Adaptado de Ten Six
As grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, devem considerar importante criar normas e métodos a que todos os projetos devam aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de sumarizar e avaliar o desempenho global dos projetos de toda a organização, bem como olhar para a capacidade dos recursos e outros indicadores-chave de desempenho.
Recentemente, trabalhei com uma organização que implementou o Primavera P6 e foi necessário definir esses padrões. Começaram por responder a uma pergunta básica acerca do que era um plano de projeto. Uma pergunta fácil e tantas ideias e percepções diferentes.
A base de um plano de projeto
Algumas ideias fundamentais em que assentou o conceito de método de plano de projeto. Todos os projetos são descritos num documento que define os objetivos e o âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e é preparado em Primavera P6. O plano prevê uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto serão alcançados, mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem realizadas e os recursos necessários. Ele é utilizado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isto fornece a base para o orçamento do projeto, através da integração do plano de Primavera P6 com, por exemplo, o ERP (a ferramenta de contabilidade do projeto).
Um plano de projeto é:
¶ Estrutura
- · Estrutura de Planeamento da Empresa (EPS)
- · Work breakdown structure (WBS)
- · Os pacotes de trabalho
¶ Sequência de eventos necessários para atingir os objetivos do projeto
- · Atividades e Milestones
- · Agendamento de Tempo e Lógica
- · Incluir tratamento de riscos
¶ Veículo para o planeamento dos recursos necessários e o custo da entrega
- · Todos os recursos exigíveis e outros recursos escassos / críticos
- · Custos de contrato
- · Perfil de custo faseado no tempo – curva de custo
¶ Baseline contra a qual é medido o desempenho
¶ Mecanismo para determinar os progressos, os custos e as previsões
- · Custo Interno e do empreiteiro do trabalho realizado
- · Programação e desempenho de custos (Valor Acrescentado)
- · Custo final antecipado
¶ Meios pelos quais a empresa pode avaliar e analisar a sua visão coletiva em todos os projetos
O plano cobre todo o âmbito do projeto e pode estender-se por vários anos. Uma baseline do plano e seu perfil associado de custo é autorizada no ERP, por etapas, de acordo com o ciclo de vida de projeto da organização e as exigências relevantes da autoridade de financiamento. A baseline fornece uma referência acordada para a programação e o custo contra o qual o desempenho pode ser medido. Previsões do cronograma do projeto e do custo oferecem a visibilidade do resultado esperado.
Resumo
Embora a maior parte disto parece bastante rudimentar, é surpreendente como muitas organizações de grande dimensão e responsabilidade, têm lacunas significativas nos seus processos de gestão de projetos, especialmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele é planeado pode ser o lugar óbvio para começar, mas as organizações muitas vezes perdem de vista outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem intencionados voltem a divergir dos padrões e processos definidos na empresa. Isto pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer visualizações precisas consolidadas em todo o portfólio de projetos da organização.
