Por Ian Webster e traduzido por Luís Quintino
Tenho um relógio velho em casa: Está avariado – completa e totalmente sem uso como relógio, mas eu não sou capaz de o deitar fora e pelo menos ele diz-me as horas certas duas vezes por dia. No entanto, não o utilizaria para gerir um projecto.
Percentagem de conclusão
Confiar unicamente na percentagem de conclusão como um verdadeiro indicador do progresso de um projecto é tão seguro como utilizar um relógio avariado para saber as horas. A percentagem de conclusão tem as mesmas limitações. Pod estar certa, mas usualmente só duas vezes – nos 0% e nos 100%. Todas as informações no intervalo não podem ser confiadas como verdade. Na melhor das hipóteses a percentagem de conclusão é o produto de adivinhação. Na pior, é uma mentira … um relógio avariado.
O gestor de projecto imprudente pode com facilidade enganar-se. Eis como acontece. Uma actividade começa e a pessoa que faz o trabalho reporta o progresso regularmente ao gestor do projecto. Em face disto, as coisas avançam depressa no início. O progresso move-se de 0%, para 10%, 20%, 30% etc. O projecto vai progredindo. É encorajante. O Gantt de acompanhamento é actualizado. O progresso é reportado para cima. Toda a gente está contente.
Então o progresso alcança os 80% e as coisas parecem arrastar-se. As pessoas que trabalham em projectos de alta visibilidade não querem parecer que estão arrastar os pés, mas têm de demonstrar progresso, assim continua a haver incrementos de percentagem de conclusão, mas são mais pequenos – 75%, 78%, 79% e então normalmente param. Os últimos 20% levam 80% do tempo a terminar – é o princípio de Pareto (também conhecido como a regra 80/20).
MS Project
Há uma funcionalidade no MS Project muito conveniente mas pouco conhecida que permite definir a percentagem de conclusão para ser precisamente o que deve ser se as coisas decorressem conforme o plano. Nem necessita pensar. Se o trabalho numa actividade deveria ser 57% de percentagem de conclusão, tal é o que se pode estabelecer como o estado da actividade – com uns poucos cliques do rato. Assim se cria a ilusão que as coisas estão a decorrer perfeitamente em linha com o plano.
Nos meus primeiros dias como gestor de projecto confesso ter utilizado o processo uma ou duas vezes. Alguns anos mais tarde, quando herdei aquilo que na ocasião era um programa falhado, descobri que toda a minha equipa de gestores de projecto usavam esta funcionalidade rotineiramente para reportar o progresso tal como devia ter sido (quando na realidade não era nada disso). Terminaram essa prática. Compreendemos onde se encontravam na verdade os projectos e conseguimos dar a volta à situação.
Uma ferramenta de comunicação
O problema é que a percentagem de conclusão é atractiva como ferramenta de comunicação. Permite desenhar curvas de progresso muito atraentes num Gráfico de Gantt. Trabalha bem até um ponto e por um tempo, a seguir começa a não ter significado. As pessoas confundem-se com a quantidade de tempo que já passou relativamente à quantidade de progresso feito na realidade. Assumem que são a mesma coisa e é quase possível utilizar 100% do tempo alocado para uma actividade e esta ainda estar a 0% da conclusão. Gastámos todo o dinheiro. Queimámos todo o tempo, mas não temos nada para mostrar.
Psicologia
Existem em jogo nesta situação vários factores psicológicos.
As pessoas são super optimistas quando definem as estimativas iniciais e, muitas vezes, não querem admitir isso quando o trabalho está em curso.
Os gestores de projecto não gostam de pedidos de mudança e assim persistem em cima do plano original.
As pessoas mentem (por muitas razões, tais como cobrir a sua pobre performance ou para que o projecto deixe de ser visto como defeituoso.
O trabalho geralmente irá expandir-se e irá de qualquer forma preencher todo o tempo disponível (por exemplo, a quantidade de tempo que os países têm para preparar os eventos desportivos de maior dimensão tais como os Jogos Olímpicos ou o Campeonato do Mundo de Futebol é medido em anos, mas estão sempre muito atarefados á volta dos últimos tempos tentando solucionar qualquer coisa – o relatório do projecto reportará provavelmente que estão a 99,99% durante as últimas semanas).
Qual é a Alternativa?
Acompanhar a quantidade de trabalho que falra fazer é normalmente uma abordagem mais honesta e efectiva. Os miúdos quando estão no banco de trás sabem isto por instinto.
“Já estamos quase a chegar lá?” Perguntam eles, seguido de uma questão qualificativa “Quanto é que ainda falta?” Eles não estão interessados em quantos quilómetros já viajaram. Eles querem saber quanto mais tempo falta para viajar e chegar.
Pessoalmente, eu prefiro milestones. O estado de umam milestone é binário – ou está completa ou não. É uma métrica limpa. Não se pode estar grávido por metade com uma milestone – não há erro (o que poderá significar, em último caso, muito menos irritação do banco traseiro durante viagens longas).
http://www.pmhut.com/percent-complete-are-we-nearly-there-yet
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