No mundo da gestão do projeto, as coisas correm mal! Esta é uma característica inerente aos planos, nunca correm conforme planeados. É por isso que bons gestores de projeto irão registar e acompanhar os riscos associados às atividades do projeto. Ainda assim, é difícil encontrar todos os riscos que podem estar escondidos dentro do cronograma do projeto. Por isso que alguns gestores de projeto adotam a prática de adicionar um ‘buffer’ de tempo na programação.
Sim. Tal como uma reserva de gestão ou reserva de
contingência está incluída num orçamento como um item de linha, os gestores de
projeto podem incluir uma «almofada» (‘buffer’) de tempo como um item de linha
na programação. Então estes ‘buffers’ de tempo são uma forma geralmente aceite
para explicar questões desconhecidas no cronograma. Se não usar esta «almofada»
de tempo como item de linha o mais provável é que, involuntariamente, esconda
estes ‘buffers’ de tempo dentro do plano de qualquer maneira.
Vamos discutir estas «almofadas» de tempo nos planos e a
prática de as tornar visíveis. Temos de compreender que a sua utilização é
outra ferramenta daquelas a que os gestores de projeto podem recorrer.
Deve ou não estar escondida?
A primeira questão é se esta «almofada» deve ser escondida
ou deve estar visível. Para projetos de tempo e materiais, de forma definitiva,
não faz qualquer sentido esconder este ‘buffer’ já que está garantido o
pagamento de todo o tempo gasto no projeto. Mas para contratos de preço fixo,
em que nos comprometemos a um custo fixo do projeto e uma data estabelecida de
entrega, a existência de um ‘buffer’ escondido pode ser adequada. Geralmente
num contrato de preço fixo não se mostra a margem de lucro e isto é uma prática
standard aceitável. Da mesma forma pode ser aceitável não mostrar a margem de
tempo para a data de fim do projeto.
Se não é utilizado um ‘buffer’ de tempo visível, como
descrevemos, então o mais provável é estarmos a esconder ‘buffers’ não
declarados. Por exemplo, podemos estra a exagerar o tempo e o custo de
atividades individuais. Isto é conhecido como «engordar» as atividades. ‘Engordar’
é a adição de tempo e / ou custo a uma atividade para fornecer uma estimativa
conservadora do tempo de atividade e / ou de metas de custo. Assim, «engordar»
as atividades é uma das principais formas de ‘buffer’ escondido dentro de um
cronograma.
Atitude perante o projeto
Outro processo é ser pessimista. Quando são fornecidas
estimativas de duração de três pontos (otimista, mais provável, pessimista), usa-se
os valores mais pessimistas para produzir um plano conservador. Mais uma vez,
esta é uma forma de ‘buffer’ de tempo escondido. Outros processos, incluem,
ignorar as curvas de aprendizagem ou a introdução de ‘ramp-up’ ou fatores de
mobilização.
Embora, possa ser legítimo esconder ‘buffer’ num contrato de
preço fixo, é recomendável que sempre torne os seus ‘buffers’ visíveis. É
prática geralmente aceite que os gestores de projeto podem possuir ‘buffers’ de
tempo para ajudar a ajustar para imprevistos.
Mais uma vez, a reserva de gestão de orçamento é uma prática
amplamente aceite.
Mudar a atitude dos ‘donos de obra’
Nem sequer é grande extrapolação a partir daqui incluir
também contingências orçamentais de tempo. Os ‘buffers’ de tempo visíveis
também promovem a transparência e abertura num projeto entre o gestor de
projeto e outras partes interessadas. O uso de ‘buffers’ visíveis também
incentiva os membros da equipe do projeto a serem abertos e honestos sobre seus
próprios ‘buffers’ de tempo.
O objetivo deve ser otimizar a programação para alcançar os
objetivos de custo e tempo de uma forma atempada e eficiente. Depois, pode
concentrar-se numa margem de segurança, no final da cadeia de projeto e
utilizar apenas quando o risco se materializa.
