Processo para Controlo do Projecto (2)

Segundo artigo – Leia antes “Controlo do Projecto”

A visão de project controls é a da criação dos requisitos para a realização com sucesso dos projectos de uma forma consistente e profissional.

Os objectivos de um processo de controlo de projecto, no sentido efectivo do termo, são ter a capacidade de prever os resultados, criar, manter e divulgar informação transparente sobre o projecto às partes interessadas, desenvolver os membros da equipa de projecto para melhorar o processo, incrementar o conhecimento e, ao mesmo tempo, motivar as condições de sucesso pessoal da equipa e do projecto.

O project controls não alcança a sua visão se a organização ou estrutura em que o projecto evolui não estiver integrada e não possuir uma adequada estrutura de governação. Um dos maiores erros é julgar que se tivermos as ferramentas e as pessoas vamos alcançar o sucesso do projecto em tempo e orçamento. Essas são importantes condições materiais que são relevantes, mas não alcançam por si só os objectivos e muitas vezes deixam o trabalho a meio e o projecto com uma deficiente realização.

A organização, a estruturação e a responsabilização das diversas áreas é determinante. A estrutura define os canais de comunicação para a tomada de decisão e deve, portanto, estabelecer as responsabilidades, objectivos e limites de autoridade dos participantes da equipa. Com o suporte de relações claras entre as partes – Gestor de Projecto e dono da obra ou seu representante – Sponsor, Executivo ou outra designação, o conjunto conduzirá o projecto de forma estável, coordenada e com visibilidade, para o sucesso da realização do projecto.

Onde a clareza de responsabilidades não existe ou está orientada por processos repetidos e redundantes, as pessoas não estão motivadas e o plano do projecto não é controlado eficazmente e o seu progresso é motivo de debate ou desacordo entre as partes. Já é tão difícil e complexo alcançar os objectivos do projecto para podermos perder tempo em questões de somenos importância.

 

O que fazer quanto aos processos e procedimentos?

Cada organização tem a sua cultura e as suas formas de trabalhar, mas é possível encontrar um meio comum de trabalho quando se tem de enfrentar a realização de um projecto de grande dimensão. Há que olhar para as necessidades e para os procedimentos existentes (se os houver?), preparar para de forma contínua rever e acomodar as mudanças na organização com o fito no projecto. Manter visível para toda a gente o processo e a forma de organização e responsabilidades. Formar e fazer compreender os porquês de fazer e as formas de realizar.

E quanto às pessoas? Não esquecer que todos na equipa devem possuir uma definição clara das suas funções, para se exigir tem de se deixar fazer e para isso tem se ensinar como. Fácil, não é?

Uma estrutura de processos tem de ser aproveitada ou criada com o fito nos objectivos do project controls que são, recapitulemos, criar e manter a informação que permita a previsão, divulgar a informação de forma transparente às partes e desenvolver o trabalho de controlo da equipa.

 

Como vamos fazer?

Implementar um sistema efectivo de acompanhamento e monitorização do projecto que inclua o plano, os cronogramas até ao nível 3, procedimentos de controlo do projecto com matriz de custo, procedimentos para relatórios diversos de trabalho, análise de progresso (semanal e mensal) e todos os outros relatórios que o contrato define – Curvas S, Look-ahead, status de milestones, curvas de instalação, etc.

Produzir um plano de gestão do risco do projecto que enfrente a probabilidade dos eventos e avalie as suas consequências. O contexto do risco tem de ser avaliado e desenvolvidas as condições da sua minimização, pelas actividades de segurança e preventivas, mas também pelo enfoque na qualidade dos resultados do projecto e do processo de os obter. Para melhor enfrentar o risco é aceitável produzir com base no plano do projecto um cronograma do risco top-down para facilitar a sua avaliação e identificação.

Relembremos que o trabalho de project controls visa suportar a tomada informada de decisões sobre o projecto, no caminho para o sucesso da sua realização em tempo e dentro do orçamento.