Monitorizar as Datas de Deadline em P6 Professional

Praticar com a formatação de Barras

Traduzido e adaptado de Ten Six
Os projetos chegam com prazos; É um fato da vida. E o mais provável é que queira que o prazo seja exibido no gráfico de Gantt, juntamente com a data de conclusão da programação projetada. Sim, isto é possível no Primavera P6 Professional.

Se quiser que o prazo perdido possa gerar flutuação total negativa na tabela de atividades, deve consultar o blog Monitoração de Datas Previsíveis e de Conclusão de Contrato no Primavera P6.
Por outro lado, se tudo o que você quer é um marcador passivo do prazo no gráfico de Gantt continue a ler lendo. É possível no Primavera P6 Professional inserir um marcador de prazo passivo no gráfico de Gantt que não está ligado ao total float.

Neste Post descrevo como inserir um marcador de prazo passivo no gráfico de Gantt no Primavera P6 Professional.

Inserir um prazo passivo no gráfico Gantt exige um pouco de engenho com o diálogo Bars. Começamos na Figura 1 a definir três Campos Definidos pelo Utilizador (UDFs): UDF intitulado 'Deadline' e tipo de dados Texto; Um UDF intitulado 'Deadline Start' e tipo de dados Start Date; E um UDF intitulado ‘Deadline Finish' e o tipo de dados Finish Date.

Figura 1

Uma vez criados, queremos associar cada um com a Milestone de projeto completo, Figura 2, que é a data de fim atualmente agendada da programação do projeto.

Figura 2

Na tabela de atividades, adicione três colunas: deadline star, deadline finish e deadline. Nas duas primeiras colunas, insira o fim de prazo 2018-Jan-24 e fim de prazo. Sim, temos apenas uma data limite, mas precisamos digitar duas datas para definir uma barra de deadline. Na última coluna do prazo, insira o seu marcador preferido ou 'DEADLINE'.
Continuamos e vamos criar uma nova definição de barras, Figura 3.

Figura 3

Primeiro, observe as definições de pilha de barras. Para que isto funcione corretamente, a nova definição de barras de deadline precisa estar abaixo do milestone na pilha. Desta forma, as linhas de relação se conectam ao rótulo da milestone e não ao rótulo do prazo. As linhas de relacionamento mais altas na pilha têm precedência. O nome é Deadline, a escala de tempo é User Dates', a data de início do utilizador é Deadline Start UDF, a data de fim do usuário é Deadline Finish UDF. Defina o filtro como All Activities. Em seguida, o estilo de barra é como na Figura 4.

Figura 4

As formas finais são triângulos. A forma da barra do meio é nenhuma. Escolha cores e padrões apropriados para os triângulos. Na Figura 5, Inserimos dois rótulos de barras à direita: Deadline, que é o rótulo de texto e Deadline Finish.

Figura 5

Para que a rotulagem funcione corretamente, coloque o rótulo da barra de referência, Figura 6, para posicionar à esquerda e digite 'nome da atividade'.

Figura 6

Finalmente, na Figura 7, definimos o padrão 'atual barra rótulo' filtro para o normal, o que exclui milestones e atividades Level of Effort.

Figura 7

Com estas configurações, a tabela de atividades e o gráfico de Gantt associado são semelhantes à Figura 8.

Figura 8

Nota no diagrama de Gantt o triângulo azul claro com a indicação 'DEADLINE' e a data associada, 2018-Jan-24. Ótimo! Agora podemos facilmente observar que estamos à frente do plano; A data de conclusão do projeto é 2018-Jan-19 e a data limite é 2018-Jan-24. Observe também que o prazo é exibido na legenda.

As legendas funcionam bem quando a data de conclusão do projeto vem antes do prazo. No entanto, precisamos fazer alguns ajustes das legendas quando o prazo é ultrapassado. Conforme a figura 9 para um prazo passado, defina os marcos para exibir os nomes das atividades à direita.

Figura 9

Também definimos as legendas de Deadline para aparecer à esquerda, Figura 10.

Figura 10

O Deadline ultrapassado é visto assim na Figura 11

Figura 11

Em suma

Para criar um marcador de deadline passivos no Primavera P6 Professional, usamos os UDFs e a escala de datas das 'user dates' no diálogo de barras. Tanto o início do prazo como o fim do prazo foram definidos para a mesma data, já que nosso prazo é um único momento no tempo. Da mesma forma, o nosso estilo de barra de marcador de prazo não tem forma de barra média, apenas formas de extremidade, e triângulos, que são equivalentes.

Conforme demonstrado, é também possível marcar o deadline de prazo com um tipo de dados de texto UDF. Este texto UDF é atribuído ao marco ou atividade que tem o prazo. Outra maneira simples de rotular o marcador de prazo é inserir um anexo de texto clicando com o botão direito do mouse no gráfico de Gantt e selecionando Attachments | Text do menu pop-up. A rotulagem do marcador deadline não é dinâmica, e pode exigir ajustes, em conformidade, para os planos que batem o prazo ou planos que perdem o prazo.

Este método de exibição de prazos no gráfico de Gantt suporta a marcação de prazos múltiplos num único cronograma, embora a legendagem de vários prazos possa tornar-se mais complicada do que se preferiria. Além disso, no cenário improvável em que é especificado um intervalo de datas de prazo, é possível marcar esse intervalo de datas no gráfico de Gantt. Nesta situação, você vai querer definir um barra de estilo meio barra de conexão. Consulte o nosso blog Apresentação de uma barra de gráficos de Gantt no Primavera P6 para exibir um intervalo de datas aceitável no gráfico de Gantt.

Monitorizar as datas de conclusão prevista e de contrato

Adaptado para português de TenSix
O plano em Primavera P6 tem uma data vinculativa de constrangimento contratual externa que não coincide com a data prevista para a conclusão do projeto no seu plano. Devido a isso, precisa monitorizar a data de conclusão estimada do projeto e a data de conclusão vinculativa contratual no cronograma. Eis a melhor maneira de descrever ambas as datas no plano.

Planear é semelhante a escrever uma história sobre como um projeto será realizado. O início e a conclusão do cronograma também são um pouco como descrever o início e paragem de um comboio. Temos várias tarefas ou marcos que devem ter lugar para levar o comboio a obter velocidade. E várias tarefas ou marcos que descrevem o comboio a chegar a estações. O início pode ser descrito por um aviso de data para proceder à adjudicação do contrato seguido de um marco de início do projeto. Descrever o final, especialmente se você tem uma data de constrangimento de contrato que não coincide com a data estimada de conclusão do projeto pode ser um pouco mais importante.

Este artigo demonstra a melhor maneira de mostrar e monitorizar tanto a data estimada de conclusão do projeto como a data de conclusão vinculativa do contrato num plano em Primavera P6.

A situação ideal, que vamos modelar, é quando a data de conclusão do contrato fica mais tarde do que a data de conclusão do projeto. Na Figura 1 temos o um cronograma de demonstração em Primavera P6.

Figura 1

Este plano em P6 tem dois caminhos: o caminho experimental crítico e o caminho de modelagem não-crítico. Presentemente, definimos atividades críticas como aquelas que têm zero como folga total.
Queremos que o cronograma destaque tanto a data de conclusão estimada do projeto quanto a data de conclusão do contrato vinculativo. Para fazer isso, primeiro mudamos a designação 'project complete' para ‘project completion date’. Em segundo lugar, inserimos o marco de conclusão da atividade ‘contract completion date’, Figura 2.

Figura 2

Observe que modificámos a relação de fim (FF) entre ‘project completion date’. e ‘contract completion date’ adicionando um lag, Figura 2. Também ajustamos o lag (cinco dias), de acordo, de modo que a ‘contract completion date’ é concluída exatamente na data de conclusão específica do contrato. O atraso foi inserido porque, caso contrário, teríamos perdido o caminho crítico ou o caminho mais longo dependendo das opções de agendamento selecionadas.

Na Figura 3, inserimos uma restrição "Concluir Ligado" na "data de conclusão do contrato", de forma que seremos alertados pelo flutuador negativo quando a "data de conclusão do projeto" estimada for deslizada.

Figura 3

Definimos o caminho crítico como o caminho mais longo. Figura 4.

Figura 4

Fazemos isso para alinhar o plano com a preferência de algumas diretrizes de programação que funcionam como melhores práticas. Depois de recalcular o cronograma, vemos na Figura 5 que o nosso caminho mais longo apareceu.

Figura 5

Finalmente, na Figura 6, mostramos o que acontece quando introduzimos dados de progresso que atrasam a nossa "project completion date" estimada em três dias.

Figura 6

Bem, no gráfico de Gantt o atraso deslocou-SE simplesmente para a direita a "project completion date" e a "contract completion date". Assim, a partir do gráfico de Gantt não podemos dizer que há um problema. No entanto, a coluna de folga total da tabela de atividades exibe três dias de flutuação total negativa tanto na "project completion date" como na "contract completion date"", por isso sabemos que há um problema. A questão é até que ponto é mau o nosso atraso? A melhor maneira de dizer é mudando mentalmente a data de conclusão do contrato 'por três dias até sua data original, e observar que ainda temos dois dias entre a data atualizada de conclusão do projeto e a ‘contract completion date'. Portanto, ainda estamos no alvo.

É também possível reduzir o lag na ‘contract completion date' por três dias para ver o calendário com a original ‘contract completion date', Figura 7.

Figura 7

Agora podemos ver claramente no gráfico de Gantt a separação de dois dias entre ‘project completion date' e ‘contract completion date', porém também perdemos o aviso de flutuação total negativo. Mas tudo bem, sabemos que ainda estamos na frente do cronograma do contrato em dois dias.

Em suma

No Primavera P6, é possível apresentar tanto a ‘project completion date' prevista quanto a ‘contract completion date', de forma a fornecer um aviso quando a data estimada de conclusão do projeto for ultrapassada.

Quando inserir a ‘contract completion date' com um constrangimento ‘Finish On’, lembre-se de inserir uma quantidade adequada de atraso entre a ‘project completion date' estimada e a ‘contract completion date'. Desta forma, não perderá o caminho mais longo e / ou caminho crítico.

Mais uma reflexão, se quiser redefinir a ‘contract completion date' e ainda ver um deslizamento estimado ‘project completion date', pode colocar um constrangimento "Finish On" sobre a previsão de ‘project completion date'. Isto para além do constrangimento "Finish On" da ‘contract completion date'. Embora, inserindo esse constrangimento pode afastar o plano em P6 para longe das diretrizes de agendamento comuns, que tendem a ser muito particulares sobre a adição de constrangimentos.

Porque falha o uso do plano num projeto?

Os planos de caminho crítico são requisitos essenciais em qualquer projeto. Mas tornam-se errados invariavelmente quando, apesar das melhores práticas, a equipe não os usam na a sua atividade. A integridade do cronograma pode não ter nada a ver com o motivo pelo qual se tornou inútil ou sem sentido, ou como eu gostaria de dizer, um registrador mais do que um preditor do caminho crítico e do progresso. Se o projeto é grande e tem vários empreiteiros principais, a programação é tanto mais suscetível de degradação.

Muitas vezes, a falha da programação é previsível. Mesmo assim, pode parecer inevitável. No entanto, para cada obstáculo ao sucesso, há uma solução ou um caminho alternativo. Às vezes é mau remédio e difícil de tomar. Cabe ao planeador fazer tudo o que puder para manter a integridade do cronograma do projeto. O plano destina-se a destacar os obstáculos mais desafiadores para programar o sucesso e oferecer soluções.

Os cronogramas na construção são negligenciados, desconsiderados, mal entendidos e inúteis.

Voto de desconfiança

Muitos profissionais de construção troçam dos cronogramas, talvez como resposta a experiências passadas, ou mais frequentemente, o voto de não confiança é apenas destinado a mascarar a inexperiência que pode comprometer a sua imagem.

Reconheça que a programação é uma ciência que geralmente não é bem compreendida por não-planeadores. Ignore a crítica desconstrutiva, ou tome-a como uma oportunidade para um momento de formação.

Lapsos no Reporting

Muitos contratantes pensam que podem obter tudo com um plano de base e, posteriormente, o mínimo possível de atualizações. Eles não estão simplesmente a ser compelidos o suficiente pelo cliente.

Mantenha a o foco todos os meses para a atualização adequada do plano, mesmo que possa não estar disponível. Saliente junto do empreiteiro a importância de manter atualizações mensais, especialmente quando isto está diretamente ligado à capacidade de reclamação. Quando há falhas nos relatórios é mais provável a não aceitação de reclamações.

Erros de Reporting e omissões

Muitos empreiteiros gerais não mantêm registos precisos dos progressos e são forçados a adivinhar as datas atualizadas. Essas suposições podem mais tarde, se o cliente tem datas diferentes, voltar para os perseguir. Outros simplesmente não seguem as instruções básicas. Finalmente, acredite que é verdade, pelo menos é necessário um plano base em caminho crítico.

Todas questões acima podem ser evitadas com a um pouco de trabalho. Reforce junto do cliente a importância de manter o cronograma corretamente atualizado, mesmo que mais não seja para estar preparado em caso de uma reclamação.

Falta de liderança no nível executivo

Apesar de seus poderosos MBAs, graus de engenharia e certificações exaltadas, muitos grandes executivos nunca viram um gráfico de GANTT detalhado. Eles podem considerar-se pessoas “terra-a-terra" mas isso não mostra a sua competência com cronogramas CPM. Não.

O planeador será sempre mantido (pelo Empreiteiro Geral ou CM) tão longe quanto possível dos executivos do projeto, porque o conhecimento não contaminado é um passivo. De fato, os resumos executivos do plano não parecem chegar ao público-alvo pretendido antes de ficarem desatualizados e obsoletos. Essas circunstâncias estão fora do controle do planeador.

Política

Não é raro que os Empreiteiros gerais e os CMs desviem indevidamente relatórios de progresso para sua vantagem ou para ofuscar alguma outra realidade. Eles também irão manipular e procurar influenciar os relatórios de acordo com seus gostos, ou com a adaptação ao stakeholder final. Finalmente, podem simplesmente não emitir os relatórios para as partes interessadas.

Quanto ao primeiro ponto, é a integridade em questão quando se tornar consciente desta discrepância. Tem que fazer o que sente que é certo, e comunicar à parte interessada. Quanto ao último, não há nada que o planeador possa fazer para forçar o problema com as partes interessadas, ou até mesmo induzi-lo a publicar os resultados, como ele deveria.

Incompreensão

A gestão da construção e os membros desta equipe ignoram propositadamente o plano e o caminho crítico, o que pode ser prejudicial para o processo quando eles mostram a sua relutância em aprender - muito orgulhosos para aprender. Eles também carecem de visão técnica e analítica. Por exemplo, à medida que um projeto vai para o fim, o cronograma é, muitas vezes, referido como sendo "inútil, obsoleto", ou pior, como se a integridade do cronograma dependesse da oportunidade.

Novamente, aqui também tem que educar o seu público sobre a diferença entre o progresso projetado e o progresso real, e como a informação é disseminada através de um plano de progresso.

Falta de intenção declarada

Muitos empreiteiros pensam que o plano é uma exigência desnecessária do projeto. Como tal, eles planeiam apenas para percorrer os movimentos do trabalho de execução, com o mínimo esforço, e obrigando a um maior esforço de planeamento.

Lembre ao empreiteiro que manter o cronograma é como manter qualquer ativo que melhore o valor, na proporção de sua integridade, e que no caso de uma interrupção em que é considerada uma reclamação, será essencial um cronograma devidamente mantido e este será suficiente.

Ceder o Controlo do Projeto

Os planeadores e estimadores são o controlo de projeto. Ninguém mais, independentemente do seu título. Apesar desse fato, os gestores de projeto muitas vezes erroneamente tentam micro-gerir o desenvolvimento da programação, em vez de a facilitar. Noutras palavras, eles estão a assumir o "controlo" do "projeto": o que é o trabalho do planeador. Os resultados são muitas vezes desastrosos.
Lembretes frequentes, geralmente, induzem os gestores de projeto a ser mais proativos com os planos em CPM. Diga-lhes quando cruzam a linha, ou quando eles pensam fora da caixa, e devemos esforçar-nos para os educar nas melhores práticas.

Rejeição

Muitos revisores que analisam planos apresentados, deliciam-se em rejeitar e proceder ao reenvio do plano. Às vezes, por uma questão de atitude legalista: ou seja, eles acreditam que, ao rejeitar qualquer plano determinado ganham alguma alavancagem contratual por considerar o empreiteiro em não conformidade.

Se a integridade da programação está intacta e você tem passado através de todos os passos das especificações, simplesmente não é apropriado para um revisor rejeitar um cronograma com base em questões técnicas mínimas, ou exigir um cronograma de recuperação, quando há atrasos compensáveis.

Se este é o padrão, você tem que perceber que o revisor está contra o pedido de interrupção. Pode até ser em seu detrimento emitir um cronograma de recuperação ou cronograma de reclamação antes de tempo – mostrando a intenção.

Negligência intencional

Até pode estar tudo bem ... e um empreiteiro geral pode não ter nenhuma intenção de manter a programação a partir do lançamento da obra. Esta condição é uma em que o planeador pouco pode fazer para mudar, além de ser persuasivo da melhor maneira que ele pensa que pode fazer, sem hostilizar o cliente. Além disso, pode até ser que ninguém no nível executivo se oponha à ausência de atualizações de plano e de relatórios, como não parecem entendê-los ou, pelo menos, revê-los em tempo útil, até se percebe!