Métodos Práticos de Registar o Progresso

Um projecto é normalmente actualizado uma vez por semana, por quinzena ou ao mês. Projectos muito pequenos podem ser actualizados diariamente. Como regra um projecto deve ter, no mínimo, registado o seu progresso 12 a 20 vezes durante o seu decurso ou ciclo de vida. Um projecto de alto risco deve ter o progresso actualizado mais vezes do que um projecto com baixo risco. O progresso é registado na Data date e o gestor do projecto actualiza o plano após a recepção da informação.

Normalmente regista-se a informação seguinte para cada actividade quando se actualiza o projecto:

· A data de início da actividade e o tempo necessário

· O número de dias / horas remanescentes ou a data e hora que se espera que a actividade se conclua.

· A percentagem de conclusão

· Se completada, a data e hora de conclusão da actividade.

Há vários métodos de recolha de dados do status do projecto, tais como:

· Através do envio de uma folha impressa para cada pessoa responsável para marcarem à mão e devolverem

· Por cópia dos dados do Primavera para outro documento e pelo seu envio por email como anexo.

· Concedendo ao responsável acesso directo ao software para a actualização de dados. Aconselhável quando se usa sub-projectos de um projecto de maior dimensão.

· Pode ainda ser usado o Progress Reporter, software de timesheets do Oracle Primavera, se implementado.

Independentemente do método que seja escolhido, o processo de actualização deverá proceder da seguinte forma:

1. Estabeleça um processo de actualização que inclua o método escolhido para registar o progresso. Conforme o método estabelecido estabeleça as variáveis de cálculo do tipo de percent complete e tipo de duração.

2. Crie um plano base (Baseline).

3. Registe o progresso nas actividades. Isto inclui introduzir a data real de início ou de fim, actualizar os custos / usos reais dos recursos e a estimação do trabalho remanescente até à conclusão.
Se está recolher o progresso dos proprietários da actividade, use a Reflection para implementar um processo de revisão e aprovação que permita examinar as actualizações ao status da actividade e especificar se e quais, se alguma, será fundida no processo original.

4. Aplique os valores reais ao projecto

5. Calcule o agendamento (Schedule) e nivele os recursos.

6. Compare o agendamento real ao plano base e identifique as variações.

7. Analise os dados através dos layouts e relatórios

8. Faça ajustamentos e comunique as actualizações do agendamento.