O propósito de exportar arquivos em formato Primavera P6 "XER" é transmitir todos os dados do projeto para outra base de dados. Em muitos casos, não estamos a procurar excluir quaisquer dos dados. Então, como vamos evitar a partilha de dados de custo sensíveis para com outras partes envolvidas? Os contractors não podem querer que outras partes, clientes, empreiteiros e outros possam ter acesso a essa informação privada.
Há duas opções para não partilhar os dados de custo. Uma opção é excluir as atribuições de recursos completamente. Fazemos isso realizando uma cópia do projeto dentro Primavera P6 e desmarcando a caixa "Resources and Role Assignments”, como se vê abaixo:
Embora esta opção funcione perfeitamente bem, o destinatário verá o projeto sem recursos ou funções atribuídos no cronograma. E se a quisermos que o destinatário do arquivo possa ser capaz de ver as unidades de recursos, mas não os seus preços unitários e custos totais? Isso requer uma abordagem diferente. Esta opção 2 envolve a criação de um novo utilizador e perfil de utilizador associado em que não é permitido para ver os dados de custo. Quando esse utilizador exporta o ficheiro as taxas de recursos irão desaparecer, mas as atribuições e as unidades de recursos permanecerão intactas.
Primeiro, crie um novo utilizador e denomine essa pessoa de tal forma que nos lembremos para que este utilizador foi criado em primeiro lugar. Vá para Admin → Users. Abaixo, eu adicionei um novo utilizador com o nome "Export User":
Note que eu dei este novo acesso do utilizador a todos os projets na base de dados, atribuindo esse utilizador para ao nível mais alto na estrutura e Organization Breakdown Structure (OBS). Isto não é absolutamente necessário, mas faz com que seja mais fácil de exportar qualquer projeto sem os dados de custo.
Em segundo lugar, temos de atribuir ao novo utilizador um perfil de projeto que exclui a possibilidade de “View Project Costs/Financials”. Vá para Admin → Security Profiles e selecione Profiles Project. Na imagem abaixo eu adicionei um novo Perfil do Projeto, "No Costs Exported":
Além disso, eu dei a este novo utilizador nenhuma capacidade de modificar os planos porque o único propósito da existência deste utilizador é exportar projetos sem dados de custo. Assim que o projeto for exportado vou voltar a entrar usando o meu nome de utilizador normal.
Agora estamos prontos para exportar um projeto com ou sem dados de custo. Tenha em mente que você precisa, em primeiro lugar, fazer login como o novo utilizador!
Recolhido e traduzido de Bill Pepoon
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