Detalhes da Operação de Atualização em Nível 3 pelo Planeador

Vamos passar pelos passos detalhados que o planeador faz durante o acompanhamento do projeto.
 

Passo 1 – Refletir o progresso do trabalho realizado no período

0) Não fazer nada nas atividades já concluídas.

1) As atividades que já se iniciaram no período anterior de atualização e que estavam previstas terminar no período corrente:

• Se a atividade foi concluída marque a data de conclusão.
• Se a atividade não foi concluída a sua nova data de fim prevista deve ser indicada. Pode fazer isto de duas formas: ou perguntando ao responsável qual a estimação de conclusão e introduzindo a duração remanescente correspondente, ou introduzindo uma percentagem de progresso e deixando que o software calcule a data de fim. Os empreiteiros usam geralmente o primeiro método pois oferece mais flexibilidade.

· Vamos analisar os dois métodos:

Uma atividade tem uma duração original de 20 dias e se iniciou há 10 dias. O seu progresso está nos 50% na data de recolha do status. Quando se pergunta, os respo9nsáveis dizem que a atividade só pode estar concluída em mais 20 dias. Se utilizarmos o primeiro método, iremos definir a data prevista de fim pela introdução de uma estimativa de 20 dias de dias remanescentes. Assim, de uma duração inicial de 20 dias a duração atualizada será de 30 dias.

Se utilizarmos o segundo método e introduzirmos 50% de progresso o software irá calcular a duração remanescente em 10 dias (como 50% de progresso em 10 dias dá que os 100% serão completados em 20 dias).

Vemos assim, que devido ao progresso não linear da maioria atividades, o primeiro método é mais adequado que o segundo.

2) A atividade iniciou-se no período anterior e não está prevista a sua conclusão no período reportado

O planeador pode mudara a duração remanescente, se necessário, após informação dos responsáveis acerca da duração estimada.

3) A atividade está previsto iniciar-se no período de status

• Se a atividade se iniciou de fato, introduza a data real e, se necessário, atualize a duração remanescente
• Se a atividade não se iniciou no período sob reporte, coloque uma data prevista de início como um constrangimento, conforme indicação dos responsáveis (estes constrangimentos ultrapassam a lógica). Modifique a duração original, se necessário.

Nota: não estenda a espera com um lag já quer isto não é lógico: a razão para o atraso não é um lag entre duas atividades.

4) Atividade que não estava nem prevista iniciar nem terminar no período.

Como esta atividade está ligada a predecessores, poderá ter avançado no agendamento do plano como resultado da lógica dos seus sucessores devido a início ou fim no período de reporte e atualização.

Adicionalmente, o planeador pode ter alterado a duração remanescente, se necessário.
 

Passo 2 – Corrija a rede das atividades com a última informação disponível.

• Deve refinar a lógica do plano e a duração das atividades com informação mais precisa agora disponível, por exemplo, tempo de entrega do equipamento, quantidade de trabalho das atividades, etc.
• Isto permite ainda a adição ou apagar de atividades. Na realidade a intensidade dum plano aumenta quando o tempo de fim se aproxima: a sua densidade será alta nos 3 meses anteriores ao fim, média entre 3 a 6 meses e baixa para além dos 6 meses.

Por exemplo, logo que a informação sob a categoria de equipamento começa a ser conhecida, deve então ser identificada singularmente bem como o tempo de entrega, ou a adição de mais tempo para a sua execução e entrega, etc. As atividades de engenharia, procurement e construção do equipamento serão separadas através da criação de mais atividades.

Recalcule e verifique o impacto na data corrente de conclusão.

Analisar o caminho crítico, corrigir algum erro ou engano para evitar impacto desajustado na data de conclusão.

Não vá mais além deste tipo de correções. Em particular, não altere a sequência ou duração das atividades a não ser para refletir a verdadeira execução antecipada e a última informação disponível.

Isto oferece a tendência ou previsão, reflete a data verdadeira estimada para a conclusão com base no progresso real e a última informação à data.

Até este ponto o que o planeador fez foi refletir o verdadeiro status do projeto e derivar daí a tendência e nada mais.
 

Passo 3 (se necessário) – Replanear para reverter à data de Conclusão Original

Este passo, que exige tempo e requere a assunção de compromissos de várias partes, não tem necessidade de ser realizado em cada atualização mensal. Adicionalmente e ao fim de dois meses até pode ter sido resolvido o atraso na data de conclusão.

Quando a revisão e o replaneamento são necessários para recuperar até à data de conclusão original e acordada, deve ser feito o seguinte:

Rever o caminho crítico

• Revisitar cada caminho crítico, verificar a correção da sequência, retirar ligações lógicas desnecessárias, ajustar a sequência se necessário, ajustar a duração das atividades com base na última informação à data, tal como datas de entrega de equipamento, volumes de trabalho, última informação sobre a sequência da construção.
• Se o passo anterior não for suficiente para reverter para a data de conclusão acordada, identificar alguma mudança na lógica, tal como realizar atividades em paralelo, decompor atividades, etc. ou redução na duração que possa permitir a reversão para a data de conclusão. Discuta com as partes envolvidas: Engenharia, Procurement e Construção e obtenha o seu acordo e adesão. É muito importante nesta etapa obter tais compromissos.
• · Finalmente, descreva e explique a base de todas as mudanças no plano e na narrativa de atualização, para:

- Criar a confiança de todos e em particular do Cliente, de que estas mudanças da lógica / duração são sólidas.

- Garantir que as mudanças são totalmente evidentes para todos, para que cada um assuma as ações adequadas que lhe respeitam a ele na sua execução.

Adaptado para português de Hervé Baron.