Spending Plan o que é?

O "Spending Plan" é a funcionalidade menos utilizada no Primavera, mas é especialmente útil quando deseja acompanhar os seus custos reais contra o orçamento alocado ao projeto. Pode acompanhar o Custo real versus orçamento na WBS e rolar para o projeto e, finalmente, para a EPS. Ao usar o Spending Plan precisamos manter em mente que este método usa uma abordagem de Top Down, ou seja, tem um orçamento total no nó superior (Projeto) e distribui-lo para a respetiva EPS / WBS por baixo dele.

Figura 1

Note que as datas do Spending Plan se iniciam em PS – 3 Meses e terminam em PF + 4 Meses.

São os seguintes os campos do Spending Plan:

1. 1)      Spending Plan – é um campo de introdução manual onde se inclui o Budget alocado para a WBS/Projeto/EPS.
2. 2)      Spending Plan Tally – é um sumário e rola para cima os nós abaixo. Se está a usar para um projeto rola um nível para cima a partir da WBS e para cima para a EPS.

WBS		Spending Plan		Spending Plan Tally
WBS 1		200		200	Rola acima da WBS 1.1 + 1.2
WBS 1.1		100		0	Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 1.2		50		0	Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 2		50		10	Rola acima da WBS 2.1
WBS 2.1	10		0		Sem Spending Plan Tally porque não tem nó filho

1. 3)      Variação atual não distribuída - (Spending Plan - Spending Plan Tally) - Acompanha uma lógica de Top-Down, mostra se você distribuiu seu orçamento para os nós secundários (WBS / EPS) ou não.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally	Undistributed Current Variance
WBS 1	200	200	0
WBS 1.1	100	0	100
WBS 1.2	50	0	50
WBS 2	50	10	40
WBS 2.1	10	0	10

1. 4) Plano de benefícios - O plano de benefícios segue a mesma lógica do plano de gastos, mas indica os benefícios que você ganha todos os meses. Este é também um campo inserido pelo utilizador e os dados devem ser inseridos manualmente.
2. 5) Benefit Plan Tally - Mesma idéia como Spending Plan Tally, mas apenas para Benefícios.
3. 6)Variação de Benefícios - (Valor do Plano de Benefícios Tally - Valor do Plano de Benefícios) - segue a mesma lógica que a Variância de Corrente Não Distribuída.

Os Ficheiros de Layout do P6 explicados

No Primavera P6, é necessário algum esforço para conseguir uma aparência agradável para a apresentação e / ou layout da sua tabela de atividades e do gráfico de Gantt. Você sabe que esses layouts podem ser guardados e usados para relatórios e também sobre outros projetos?

Muitas vezes, o processo de criação de agendamento requer a configuração cuidada d a janela de ‘Activity’, ou seja, a tabela de atividades e o gráfico de Gantt. E as apresentações de layout de atividades especiais são essenciais para informar sobre o status do projeto para as partes interessadas. O Primavera P6 Professional tem a funcionalidade para guardar e armazenar esses layouts como arquivos de layout do projeto (PLF). Esses arquivos PLF podem então ser recuperados para fornecer relatórios semelhantes em outros projetos.

Vamos ver o que são os ficheiros PLFG para guardar e recuperar o layout de atividades para o planeamento do cronograma e para o reporting.

Os ficheiros de PLF não são só para a janela de ‘Activity’. Os ficheiros PLF estão disponíveis para 5 diferentes janelas:

1. Janela Activities
2. Janela Project
3. Janela WBS
4. Janela Resource Assignments
5. Janela Tracking layout

Assim, é possível guardar recuperar layouts para cada uma destas cinco janelas. Começamsos por demonstrar como guardar e recuperar o layout da janela de ‘Activities’. Na figura 1 está o projeto de demonstração.

Figura 1

A Figura 1 mostra o layout da janela de atividades. Configurámos o layout da para informar o projeto às partes interessadas. Note, em particular, a coluna total float, que fornece informações valiosas sobre a flexibilidade de programação. Queremos salvar e armazenar este layout para uso em outro projeto. Primeiro salvamos o layout. Selecione o menu suspenso Layout, Figura 2.

Figura 2

No menu pendente de layout selecione layout e Save as. No diálogo de guardar torne o layout disponível para o projeto, Figura 3.

Figura 3

Note que o P6 adiciona um 1 ao nome do layout corrente, Figura 4.

Figura 4

Ótimo. Guardámos o nosso layout da janela de Atividades.

Vamos agora exportar o nosso layout para o manter e podermos usar mais tarde em outro projeto. Selecione layout e open layout do menu pendente, Figura 5.

Figura 5

No diálogo de ‘Open layout’, selecione o layout que guardáramos e clique em Export. Figura 6.

Figura 6

Guarde o ficheiro PLF numa pasta no seu sistema, Figura 7.

Figura 7

O sue ficheiro pode agora estar disponível para outros projetos. Vamos assumir que começou a planear outro projeto, Figura 8.

Figura 8

Agora queremos criar um relatório para os stakeholders que inclua a total float. Selecionamos, então, layout e layout open do menu pendente. Destra vez no diálogo de Open layout, Figura 9, clicamos import.

Figura 9

Neste diálogo selecionamos o Standard Layout_1.plf., Figura 10.

Figura 10

Guardamo-lo disponível para o projeto, Figura 11.

Figura 11

Agora abra o layout, Figura 12.

Figura 12

Vemos então o nosso novo plano com o layout pretendido, Figura 13

Figura 13

Como mencionámos previamente, os ficheiros PLF podem ser gerados e guardados das tais cinco janelas. Seja cuidadoso pois só os ficheiros PLF de atividades podem ser importados quando se vê o ecrã de atividades. Se tentar importar um layout de WBS enquanto se encontra na janela de Atividades recebe um aviso, Figura 14. “The file is not a valid activity layout.”

Figura 14

Embora a extensão do ficheiro seja sempre .plf, o P6 irá sempre denotar a que janela pertence o layout. Assim deve tentar importar um ficheiro que seja adequado para a janela em que se encontra.

Em suma

Os ficheiros PLF são um recurso valioso para espelhar relatórios sobre projetos diferentes no Primavera P6. É possível guardar ou exportar e armazenar arquivos PLF no sistema operativo Windows. Estes arquivos PLF podem então ser importados e abertos para produzir um relatório de ecrã semelhante num projeto diferente. Mas é importante que a janela que você está visualizando corresponda ao tipo de tela PLF que você está importando.

Também é possível exportar um layout PLF diretamente com o cronograma num ficheiro XML. Uma demonstração de exportar e importar um arquivo XML que inclui um layout PLF é apresentada no seguinte blog Exportar e Importar Layouts no Primavera P6 Professional.

Atribuir Preços de custo Fixo a Atividades no P6

O Primavera P6 possui um processo standard para criar e atribuir recursos de trabalho, materiais e equipamentos para calcular a partir destes o custo da atividade. E se a atividade for realizada a um preço fixo? Existe um processo de especificar um custo de atividade de preço fixo no Primavera P6 Professional.

Um tipo popular de contrato de aquisição é o contrato de preço fixo. Neste tipo de acordo, o subcontratado concorda em realizar uma atividade a um preço fixo, independentemente dos custos reais de mão-de-obra, material e / ou equipamentos. Desta forma, o departamento de compras da empresa transfere o risco de exceder o orçamento para o subcontratado. Qualquer despesa de atividade imprevista deve ser paga pelo subcontratado. Ótimo! Então, como especificamos um custo de atividade de preço fixo no Primavera P6?

Este artigo descreve o processo no P6 Professional para atribuir um custo de preço fixo a uma atividade.

No nosso projeto de demonstração de reparação e melhoria de tubagens, Figura 1, atribuímos e calculamos a atividade de custos de trabalho e materiais para a maioria, mas não para todas as atividades.

Figura 1

Note, em particular, que não temos atribuições de recursos para a atividade Insulate Piping. O departamento de compras negociou com um subempreiteiro de isolamento de tubos para instalar o isolamento de tubagem por um preço fixo de $ 4000. Isso inclui os custos de trabalho, materiais e equipamentos. Então, queremos especificar de alguma forma o custo do preço fixo de $ 4000 para a atividade Insulate Piping.

Primeiro, tentemos entrar o custo do contrato de preço fixo de isolamento da tubagem diretamente na coluna Budgeted Labor Cost, Figura 2.

Figura 2

Quando introduzimos os $ 4000 do Isoilamento da Tubagem, recebemos a seguinte mensagem: ‘cannot set cost because there is no price’, Figura 3.

Figura 3

Qual é o problema? Vamos ter de especificar umPrice/unit padrão para atividades sem atribuição de recursos. Isto é realizado separador ‘Projects’, no painel de detalhes intitulado ‘calculations’, Figura 4.

Figura 4

Defina o ‘price/unit’ padrão para atividades sem atribuições de recursos para $1.00 /h. agora vamos voltar de novo para a atividade ‘Insulate Piping’ e introduzimos $4000 como custo de preço fixo na coluna ‘Budgeted Labor Cost’. Desta vez este valor fica, Figura 5.

Figura 5

Bem, agora que inserimos um custo de preço fixo na coluna ‘Budgeted Labor Cost’, seria apropriado alterar o cabeçalho da coluna. Queremos que as partes interessadas vejam o cronograma para saber que a coluna Orçamento do Custo do Trabalho também inclui custos de preços fixos. Usamos ase colunas para alterar o cabeçalho da coluna para algo mais descritivo. Selecione a ferramenta de colunas no grupo de ferramentas de layout superior ou escolha Exibir à Colunas no menu suspenso superior. Isso mostra a caixa de diálogo das colunas, Figura 6.

Figura 6

Clique no botão ‘Edit Column’, Figura 6. Na caixa de diálogo de ‘edit Column’ introduzir em ‘New Title’: ‘Budgeted Labor or Fix ed Price Cost’, Figura 7.

Figura 7

Faça OK duas vezes e o agendamentop resultante é o da Figura 8.

Figura 8

Note o título da coluna “Budgeted Labor or Fixed Price Cost”. Note ainda que adicionámos a coluna ‘Budgeted Total Cost’ na Figura 8.

Em suma

Além do processo normal de criação e atribuição de recursos a tarefas, você pode especificar um custo de preço fixo para uma atividade. O truque para conseguir isso é definir os cálculos do projeto no preço padrão por unidade para atividades sem atribuições de recursos para US $ 1,00 / h. Tendo feito isso, é uma prática normal inserir o custo fixo da atividade de preço diretamente na coluna ‘Budgeted Labor Cost’ e alterar o cabeçalho da coluna, em conformidade.

Outro tipo de custo orçamentado exclusivo é o Custo de Despesas Orçamentadas para os custos de materiais específicos do projeto. Aqui você deseja atribuir uma despesa de material a uma atividade sem criar um recurso global. Para isso utilize a funcionalidade ‘Expenses’.

O que é um plano de projeto?

Em grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, é importante criar padrões aos quais todos os projetos devem aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de agrupar e avaliar o desempenho geral do projeto em toda a organização, bem como analisar a capacidade dos recursos e outros indicadores de desempenho chave.

Trabalhámos recentemente com uma organização que implementou o Primavera P6 e precisava definir esses padrões. Começaram por responder à pergunta básica sobre o que se parecia um plano de projeto para eles.

A base de um plano de projeto

As regras resultantes e que correspondem à maturidade de processos que necessitavam alcançar alinhados com uma ferramenta compreensiva foi a seguinte. Todos os projetos serão descritos num documento que define os objetivos e âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e deverá ser preparado em Primavera P6. O plano fornece uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto devem ser alcançados mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem concluídas e os recursos necessários. O plano é usado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isso fornece a base para o orçamento do projeto através da integração do plano Primavera P6 com a ferramenta de contabilidade dos projetos.

Um plano de projeto é composto por:

¶       Estrutura

• Estrutura Empresarial de Projetos
• Work Breakdown Structure
• Work Packages

¶       Sequência de eventos necessários para realizar os objetivos dos projetos

• Atividades e Milestones
• Lógica e tempos de agendamento
• Inclusão de tratamento de risco

¶       Veículo para planeamento dos recursos e do custo da Realização

·         Identificação de todos os recursos custeáveis e do custo da realização

·         Despesas de contrato

·         Perfil de custo no tempo

¶       Plano base para medição da performance

¶       Mecanismo para determinar o progresso, o custo e as previsões

• Custo do trabalho feito internamente e por empreiteiro
• Performance de custo e agendamento
• Custo final previsto

¶       Meios pelos quais o negócio pode avaliar e analisar uma visão coletiva sobre todos os seus projetos.

No processo de evolução para uma maturidade avançada terá de ser garantido que o plano cobre o âmbito total do projeto e pode estender-se por vários anos. Um plano base e o perfil de custo associado são autorizados nos projetos por etapas de acordo com o ciclo de vida do projeto da organização e os requisitos da autoridade de financiamento relevante. O plano base fornece uma referência acordada para cronograma e custo contra o qual o desempenho pode ser medido. As previsões da programação do projeto e do custo fornecem visibilidade do resultado antecipado.

Em suma

Embora a maior parte disto pareça bastante rudimentar, é surpreendente quantas organizações têm lacunas significativas nos processos de gestão de projetos, particularmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele será planeado deve ser o lugar óbvio para começar. ~

Por não ter identificados os elementos necessários, as organizações muitas vezes perdem outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem-intencionados divirjam dos padrões da empresa. O que pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer uma visão consolidada precisas em todo o portfólio de projetos da organização.