Atualização do Plano e Extensões de Tempo

Os contratos especificam como é que um Empreiteiro tem direito a uma extensão da data de conclusão devido a eventos atribuíveis á Companhia cliente e estes devem ser determinados no âmbito de uma situação com estes fatores:

• A data de conclusão deve ser entendida pelo impacto do evento, tal como é demonstrado pela lógica do plano.
• Assim só haverá direito a uma extensão da data de conclusão se o evento afeta o caminho crítico da rede do plano, ou seja, a cadeia de atividades sem folga.
• Portanto o cálculo da extensão de data de conclusão está portanto totalmente dependente da integridade da rede do plano.

O que caracteriza essa integridade:

A. Corresponde à integridade do plano inicial, submetido para revisão do Cliente e, após aprovação, transformado em baseline.

B. A integridade de cada atualização do plano.

O propósito deste post é fornecer alguma orientação para a realização das atividades envolvidas com o ponto 2 – atualizações do plano.
 

Atualização regular do plano

O contrato requer que o empreiteiro atualize o plano do projeto periodicamente (usualmente o período definido contratualmente e é o período de 30 dias de calendário) e a evidência de que a data contratual do projeto se mantém e quais as milestones contratuais foram alcançadas ou atrasadas.

No final de cada período, a atualização consiste em introduzir:

1. A data de início real das atividades que começaram de fato durante o período;
2. A data de conclusão real das atividades completadas durante o período;
3. As durações remanescentes de cada atividade que se encontra em progresso;
4. Qualquer evento que ocorreu no período entre as duas datas de atualização e que causou um atraso ou modificação à rede do plano do projeto.
5. As modificações à rede de atividades do plano resultantes do melhor conhecimento alcançado durante o período acerca do projeto, como uma melhor precisão nas estimativas de quantidades, nos volumes de trabalho, na sequência, etc. que permite refinar o plano para a frente.

Portanto a atualização consiste em ajustar o agendamento do tempo de acordo com a passada performance e refinar o plano das atividades futuras.

Quando se atualiza o plano (de acordo com os 5 passos acima), o planeador usa e baseia-se num conjunto de informação, incluindo:

• Relatórios do trabalho real completado, documentos emitidos, ordens de compra colocadas, etc.
• Atas de reunião, permitindo identificar as questões, sobretudo as emitidas pelo Cliente que devem ser refletidas.
• Registo de tendências, identificando questões.

Logo que estes 5 passos são realizados, o planeador irá calcular de novo o plano, realizando um forward pass, o que irá fornecer as últimas datas previstas para as atividades futuras e a Data de Conclusão do Projeto (PF).

A previsão da PF é uma estimativa que irá mudar na próxima atualização do plano. Não têm de ser tomadas ações em cada atualização do plano mesmo que a data de conclusão deslize para além da data de conclusão requerida.

Se a PF se mantiver consistentemente atrasada por várias atualizações do plano (por exemplo, por 3 períodos sucessivos), o Planeador deverá considerar um passo 6 na atualização do plano: Replanear.

6.   Isto irá consistir numa revisão dos caminhos críticos, da sequência e duração das atividades e da identificação das mudanças que podem ser feitas à execução, tal como realizar atividades em paralelo, incrementar os recursos para reduzir a duração das atividades, altera a sequência do trabalho ou o método, de forma a rever ter para a data original de PF.

Numa perspetiva contratual e comercial, a atualização do nível 3 do plano é altamente crítica visto que o nível 3 é a única ferramenta que identifica totalmente e suporta a existência de uma ligação causal entre os eventos e as suas consequências: um atraso das atividades do caminho crítico.

Só com suporte no nível 3 pode o Empreiteiro estabelecer firmemente o seu direito a uma Extensão de Tempo (ET) e identificar a parte responsável.

Extensão de Tempo

Se um evento importante impacta o caminho crítico, só esta trabalho de replaneamento permitirá quantificar a dimensão desta ET e, como consequência, o custo que o Empreiteiro poderá reclamar (custos derivados do tempo).

Os caminhos críticos ficarão definidos com maior precisão e serão alterados durante a execução do projeto. Como o impacto ao caminho crítico está na base do cálculo de uma ET, é essencial que as atualizações do plano reflitam adequadamente o caminho corrente e o caminho crítico.

Isto significa que o plano de nível 3 deve estar baseado no plano de execução atualizado pelo Empreiteiro do Contrato por forma a permitir avaliar o verdadeiro impacto de qualquer evento.

Todos os atrasos, adicionalmente, com origem no Cliente devem ser refletidos na atualização do plano já que é obrigação do Empreiteiro pelo contrato atualização regular do nível 3 com todos os impactos.

Não registar um evento de atraso minimizará o direito do Empreiteiro a uma Extensão de Tempo. está assim entendida a importância de planear e acompanhar o nível 3 com rigor.