O que é um Plano de Projeto?

Adaptado de Ten Six

As grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, devem considerar importante criar normas e métodos a que todos os projetos devam aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de sumarizar e avaliar o desempenho global dos projetos de toda a organização, bem como olhar para a capacidade dos recursos e outros indicadores-chave de desempenho.

Recentemente, trabalhei com uma organização que implementou o Primavera P6 e foi necessário definir esses padrões. Começaram por responder a uma pergunta básica acerca do que era um plano de projeto. Uma pergunta fácil e tantas ideias e percepções diferentes.

A base de um plano de projeto

Algumas ideias fundamentais em que assentou o conceito de método de plano de projeto. Todos os projetos são descritos num documento que define os objetivos e o âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e é preparado em Primavera P6. O plano prevê uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto serão alcançados, mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem realizadas e os recursos necessários. Ele é utilizado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isto fornece a base para o orçamento do projeto, através da integração do plano de Primavera P6 com, por exemplo, o ERP (a ferramenta de contabilidade do projeto).

Um plano de projeto é:

¶ Estrutura

• · Estrutura de Planeamento da Empresa (EPS)
• · Work breakdown structure (WBS)
• · Os pacotes de trabalho

¶ Sequência de eventos necessários para atingir os objetivos do projeto

• · Atividades e Milestones
• · Agendamento de Tempo e Lógica
• · Incluir tratamento de riscos

¶ Veículo para o planeamento dos recursos necessários e o custo da entrega

• · Todos os recursos exigíveis e outros recursos escassos / críticos
• · Custos de contrato
• · Perfil de custo faseado no tempo – curva de custo

¶ Baseline contra a qual é medido o desempenho

¶ Mecanismo para determinar os progressos, os custos e as previsões

• · Custo Interno e do empreiteiro do trabalho realizado
• · Programação e desempenho de custos (Valor Acrescentado)
• · Custo final antecipado

¶ Meios pelos quais a empresa pode avaliar e analisar a sua visão coletiva em todos os projetos

O plano cobre todo o âmbito do projeto e pode estender-se por vários anos. Uma baseline do plano e seu perfil associado de custo é autorizada no ERP, por etapas, de acordo com o ciclo de vida de projeto da organização e as exigências relevantes da autoridade de financiamento. A baseline fornece uma referência acordada para a programação e o custo contra o qual o desempenho pode ser medido. Previsões do cronograma do projeto e do custo oferecem a visibilidade do resultado esperado.

Resumo

Embora a maior parte disto parece bastante rudimentar, é surpreendente como muitas organizações de grande dimensão e responsabilidade, têm lacunas significativas nos seus processos de gestão de projetos, especialmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele é planeado pode ser o lugar óbvio para começar, mas as organizações muitas vezes perdem de vista outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem intencionados voltem a divergir dos padrões e processos definidos na empresa. Isto pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer visualizações precisas consolidadas em todo o portfólio de projetos da organização.