Fazer bem só com bom planeamento

Estes processos que descrevo abaixo, retirei-os de um artigo de Millie Brinkley, no Planning Planet, que achei muito completo e identifica com clareza os métodos para realização com eficácia do planeamento de um projecto.

Estão a pensar, certamente, que já viram listas destas e que sabem bem o que fazer para desenvolver estas actividades. Mas façam um esforço para, pelo menos, lerem e apreenderem os primeiros 5 pontos e a sua organização.

A fundação para o trabalho TEM DE ASSENTAR em:

1. Numa definição clara do âmbito do trabalho tipicamente fornecida com o desenho de uma detalhada Work Breakdown Structure (WBS).
2. Um conhecimento avançado da produtividade interna da organização e da sua capacidade (competências das equipas, capacidade externa versus externa, taxas de produtividade dos recursos, durações de construção / fabricação, tempos de realização médios, etc.)
3. Identificação dos impactos do risco relativos ao Schedule do projecto.
4. Possuir um conhecimento exacto de como as actividades requeridas pelo âmbito de trabalho devem ser realizadas, incluindo a sequência e interdependência (predecessores e sucessores)
5. Uma sólida compreensão do tempo e dos recursos requeridos para completar o âmbito do trabalho.

O scheduling pode então ser realizado com este processo que passo a descrever:

1. Reveja a WBS do projecto e consulte a Equipa do Projecto e todos os peritos necessários a que denominaremos ‘Subject Matter Experts’ (SMEs) para se poder detalhar o trabalho.
2. Utilizar um software de scheduling capaz para desenvolver as actividades com nomes descritivos (verbo e substantivo que definam o trabalho abrangido) com o detalhe necessário para reflectir o progresso.
3. Desenvolver as durações das actividades (de forma consistente com as estimativas do projecto e 7 ou com base em dados históricos) com as datas previstas de início e fim.
4. Identificar e criar as interdependências necessárias entre as actividades (relações) com base nos requisitos de sequenciação.Só podem existir duas actividades sem ambas um predecessor e um sucessor – o princípio e o fim. Todas as outras actividades têm de ter pelo menos um predecessor e um sucessor.
5. Identificar e implementar os constrangimentos necessários, documentando-os.
6. Calcular o Schedule com o software usado para determinar a duração do projecto.
7. Analisar o caminho mais longo (caminho crítico) e outros caminhos paralelos para confirmar a sua validade. Ajuste o que for necessário e corrija quaisquer erros como open end (actividades sem predecessores ou sucessores).
8. Identificar as áreas mais preocupantes dentro do Schedule como intervalos (períodos de inactividade) entre actividades, durações das actividades maiores do que o período de reporting (normalmente um mês ou 20 dias úteis) e erros na sequenciação das actividades. Ajuste se necessário e volte a calcular o Schedule.
9. Reveja o Schedule em reunião com a equipa de projecto e com a gestão para obter a aprovação.
10. Guarde uma cópia do plano aprovado e torne-a a base de comparação (baseline) para implementar a gestão e controlo da mudança.
11. Desenvolva a documentação necessária como o Documento Base de Schedule e o Registo de Controlo das Mudanças.

Quando desenvolvido de forma adequado, portanto, bem identificado e construído solidamente, pode ser usado para determinar a validade e incrementar a validade das estimativas e como ferramenta permitirá confirmar se todo o âmbito foi bem capturado e sequenciado.

Além disso, o plano será usado com segurança para medir a produtividade e o progresso até à sua conclusão.