Selecção de Software de Gestão de Projecto

O software de gestão de projecto é desenvolvido por dezenas de fabricantes com as mais variadas funcionalidades e sofisticação e correspondentes variações de preços. O problema que se pôe às empresas é como encontrar a ferramenta adequada. Esta não é uma tarefa fácil porque não dispomos da possibilidade filtrar todo o «barulho» de marketing, que permita seleccionar a ferramenta certa para a situação ou para a nossa carreira.

Tipos de projectos que fazemos	Categoria de Software
Programas com sub-projectos múltiplos com uma grande equipa e dependências complexas entre as actividades	4
Projecto estratégico: afecta múltiplos depart6amentos ou organizações com um grande orçamento e uma grande equipa, fornecedores externos com muitos stakeholders	3 ou 4
Projecto cliente – fornecedor: equipa de 3 a 8 pessoas com um importante orçamento e um prazo fixo e complexidade na sequenciação de membros da equipa, fornecedores e materiais	2 ou 3
Pequeno projecto: realizado para outro departamento ou para um cliente externo. Equipa de 3 a 5 pessoas, sem orçamento e com uma data de entrega importante	1 ou 2
Projectos ad-hoc: realizados dentro do departamento com uma equipa de 2 ou 3 pessoas incluindo o gestor do projecto e demora menos de um mês sem orçamento e uma data de entrega flexível	1

Os profissionais usam software da categoria 3.

As Categorias de Software

O software disponível encaixa nestas categorias com grandes diferenças de preço conforme vamos subindo a escada.

1. Software web ou baseado na cloud que conserva a informação de projecto com planeamento limitado e permitindo a distribuição de informação, acompanhamento de problemas e colaboração entre os membros da equipa. Se não necessitar de acompanhar de perto o progresso ou fazer relatórios de status, este tipo de software é suficiente. Alguns exemplos Apolo e Dotproject.
2. Software de cloud ou instalado que oferece planeamento com datas de início e fim para cada actividade. Quando a situação muda, terá de introduzir novo início e fim. Se não está a gastar muito dinheiro no projecto e se este é de importância menor este software permite-lhe acompanhar o projecto, saber onde está e reportar o progresso. Exemplos são o iManageProject e Quickbase.
3. Software instalado ou de cloud que possui algoritmos para optimizar um plano e a construção de um orçamento para o projecto. Pode introduzir as actividades, o trabalho / duração das mesmas, precedências e disponibilidade de recursos. O software calcula o plano e o orçamento e fornece ferramentas avançadas para detecção de problemas e modelação de situações. O software de categoria 3 é aquele que é usado pelas pessoas que habitualmente gerem projectos. Exemplos deste são Microsoft Project e Oracle.
4. O software de servidor para gerir centenas de projectos, equipas com muitas pessoas e portfólios de projectos. O software empresarial de gestão de projectos custa muitos milhares de euros. Exemplos são Microsoft Project e Oracle, cada um com a sua versão de portfólio.

As duas primeiras categorias são adequadas para projectos mais pequenos. As capacidades são limitadas assim como a curva de aprendizagem. A sua ineficiência e falta de capacidade é um pequeno incómodo porque o projecto só tem umas poucas pessoas e uma duração curta. O custo deste software é baixo , mas estas não são ferramentas dirigidas a profissionais que regularmente gerem projectos.
O passo grande é o salto da categoria 2 para a 3. Neste ponto, o software muda de plano estático, em que as datas e durações são introduzidas manualmente, para dinâmico dirigido pelos recursos e as dependências. O plano actualiza-se automaticamente sempre que se adiciona ou remove recursos ou a sequência das actividades. Estas funcionalidades poupam muito tempo aos gestores de projecto na criação, optimização e actualização. A curva de aprendizagem é muito mais ingreme e o investimento só vale a pena se o projecto for crítico para a organização e a gestão pretender ter a possibilidade de identificação e correcção precoce. Estas soluções tornam-se indispensáveis quando se trata de projectos de complexidade ou de grande dimensão ou programas com múltiplos sub-projectos
Luís Quintino.