quarta-feira, 31 de janeiro de 2018

Confiança no Cronograma e Contingências


Os cronogramas de projetos tendem para o atraso, mas o que pode ser feito para tornar os cronogramas mais confiáveis no tempo? O buffer de agendamento semelhante a uma contingência de custo ajuda os projetos a tornarem-se mais confiáveis.
Os planos de projeto geralmente são mais otimistas do que a realidade. Os motivos dessa disfunção são que os planos do projeto não consideram: ineficiências na transferência de tarefas entre recursos, o congestionamento no local de trabalho, a coordenação entre vários contribuidores e a multitarefa de recursos críticos. Pode-se pensar que não contabilizar esses efeitos de atraso seria contrabalançado pelos contribuidores que cumprissem as suas estimativas. Mas este não é o caso. Uma vez que a duração é inserida no plano do projeto (seja conservadora ou otimista) torna-se sujeita a todos os efeitos de arrasto da Lei de Parkinson e a procrastinação.

Assim, mesmo as estimativas conservadoras de duração podem tender para o atraso na execução. O que pode ser então feito para tornar as durações da atividade competitivas e confiáveis? Inclui na programação um buffer de agendamento semelhante a um item de linha de contingência de custs. Os itens de linha orçamentais não são preenchidos e o projeto geral está protegido contra gastos excessivos com uma contingência de custos. Esta mesma abordagem funciona bem para proteger o cronograma e manter as durações da atividade competitivas.
Este post discute como incluir um buffer de agendamento para que a duração da programação permaneça competitiva e confiável no objetivo.
Temos um cronograma de projeto na Figura 1.
Figura 1
Este agendamento tem dois caminhos que são igualmente críticos.  As estimativas de duração nos dois caminhos incluem alguma folga. A data de fim do projeto é 22 de Junho de 2018.
Na figura 2 ajustámos as durações das atividades para remover a folga e ron´las mais realistas e competitivas.
Figura 2
Note a linha de base original e as durações correntes de atividade. As economias de tempo cortando as estimativas de duração são combinadas numa atividade de buffer. O projeto ainda está programado para finalizar em 22 de junho de 2018.

Temos um cronograma muito mais confiável do que a Lei de Parkinson ou o arrastão devido à procrastinação. (A Lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher todo tempo alocado). Os membros da equipa trabalham cada vez mais rápido, de acordo com as durações mais agressivas de atividade. E o atraso em qualquer caminho crítico pode ser absorvido pelo buffer. Isso proporciona ao gestor do projeto uma ferramenta para prolongar as durações de atividade relevantes quando necessário.

Felizmente, todas as atividades estão de acordo com as estimativas do plano e o projeto acaba cedo. Caso contrário, o cronograma, incluindo o buffer, ainda é um cronograma muito mais confiável. O trabalho é realizado com mais senso de urgência e o gestor de projeto pode distribuir buffer, de acordo, para atividades que realmente precisam de extensão.

Em suma

Uma linha de item como buffer de agendamento similar a um item de contingência de custo encoraja um bom ritmo de trabalho e melhora a confiabilidade. O fator-chave que faz com que o buffer de agendamento funcione é que ele é de propriedade e controlado pela gestão. Possível discussão sobre quem controla o buffer, pode levar alguns a ocultar este buffer nas suas atividades de agendamento de final do projeto, como o comissionamento.

Acredito que o buffer funciona melhor quando é claramente visível no cronograma. Este buffer ajuda a limitar os efeitos negativos da Lei de Parkinson e a procrastinação. Além disso, o buffer é uma ferramenta adicional de gestão de projetos para estender apenas essas atividades que têm necessidade real de ajuste. Assim, o buffer torna o cronograma mais confiável, pois o gestor do projeto começa com um cronograma comprimido e direciona a extensão das atividades, de acordo, e somente onde realmente é necessário.

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