REPORTAR VARIÂNCIAS no Oracle Primavera P6

Introdução às Variâncias

Realizar relatórios de variâncias em Primavera P6 exige que o projecto tenha uma baseline e que esta esteja atribuída quer como Project Baseline ou como Primary Baseline.

Antes de tentar realizar um relatório de variâncias, deve verificar a baseline que está a utilizar no projecto. Pode fazer isso, de forma rápida, verificando a informação na barra de status da Janela do Primavera P6.

As Baselines são atribuídas com a utilização da opção do menu Project à Assign Baselines . O diálogo permite que as baselines pré-existentes sejam atribuídas como uma Project Baseline ou Primary, Secondary ou Tertiary baseline.

Com uma baseline atribuída é possível reportar qualquer actividade que se tenha movido para uma posição diferente da sua data na baseline no projecto corrente.

Os Relatórios de Variância são criados com o uso de Filtros que procuram por valores diferentes de zero nos campos de variância disponíveis em P6.

Pode ver os campos de variância disponíveis através do diálogo Columns no P6, como abaixo vemos.

Explicação dos Prefixos dos campos de variância

Campos com o prefixo Variance – BL Project contém os valores de variância baseados na baseline do projecto atribuído como Project Baseline.

Campos com o prefixo Variance – BL1 contém valores de variância baseados na baseline atribuída como projecto Primary.

Campos com Variance – BL2  e Variance – BL3 contém os valores baseados nas baseline secondary e tertiary atribuídas ao projecto respectivamente.

Assim, se pretendemos saber qual é a performance do projecto corrente comparado com a Project Baseline, deve-se procurar os valores diferentes de zero nos campos de Variance – BL Project.

Opções de Filtros comuns de Variância

Para sabermos quais as actividades que já não estão projectadas para começar ou acabar nas datas da baseline original de acordo com a baseline atribuída como Project Baseline, devemos criar o filtro seguinte usando o diálogo de Filtros:

Se uma actividade deslizou da data de início da baseline ou de fim da baseline, os campos de Variance – BL Project Start Date  e Variance – BL Project Finish Date conterão um valor diferente de zero e a actividade será mostrada no Gantt Chart.

Se o diálogo de Bars estiver configurado para mostrar as barras do Project Baseline, verá o desvio visualmente no cronograma projecto. Pode ainda mostraros campos de  Variance – BL Project que está a filtrar na tabela de actividades para ver qual a quantidade que as actividades varima da baseline.

Mais exemplos de filtros de Variância

Excluir actividades completas

O filtro seguinte irá mostrar todas as actividades que t~em uma variância e que não têm o Activity Status de Completed.

Só mostra as actividades que iniciaram tarde

Neste exemplo o filtro mudou para mostrar somente valores de menos de zero de variância. Por outras palavras, a variância é negativa que irá unicamente mostrar actividades que irão começar tarde. Se a actividade começar mais cedo que a baseline, não irá aparecer no Gantt chart com este filtro.

Quando o Gantt chart mostra os campos requeridos dos dados de actividade, o comando File | Print Preview pode ser usado para correr o relatório de variância.

Nota: os filtros podem ser guardados num layout com nome e serão activados sempre que o layout é aberto.

Retirado e traduzido de Ten Six

Variance Reporting in Primavera P6 Professional

Variance Overview

Variance reporting in Primavera P6 requires that the project has a baseline and it is assigned as either a Project Baseline or a Primary Baseline.

Before attempting variance reporting, you should check the baseline being used for the project. To do this take a look at the information bar at the bottom of the Primavera P6 window.

Baselines are assigned using the Project | Assign Baselines… menu option. The resulting dialog allows existing baselines to be assigned as a Project Baseline or Primary, Secondary or Tertiary baseline.

With a baseline in place it is possible to report any activity that has moved away from its baseline date in the current project schedule.

Variance Reports are typically created using filters that look for values other than zero in the Variance fields available in P6.

You can see the available variance fields using the Columns dialog in P6 as shown in the following figure:

Variance Fields Prefix Explanation

Fields prefixed with Variance – BL Project contain variance values based upon the baseline project assigned as a Project Baseline.

Fields prefixed with Variance – BL1 contain variance values based upon the baseline assigned as the Primary Project.

Fields prefixed with Variance – BL2 and Variance – BL3 contain values based upon the secondary and tertiary baseline assignments for the project respectively.

Therefore, if you want to find out how the current project is performing compared to the Project Baseline, you would look for non-zero values in the Variance – BL Project fields.

Common Variance Filter Options

To find out which activities are no longer scheduled to start or finish on their original baseline dates according to the baseline assigned as Project Baseline, you would create the following filter using the Filter dialog:

If an activity has slipped from its baseline start or baseline finish date, the Variance – BL Project Start Date and Variance – BL Project Finish Datefields will contain a value other than zero and the activity will be displayed in the Gantt chart.

If the Bars dialog is configured to show the Project Baseline bars, you will see the slippage visually on the schedule. You can also display the Variance – BL Project fields you’re filtering on in the activity table to see by what amount the activities vary from the baseline.

More Variance Filter Examples

Exclude Completed Activities

The following filter will show all activities that have a variance and do not have an Activity Status of Completed.

Only Show Activities Starting Late

In this example the filter has been changed to only show values of less than zero variance. In other words, the variance is negative which will only show activities that will start late. If the activity is starting earlier than the baseline, it will not appear in the Gantt chart using this filter.

Once the Gantt chart is displaying the required fields and activity data, the File | Print Preview menu option can be used to run a variance report.

Note: Filters can be saved with the named layout and will be activated whenever the layout is opened.

From Ten Six

Relatórios Distribuídos no Tempo em Excel

Como prática normal os relatórios com Distribuição no Tempo do Primavera P6 Professional serem utilizados para criar tabelas de dados faseadas no tempo que são então exportadas para MS Excel. Contudo, se já fez isto deve ter notado que em muitos casos a linha dos Subtotais pode estar numa coluna demasiado à esquerda.

Este desalinhamento requer que se reveja toda a folha de cálculo apagando células para voltar a colocar as colunas no alinhamento.

Entretanto, há uma melhor maneira de resolver permanentemente esta questão e é isso que iremos mostrar.

Na Janela de Relatórios, faça um clique da direita no seu Relatório de dados Distribuídos no Tempo e escolha o Botão Modify.

Quando vir a pergunta seguinte, clique no Botão Yes.

Ao clicar em Yes abrirá o editor de Relatórios seguinte. Este é a tela que é criada pelo wizard quando criamos o relatório. Embora seja possível criar com esta funcionalidade um relatório, não o recomendo pois é complexo e consome demasiado tempo, assim deve sempre criar os seus relatórios utilizando o Report Wizard.

O Report Editor permite a adição ou remoção de campos utilizados para povoar o relatório final no P6. Neste caso vamos adicionar um campo na linha dos subtotais para podermos resolver a questão referida acima com os dados desalinhados na folha de cálculo.

O campo de subtotal está a utilizar o espaço entre os campos Activity ID e Activity Name da linha acima. Dessa forma os subtotais são escritos numa linha que tem menos uma coluna.

Adicionar um novo campo ao relatório

Primeiro temos de arranjar espaço para um novo campo, assim clicamos com o botão da direita no campo Subtotals e arrastamo-lo para metade da sua dimensão original.

Agora clicamos com o botão da direita na fila atrás do campo subtotal e do menu escolhemos Add Text Cell.

Esta acção coloca uma célula de texto na mesma fila e abre o diálogo de Properties.

No campo de Cell type, seleccione Custom Text e depois feche o diálogo de properties utilizando o botão pequeno X no topo direito.

O próximo passo é arrastar a nova célula por cima para a esquerda da fila. Isso vai adicionar uma coluna ao ficheiro CSV que é aberto em Excel na etapa final do processo.

Sem mais nenhuma modificação, esta colocação de célula não parece bem na previsão do relatório, contudo, como a criámos para a importação para a folha de cálculo isso não tem grande importância.

Finalmente clique no botão OK para fechar o report editor e correr o relatório, guardando o ficheiro de texto ASCII utilizando a configuração abaixo.

Na folha de cálculo final, pode ver que a adição de um novo campo de texto provocou que os dados ficassem na linha correcta com os cabeçalhos.

Traduzido a partir de TenSix blog.