Exportar os recursos sem os dados de custo

O propósito de exportar arquivos em formato Primavera P6 "XER" é transmitir todos os dados do projeto para outra base de dados. Em muitos casos, não estamos a procurar excluir quaisquer dos dados. Então, como vamos evitar a partilha de dados de custo sensíveis para com outras partes envolvidas? Os contractors não podem querer que outras partes, clientes, empreiteiros e outros possam ter acesso a essa informação privada.
Há duas opções para não partilhar os dados de custo. Uma opção é excluir as atribuições de recursos completamente. Fazemos isso realizando uma cópia do projeto dentro Primavera P6 e desmarcando a caixa "Resources and Role Assignments”, como se vê abaixo:

Embora esta opção funcione perfeitamente bem, o destinatário verá o projeto sem recursos ou funções atribuídos no cronograma. E se a quisermos que o destinatário do arquivo possa ser capaz de ver as unidades de recursos, mas não os seus preços unitários e custos totais? Isso requer uma abordagem diferente. Esta opção 2 envolve a criação de um novo utilizador e perfil de utilizador associado em que não é permitido para ver os dados de custo. Quando esse utilizador exporta o ficheiro as taxas de recursos irão desaparecer, mas as atribuições e as unidades de recursos permanecerão intactas.

Primeiro, crie um novo utilizador e denomine essa pessoa de tal forma que nos lembremos para que este utilizador foi criado em primeiro lugar. Vá para Admin → Users. Abaixo, eu adicionei um novo utilizador com o nome "Export User":

Note que eu dei este novo acesso do utilizador a todos os projets na base de dados, atribuindo esse utilizador para ao nível mais alto na estrutura e Organization Breakdown Structure (OBS). Isto não é absolutamente necessário, mas faz com que seja mais fácil de exportar qualquer projeto sem os dados de custo.
Em segundo lugar, temos de atribuir ao novo utilizador um perfil de projeto que exclui a possibilidade de “View Project Costs/Financials”. Vá para Admin → Security Profiles e selecione Profiles Project. Na imagem abaixo eu adicionei um novo Perfil do Projeto, "No Costs Exported":

Além disso, eu dei a este novo utilizador nenhuma capacidade de modificar os planos porque o único propósito da existência deste utilizador é exportar projetos sem dados de custo. Assim que o projeto for exportado vou voltar a entrar usando o meu nome de utilizador normal.
Agora estamos prontos para exportar um projeto com ou sem dados de custo. Tenha em mente que você precisa, em primeiro lugar, fazer login como o novo utilizador!

Recolhido e traduzido de Bill Pepoon

Exportar os recursos sem os dados de custo

O propósito de exportar arquivos em formato Primavera P6 "XER" é transmitir todos os dados do projeto para outra base de dados. Em muitos casos, não estamos a procurar excluir quaisquer dos dados. Então, como vamos evitar a partilha de dados de custo sensíveis para com outras partes envolvidas? Os contractors não podem querer que outras partes, clientes, empreiteiros e outros possam ter acesso a essa informação privada.
Há duas opções para não partilhar os dados de custo. Uma opção é excluir as atribuições de recursos completamente. Fazemos isso realizando uma cópia do projeto dentro Primavera P6 e desmarcando a caixa "Resources and Role Assignments”, como se vê abaixo:

Embora esta opção funcione perfeitamente bem, o destinatário verá o projeto sem recursos ou funções atribuídos no cronograma. E se a quisermos que o destinatário do arquivo possa ser capaz de ver as unidades de recursos, mas não os seus preços unitários e custos totais? Isso requer uma abordagem diferente. Esta opção 2 envolve a criação de um novo utilizador e perfil de utilizador associado em que não é permitido para ver os dados de custo. Quando esse utilizador exporta o ficheiro as taxas de recursos irão desaparecer, mas as atribuições e as unidades de recursos permanecerão intactas.

Primeiro, crie um novo utilizador e denomine essa pessoa de tal forma que nos lembremos para que este utilizador foi criado em primeiro lugar. Vá para Admin → Users. Abaixo, eu adicionei um novo utilizador com o nome "Export User":

Note que eu dei este novo acesso do utilizador a todos os projets na base de dados, atribuindo esse utilizador para ao nível mais alto na estrutura e Organization Breakdown Structure (OBS). Isto não é absolutamente necessário, mas faz com que seja mais fácil de exportar qualquer projeto sem os dados de custo.
Em segundo lugar, temos de atribuir ao novo utilizador um perfil de projeto que exclui a possibilidade de “View Project Costs/Financials”. Vá para Admin → Security Profiles e selecione Profiles Project. Na imagem abaixo eu adicionei um novo Perfil do Projeto, "No Costs Exported":

Além disso, eu dei a este novo utilizador nenhuma capacidade de modificar os planos porque o único propósito da existência deste utilizador é exportar projetos sem dados de custo. Assim que o projeto for exportado vou voltar a entrar usando o meu nome de utilizador normal.
Agora estamos prontos para exportar um projeto com ou sem dados de custo. Tenha em mente que você precisa, em primeiro lugar, fazer login como o novo utilizador!

Recolhido e traduzido de Bill Pepoon

Utilização das Atividades Level of Effort

Deparei com um óptimo artigo que explica as possibilidades de utilização das atividades de Level of Effort para o carregamento de recursos num projeto. O post é um tutorial que aconselho a fazer e que oferece uma abordagem de simples carregamento de recursos que pode ser utilizado com equipas.

O artigo pode ser lido em inglês aqui. Não se esqueça de descarregar o modelo.

O que são as Atividades Level of Effort

As Atividades de Level of Effort são usadas principalmente para carregar recursos numa atividade de uso programação permanente em Primavera P6. É um tipo de atividade útil.

Para o que é que podemos utilizar este tipo de atividades em quê? São usadas em:

• · Atividades de gestão de projetos
• · Atividades de manutenção de equipamentos
• · Reuniões com clientes
• · Uso de recursos indiretos

Estas são consideradas atividades de tipo de suporte; elas apoiam o verdadeiro trabalho pesado - a instalação, a montagem, o vazamento etc., mas são essenciais e tem peso nos projetos.

Uma atividade de Level of Effort não só tem datas que são dependentes de seus predecessores e sucessores, mas também recebe os valores reais ou dados de progresso da mesma forma que outras atividades.

Uma atividade de Level of Effort fica com as datas de início e de fim real das atividades que resume. O que quero dizer com "resumir"? Refiro-me à cadeia de atividades a que está ligado um nível de esforço do princípio ao fim.

Nível Real de Esforço

Conforme você progride nestas atividades resumidas, a atividade Level of Effort calcula automaticamente o seu próprio progresso. O P6 irá atualizar a duração real, a duração restante e a % Duração concluída.

Luís Quintino

Tipos de Percentagem de Conclusão em Primavera

No Oracle Primavera P6 os utilizadores encontram diversos tipos de percentagem de conclusão e confrontam-se com a estranha questão de qual utilizar. Em primeiro lugar, temos os tipos de Percentagem de conclusão com que as atividades incluídas foram configuradas e que variam pelas próprias características a que se destinam.

O tipo de percentagem de conclusão da atividade pode ser de «Duração», «Unidades» e «Físico».

O tipo de percentagem de conclusão controla se a Percentagem de Conclusão da Atividade está ligada à Percentagem de Conclusão da Duração, à Percentagem de Conclusão das Unidades ou à Percentagem de Conclusão Física para a atividade.

Configure a percentagem de conclusão para “Duração” para atividades que são orientadas pela sua duração, por exemplo, atividades de administração e formação. Configure a percentagem de conclusão para “Física” para atividades que são orientadas para a realização de produtos de trabalho. Configure a percentagem de conclusão para “Unidades” para atividades que são orientadas pelo esforço, como o fornecimento de serviços de consultoria.
 

Campos de Percentagem de Conclusão da Atividade

Estes são os campos que podem ser incluídos como colunas da tabela de atividades para sumarizar os resultados da percentagem de conclusão. Temos assim:

Percentagem Física de Conclusão

A Percentagem Física de Conclusão reflete o progresso atual realizado nos produtos de trabalho da atividade até ao momento. A Percentagem Física de Conclusão pode ser introduzida manualmente pelas pessoas que conhecem o status dos produtos de trabalho da atividade ou pode ser baseado na conclusão de steps atribuídos, sempre dentro de um limite de 0 a 100.

Percentagem de Conclusão da Duração

A Percentagem de Conclusão da Duração é calculada como (Duração Planeada / Duração do Plano Base) * 100. O valor pode exceder 100. A duração da Baseline é a duração completa da atividade da baseline corrente.

Percentagem de Conclusão da Atividade

A Percentagem de Conclusão da Atividade está ligada à Percentagem de Conclusão da Duração, à Percentagem Física de Conclusão ou à Percentagem de Conclusão das Unidades, dependendo da configuração do tipo de Percentagem de Conclusão da Atividade, sempre dentro de um limite de 0 a 100.

Percentagem de Conclusão do Agendamento

A Percentagem de Conclusão do Agendamento (Schedule % Complete) especifica quanto da duração da baseline da atividade já foi concluída até ao momento. É calculada com base na data onde a data date cai entre a data de início da baseline da atividade e a sua data de fim. Se da data date é mais cedo que o início da baseline, a Percentagem de Conclusão do Agendamento é 0. Se a data date é mais tarde que o fim da baseline, a percentagem é 100. Assim, a Percentagem de Conclusão do Agendamento indica quanto da duração da atividade deve estar correntemente concluído, em relação à baseline selecionada.

Percentagem de Conclusão da Performance

A Percentagem de Conclusão da Performance é utilizada para calcular o valor ganho e pode ser baseada na Percentagem de Conclusão da Atividade, na regra de 0/100, na regra 50/50, etc., conforme a técnica usada para calcular o percentagem de conclusão do valor ganho para as WBS das atividades. A Percentagem de Conclusão da Performance especifica que percentagem das atividades planeadas valem até ao momento.

Confundido? No próximo post tento dar uma direção.