Renumerar as Activity ID no Primavera P6

A numeração de atividades no Primavera P6 quando se usa o processo padrão fica com o formato A1000, A1010 e etc.

Entretanto em alguns contratos, o controlo do projeto solicita que seja introduzida alguma inteligência nessa codificação e muitas soluções podem ser adotadas.

Figura 1

Como se pode fazer isso? Podemos mudar a letra ‘A’ por uma expressão que mostre a WBS e por exemplo a fase técnica abrangida.

Figura 2

Primeiro serão selecionadas as atividades que necessitam ser renumeradas. Depois vamos a Edit à Renumber Activity ID.

Figura 3

Selecione “Auto-number”. E Introduza um Prefixo como C para construção e T para trabalhos de Terras, ficando assim o prefixo C.T.

Figura 4

Clique OK.

Figura 5

Os IDs da atividade foram alterados.

Pode usar o mesmo processo para outras atividades que correspondam aos mesmos critérios de codificação definidos.

A utilização de codificação avançada nos Ids das atividades facilita a filtragem avançada das atividades e o reporting e, por exemplo, a definição de curvas por especialidades.

Reporting com 4 Semanas Look Ahead no P6

Uma vez que o programa de agendamento foi criado, foi criada a baseline e começou a execução vai iniciar o processo de acompanhamento do progresso. Em apoio a este esforço, não é raro pretender mostra todas as atividades que ocorrem em digamos, os próximos 4 semanas.

Uma boa prática reconhecida incentiva a que se concentre em elencar os próximos passos necessários para manter o avanço do progresso do seu projeto. A beleza da Primavera P6 é que ele pode exibir tudo o que começa ou está em progresso ao longo dos próximos 4 semanas. Estes são os próximos itens do trabalho no seu cronograma do projeto.

O Primavera P6 Professional tem características de filtro que permitem escrever uma rotina de filtro para exibir os itens da próxima etapa. Então, se está apenas relatando o que está próximo, no futuro próximo ou você quer acompanhar o progresso do cronograma, este recurso a um filtro apoio o esforço. Neste post vamos mostrar como criar um filtro para quatro semanas à frente para facilitar o acompanhamento do progresso.
A Figura 1 abaixo mostra um projeto de demonstração.

Figura 1

Este é um plano que progrediu um mês, Janeiro. As barras azuis no gráfico de Gantt indicam o trabalho concluído, enquanto o vermelho e verde indicam trabalho crítico e não crítico futuro, respetivamente. Para criar um filtro selecione o ícone de filtro, a Figura 2.

Figura 2

O que faz mostrar o diálogo de Filtros, Figura 3.

Figura 3

Este diálogo tem três secções: filtros padrão que vêm de fábrica com o P6, filtros globais criados pelo administrador do sistema e filtros definidos pelo utilizador. Queremos criar um filtro definido pelo utilizador, de modo a destacar na seção definida pelo usuário e selecione + Novo. Agora queremos capturar todas as atividades que começam nas próximas quatro semanas, de modo que a primeira linha de nosso filtro seja como na Figura 4.

Figura 4

O parâmetro que estamos a usar é 'Start'. A equivalência é "Within range of". O valor baixo é Data Date (DD). O DD é a última data até onde foi registado o progresso. A razão pela qual nós selecionamos DD e não a data atual (CD), que é a data de hoje, é porque queremos que as atualizações meçam o progresso desde a último dia em que foi gravado o progresso no nosso projeto.

Se essa é a nossa intenção, então queremos que as quatro semanas de foco devam começar na DD e não na CD, que pode ser diferente do DD. O valor alto é DD mais 4W (quatro semanas). Vamos testar o nosso filtro, Figura 5.

Figura 5

Na Figura 5 vemos que todas as atividades que começam nas próximas quatro semanas de fevereiro, são exibidas. O único problema é que as atividades que começaram em janeiro, mas continuam em fevereiro não são exibidos. Portanto, precisa adicionar uma outra linha de código para a rotina de filtro.

Na linha dois do nosso filtro capturamos todas as atividades que começaram em janeiro, mas estão em progresso durante as próximas quatro semanas de fevereiro. Como apresentado na Figura 6, o parâmetro é 'Activity Status, a equivalência é "igual", e o valor é "In Progress".

Figura 6

Com esta nova linha adicionada ao filtro, testamos a sua eficácia, ver Figura 7.

Figura 7

O que aconteceu? Agora o filtro não mostra nenhuma atividade.. O problema é que o primeiro parâmetro, que é o padrão, é ‘All of Foillowing?, Figura 8.

Figura 8

Isto coloca uma condição de And depois de cada linmha de código. Este ‘And’ significa que ambas as linhas de código, quer a primeira como a segunda, sejam verdadeiras para que essa atividade seja mostrada. Mas, não há atividades que respondam ao critério porque não pode haver atividades que estejam em progresso e se iniciem nas próximas quatro semanas. Na Figura 9 temos o código com o parâmetro correto que é ‘Any of the following’.

Figura 9

Como mostra a Figura 9, esta opção coloca o código ‘Or’ entre a primeira e a segunda linha. Agora o código do filtro captura todas as atividades que começam nas próximas quatro semanas ou estão em progresso. Na Figura 10 vemos o relatório resultante do agendamento.

Figura 10

Em Suma

A funcionalidade de Filtro do Primavera P6 é robusta e flexível e permite criar o código que suporte o reporting de progresso do agendamento.

O ponto-chave para se lembrar é observar se o seu parâmetro de origem está definido para "All of the following" ou "Any oif the following". Isso determina se todas as linhas de código devem ser verdadeiras para cumprir os critérios de filtro ou uma qualquer linha de código deve ser verdadeira. Este fato deve ser a primeira configuração a olhar para verificar como começa a solucionar o código de filtro. 

Solução do problema da rede aberta com atividades Start-to-Start

No Primavera P6, logo que todas as atividades estão definidas claramente e as durações correspondentes estimadas com precisão, o próximo passo no processo de programação é definir as relações entre essas atividades. Isto pode ser um processo ilusoriamente desafiador. Pode parecer que você tem todas as relações entre as atividades suficientemente definidas. Mas quando você iniciar o processo de atualização do plano do projeto tem uma lógica e erros do caminho crítico que são difíceis de detetar. Esses erros são provavelmente causados pela rede aberta em algum lugar na sua programação. Isto significa que as relações entre as atividades têm pontas soltas.

Uma relação suscetível a pontas soltas é a relação de Star-to-Start, onde a relação de início das atividades está claramente definida, mas a relação de fim das atividades não tem definição. Este é um problema de rede aberta. Este artigo discute o problema da rede aberta Start-to-Start (lag) e como resolver esta questão lógica com o Primavera P6.

Benefícios e armadilhas das relações Start-to-Start

A relação mais usada nas atividades no software de gestão de projeto é a de Finish-to-Start. Por exemplo, para as atividades Escavar vala e Colocar a tubagem uma relação Finish-to-Start no gráfico Gantt seria semelhante à Figura 1.

Figura 1

Para sistemas de trincheira / tubagem a atividade de assentamento do tubo pode começar antes da conclusão da atividade escavação da trincheira. Neste caso, você teria uma relação Finish-to-Start com um avanço, como exibido na Figura 2. O lead é a quantidade de tempo que a atividade Assentamento da tubagem pode ter início antes da conclusão da atividade Escavação trincheira. Neste caso, a atividade Assentamento da tubagem começa 7 dias antes do término da atividade Escavação trincheira. Esta lógica em que se usa leads pode ser um pouco confusa, já que assenta em começar uma atividade a partir de um fim desconhecido, e nem todos os clientes aceitam o uso de lags negativos.

Figura 2

É compreensivelmente mais simples definir a relação entre as atividades de Escavação trincheira e Assentamento da tubagem como uma relação de Start-to-Start com um desfasamento sobre a atividade tubulação com um lag, Figura 3. Isso, no entanto, deixa a conclusão dessas tarefas indefinida e cria uma rede aberta.

Figura 3

Plano de Exemplo

Na Figura 4 temos um projeto com seis atividades designadas de A a F. A atividade A é a milestone de início e está ligada tanto a atividade B e à atividade C - Escavação trincheira através de relações simples Start-to-Start. A atividade B liga-se com a atividade E com a relação clássica Finish-to-Start. Em seguida, vem a nossa atividade C- Escavação trincheira e atividade D - Assentamento da tubagem com uma relação de Start-to-Start incluindo um lag. A atividade D - Assentamento da tubagem está também ligada à atividade E com uma relação de Finish-to-Start. O projeto termina com uma relação Finish-to-Start entre as atividades E e F.

Figura 4

Lógica do exemplo e problemas do caminho crítico

Note que a atividade C - Escavação trincheira e atividade D - Assentamento da tubagem não estão no caminho crítico. Além disso, observe que elas não têm nenhuma relação a definir a conclusão. Neste cenário, o que acontece com o caminho crítico quando a atividade C - Escavação trincheira for adiada para além da atividade B? A resposta é exibida na Figura 5. Note duas coisas: a partir da Figura 5: 1) Atividade D - Assentamento da tubagem concluída antes da atividade C - Escavação trincheira, o que não pode acontecer na vida real; é ilógico. 2) Atividade C - Escavação trincheira e atividade D - Assentamento da tubagem ainda não estão no caminho crítico quando deveriam estar.

Figura 5

Solução da Rede aberta com Start-to-Start

Estes dois problemas são resolvidos por meio da adição de uma simples relação de Finish-to-Finish entre as atividades atividade C - Escavação trincheira e atividade D - Assentamento da tubagem, Figura 6. Isso fecha a rede aberta entre as atividades C e D. Também pode adicionar um atraso na relação Finish-to-Finish para descrever como Tarefa D - Assentamento da tubagem irá completar 3 dias após Tarefa C - Escavação trincheira, mais uma vez, a Figura 6.

Figura 6

O novo plano, incluindo o (Finish-to- Finish com lag) fechou a rede de relações entre a atividade C - Escavação trincheira e atividade D - Assentamento da tubagem como é mostrado na Figura 7.

Figura 7

Agora, quando a atividade C - Escavação trincheira for adiada para além da atividade B do cronograma atualizado parece-se com a Figura 8. Esta figura mostra que a atividade B agora é não-crítico e atividades C - Escavação trincheira e D - Assentamento da tubagem são ambos agora no caminho crítico. Além disso, a atividade D - Assentamento da tubagem completam-se 3 dias após a atividade C - Escavação trincheira, o que faz todo o sentido lógico.

Figura 8

Sumário

Uma relação de Start-to-Statr com um atraso é menos confusa do que um relacionamento Finish-to-Start com um lag negativo. Além disso, a maioria das orientações de programação e as melhores práticas desencorajam o uso de leads – ou seja lags negativos. Use a relação de Start-to-Start que cria uma rede aberta que pode resultar em ambos os resultados de relacionamento ilógicas e erros de caminho crítico. Felizmente, Primavera P6 permite mais de uma definição relação entre as atividades. Um relacionamento Finish-to-Finish para além da relação de Start-to-Start vai fechar a relação entre as atividades de forma totalmente definida, evitando tanto erros do caminho crítico como da lógica.

Criação de um Cronograma Credível

A definição de atividades é uma parte importante da programação do cronograma. Parte da complexidade do projeto é determinado pelo número de atividades necessárias para completar esse projeto. Quando se trata do tamanho e / ou colocação das atividades, devem ser considerados vários fatores de controlo. Uma vez que o projeto foi dividido em elementos definíveis e únicos de trabalho, a duração destes elementos deve ser estimada com precisão. A definição precisa das atividades e suas durações cria os elementos necessários para uma programação crível e confiável.

Teorias sobre a definição das atividades

Existem, genericamente, duas escolas de pensamento para a definição das atividades num cronograma. A primeira diz para limitar o número de atividades num cronograma do projeto para manter o cronograma e o correspondente Gantt gráfico simples. A numeração e a duração das atividades neste caso apenas são limitados por obrigações contratuais que podem prever a duração máxima de qualquer uma atividade, por exemplo, 30 dias de duração máxima por atividade.

A segunda escola de pensamento diz para dividir o projeto em pequenos subconjuntos de atividades. A vantagem desta abordagem é que ela proporciona um maior controlo da programação durante a execução. É fácil de saber o estado de uma atividade pequena, como instalar válvula de equilíbrio ou instalar uma bomba, e, portanto, realizar a atualização do status dessas atividades é relativamente simples. A desvantagem de muitas atividades pequenas na definição de um cronograma é que torna o gráfico de Gantt mais complexo e confuso. É por isso que uma terceira abordagem utilizada no Primavera P6 é amplamente aceite, entretanto deve sempre planear para o nível apropriado de detalhe exigido para medir e controlar o projeto.

No Primavera P6 são dadas durações relativamente longas às atividades no gráfico de Gantt para manter o gráfico simples. No entanto, se for caso disso, essas atividades podem ainda ser descritas com Activity Steps. A função de Steps permite que o planeador possa associar várias tarefas menores agrupadas numa atividade de longa duração no gráfico de Gantt. Além disso, estas subtarefas podem ser ponderadas entre si, e estes pesos são usados no Primavera P6 para atribuir percentagem a cada subtarefa.

Realizar um status de uma atividade no gráfico de Gantt é tão simples como verificar off as subtarefas associadas como completas. O Primavera P6 irá marcar a parte da atividade correspondente completa com a barra de estado. Isto dá ao programador as vantagens de ambas as abordagens; a simplicidade do gráfico de Gantt da primeira abordagem combinada com o controle de pequenas definições de atividade da segunda abordagem.

Fatores de controlo a considerar

Quando se definem as atividades no Gantt Chart ou mesmo com a função dos Steps do Primavera P6 há alguns fatores que devem ser considerados pelo planeador. Para decompor as atividades individuais para melhor controlar o plano do projeto deve considerar:

1)      A semelhança ou a homogeneidade do trabalho: Agrupe um trabalho semelhante na mesma cesta. 2) Local da obra: Um grande edifício pode ser dividido em seções com todo o trabalho mecânico e elétrico para estas seções sendo agrupadas.

2)      Local do trabalho: Um grande edifício pode ser dividido em seções com todo o trabalho mecânico e elétrico para estas seções sendo agrupadas.

3)      Dimensão do trabalho: Divida grandes atividades com grandes quantidades em pequenas porções, estas podem ser divididos por rede ou profundidade ou por segmentos.

4)      Tempo / Cronologia: Considere a cronologia e sequência do trabalho a ser realizado, por exemplo, demolição vem antes do trabalho de instalação e também a escavação antes da instalação.

5)      Responsabilidade: Trabalho realizado por diferentes subcontratantes devem ser considerados separadamente.

6)      Fases: O designer pode quebrar um grande projeto em fases baseadas em tempo, local ou outros fatores.

Estimação da duração da atividade

Uma vez que o cronograma foi dividido em atividades definíveis é essencial estimar com precisão o comprimento ou a duração de cada uma dessas atividades. As tabelas profissionais podem ser uma fonte útil para estimar o comprimento das tarefas de projetos de construção. Alguns destes guias fornecem os custos de material de construção, trabalho e equipamentos e, por vezes, também fornecem uma descrição das equipas e sua produção diária. Uma fórmula simples que se pode usar em conjunto com estas tabelas é:

Duração = Total Quantidade / produção diária

Por exemplo, para uma atividade que é de 8.000 metros cúbicos de escavação com uma equipe que executa 500 metros cúbicos de escavação por dia a duração da atividade é igual a uma duração de 16 dias. Além de quantidades, tamanho da equipe e produtividade da equipa outros fatores que devem ser considerados para a duração da atividade são as condições meteorológicas, a complexidade do projeto, e, possivelmente, outros fatores adicionais. Às vezes, fatores claramente definidos não estão disponíveis ou são suficientes para definir uma duração da atividade. Nestas, esperançosamente, raras ocasiões, a duração da atividade é subjetiva, e deixada à respetiva equipa para decidir.

Claro, o gestor de projeto ou engenheiro técnico tem forma de cálculo para essas durações incertas. A experiência de projetos anteriores e semelhantes também pode ser útil para determinar as durações. O planeador também deve considerar os dias não-trabalho, como feriados ou paragens. A realização de betonagens no tempo de inverno rigoroso é proibitiva, então isso implicará uma paragem da betonagem até que condições meteorológicas mais quentes cheguem.

Sumário

A definição de atividades e das durações das atividades é importante no desenvolvimento de um cronograma do projeto que seja crível. Quanto menor for a atividade maior o controlo. Demasiados pequenas atividades faz com que o Gantt Char traçado seja difícil de ler. Para facilitar esta apresentação pode ser usada a função Activity Steps no Primavera P6. Criar atividades exclusivas é apenas uma parte da equação para modelar com precisão a duração do cronograma. O planeador também deve estimar com precisão a duração das atividades.

Para projetos de construção a utilização de guias de indústria pode ser muito útil para o planeador. Noutras indústrias pode ser exigido o uso de métodos de estimativa mais subjetivos. Em ocasiões em que as unidades claramente definidas não estão disponíveis, recomenda-se ser conservador ao estimar a duração das atividades. Uma vez que temos trabalhos relativamente precisos divididos em atividades e as durações correspondentes, podemos usar o software de projeto para determinar o caminho crítico ou o comprimento do projeto e acompanhar o status do trabalho.