Quando não conseguimos que o nosso plano se ajuste a uma
milestone de prazo final importante podemos ser tentados a usar a solução
«atómica» inserindo um constrangimento de Fim Mandatório numa milestone.
Efetivamente vamos conseguir obter a data de fim desta forma, mas vão ocorrer
danos colaterais. Vamos analisar a questão:
Se pretender que uma criança fique longe dum forno quente
pode simplesmente dizer-lhe ‘Não toque’. Uma abordagem mais indireta será
falar-lhe sobre o forno e dessa forma fornecer-lhes conhecimento que os alerta
para ficarem longe. Numa abordagem aproximada com esta última, vamos tentar
explicar constrangimentos mandatórios. Vamos dizer como é que funcionam para que
não os utilize à sorte, para que então seja suficientemente cuidadoso para ou
quando o usar.
Os gestores de projeto têm uma fixação com os seus deadlines
que forçam os seus planos a corresponderem a estes prazos com Constrangimentos
Mandatórios. Não sabem que ao fazer isto podem estar a comprometer a
integridade de todo o plano. Vamos ver a aplicação e efeitos deste tipo de
constrangimento.
Na figura 1 abaixo temos um plano de demonstração.
Figura 1
Este é um projeto simples para substituir a tubagem de um
permutador de calor que consiste na demolição da tubagem, instalação de nova
tubagem e atividades de inspeção e garantia de qualidade. Estes são os
elementos da WBS. A data de conclusão do projeto de acordo com a lógica natural
é sexta-f eira, 17 de Março de 2017. Essa data é visível na Milestone de fim - ‘project
completion date’. Mas o sponsor do projeto informa que o deadline do projeto é
terça-feira 14 de Março. Como deveremos fazer para ajustar o plano para cumprir
essa data?
Existem dois tipos de constrangimentos em Primavera P6
Professional: constrangimentos soft e constrangimentos hard. Os
constrangimentos soft são assim considerados porque podem ser ultrapassados
pela rede lógica e não criam geralmente nenhuma folga negativa no plano. Já os
constrangimentos hard podem potencialmente criar folga negativa no plano. Vamos
proceder a aplicar, em primeiro lugar, um constrangimento soft e, se necessário
incrementar o constrangimento até vermos o impacto desejado.
Na figura 2 aplicamos o constrangimento ‘Finish On or After’
14 de Março de 2017.
Figura 2
Depois de
recalcularmos o plano vemos o efeito na figura. O que aconteceu? Absolutamente
nada. A milestone ‘project completion date’ continua a estar a 17 de Março de
2017 e o total float das atividades continua a ser 0. Parece que o
constrangimento ‘Finish On or After’ é impotente. Isso não é verdade, mas para
a nossa situação particular não tem efeito. Vamos incrementar o efeito.
Desta vez aplicamos um constrangimento hard. Escolhemos o
constrangimento ‘Finish On’ em vez do anterior. O ‘Finish On’ é bom porque gera
Total Float positivo se termina antes da data constrangida e Float negativo se
termina depois da data constrangida. Vamos em frente e introduzimos o
constrangimento na Figura 3.
Figura 3
Qual foi o efeito deste constrangimento no plano? Bem, o
gráfico de Gantt parece que está na mesma, portanto sem efeito. Portanto a
milestone ‘project completion date’ continua a estar a 17 de Março de 2017.
Isto não era o que esperávamos. Agora olhe para a coluna de float. O total
float para todas as atividades está negativo em -3 dias. Assim o float está a
dizer que o nosso plano está atrasado 3 dias.
Isto é bom, mas o sponsor do projeto disse especificamente
que o projeto termina a 14 de Março de 2017. Queremos ver essa data quer na
tabela de atividades quer no gráfico de Gantt. Bem para que isso possa
acontecer temos de incrementar ainda mais o constrangimento. Desta vez, vamos
usar o constrangimento mais rígido – o constrangimento de ‘Mandatory Finish’.
Op resultado está na figura 4.
Figura 4
Vamos então examinar o efeito. A ‘project completion date’
na tabela de atividades tem um total float de 0 e uma data de fim de 14 de
Março de 2017. Bom! É isto mesmo que queremos.
Contudo, quando verificamos o plano mais de perto
encontramos uma história diferente. A milestone ‘project completion date’ está
exatamente a 14 de Março de 2017. Isto é bom! Mas a atividade ‘quality
assurance inspection’ ocorre mais tarde no tempo, bem como outras atividades.
Isto não é bom e não faz nenhum sentido.
Como vemos na figura
5, a relação que liga ‘quality assurance inspection’ e ‘project completion
date’ é ‘finish-to-finish’ (FF).
Figura 5
Para que a relação possa ser considerada verdadeira a ‘quality
assurance inspection’ deve terminar antes da ‘project completion date’, mas no
Gantt char vemos claramente que a relação não aparece como verdadeira.
Em suma, o constrangimento ‘Mandatory Finish’ na atividade ‘project
completion date’ causou uma violação da rede de ligações lógicas, em que o
predecessor se completa antes do sucessor.
Vamos examinar os danos colaterais da aplicação do
Constrangimento ‘ Mandatory Finish’. Temos a milestone ‘project completion
date’ a terminar na data definida pelo sponsor. Contudo, a rede lógica é
violada e há atividades que terminam depois da data de conclusão. A tabela de
atividade continua a mostra o desejado resultado do total float relativamente a
14 de Março de 2017. Isto parece bom. Todas as outras atividades mostram um float
negativo de -3 dias, o que está errado.
Sumário
Os gestores de projeto fixados nas datas de fim do projeto
são suscetíveis aos encantos de constrangimentos rígidos como os mandatórios. O
com strangimento ‘ mandatory finish’ vai 'aparecer' para satisfazer as suas
datas de restrição contratuais, como prometido. Mas, um exame mais atento, no
entanto, revela que trazem problemas.
O constrangimento mandatório pode e provavelmente violará a
lógica da rede até certo ponto. Isso pode ser visto quando a milestone que
constrange fica desligada do resto do plano e este não demonstra de forma
significativa como é que a data de constrangimento mandatório é obtida. Assim
este tipo de constrangimentos é normalmente desencorajado.
Normalmente, os planos apresentados com tais constrangimentos
não oferecem confiança ao destinatário de que o cronograma do projeto é
realmente viável. A restrição 'Finish On' é mais adequada. Ele não viola a
lógica de rede, e, portanto, mostra a progressão das atividades até à
realização da data de conclusão. Além disso, dá aviso na coluna total float das
atividades quando está atrasado, e por quanto. Portanto, use restrição "Finish
On 'em vez de um 'mandatory finish’. É mais precisa, e também, uma apresentação
mais honesta do cronograma.
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