«Almofadas» de tempo no plano

No mundo da gestão do projeto, as coisas correm mal! Esta é uma característica inerente aos planos, nunca correm conforme planeados. É por isso que bons gestores de projeto irão registar e acompanhar os riscos associados às atividades do projeto. Ainda assim, é difícil encontrar todos os riscos que podem estar escondidos dentro do cronograma do projeto. Por isso que alguns gestores de projeto adotam a prática de adicionar um ‘buffer’ de tempo na programação.

Sim. Tal como uma reserva de gestão ou reserva de contingência está incluída num orçamento como um item de linha, os gestores de projeto podem incluir uma «almofada» (‘buffer’) de tempo como um item de linha na programação. Então estes ‘buffers’ de tempo são uma forma geralmente aceite para explicar questões desconhecidas no cronograma. Se não usar esta «almofada» de tempo como item de linha o mais provável é que, involuntariamente, esconda estes ‘buffers’ de tempo dentro do plano de qualquer maneira.

Vamos discutir estas «almofadas» de tempo nos planos e a prática de as tornar visíveis. Temos de compreender que a sua utilização é outra ferramenta daquelas a que os gestores de projeto podem recorrer.

Deve ou não estar escondida?

A primeira questão é se esta «almofada» deve ser escondida ou deve estar visível. Para projetos de tempo e materiais, de forma definitiva, não faz qualquer sentido esconder este ‘buffer’ já que está garantido o pagamento de todo o tempo gasto no projeto. Mas para contratos de preço fixo, em que nos comprometemos a um custo fixo do projeto e uma data estabelecida de entrega, a existência de um ‘buffer’ escondido pode ser adequada. Geralmente num contrato de preço fixo não se mostra a margem de lucro e isto é uma prática standard aceitável. Da mesma forma pode ser aceitável não mostrar a margem de tempo para a data de fim do projeto.

Se não é utilizado um ‘buffer’ de tempo visível, como descrevemos, então o mais provável é estarmos a esconder ‘buffers’ não declarados. Por exemplo, podemos estra a exagerar o tempo e o custo de atividades individuais. Isto é conhecido como «engordar» as atividades. ‘Engordar’ é a adição de tempo e / ou custo a uma atividade para fornecer uma estimativa conservadora do tempo de atividade e / ou de metas de custo. Assim, «engordar» as atividades é uma das principais formas de ‘buffer’ escondido dentro de um cronograma.

Atitude perante o projeto

Outro processo é ser pessimista. Quando são fornecidas estimativas de duração de três pontos (otimista, mais provável, pessimista), usa-se os valores mais pessimistas para produzir um plano conservador. Mais uma vez, esta é uma forma de ‘buffer’ de tempo escondido. Outros processos, incluem, ignorar as curvas de aprendizagem ou a introdução de ‘ramp-up’ ou fatores de mobilização.

Embora, possa ser legítimo esconder ‘buffer’ num contrato de preço fixo, é recomendável que sempre torne os seus ‘buffers’ visíveis. É prática geralmente aceite que os gestores de projeto podem possuir ‘buffers’ de tempo para ajudar a ajustar para imprevistos.

Mais uma vez, a reserva de gestão de orçamento é uma prática amplamente aceite.

Mudar a atitude dos ‘donos de obra’

Nem sequer é grande extrapolação a partir daqui incluir também contingências orçamentais de tempo. Os ‘buffers’ de tempo visíveis também promovem a transparência e abertura num projeto entre o gestor de projeto e outras partes interessadas. O uso de ‘buffers’ visíveis também incentiva os membros da equipe do projeto a serem abertos e honestos sobre seus próprios ‘buffers’ de tempo.

O objetivo deve ser otimizar a programação para alcançar os objetivos de custo e tempo de uma forma atempada e eficiente. Depois, pode concentrar-se numa margem de segurança, no final da cadeia de projeto e utilizar apenas quando o risco se materializa.