo, a Atividade B começa e termina no tempo. A duração real também foi de apenas 4 dias, em vez dos programados 5 dias.
Agora, com o conjunto de status de atividade indique as unidades de trabalho reais para cada recurso atribuído a atividade B, Figura 7.

Figura 7

Mova a Data Date e recalcule o plano e os dados reais do plano serão os da Figura 8.

Figura 8

Atualização de Status – 3ª semana

Começamos o status da 3º semana por definir o Started e definido a duração remanescente para 2 dias, Figura 9.

Figura 9

Isto indica que a atividade C está com 2 dias de atraso, porque deveria ter concluído, mas tem um número estimado de dois dias de trabalho que deixou antes de ser concluída.
Alterar as unidades reais de cada recurso para Atividade C no separador de recursos de 24 horas para 40 horas, a Figura 10.

Figura 10

Estes recursos trabalharam 40 horas, mas só completaram 3 dias de trabalho. Mova a Data Date e recalcule o plano, e verá o progresso da Figura 11.

Figura 11

Atualização do Status – 4ª semana

Introduza o status de concluído para a Atividade C. Figura 12.

Figura 12

Note que a duração original era de 5 dias, mas a duração Real é de 7 dias.

Introduza manualmente os dados de unidades reais para cada recurso atribuído à Atividade C. Figura 13.

Figura 13

As unidades reais para cada recurso atribuído a atividade C foram de 56 horas; 2 dias de atraso e 2 dias acima do orçamento. Mover a data de dados, recalcular o cronograma, e o plano concluído será como na Figura 14.

Figura 14

Em Suma

As unidades reais do trabalho irão manter-se através do processo de cálculo para atividades que terminam no prazo, terminam mais cedo, ou estão atrasadas. A chave é introduzir a data de status de atividade e duração em primeiro lugar e, em seguida, as unidades de trabalho reais para cada recurso atribuído a essa atividade.

Desde que unidades de trabalho foram corretamente introduzidas, o P6 permite o acompanhamento das unidades e os custos do trabalho previstos e reais. Se não for realizada nesta sequência, o P6 irá recalcular as unidades e os custos reais para ser igual aos valores planeados originais.

Adaptado de TenSix

Porquer devemos evitar constrangimentos mandatórios

Quando não conseguimos que o nosso plano se ajuste a uma milestone de prazo final importante podemos ser tentados a usar a solução «atómica» inserindo um constrangimento de Fim Mandatório numa milestone. Efetivamente vamos conseguir obter a data de fim desta forma, mas vão ocorrer danos colaterais. Vamos analisar a questão:

Se pretender que uma criança fique longe dum forno quente pode simplesmente dizer-lhe ‘Não toque’. Uma abordagem mais indireta será falar-lhe sobre o forno e dessa forma fornecer-lhes conhecimento que os alerta para ficarem longe. Numa abordagem aproximada com esta última, vamos tentar explicar constrangimentos mandatórios. Vamos dizer como é que funcionam para que não os utilize à sorte, para que então seja suficientemente cuidadoso para ou quando o usar.

Os gestores de projeto têm uma fixação com os seus deadlines que forçam os seus planos a corresponderem a estes prazos com Constrangimentos Mandatórios. Não sabem que ao fazer isto podem estar a comprometer a integridade de todo o plano. Vamos ver a aplicação e efeitos deste tipo de constrangimento.

Na figura 1 abaixo temos um plano de demonstração.

Figura 1

Este é um projeto simples para substituir a tubagem de um permutador de calor que consiste na demolição da tubagem, instalação de nova tubagem e atividades de inspeção e garantia de qualidade. Estes são os elementos da WBS. A data de conclusão do projeto de acordo com a lógica natural é sexta-f eira, 17 de Março de 2017. Essa data é visível na Milestone de fim - ‘project completion date’. Mas o sponsor do projeto informa que o deadline do projeto é terça-feira 14 de Março. Como deveremos fazer para ajustar o plano para cumprir essa data?

Existem dois tipos de constrangimentos em Primavera P6 Professional: constrangimentos soft e constrangimentos hard. Os constrangimentos soft são assim considerados porque podem ser ultrapassados pela rede lógica e não criam geralmente nenhuma folga negativa no plano. Já os constrangimentos hard podem potencialmente criar folga negativa no plano. Vamos proceder a aplicar, em primeiro lugar, um constrangimento soft e, se necessário incrementar o constrangimento até vermos o impacto desejado.

Na figura 2 aplicamos o constrangimento ‘Finish On or After’ 14 de Março de 2017.

Figura 2

 Depois de recalcularmos o plano vemos o efeito na figura. O que aconteceu? Absolutamente nada. A milestone ‘project completion date’ continua a estar a 17 de Março de 2017 e o total float das atividades continua a ser 0. Parece que o constrangimento ‘Finish On or After’ é impotente. Isso não é verdade, mas para a nossa situação particular não tem efeito. Vamos incrementar o efeito.

Desta vez aplicamos um constrangimento hard. Escolhemos o constrangimento ‘Finish On’ em vez do anterior. O ‘Finish On’ é bom porque gera Total Float positivo se termina antes da data constrangida e Float negativo se termina depois da data constrangida. Vamos em frente e introduzimos o constrangimento na Figura 3.

Figura 3

Qual foi o efeito deste constrangimento no plano? Bem, o gráfico de Gantt parece que está na mesma, portanto sem efeito. Portanto a milestone ‘project completion date’ continua a estar a 17 de Março de 2017. Isto não era o que esperávamos. Agora olhe para a coluna de float. O total float para todas as atividades está negativo em -3 dias. Assim o float está a dizer que o nosso plano está atrasado 3 dias.

Isto é bom, mas o sponsor do projeto disse especificamente que o projeto termina a 14 de Março de 2017. Queremos ver essa data quer na tabela de atividades quer no gráfico de Gantt. Bem para que isso possa acontecer temos de incrementar ainda mais o constrangimento. Desta vez, vamos usar o constrangimento mais rígido – o constrangimento de ‘Mandatory Finish’. Op resultado está na figura 4.

Figura 4

Vamos então examinar o efeito. A ‘project completion date’ na tabela de atividades tem um total float de 0 e uma data de fim de 14 de Março de 2017. Bom! É isto mesmo que queremos.

Contudo, quando verificamos o plano mais de perto encontramos uma história diferente. A milestone ‘project completion date’ está exatamente a 14 de Março de 2017. Isto é bom! Mas a atividade ‘quality assurance inspection’ ocorre mais tarde no tempo, bem como outras atividades. Isto não é bom e não faz nenhum sentido.

 Como vemos na figura 5, a relação que liga ‘quality assurance inspection’ e ‘project completion date’ é ‘finish-to-finish’ (FF).

Figura 5

Para que a relação possa ser considerada verdadeira a ‘quality assurance inspection’ deve terminar antes da ‘project completion date’, mas no Gantt char vemos claramente que a relação não aparece como verdadeira.

Em suma, o constrangimento ‘Mandatory Finish’ na atividade ‘project completion date’ causou uma violação da rede de ligações lógicas, em que o predecessor se completa antes do sucessor.

Vamos examinar os danos colaterais da aplicação do Constrangimento ‘ Mandatory Finish’. Temos a milestone ‘project completion date’ a terminar na data definida pelo sponsor. Contudo, a rede lógica é violada e há atividades que terminam depois da data de conclusão. A tabela de atividade continua a mostra o desejado resultado do total float relativamente a 14 de Março de 2017. Isto parece bom. Todas as outras atividades mostram um float negativo de -3 dias, o que está errado.

Sumário

Os gestores de projeto fixados nas datas de fim do projeto são suscetíveis aos encantos de constrangimentos rígidos como os mandatórios. O com strangimento ‘ mandatory finish’ vai 'aparecer' para satisfazer as suas datas de restrição contratuais, como prometido. Mas, um exame mais atento, no entanto, revela que trazem problemas.

O constrangimento mandatório pode e provavelmente violará a lógica da rede até certo ponto. Isso pode ser visto quando a milestone que constrange fica desligada do resto do plano e este não demonstra de forma significativa como é que a data de constrangimento mandatório é obtida. Assim este tipo de constrangimentos é normalmente desencorajado.

Normalmente, os planos apresentados com tais constrangimentos não oferecem confiança ao destinatário de que o cronograma do projeto é realmente viável. A restrição 'Finish On' é mais adequada. Ele não viola a lógica de rede, e, portanto, mostra a progressão das atividades até à realização da data de conclusão. Além disso, dá aviso na coluna total float das atividades quando está atrasado, e por quanto. Portanto, use restrição "Finish On 'em vez de um 'mandatory finish’. É mais precisa, e também, uma apresentação mais honesta do cronograma.