sábado, 29 de outubro de 2011

O processo de exportação - importação para Excel

Muitos gestores de projecto querem a capacidade de importar dados do Excel para Primavera e como o querem fazer através de Copy e Paste acham que o processo não está implementado.

Para importar para Excel é necessário, previamente, exportar os dados sujeitos a actualização para Excel, para que, após a actualização, o Primavera compreenda e integre devidamente os dados.

Exportar detalhes de despesas em P6

Porque pode exportar a Informação de Expense do plano para Excel, pode com facilidade editá-la aí, revê-la e mesmo apagar essa informação. Depois de a ter editada a informação pode de novo ser importada e actualizada no Primavera.

O “problema” para estas operações é que qualquer coluna que tenha no seu cabeçalho um asterisco (*) da exportação é uma coluna Só de Leitura e estes campos não podem ser modificados. Uma dessas colunas é a de “Unit / Price” que pode ser aquela que necessite de revisão, A “solução” é que os valores na coluna de “Actual Cost” irão povoar os valores de “Unit / Price” quando forem de novo importados para Expenses no Primavera.  Assim coloque o valor pretendido de “Unit / Price” no campo “Actual Cost” da folha de cálculo. Logo que importada o campo de “Actual Cost” irá povoar o campo “Unit / Price” e o “Budgeted Cost” resultará do produto das “Budgeted Units” x “Unit / Price”.  Coloque a Zero ($0) e reimporte os verdadeiros valores do “Actual Cost” para o Primavera.

sexta-feira, 28 de outubro de 2011

Utilização de Filtros nas Vistas de Actividades

Existem dois filtros, na Aplicação web, para as Vistas de Actividades, que são configuráveis:

  1. Actividade que terminam entre determinados dias.
  2. Actividades que se realizam em dias especificados.

Se usar quaisquer destes filtros, pode especificar o número de dias de calendário que quer usar.

Em vez de usar um filtro para criar um relatório de lookahead, pode usar o filtro de “activities occurring within specified days”.

Para fazer o mesmo na aplicação cliente, pode usar um filtro de lookahead e com a configuração de «modify» definir o conjunto de datas que pretende especificar no filtro.

Porque é importante incluir valores de custo no P6

O Oracle Primavera P6 é uma das ferramentas mais amplamente usada para Gestão de Projecto na engenharia e construção. Mas, muitas vezes, enquanto acompanhamos projectos on-site não incluímos informação de custo na ferramenta com razões de indisponibilidade, em tempo, da informação de custo ou porque os dados de custo são confidenciais. Mas o que muitas pessoas não concebem é que o Custo é um dos mais importantes dados que deve ser introduzido no P6, porque, para além de ser usado para monitorizar a performance monetária do seu projecto, os custos afectam directamente o EV (valor ganho) e os cálculos de percentagens.

Vamos ver no exemplo seguinte a dimensão da importância no Primavera.

As actividades em Primavera podem ser progredidas em três tipos

  1. 1) Duration % Complete
  2. 2) Units % Complete
  3. 3) Physical % Complete

Vamos assumir que temos 3 actividades A, B, C:

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Ilustração 1 - Actividades com diferente tipo de percentagem

O tipo de percentagem está incluído no nome da actividade.

Caso 1:

Nenhuma destas actividades teve atribuído custo e estão a ser usadas para monitorizar um projecto.

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Ilustração 2 - Actividades sem custos

Actualizamos estas actividades como faríamos normalmente com um projecto.

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Ilustração 3 - Actividades sem custos e com execução

Depois da actualização podemos ver que só os valores de Units % Complete e Duration % complete são sumarizados acima enquanto Physical % complete não soma de todo. A percentagem de conclusão da actividade (Activity % Complete) só se regista ao nível da actividade.

Assim em situações em que o activity % complete difere não obtemos uma correcta percentagem de conclusão ao nível da WBS.

Caso 2 -

Vamos inserir custos no programa e atribuir-lhe uma baseline. Em seguida actualizamos o programa da forma habitual.

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Ilustração 4 - Medida da performance com custos

Adicionamos outra coluna denominada Performance % Complete e os valores da % de conclusão são somados acima ao nível da WBS.E desta forma temos uma percentagem de conclusão correcta no nível de sumário.

É verdade que isto funciona nos casos em que os tipos de percentagem de conclusão das actividades (Activity % complete) diferem, mas há outros casos, designadamente quando se usa o módulo Primavera web, em que não se pode mostra nenhum tipo de percentagem de conclusão. No entanto, quando usamos o Primavera num ambiente de Empresa, torna-se mais do que necessário adicionar custos às nossas redes de actividades.

Leia também Técnicas para a performance de conclusão

quinta-feira, 27 de outubro de 2011

Calcular Automaticamente o Percent Complete

Muitas vezes os gestores estão desconfortáveis com as «adivinhações» alcançadas com o percent complete. A funcionalidade de steps do Primavera torna-se muito útil quando eles são ponderados para dirigirem o percent complete de tal forma que se torna muito menos subjectivo e muito mais quantificável. Geralmente, os steps são uma forma de acompanhar resultados ou algumas sub-actividades sem adicionar mais actividades ou complexidade ao agendamento. Qualquer grupo de steps que é muitas vezes repetido (um típico work flow documental) pode ser tornado num modelo de step para uso em todas as actividades similares.

Para obter que cada step automaticamente dirija o physical percent complete para a actividade:

  1. Abra a opção de columns dentro do separador de step com um clique da direita na última coluna e seleccionando “Customize Column Headings”. Então escolha as colunas de Step Weight e Step Weight Percent e coloque-as na vista do lado direito usando a seta da direita. Clique OK. As novas colunas irão surgir no separador steps.
  2. Agora, defina cada passo por importância ou peso que ele tem relativamente ao processo de conclusão da actividade. O physical percent complete cumulativo é automaticamente calculado se a definição do separador de Calculation no nível de project for definida como “Activities with steps drive percent complete.”
  3. Tem de se assegurar que a coluna Physical Percent Complete está visível na tabela de actividades e de que esta opção está configurada no separador general para Tipo de Actividade para Physical Percent Complete.
  4. Se não estabelecer o peso então cada um dos passos terá peso igual.

"Hot Keys" para Project Management

Problema:  Quais são os atalhos de teclado para Project Management?

Solução

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New Activity

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Del

     

Find

Ctrl+F

     

HELP MENU

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TOOLS MENU

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Contents e Index

F1

 

Schedule Now 

F9

Copy/Paste de Role ou Resources

Quando quer copiar/colar roles ou resources de uma actividade para outra (ou várias outras) esta é a alternativa. 
  1. 1. Seleccione a actividade que tem os recursos que quer copiar. 
  2. 2. Do separador “Resources” na janela Details, seleccione um dos recursos. Mesmo que o primeiro esteja destacado, volte a seleccioná-lo para se assegurar que está activo na janela de resources. 
  3. 3. Seleccione “Ctrl-a” (para todos), ou use as chaves Shift ou Ctrl para seleccionar os recursos que quer copiar 
  4. 4. Clique o botão “Add Role” ou Add Resource” para abrir essa janela. Verá que todos os roles/resources que seleccionou estão destacados.
  5. 5. Seleccione a actividade ou actividades (utilizando de novo as teclas Shift ou Ctrl para actividades múltiplas) para onde quer copiar estes.
  6. 6. Clique o botão “Assign” (+) no formulário de Roles / Ressources. 
É isto!  Não é tão fácil como “Ctrl-C” – “Ctrl-V”, mas é um atalho muito decente.

sábado, 22 de outubro de 2011

Mais sobre a Curva S

Este processo é a abordagem adequada para carregar recursos e custos num plano e calcular o Earned Value até à data, prevendo o trabalho remanescente com base nos KPIs respectivos o SPI (Shedulle Performance Indicator) e o CPI (Cost Performance Indicator).

  1. Crie a baseline com unidades de trabalho carregadas nas actividades; pode usar horas/homem como sistema de peso das actividades.
  2. Deve usar o physical percent complete e fixed duration and units nas actividades abrangidas.
  3. Crie os períodos financeiros baseados em semanas.
  4. Inicie a actualização do plano.
  5. O início real, o fim real e o % percent complete devem ser baseados nas quantidades instaladas e na duração remanescente.
  6. Actualize as horas reais como horas orçamentadas X percent complete (real=ganho).
  7. Guarde a performance do período(Store period performance) em cada actualização, senão o P6 irá estender o progresso desde o início da actividade.
  8. Seleccione o profile de uso da actividade e as curvas baseline e actual.
  9. Na parte de gráfico, seleccione calcular a média (calculate average) e divida por um número para alcançar 100, seleccione a unidade de medida como %, para que se o seu orçamento total for 1 000 000 horas, divida por 10.000.

Veja abaixo mais algumas formas de tratar do progresso.

Bom trabalho!

Técnica para Calcular a Performance da Percentagem de Conclusão

A opção denomina-se Technique for Computing Performance Percent Complete, passamos a explicar:

Nos projectos estimamos a percentagem de conclusão para cada work package ou actividade para reportarmos o respectivo progresso e nos projectos onde o trabalho não pode ser medido esta estimativa é simplesmente uma adivinha. Mas uma adivinha não dá uma estimativa confiável da real percentagem de conclusão. Com Primavera temos métodos alternativos de calcular a performance da percentagem de conclusão para as actividades.

Se fôr até adminà admin preferences à earned value pode escolher um método diferente de calcular a performance da percentagem de conclusão para uma actividade.

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Ilustração 1 - Método pré-definido em P6

As opções de que pode escolher para este cálculo são:

  1. Activity & Complete – Esta é a opção pré-definida para calcular a performance. Nesta a performance da percentagem de conclusão é igual a á percentagem de conclusão da actividade.
  2. Use Milestones de WBS – Podemos usar esta opção se demos um peso relativo (weight) às milestones de uma WBS particular ou Projecto e queremos actualizar a percentagem de performance conforme estas milestones são concluídas.
  3. 0/100% Complete – Podemos utilizar esta opção se uma actividade não é reportada por progresso parcial e só recebe crédito pela sua conclusão. O que significa que a performance em percentagem de conclusão não é actualizada até que a actividade esteja a 100%.
  4. 50/50 % Complete – Esta opção assume que uma actividade está a 50% de conclusão quando começa e recebe crédito pelos últimos 50% só quando estes se concluem. Assim a performance da percentagem de conclusão é 50% desde que a actividade está iniciada até que esteja concluída.
  5. Custom % Complete – Em caso de nenhuma das opções acima referidas em 3 e 4. E quer utilizar um percente complete adaptado então pode usar esta opção. Uma das mais utilizadas opções é 20/80.

Utilizar as opções acima num projecto singular ou WBS. Eis a figura:

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Ilustração 2 - Opções para Projecto singular

Se alterar estas opções no painel de Admin Preferences então a regra é aplicada em todos os projectos na sua EPS, mas se quer unicamente aplica-la num projecto ou WBS então vá para a janela de Detalhes de Projecto ou WBS e escolha o separador Earned Value, onde poderá seleccionar a WBS onde quer aplicar a regra ou o projecto. Tem de seleccionar o nó da WBS de topo se quiser aplicar a regra a todo o projecto.

Para usar WBS Milestones.

WBS Milestones

O uso das milestones de WBS para calcular a Performance da percentage de conclusão e o Valor Ganho (Earned Value) pode ser realizada em situações em que foram atribuídos pesos às milestones para uma WBS e queremos calcular o Valor Ganho relativamente a este peso das milestones. Se escolher a utilização desta opção, então a Performance da Percentagem de Conclusão é distribuída de forma igual entre todas as actividades debaixo desta WBS.

Para atribuir milestones com peso a uma WBS particular tem de fazer o seguinte:

1. Escolha o Projecto e a WBS

2. Seleccione a WBS à qual quer atribuir milestones com peso e escolha o separador Earned Value.

3. Debaixo de Technique for computing performance percent complete, escolha a opção WBS Milestones percent complete.

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Ilustração 3 - Configuração da WBS

Vamos ver como a escolha de WBS Milestones afecta o cálculo no P6.

1. Temos duas actividades A1 e A2 com recursos atribuídos e dados de custo como vemos abaixo.

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Ilustração 4 - Dados das Actividades

2. Vamos actualizar o projecto e verificar o cálculo de Valor Ganho mudando entre o Activity % Complete e WBS Milestones para ver as diferenças.

Caso 1 - Technique for computing performance Percent Complete – Activity % Complete

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Ilustração 5 - Caso com Activity % Complete

Se escolhermos o Activity % Complete para calcular a Performance da % de Conclusão então o nosso Valor Ganho para ambas as actividades é calculado como: EV = Perf% X BAC

A1 – EV=50% X 80,000 = 40,000

A2 – EV =50% X 40,000 = 20,000

Caso 2 - Technique for computing Performance Percent Complete – WBS Milestones

Neste caso, criamos as WBS Milestonespara o projecto com os seus respectivos pesos. Em seguida, actualizamos estas milestones conforme vão sendo completadas. O valor cumulativo de Percentagem de conclusão das milestones é calculado em, por exemplo, 33,33%.

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Ilustração 6 - Actualização das WBS Milestones

Este valor cumulativo de percentagem de conclusão espalhado entre as actividades debaixo da WBS e a Performance da Percentagem de Conclusão para as actividades A1 e A2 torna-se 33,33 neste exemplo. O EV para A1 e A2 torna-se respectivamente 26,666 e 13, 333.

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Ilustração 7 - EV nas actividades em WB S Milestones

As WBS Milestones é um dos meios alternativos para calcular a Performance da Percentagem de Conclusão no projecto. Escolha a opção de WBS milestones quando o EV depende de certas milestones importantes para a WBS, em vez de todas as actividades dependentes dela. Importa escolher a opção adequada para calcular a Performance da Percentagem de Conclusão já que esta afecta o valor de EV.

Veja ainda Técnica para Calcular a Performance da Percentagem de Conclusão.

Campos definidos pelo Utilizador

Os campos definidos pelo utilizador ou UDF (User-defined fields) permitem adicionar os nossos campos adaptados e valores à base de dados do projecto. Por exemplo, poderá acompanhar dados adicionais de actividade, tais como datas de entrega e números de encomendas, ou dados de recursos ou custo, tais como lucro, variâncias e orçamentos revistos.

Para criar campos definidos pelo utilizador, seleccione Enterprise, User Defined Fields. Após ter criado os campos pode realizar estas actividades:

  1. Mostrar campos definidos pelo utilizador em vistas de colunas ou tabelas e, então, introduzir ou seleccionar os dados nas colunas. Por exemplo, se adicionar um campo na área de Actividades pode mostra esse campo como uma coluna na tabela de actividades.
  2. Agrupar, sortear e filtrar dados por campo definido pelo utilizador
  3. Utilizar Global Change para atribuir valores a campos definidos pelos utilizadores em actividades, alocações de recursos e despesas.
  4. Criar barras para campos definidos pelo utilizador no gráfico de Gantt.

Técnicas para definir campos adaptados pelo utilizador

  1. Escolha Enterprise, User Defined Fields.
  2. Seleccione a área de assunto do produto onde pretende adicionar o novo código, tal como Actividades, Steps de Actividades, alocação de Recursos a Actividades, Projectos, Recursos, WBS, Despesas, Risocs e Work Products & Documents.
  3. Clique Add.
  4. Introduza o nome do. Pode, por exemplo, introduzir Ordem de Compra como o título e escolher integer como o tipo de dados.

Atribuir valores aos campos definido pelo utilizador

  1. Na janela apropriada, adicione uma coluna para o código de campo definido. Por exemplo, se criar um UDF na área de Actividades denominado Nº de Ordem de Trabalho poderá mostrar essa coluna na Tabela de Actividades, na janela de Actividades.
  2. Introduza o valor desejado na coluna do campo adaptado.

Se o tipo de dados é um indicador, na coluna do campo adaptado deve escolher um valor de cor. Não poderá introduzir outro tipo de valor.

Só utilizadores com privilégios de segurança globais poderão editar UDF, para os modificar ou apagar. Os utilizadores que não têm direitos de acesso para editar UDF podem vê-los na caixa de diálogo de UDF.

Importar as Relações para projectos externos

As acções de importar e apagar afectam a importação de relações que estão ligadas a actividades de projectos externos. Este é um exemplo que nos permite esclarecer as acções realizadas pela importação quando se escolhem os diferentes tipos de dados de actividades.

Update Existing: é a acção prédefinida para o tipo de dados de Relações para Projectos Externos (Relationships to External Projects). Esta opção procura por equivalents entre as relações externas no ficheiro XER ( o ficheiro de exportação) e a base de dados. Se um igual é encontrado, a relação (exemplo, um valor de lag) é actualizada na base de dados. Se não é encontrado um equivalente, a relação externa do ficheiro de XER é adicionada à base de dados.

Keep Existing: Esta opção procura equivalentes entre as relações externas no ficheiro XER e na base de dados. Se um equivalente é encontrado, não são feitas alterações às relações externas na base de dados. Se um equivalente não é encontrado, a relação externa do ficheiro de XER é adicionada à base de dados.

Do Not Import: esta opção ignora as relações externas no ficheiro de XER.

Insert New: esta opção actua da mesma forma que a Keep Existing a não ser que a acção de importação de tipo de dadosde Actividades esteje estabelecida para Insert New. Quando ambas, quer a Relações para Projectos Externos quer as Actividades estão definidas para Insert New, as relações externas para novas actividades na base de dados espelham as do ficheiro de XER.

Delete: Esta opção procura por equivalentes entre as relações externas no ficheiro de XER e na base de dados. Se é encontrada uma relação externa na base de dados que não existe no ficheiro de XER, a relação é removida da base de dados.

A importação ignora as relações externas se o projecto externo ou a actividade externa foram apagados da base de dados.

Criar uma curva S para comparar o Planeado com o Real

Na nossa hipótese, pretende-se fazer a avaliação na curva S por semana.
  1. Crie um agendamento do seu projecto em que estejam alocadas unidades de trabalho às actividades orçamentadas. Utilize como sistema de medida as horas/homem.
  2. As actividades devem usar o physical percent complete e fixed duration and units.
  3. Crie os períodos financeiros com base em semanas.
  4. Atribua a baseline ao projecto
  5. Comece a actualização do plano.
  6. O Início real, o fim real e a percentagem devem ser baseados nas quantidades instaladas e na duração remanescente.
  7. Introduza as horas reais como horas em orçamento X percent complete.
  8. Guarde a performance do período em cada actualização, para evitar que o P6 distribua o progresso desde o início da actividade.
  9. Seleccione o activity usage profile e as curvas de baseline e actual.
  10. Nas opções do gráfico, seleccione calculate average e divida-a por um número para alcançar 100, seleccione a unidade de medida como %. Assim, se o seu orçamento total for 1000000 ele dividirá por 1000.

Outra forma simples de gerar uma curva S

Se pretender gerar uma curva S sem o carregamento do plano com custos e recursos eis uma solução com base somente nas próprias actividades.
Terão de ser atribuídos pesos às actividades, claro que de uma forma aproximada e a geração dos perfis terá de ser realizada em Excel.

Métodos Práticos de Registar o Progresso

Um projecto é normalmente actualizado uma vez por semana, por quinzena ou ao mês. Projectos muito pequenos podem ser actualizados diariamente. Como regra um projecto deve ter, no mínimo, registado o seu progresso 12 a 20 vezes durante o seu decurso ou ciclo de vida. Um projecto de alto risco deve ter o progresso actualizado mais vezes do que um projecto com baixo risco. O progresso é registado na Data date e o gestor do projecto actualiza o plano após a recepção da informação.

Normalmente regista-se a informação seguinte para cada actividade quando se actualiza o projecto:

· A data de início da actividade e o tempo necessário

· O número de dias / horas remanescentes ou a data e hora que se espera que a actividade se conclua.

· A percentagem de conclusão

· Se completada, a data e hora de conclusão da actividade.

Há vários métodos de recolha de dados do status do projecto, tais como:

· Através do envio de uma folha impressa para cada pessoa responsável para marcarem à mão e devolverem

· Por cópia dos dados do Primavera para outro documento e pelo seu envio por email como anexo.

· Concedendo ao responsável acesso directo ao software para a actualização de dados. Aconselhável quando se usa sub-projectos de um projecto de maior dimensão.

· Pode ainda ser usado o Progress Reporter, software de timesheets do Oracle Primavera, se implementado.

Independentemente do método que seja escolhido, o processo de actualização deverá proceder da seguinte forma:

1. Estabeleça um processo de actualização que inclua o método escolhido para registar o progresso. Conforme o método estabelecido estabeleça as variáveis de cálculo do tipo de percent complete e tipo de duração.

2. Crie um plano base (Baseline).

3. Registe o progresso nas actividades. Isto inclui introduzir a data real de início ou de fim, actualizar os custos / usos reais dos recursos e a estimação do trabalho remanescente até à conclusão.
Se está recolher o progresso dos proprietários da actividade, use a Reflection para implementar um processo de revisão e aprovação que permita examinar as actualizações ao status da actividade e especificar se e quais, se alguma, será fundida no processo original.

4. Aplique os valores reais ao projecto

5. Calcule o agendamento (Schedule) e nivele os recursos.

6. Compare o agendamento real ao plano base e identifique as variações.

7. Analise os dados através dos layouts e relatórios

8. Faça ajustamentos e comunique as actualizações do agendamento.

quinta-feira, 20 de outubro de 2011

O que é uma actividade do tipo Level of Effort

Um Level of Effort era anteriormente conhecido como um Hammock. É desencadeada por uma relação(ões) predecessora(s) e concluída por um sucessor e quando se agenda é esticada entre as duas e então quando estas se movem expande-se ou contrai-se.

Normalmente pode usar-se uma LoE para actividades de supervisão ou administração que devem estender-se por um período de um conjunto de actividades sem a necessidade de constante ajustamento manual, serve por exemplo para gestão de projecto e reuniões de rotina, etc.

Se definir o LoE para Fixed Units over Time, então é possível alocar-lhe um recurso cujas horas totais (e custo) para a actividade também se expandirão de forma automática de acordo com a duração do trabalho. Os recursos nas actividades de LoE não são alocados a tempo inteiro e devem assim ser ajustadas as horas.

Outro uso será a produção de barras de “destaque” numa secção de sumário do seu plano abrangendo um conjunto de actividades e permitindo a manutenção automática de um GANTT de alto nível.

Percentagem Física de Conclusão

O tipo de percentagem de conclusão é estabelecido pela forma como for definida o registo do progresso.
Se o tipo de percentagem de conclusão for física, pode ser usado o respectivo campo para introduzir a percentagem. Escolha este método quando o progresso da actividade pode se mais facilmente reportado com base na avaliação pessoal.

Como actualizar actividades com Physical percent complete

Na janela de Actividades, seleccione a actividade a reportar e mostre o separador de Status do Activity Details. Introduza o physical percent complete e a duração remanescente para a actividade. Se estão recursos alocados deve também reportar cada um dos recursos com o actual das unidades utilizadas.
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Se usa o physical percent complete, deve também usar a remaining duration para actualizar o progresso. Na realidade deve sempre actualizar-se com a duração remanescente em todos os tipos de percente complete.
Ao contrário do P3, todos os planos em P6 são baseados em minutos e não em dias. Quando se reporta com percent complete, acaba-se sempre com dias parciais remanescendo nas actividades. Se alterar o tempo (clique EDIT, USER PREFERENCES, DATES e escolha ou 12 ou 24 horas, garanta que coloca a ver os minutos) e de seguida verifique se percebe o que estou a dizer.




O que é a versão empresarial do Primavera P6 EPPM

Este é o módulo principal, actualmente na versão 8.1, que permite aos clientes executar a gestão do portfólio, gestão e programação de projectos, gestão de recursos, relatórios e colaboração. Esta tecnologia permite ao Primavera P6 ser parte de um conjunto de processos de negócio orquestrado, tudo baseado na web.

Primavera Professional P6 para EPPM

Este é carinhosamente chamado de Cliente «gordo» e a Oracle agora chama-o de "opcional". Instala no PC e inclui o conversor P3 e P6 do SDK.

Primavera P6 Progress Reporter

Este é o módulo de timesheets da equipa. Permite que os membros da equipa vejam as actividades futuras, colaborar e comunicar a execução das actividades realizadas.

Primavera Risk Analysis

Vende-se como um produto autónomo e permite aos utilizadores realizarem a gestão do risco do projecto, incluindo simulações escatológicas e Monte Carlo bem como análise de risco quantitativa.

Primavera Earned Value Management

Este é o programa de Gestão de Valor Acrescentado (EVM) permitindo que as organizações possam realizar os cálculos de EVM necessários à avaliação da performance do projecto.

Primavera P6 Analytics

Esta é uma solução de inteligência de negócio da empresa que fornece insights sobre o desempenho do projecto através de relatórios baseados em dashboards na web.

Primavera P6 API de Integração e P6 Web Services

Isto é o que é usado para apoiar outras aplicações com dados de projecto e integrar Primavera P6 com outros sistemas da empresa.

Ferramentas Primavera P6

Inclui o servidor de compressão P6, o Connector SharePoint, e o conector OIM. Estes permitem que você use o Microsoft SharePoint ou o Oracle Universal Content Management para gestão de documentos.

Foi uma descrição breve dos módulos principais e dos papéis que eles suportam. Como sempre, é importante entender suas necessidades, objectivos e metas de negócio antes de fazer qualquer selecção de ferramentas da empresa. O Oracle Primavera P6 é uma suíte de ferramentas de empresa e por isso introduz alguma complexidade.

O processo de exportação-importação para Excel

Muitos gestores de projecto querem a capacidade de importar dados do Excel para Primavera e como o querem fazer através de Copy e Paste acham que o processo não está implementado.

Para importar para Excel é necessário, previamente, exportar os dados sujeitos a actualização para Excel, para que, após a actualização, o Primavera compreenda e integre devidamente os dados.

Exportar detalhes de despesas em P6

Porque pode exportar a Informação de Expense do plano para Excel, pode com facilidade editá-la aí, revê-la e mesmo apagar essa informação. Depois de a ter editada a informação pode de novo ser importada e actualizada no Primavera.

O “problema” para estas operações é que qualquer coluna que tenha no seu cabeçalho um asterisco (*) da exportação é uma coluna Só de Leitura e estes campos não podem ser modificados. Uma dessas colunas é a de “Unit / Price” que pode ser aquela que necessite de revisão, A “solução” é que os valores na coluna de “Actual Cost” irão povoar os valores de “Unit / Price” quando forem de novo importados para Expenses no Primavera.  Assim coloque o valor pretendido de “Unit / Price” no campo “Actual Cost” da folha de cálculo. Logo que importada o campo de “Actual Cost” irá povoar o campo “Unit / Price” e o “Budgeted Cost” resultará do produto das “Budgeted Units” x “Unit / Price”.  Coloque a Zero ($0) e reimporte os verdadeiros valores do “Actual Cost” para o Primavera.

Como determinar os Recursos Necessário para um Projecto

Quando se usa o P6 para gerir recursos, os utilizadores querem muitas vezes ser capazes de ver o número de recursos que um projecto requer para ser concluído. Isto pode ser conseguido pelo uso das capacidades de Resource Allocation do P6. 

Comece por construir o seu plano do projecto com os roles requeridos para fazer o trabalho. Em seguida, active o Resource Profile na vista de baixo do layout. Depois escolha as opções de Role Profile options clicando na barra de Display Option na vista de Resource Profile. Clique no separador Graph e vá até à parte de baixo da janela e clique na caixa de verificação próxima de Calculate Average. Em Divide Intervals Total by section, escreva o número 40 (este representa a quantidade típica de horas numa semana de trabalho). No campo de Unit of Measure escreva FTE (Full Time Equivalents) ou Pessoas ou aquilo que entender que deve ser a unidade de medida.

Clique OK na janela e o seu profile de recursos diz-lhe quantos recursos vai necessitar.

Usar Resource Codes

Tal como oferece códigos de projecto e códigos de actividade para organizer e visualizar de forma estruturada os projectos e as actividades, o Primavera tem ainda resource codes que permitem organizar, agrupar, apresentar e filtrar o dicionário de recursos. Os códigos de recursos permitem ainda agrupar e alinhar nas vistas de Resource Assignments e Resource Profile. 

Criar um Resource Code

Criar um resource code denominado Department realizando o seguinte:

  1. Seleccione Enterprise e escolha Resource Codes.
  2. Clique en Modify.
  3. Clique em Add.
  4. Escreva Division como o novo nome de resource code.
  5. Clique Close.
  6. No topo, verá Divisionna lista de drop down.
  7. Clique no botão Add, para adicionar nomes de recourse code departamentos.
  8. Depois de adicionar todos os nomes, clique Close na janela de resource code.

Atribua aos recursos no dicionário de recursos os respectivos resource code. 
Mantendo-se no dicionário de recursos, Clique na barra de Display Option e escolha Group and Sort. 
Clique em Customize e coloque o resource code Department como a primeira opção para agrupar.
O seu dicionário de Recursos está agrupado por este código.
Para voltar atrás à forma como estava organizado o seu dicionário de recursos, clique na barra de Display Option outra vez e escolha Group and Sort, default.

Um profile de recursos pode ser também agrupado por resource code.  Isto irá permitir que ao clicar o nome da Division no profile ver todos os limites para o recurso dentro do nome do departamento respectivo. Esta  vista permite criar um grande relatório de planeamento de capacidade Para agrupar pelo resource code Division que criámos acima dentro do profile de rescursos, siga as instruções:

  1. Abra o projecto.
  2. Clique no botão Activities na barra de Directory.
  3. Escolha um profile de recursos no layout de baixo.
  4. Na lista de recurso no lado esquerdo do profile escolha a barra Directory.
  5. Clique em Escolher a Vista e depois Resource.
  6. Clique em Group and Sort By.
  7. Escolha o resource code Division como a sua primeira opção para agrupar.
  8. Clique em OK.
  9. Na lista de recursos, deve ver os recursos agrupados pelo Division.
  10. Clique no nome das Division da lista e irá vendo a informação agrupada na vista do Profile no ecrã da direita.

Limpe os seus Relatórios

Quando adiciona a informação de cabeçalho e rodapé aos seus layouts de impressão ou campos de notas, o P6 vai adicionando um espaço duplo por cada “Enter” para introdução de nova linha. Pode obter um espaço simples mantendo pressionada a chave direita de Shift enquanto pressiona o “Enter”. Assim, minimiza o espaço necessário e torna os relatórios mais profissionais.


OBS e EPS – O que atender quando as criamos

Uma Organizational Breakdown Structure (OBS) é uma estrutura hierárquica que representa a sua organização. A Enterprise Project Structure (EPS) é tambeém uma estrutura hierárquica que representa a forma como os projectos estão organizados. 

A OBS e a EPS são combinadas através do campo Responsible Manager na EPS no projecto e no nível de WBS.  O campo Responsible Manager é da OBS e determina que utilizadores podem aceder ao Projecto.  Quando se cria um utilizador, tem de se lhe atribuir um Responsible Manager para eles poderem ver os projectos. 

A EPS e a OBS precisam de possuir uma relação de um para um. Se dá a um utilizador uma atribuição como Responsible Manager (OBS) que não está ligada a uma EPS, um Projecto ou nível de WBS, eles não vão ver nenhum projecto quando se registam na aplicação cliente ou web Primavera.

Calcular Automaticamente o Percent Complete

Muitas vezes os gestores estão desconfortáveis com as «adivinhações» alcançadas com o percent complete. A funcionalidade de steps do Primavera torna-se muito útil quando eles são ponderados para dirigirem o percent complete de tal forma que se torna muito menos subjectivo e muito mais quantificável. Geralmente, os steps são uma forma de acompanhar resultados ou algumas sub-actividades sem adicionar mais actividades ou complexidade ao agendamento. Qualquer grupo de steps que é muitas vezes repetido (um típico work flow documental) pode ser tornado num modelo de step para uso em todas as actividades similares.

Para obter que cada step automaticamente dirija o physical percent complete para a actividade:

1.     Abra a opção de columns dentro do separador de step com um clique da direita na última coluna e seleccionando “Customize Column Headings”. Então escolha as colunas de Step Weight e Step Weight Percent e coloque-as na vista do lado direito usando a seta da direita. Clique OK. As novas colunas irão surgir no separador steps.

2.     Agora, defina cada passo por importância ou peso que ele tem relativamente ao processo de conclusão da actividade. O physical percent complete cumulativo é automaticamente calculado se a definição do separador de Calculation no nível de project for definida como “Activities with steps drive percent complete.” Tem de se assegurar que a coluna Physical Percent Complete está visível na tabela de actividades e de que esta opção está configurada no separador general para Tipo de Actividade para Physical Percent Complete. Se não estabelecer o peso então cada um dos passos terá peso igual.

Dois exemplos: IT e Construção

Test 2000 Code Testing Activity

Weight

Percent Complete After Step is Completed

Step One: Unit Test One

5

5

Step Two: Unit Test Two

5

10

Step Three: Unit Test Three

5

15

Step Four: Unit Test Four

5

20

Step Five:  Integration Testing of One and Two

10

30

Step Six:  Integration Testing, Add Three

10

40

Step Seven:  Integration Testing, Add Four

10

50

Step Eight:  System Test

15

65

Step Nine:  Functionality Test

25

90

Step Ten:  Move to Production

10

100

CON2000 Pre-Bid Cycle Activity for Carpentry Vendor Selection

Weight

Percent Complete After Step is Completed

Step One:  Bid Statement of Work (SOW)Drafted

5

5

Step Two:  Vendor Selection Criteria Agreed Upon

5

10

Step Three:  SOW Reviewed

5

15

Step Four: SOW Approved

5

20

Step Five:  Solicitation of Bids

5

25

Step Six:  Bid Close, Vendor Selected

30

55

Step Seven:  Vendor Notified

5

60

Step Eight: Contract Drafted

15

75

Step Nine:  Contract Revisions

20

95

Step Ten:  Contract Approved

5

100

Exportar Projectos

Problema:  O cliente, fornecedor ou empreiteiro tem uma versão diferente de Primavera ou quer ver no seu computador em stand alone o projecto.

Solução: Exporte o projecto.

  • Abra o projecto que deseja exportar e
  • Vá a File>Export

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  • Escolha o format incluindo programa eversão.

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  • Para o Microsoft Project, seleccione o tipo de ficheiro. Escolha XML (opção preferida)

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  • O tipo de exportação deve ser Project
  • Clique Next (estes campos mostram qual o ficheiro de projecto que vai ser exportado)
  • Clique Next

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  • Guarde o ficheiro para onde pretende usá-lo. Disco, pen ou drive de rede.

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  • Clique Finish
 

Utilização básica e avançada do P6

Vamos incluir aqui um conjunto de informação, esclarecimentos e processos de uso do Oracle Primavera P6, nas versões Profissional e Optimal Client.