Spending Plan

O “Spending Plan” é a opção menos usada no Primavera, mas é especialmente útil quando se pretende acompanhar o Custo Real relativamente ao Orçamento alocado ao projecto. Pode acompanhar os Custos Reais relativamente ao Orçamento através da WBS e acumulando-o para cima para o projecto e mesmo acima até à EPS. Entretanto, quando se utiliza o Spending Plan tem de pensar que este usa um método do tipo Top Down, ou seja, temos um orçamento total no nó de cima (Projecto) e distribui-se este valor pelas WBS / EPS abaixo.

Nota – As datas dos Spending Plans começam na na data de PS (Project Start) e terminam depois de 4 anos.

São utilizados os seguintes campos num Spending Plan:

1) Spending Plan – este é um campo usado pelo utilizador e aqui introduz-se o orçamento alocado para o WBS/Project/EPS.

2) Spending Plan Tally – é um sumário e acumula a partir dos nós dependentes. Se estamos a usar para um projecto, então acumula para um nível acima partir da WBS e o mesmo para os nós da EPS.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally
WBS 1	200	200	Acumula das WBS 1.1 + 1.2
WBS 1.1	100	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 1.2	50	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 2	50	10	Acumula da WBS 2.1
WBS 2.1	10	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho

3) Variação Corrente não distribuída – (Spending Plan – Spending Plan Tally), segue uma lógica Top-Down, mostra se foi distribuído o seu orçamento pelos nós de WBS/EPS ou não.

3) Undistributed Current Variance – (Spending Plan – Spending Plan Tally) – Follows a Top Down logic, it shows whether you have distributed your budget to the child nodes (WBS/EPS) or not.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally	Variação Corrente não Distribuída
WBS 1	200	200	0
WBS 1.1	100	0	100
WBS 1.2	50	0	50
WBS 2	50	10	40
WBS 2.1	10	0	10

4) Plano de Benefícios – O Plano de Benefícios segue a mesma lógica do spending plan mas indica os benefícioos que pretendemos alcançar em cada mês. Este é também um campo introduzido manualmente pelo utilizador.

5) Plano de Benefícios Tally – A mesma idea do Spending Plan Tally mas só para os Benefícios.

6) Variação de Benefícios - (Benefit Plan Tally value – Benefit Plan value) segue a mesma lógica da Undistributed Current Variance.

Saiba usar os filtros

Ou como misturar as opções ‘And’ e ‘No’ num filtro

Construir um filtro em que as condições são quer o ‘And’ ou o ‘Or, entre cada uma das linhas é muito directo. Contudo, se quiser «misturá-los» um pouco já não é tão óbvio como podemos fazer isso no Oracle Primavera P6.

Exemplo: quero encontrar todas as milestones de um projecto que tenham uma variância de data que não é igual a zero. Por outras palavras, quero ver qualquer milestone que está hoje numa data que não é a sua data de baseline.

Porque há dois tipos de milestone no P6, milestones de Início e de Fim, é muitas vezes necessário usar o parâmetro ‘Or’ para as abranger todas. Mas, se para além disso, necessitar ainda de uma condição ‘And’ então é melhor pensar mais um pouco.

Veja como fica o filtro do cenário descrito:

Acima, as primeiras duas condições, têm de ser ambas encontradas (a actividade não está concluída e ‘And’ a variância não é 0), e ou qualquer das segundas condições pode ser encontrada, neste caso uma milestone de tipo de início e de fim vai de encontro ao critério.

Para sublinhar as linhas da condição ‘Or’ debaixo das linhas de condição ‘And’, inserimos uma nova linha debaixo da última condição ‘And’ e atribuímos a opção Todas linhas subsequentes terão uma opção ‘Or’ na primeira coluna até se inserir a opção ‘All of the following’.

Logo que afinar este método, poderá construir filtros poderosos e sofisticados. Tem de os pensar antes de tentar construí-los. Tento começar, em primeiro lugar, com todas as condições ‘And’ o que me permite, então, colocar as opções ‘Or’ debaixo e evitar a confusão e desnecessária complexidade.

Para que serve a Timesheet?

As Razões pelas quais os Gestores de Projecto devem Acompanhar a Duração

Nos escritórios por todo o mundo, as sextas-feiras à tarde são tempo de status e timesheets. Toda a gente desde as equipas técnicas aos gestores de projecto tem queixas acerca do sobre trabalho administrativo que implica o preenchimento das timesheets. Alguém em algum lado durante a corrente semana realizou trabalho que agora não aparece na timesheet e tem de se perguntar onde atribuir essas horas perdidas. E pode ter a certeza que alguns acreditam que todo este exercício de timesheet é exigido só por que a «gestão» não acredita que os trabalhadores consigam concluir o trabalho.

Apesar de tudo o que tem a ver com os registos de tempo, logo que as pessoas compreendem a melhor forma de o fazer de maneira a levar o menor tempo possível por semana, consegue-se geralmente obter um bom nível de adopção pelos empregados. Mas por que é isto útil? Por, pelo menos cinco razões.

Melhora a tomada de decisões

Tempo é dinheiro. Se sabe onde é que os seus empregados estão a gastar a maioria do tempo, tomará mais facilmente decisões acerca de como fazer poupanças ou em como realizar mais rápido. Por exemplo, se o tempo de viagem é consistentemente alto num projecto, pode ser apropriado analisar outras opções que estejam disponíveis em vez de ter pessoas valiosas e altamente pagas em viagem em vez de se focarem nos requisitos do seu trabalho.

Ajuda na atribuição de recursos

As ferramentas de gestão empresarial de projecto tornam fácil registar em que é que as pessoas estão a trabalhar e quais os projectos que estão no portfólio. Se pusermos os dois em conjunto verificamos que uma ferramenta empresarial pode mostrar quais os recursos que são necessários para os projectos em imediatos. Conhecer quais os requisitos do trabalho dos próximos projectos significa que se pode identificar quem estará livre para os concretizar.

Podemos até simular os recursos para definir o que poderá acontecer se se tirar alguém tirar alguém mais cedo de um projecto para realizar algum trabalho nestes projectos. A capacidade de simular com os recursos mostra as várias diferentes opções e permite seleccionar as mais apropriadas para cada situação.

Favorece a comunicação

As pessoas resmungam contra as timesheets, mas os dados que elas oferecem oferece um bom ponto de discussão. Saberá em que é que as pessoas estão a trabalhar e se elas estão a fazê-lo da forma correcta para usarem o seu tempo. Debaixo deste foco é mais difícil esconder os projectos. Não será preciso encontrar uma desculpa para falar à equipa de projecto, mas as timesheets dão sempre uma boa. Reveja com eles o tempo gasto no projecto e peça sugestões acerca de áreas que podem ser melhoradas.

As previsões são mais acertadas

É muito difícil justificar que esteja quase a terminar numa actividade em que mesmo agora se mudou a previsão para permitir atribuir-lhe mais 20 horas. É fácil ao gestor de projecto ver quanto trabalho exactamente ainda tem de ser feito. Esta informação é de enorme valor para o plano do projecto e para a previsão do que vai acontecer durante o resto do projecto.

As estimativas têm mais significado

Para além de permitirem olhar para a frente com propósitos de previsão, as timesheet também permitem olhar para trás. Quanto tempo levámos a fazer os testes da outra vez? Será possível ter informação até à hora mais aproximada. Esta é informação realmente útil para quem tem de planear. As estimativas do trabalho futuro podem ser informadas e melhoradas com exemplos reais de como estas actividades forma realizadas no passado.

O registo de tempo pode ser um assunto desagradável para falar com a equipa, mas as ferramentas tornam fácil integrar este nos métodos de gestão de projecto. Quando possuir um registo robusto do tempo a funcionar e perceber a informação que consegue obter, vai querer para sempre com timesheets.