Mostrar as Variâncias

Este procedimento permite mostrar uma barra que mostra as diferenças entre as datas da baseline e as datas correntes. O P6 não tem incluída uma barra de variância mas há um modo de a criar. Vamos usar um exemplo em que as datas da baseline são as correspondentes à baseline primária e queremos mostrar a barra de Variância para o fim.

Os passos são os seguintes

Vá para Enterprise User Define Fields e adicione 2 novos user define fields. Para o primeiro, garanta que o Data Type é definido para Start Date. Para o segundo defina o Data Type para Finish Date.
Vá para Tools Global Change e crie uma nova global change. Vamos denominá-la “Store Variance Date”.
Na declaração Then estabeleceremos o primeiro parâmetro como user defined field da Start Date que criámos atrás, e tornamo-lo igual à data de baseline que pretendemos usar. Neste exemplo utilizaremos o BL1 Finish, por queremos a variância de fim.
Adicione uma nova linha à declaração de Then. Defina este parâmetro como a data de Fim do user defined field que foi criado no passo 1 e ponha-o igual à data corrente que quer usar. Neste exemplo será Finish porque pretendemos usar uma variância de fim. Clique OK.

Clique Apply Change para aplicar a Global Change. De seguida na janela de relatório clique em Commit Changes. Irá perguntar se quer guardar o ficheiro do relatório e isso é consigo fazer ou não.
Quando terminar a aplicação da global change, vá para View Bars para adicionar uma nova barra no botão Add.

Dê à barra o nome que quiser, por exemplo “Variance Bar”. Na coluna Timescale escolha User Dates. Na coluna de User Start Date coloque a Start date do user defined field criado atrás. Na coluna de User Finish date ponha a Finish date do user defined field criado. Qualquer formatação a fazer a isto será opcional. Clique OK. Está feito!

Barra de Variância para Milestones

Se pretender mostrar a Variância nas Milestones o processo é o mesmo excepto que a Global Change deve ser a seguinte (porque as Start Milestone só têm data de início).

Para ver somente as variâncias das Milestones deve alterar o filtro de All Activities para Milestones no menu de Bars.

Layouts obrigatórios em P6

Para o ajudar a tirar proveito dos poderosos recursos de layout do P6 aqui está uma pequena antevisão de 10 layouts imperdíveis que deve usar no primavera P6 com as ferramentas simples de Agrupamento, Classificação, Filtro e Coluna... desde ontem. Então vamos começar!

Ah, e não se preocupe – vamos mostrar-lhe como construir cada layout P6 passo a passo.

1.   Layout 1: Desenvolver agendamentos

Para começar, ao criar um cronograma, certifique-se de usar o layout abaixo para ter todos os campos-chave claramente visíveis e fáceis de encontrar.  O separador Relationships no painel Detalhes é vital porque é usado para adicionar relações lógicas entre atividades na agenda.

Este layout é agrupado por WBS e classificado por ID de atividade.

Veja como construir o Layout:

1. Group & Sort

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

2.         Layout 2: Analisar calendars

Você precisa garantir que os calendários corretos sejam atribuídos às atividades ao trabalhar com agendamentos devido ao efeito dos calendários nos cálculos do Total  Float nas Datas de Atividade.

O layout usado para analisar calendários é agrupado por Calendário >WBS e classificado por Calendário, como você pode ver abaixo.

Veja como construir o Layout:

1. Group & Sort

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

3.   Layout 3: Analisar constrangimentos

As restrições são usadas principalmente para os milestones de início do projeto, milestones contratuais e milestones externos. Mas, às vezes, eles são usados dentro das atividades de trabalho do agendamento, talvez com o constrangimento ‘o mais tarde possível’, por exemplo.

Ao rever o agendamento do contractor, certifique-se de verificar os constrangimentos aplicados para garantir que as restrições não sejam usadas no lugar da lógica de agendamento para direcionar datas.

O layout usado para analisar restrições é agrupado por Constrangimentos Primários >WBS e classificado por ID de Atividade, como você pode ver abaixo.

Veja como construir o Layout:

1. Group

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

4.   Em suma

 Esta é uma pequena apresentação dos passos para utilizar o P6 com domínio das apresentações. Seguidamente farei um artigo sobre a definição de pré-impressão dos layouts.

Extensões de tempo e Atualização do Plano

Os contratos especificam como é que um Empreiteiro tem direito a uma extensão da data de conclusão devido a eventos atribuíveis à Companhia cliente e estes devem ser determinados no âmbito de uma situação com estes fatores:

• A data de conclusão deve ser entendida pelo impato do evento, tal como é demonstrado pela lógica do plano.
• Assim só haverá direito a uma extensão da data de conclusão se o evento afeta o caminho crítico da rede do plano, ou seja, a cadeia de atividades sem folga.
• Portanto o cálculo da extensão de data de conclusão está portanto totalmente dependente da integridade da rede do plano.

O que caracteriza essa integridade:

A. Corresponde à integridade do plano inicial, submetido para revisão do Cliente e, após aprovação, transformado em baseline.
B. A integridade de cada atualização do plano.

O propósito deste post é fornecer alguma orientação para a realização das atividades envolvidas com o ponto 2 – atualizações do plano.
 

Atualização regular do plano

O contrato requer que o empreiteiro atualize o plano do projeto periodicamente (usualmente o período definido contratualmente é o período de 30 dias de calendário) e a evidência de que a data contratual do projeto se mantém e quais as milestones contratuais foram alcançadas ou atrasadas.

No final de cada período, a atualização consiste em introduzir:

1. A data de início real das atividades que começaram de fato durante o período;
2. A data de conclusão real das atividades completadas durante o período;
3. As durações remanescentes de cada atividade que se encontra em progresso;
4. Qualquer evento que ocorreu no período entre as duas datas de atualização e que causou um atraso ou modificação à rede do plano do projeto.
5. As modificações à rede de atividades do plano resultantes do melhor conhecimento alcançado durante o período acerca do projeto, como uma melhor precisão nas estimativas de quantidades, nos volumes de trabalho, na sequência, etc. que permite refinar o plano para a frente.

Portanto a atualização consiste em ajustar o agendamento do tempo de acordo com a passada performance e refinar o plano das atividades futuras.

Quando se atualiza o plano (de acordo com os 5 passos acima), o planeador usa e baseia-se num conjunto de informação, incluindo:

• Relatórios do trabalho real completado, documentos emitidos, ordens de compra colocadas, etc.
• Atas de reunião, permitindo identificar as questões, sobretudo as emitidas pelo Cliente que devem ser refletidas.
• Registo de tendências, identificando questões colocadas.

Logo que estes 5 passos são realizados, o planeador irá calcular de novo o plano, realizando um forward pass, o que irá fornecer as últimas datas previstas para as atividades futuras e a Data de Conclusão do Projeto (PF).

A previsão da PF é uma estimativa que irá mudar na próxima atualização do plano. Não têm de ser tomadas ações em cada atualização do plano mesmo que a data de conclusão deslize para além da data de conclusão requerida.
Se a PF se mantiver consistentemente atrasada por várias atualizações do plano (por exemplo, por 3 períodos sucessivos), o Planeador deverá considerar um passo 6 na atualização do plano: Replanear.

6.   Isto irá consistir numa revisão dos caminhos críticos, da sequência e duração das atividades e da identificação das mudanças que podem ser feitas à execução, tal como realizar atividades em paralelo, incrementar os recursos para reduzir a duração das atividades, altera a sequência do trabalho ou o método, de forma a rever ter para a data original de PF.

Numa perspetiva contratual e comercial, a atualização do nível 3 do plano é altamente crítica visto que o nível 3 é a única ferramenta que identifica totalmente e suporta a existência de uma ligação causal entre os eventos e as suas consequências: um atraso das atividades do caminho crítico.

Só com suporte no nível 3 pode o Empreiteiro estabelecer firmemente o seu direito a uma Extensão de Tempo (ET) e identificar a parte responsável.

Extensão de Tempo

Se um evento importante impacta o caminho crítico, só o trabalho de replaneamento permitirá quantificar a dimensão desta ET e, como consequência, o custo que o Empreiteiro poderá reclamar (custos derivados do tempo).

Os caminhos críticos ficarão definidos com maior precisão e serão alterados durante a execução do projeto. Como o impacto ao caminho crítico está na base do cálculo de uma ET, é essencial que as atualizações do plano reflitam adequadamente o caminho corrente e o caminho crítico. Isto significa que o plano de nível 3 deve estar baseado no plano de execução atualizado pelo Empreiteiro do Contrato por forma a permitir avaliar o verdadeiro impacto de qualquer evento.

Todos os atrasos, adicionalmente, com origem no Cliente devem ser refletidos na atualização do plano já que é obrigação do Empreiteiro pelo contrato atualização regular do nível 3 com todos os impactos. Não registar um evento de atraso minimizará o direito do Empreiteiro a uma Extensão de Tempo. está assim entendida a importância de planear e acompanhar o nível 3 com rigor.

Reporting de Risco em Projetos

Os projetos devem ser reportados ao cliente com regularidade, semanal ou mensal. A maioria deles têm muitas vezes regras predefinidas com alguma profundidade para medida do trabalho realizado e seu controlo. Este é o reporting normal de progresso, mas se precisarmos de reportar os riscos e as questões em aberto, como devemos fazer?

As normas de gestão de projeto têm alguma orientação para reporting de informação de risco?

Não. A prática de risco do PMI não inclui nada e o PMBoK fala só acerca de relatórios de performance, mas não fornece nenhum detalhe sobre o que devem estes relatórios incluir. Assim, cada um e em cada caso deve ser definida o conteúdo dos relatórios.

O que deve ser incluído num interface gráfico de gestão de risco?

Para um relatório para a gestão sénior só deve relatar os riscos em aberto por projeto e / ou os riscos em aberto por categoria (âmbito, orçamento, plano, etc.). isto irá permitir ver se há uma área como o plano em que há maior impacto de risco nos projetos.
Não incluir:

• Número total de riscos gerais
• Riscos fechados
• Riscos com um status de impacto baixo ou médio

A razão para isto é que a gestão sénior não pode fazer muito, se alguma coisa, com esta informação. O número de riscos é por si só uma informação sem significado. Alguns podem ser muito pequenos, alguns projetos podem só ter uns poucos mas podem ser muito significativos. Uma forma melhor seria reportar sobre o impacto do risco – qual o custo de todos estes riscos se ocorrerem?

A abordagem mais adequada será confirmar junto da gestão qual a informação que lhes interessa ver. Não penso que o número de riscos ou os riscos fechados seja informação que eles necessitam para tomar decisões acerca do projeto. Os riscos por categoria, ou riscos com classificação de impacto «alto» são muito mais significativos.

Devo mostrar as tendência do risco ao longo dos meses?

Não. O que vai a gestão fazer com esta informação? No início do projeto são identificados muitos riscos e depois fechamos alguns e abrimos novos. Se num determinado mês se realiza uma revisão dos riscos e se identificam mais 50 as tendências vão ficar todas baralhadas. O melhor será em termos de tendências mostrar a situação para um período largo de tempo. 

Pode utilizar-se uma seta para indicar se o perfil de risco global do projeto está a subir ou a descer, ou usar uma métrica para mostrar se há mais ou menos riscos de «alto» impacto ou se as implicações de custo decorrentes da mitigação de risco subiram ou desceram.

E então como reportar as questões e problemas?

Para a gestão sénior só deve mostrar as questões de alta prioridade e em aberto. Em termos de progresso, importa mostrar as questões de «alta» prioridade fechadas durante este mês. Isto mostra o progresso que se está a realizar na resolução de questões, mesmo quando surgem novas questões. Se não fizer dessa forma, o relatório mostrará que existem 20 questões abertas com um status de «alta» prioridade este mês e novas 20 questões abertas. Contudo estas podem ser 20 questões completamente diferentes. Sem muito mais detalhe, como nomes das questões e descrição (o que certamente os sponsors não tem interesse em percorrer), não será fácil ver que estamos a resolver as questões e podem assumir que não estamos a enfrentar os problemas no projeto.

Incluam também as 10 mais importantes questões, com descrições a planos de ação. No caso em que o input dos sponsors é importante para a resolução das questões, não nos podemos esquecer de as incluir no relatório e são salientadas as que necessitam da sua decisão.

Aqui a melhor abordagem é conhecer o que a gestão sénior tem necessidade e pretende saber. Para isso não há como perguntar. Se os sponsors não sabem, apresente-lhes os gráficos e relatórios durante alguns meses e depois peça pelo feedback sobre o que pensam e que mais informação acham que necessitam para desempenharem as suas funções no projeto – tomada de decisão, governação e supervisão.

Luís Quintino

Usar os Tipos de Percentagem Física e de Duração no Primavera P6

Se procuramos uma forma rápida de atualizar o progresso no seu plano em Primavera P6 ou se quer descrever o progresso do trabalho que não tem uma taxa uniforme de produção, então deve familiarizar-se com os diferentes tipos de Percentagem de Conclusão.

Começamos com uma situação em que já tem um cronograma e uma baseline associada. Há necessidade de atualizações semanais precisas sobre o projeto e precisa de uma maneira eficiente e correta de apresentar o progresso das atividades de modelagem. Este é a questão onde os diferentes tipos Percentagem de Conclusão em Primavera P6 vêm mesmo a calhar.

A forma mais simples e rápida de atualizar o progresso das atividades é usar a Percentagem de Conclusão da Duração. A duração remanescente é automaticamente calculada com base na % duração concluída introduzida.

Se tiver uma atividade que tem uma taxa de produção não uniforme a Percentagem Física de Conclusão é a melhor escolha para a percentagem de conclusão. Neste tipo de percentagem de conclusão quer a percentagem de conclusão quer a duração remanescente devem ser introduzidas.

Se o seu setor for o da manufatura e da fabricação de peças, então o tipo Percentagem de Conclusão de Unidades pode ser melhor para descrever a % de unidades concluídas. Usar o tipo de duração correto é, ainda, importante para acompanhar de forma eficiente e realista o andamento das atividades no Primavera P6.

Nest post explica-se como usar ambos os Pshysical e Duration Percent Complete em Primavera P6 para descrever o trabalho que está a ser realizado no projeto. Ele não entra em detalhes sobre o Units Percent Complete.

Cenário em Primavera P6

A tarefa é atualizar o plano da fase de estruturas do projeto de construção da Figura 1.

Figura 1

Todas as atividades do projeto são sequenciais e tem a clássica relação Finish-to-Start. A programação é bastante normal, exceto para a função de Steps, que foi utilizado para descrever a atividade Foundation Lay, e o lag de 120 horas (5 dias) o intervalo decorrido de tempo de cura entre a Foundation Lay e Stike Forms. Note que às duas atividades são atribuídos a Physical Percent Complete Tipo e às restantes Duration Percent Complete.

Atualizações de Physical Percent Complete

O tipo de Physical Percent Complete é necessário para as atividades que têm Steps atribuídos. Além disso, é o método preferido de atualização de atividades quando a taxa de produção de trabalho é não-informal. Por exemplo, a equipa pode ter uma curva de aprendizagem que fará com que o progresso nos primeiros dias possa ser mais lento do que nos dias restantes. 

A atividade de Physical Percent Complete atividade também pode exigir a mobilização não especificada de material e equipamento que faz com que o primeiro dia de progresso possa ser mais lento. A Physical Percent Complete é capaz de responder a ambas as curvas de mobilização e de aprendizagem.

Atualizações de Duration Percent Complete

Mais uma vez a característica distintiva da atualização do tipo Duration Percent Complete é que o Primavera P6 calculará automaticamente a duração remanescente quando introduz a % de duração completa. Esse cálculo é instantâneo. Para levar o Primavera P6 a calcular a duração remanescente, depois de introduzir a data de conclusão prevista para o tipo de Physical Percent Complete tem primeiro que recalcular o cronograma. Em outras palavras, o cálculo não é instantâneo como o da Duration Percent Complete.

Semana Um Atualização Física de Steps

Figura 2

Note-que as atividades Notice to Proceed and Structural Phase Start estão concluídas. Selecione a atividade Foundation Lay e selecione o separador Steps nos detalhes de baixo, mais uma vez, veja a Figura 2. Há três steps associados à atividade Fundação Lay. Marque a caixa Complete no conjunto de linhas de formulários para declarar os Set Forms concluídos.

Para a etapa de Lay Rebar defina o Step para 50%. Agora selecione a separador de Status, Figura 3, nos detalhes de fundo e observe que a atividade de 10 dias está 50% concluída.

Figura 3

Além disso, observe que a duração remanescente aparece ainda como 10 dias. O que aconteceu? Bem, nada, o que é precisamente o ponto. Quando usa o Physical Percent Complete tem que digitar a duração remanescente mesmo estimada, o Primavera P6 não calcula esse valor de forma automática.

Para descrever o tempo remanescente numa atividade de tipo Physical Percent Complete, tem duas opções: 1) introduzir a Expected Finish Date e o Primavera P6 irá calcular a duração remanescente (mas só depois de pedir ao Primavera P6 para recalcular o agendamento) ou 2) inserir diretamente a duração remanescente. Na Figura 4, a duração restante é inserido diretamente como 5 dias.

Figura 4

Depois de introduzir a duração remanescente, e, portanto, concluir o status do projeto para a primeira semana, mover a data date e recalcular o cronograma. O projeto deve ser semelhante à Figura 5.

Figura 5

Semana Dois Atualização Física de Steps

Continue a destacar a atividade Foundation Lay na janela de atividades. Volte para o separador Steps na visão de detalhes e marcar o Lay Rebar e Pour Concrete como concluídos, Figura 6.

Figura 6

Vá então para o separador Status e defina a atividade Lay Foundation como completada, Figura 7.

Figura 7

Depois de introduzir o status para a semana dois, mova a Data date e recalcule o agendamento, Figura 8.

Figura 8

Semana Três Atualização de Status de Duração

O status de semana três é Muito mais simples. Primeiro, selecione a atividade Strike Forms na janela de atividades, basta selecionar a separador Status e marcar a atividade Strike Forms como começou e terminou, Figura 9.

Figura 9

Este é a atividade em Duration % Complete que não é milestone nem Level Of Effort no cronograma do projeto. Mais uma vez, mudar a Data Date e recalcular o cronograma, Figura 10.

Figura 10

Semana Quatro Atualização Física

Mais uma vez vamos usar o Physical % Complete para descrever o progresso do projeto. A atividade é para construir as paredes exteriores. Este projeto tem uma distribuição de produtividade não-uniforme. Deve-se à mobilização necessária de materiais e equipamentos no dia-1 da atividade. A equipa também era nova na construção deste tipo de parede, então tiveram uma curva de aprendizagem. Em outras palavras, o grupo levou 5 dias para a construção de 41,67% de parede e apenas a 5 dias para construir o restante 58,3% da parede.

Para atualizar o projeto para a semana 4, primeiro selecione Exterior Walls na janela de Atividades. Em seguida, selecione o separador Status nos detalhes de fundo e introduzir 41,67% (5 dias / duração de 12 dias) para o Physical % Complete, Figura 11.

Figura 11

Como de costume, o período remanescente ainda está listado como toda a duração da atividade. Digite uma data de Expected Finish para 06 de fevereiro. Para atualizar a duração remanescente com base na data de término prevista mover a Data Date e recalcular o cronograma. O Primavera P6 irá calcular a duração remanescente, Figura 12.

Figura 12

Semana Cinco Status de Atualização Física

Assegure-se que a atividade Exterior Walls está selecionada na janela de Atividades. Verifique o cheque de Finish para introduzir o status, mova a Data Date e recalcule o cronograma. O projeto aparecerá similar à Figura 13.

Figura 13

Note que a data de fim de 6 de Fevereiro, com a duração original de 12 dias e a duração real de 10 dias.

Semana Seis Atualização de Status de Duração

A atividade Interiores Walls foi construída por uma equipa muito experiente e assim, não havia nenhuma curva de aprendizagem. Além disso, os atrasos de mobilização foram imateriais. Para a primeira semana de trabalho na atividade Interior Walls definir a Duration % Complete como 50%, Figura 14.

Figura 14

O Primavera P6 calculará automaticamente a duração remanescente da atividade de 10 dias como 5 dias. Avançar a Data date uma semana e recalcular o cronograma. O gráfico de Gantt será semelhante à Figura 15.

Figura 15

Semana Sete Atualização de Status de Duração

Continue e selecione atividade Interior Walls. Defina a Duration % Complete para 100% e o Primavera P6 irá calcular a duração remanescente como 0 dias, Figura 16.

Figura 16

Mova a Data date. Recalcule o cronograma e verá o gráfico de Gantt final desta demonstração como se vê na Figura 17.

Figura 17

Em Conclusão

O Primavera P6 tem diferentes tipos % de conclusão para responder a necessidades da atualização de status.

A Duration % Complete é a mais simples de usar quanto a duração remanescente é automaticamente calculada pelo Primavera P6 logo que a % de conclusão é inscrita.

O Physical % Complete requer o passo adicional de entrar ou a duração remanescente ou a data de Expected Finish. O Physical % Complete é mais preciso para modelar a taxa de produção não-uniforme. Também é necessário quando os passos são usados para fornecer mais definição a uma atividade na barra do gráfico de Gantt.

Praticar na aplicação das diferentes técnicas de tipos de % no Primavera P6 para realizar as atualizações regulares de progresso realistas do projeto. Pode descarregar o cronograma de exemplo aqui.

Não se esqueça depois de importar de guardar a Baseline, antes de realizar os passos da demonstração.