Filtrar dados

A utilização de filtros em P6 é a chave para concentrar o foco nas questões a enfrentar no projecto. Os filtros aplicam-se a actividades, a códigos de actividades, a perfis de uso, a relatórios, etc. O que é que faz um filtro?

Os filtros podem ser ‘default’ 8que não podem ser modificados), global (que são vistos em todos os projectos) e do utilizador. Podem ainda ser criados filtros de layout.

Um filtro limita temporariamente os projectos ou actividades que vemos no ecrã, de acordo com o critério estabelecido. Por exemplo. Pode ver os projectos activos ou ver as actividades planeadas para as próximas duas semanas. Pode usar os filtros fornecidos para criar os que são necessários e pode aplicar um ou mais filtros ao mesmo layout.

O novo critério de selecção permite seleccionar valores dentro ou fora dos limites especificados.

Quando introduz um tipo de valor para duração ou unidades no campo Value, o valor é introduzido na base de dados sem ser convertido em horas. Assim, por exemplo, se introduzir 2 d, o valor guardado é 2 dias e não 16 horas. Se não especificar uma unidade quando introduz um valor ( se introduzir 2 em vez de 2d), a unida de tempo por omissão especificadas nas User Preferences (User Preferences à separador Time Units) será a atribuída para cálculo.

Para tornar este filtro disponível para todosos utilizadores, clique no botão Make Global.

Combine os filtros existentes para diminuir o número de actividades seleccionadas. Utilize qualquer combinação de filtros default, global, layout, e user.

Os filtros e a sua combinação são uma poderosa ferramenta do P6 que permite focar a atenção e controlar projectos de grande dimensão com acuidade.

O filtros são exportados com os projectos mas se a exportação for entre duas bases de dados diferentes as suas configurações não são incluídas.

Introduzir manualmente Alocações de Recursos

Quando se especifica numa actividade o total orçamentado ou as unidades planeadas, o orçamentado ou as unidades planeadas para uma atribuição a essa actividade é distribuído de forma uniforme através da duração da actividade, de acordo com a escala de tempo que se escolha.

Semana 1	Semana 2	Semana 3	Semana 4
20h	20h	20h	20h

Contudo, o projecto pode conter actividades em que se sabe que o trabalho será realizado esporadicamente ou ter uma distribuição particular ao longo da duração e com níveis de esforço variáveis. Para estas actividades podemos optar por uma das seguintes soluções para capturar de forma exacta quando se planeia o trabalho realizado na actividade:

• Atribuir uma curva à atribuição do recurso ou role.
• Introduzir manualmente os valores do período

Quando se atribui uma curva de recursos a uma atribuição de recursos/role irá ter resultados mais exactos do que a distribuição das unidades regularmente através da duração de uma actividade, o trabalho que planeia realizar por período numa actividade pode não estar totalmente reflectivo pela curva. Como resultado, a performance do plano do projecto não pode ser medida de forma exacta.

Para alcançar o mais preciso plano de distribuição dos recursos pode introduzir manualmente a alocação orçamentada ou planeada por recurso/role por atribuição na unidade da escala de tempo que escolher (dias, semanas, meses, trimestres, anos ou períodos financeiros).Dos quais falaremos a seguir.

 

Condições de uso dos blocos futuros de alocação

Ao introduzir manualmente a distribuição dos recursos/roles planeados em blocos futuros de alocação (‘future period assignment buckets’), pode criar uma baseline exacta para medir relativamente ao progresso corrente do projecto. Conforme progride o plano corrente do projecto e se vão introduzindo os dados reais (‘actual’), pode acompanhar a forma como o projecto está a progredir relativamente ao plano comparando os dados orçamentados ou planeados nos blocos futuros de alocação em relação como os reais.

Se o trabalho de uma actividade não está a progredir conforme o plano, pode actualizar manualmente as unidades remanescentes dos blocos futuros de alocação, permitindo medir o trabalho remanescente para uma atribuição sem mudar o plano original. Em alternativa, se escolher re-estimar o trabalho futuro com base em mudanças ao plano do projecto, pode editar um blocos futuros de alocação com unidades orçamentadas ou planeadas enquanto a actividade está em progresso; se houver muitas atribuições que exigem re-estimação, pode estabelecer um novo plano base com base nas suas mudanças.

Pode comparar a distribuição de blocos futuros de alocação de um período de um recurso com os custos e unidades reais nos Resource Usage Profile, Resource Usage Spreadsheet, Activity Usage Profile, Activity Usage Spreadsheet, em relatórios distribuídos no tempo e na janela de Tracking.

Pode planear o trabalho do projecto em períodos financeiros definidos, depois de realizar o armazenamento da performance do período (‘store period performance’) pode comparar a distribuição dos recursos que planeou em relação aos dados reais do período passado.

• Os custos das actividades, incluindo earned value e planned value, são calculados com a utilização da distribuição dos recursos para o período futuro planeado que definiu nas atribuições das actividades.
• Tem de possuir o privilégio de 'Edit Future Periods' no projecto para poder manualmente introduzir os dados futuros do período.

Parece tudo muito complicado, mas esta é a funcionalidade que permite ao P6 planear com exactidão o trabalho e obter assim resultados adequados e exactos na medida da performance do projecto.

Modo multiprojecto em continuação

Alguns detalhes sobre o uso dos elementos do projecto em modo multiprojecto, em continuação do artigo anterior sobre este modo de utilização do P6.

Códigos de actividade de nível de projecto – todos os códigos de actividade de projecto são incluídos com o seu próprio projecto quando é aberto em modo multiprojecto. Os tipos de código de actividade são agrupados por projecto e pode adicionar, editar ou remover os códigos de actividade de nível de projecto bem como atribuí-los a actividades dos projectos respectivos.

Relatórios ao nível de projecto – todos os relatórios globais e relatórios específicos de projecto estão disponíveis para os projectos abertos. Os relatórios propriedade de projectos utilizam o projecto como filtro.

Calendários ao nível do projecto – todos os calendários de nível de projecto são incluídos com os seus projectos correspondentes quando os projectos são abertos, quer sós quer em modo multiprojecto. O layout em modo multiprojecto é agrupado por projecto, assim pode ser mais facilmente adicionar, editar ou remover calendários de nível de projecto bem como atribuí-los às actividades dentro dos respectivos projectos.

Projecto ‘default’ – se estão abertos múltiplos projectos na janela de Projectos, mas o layout não está agrupado por projecto, pode seleccionar o projecto ‘default’ que quer utilizar quando realizar o Schedule, nivelar ou outras funções iniciadas, Escolha Project à Default Project para escolher o projecto entre os abertos que quer utilizar. Marque na lista o projecto que quer como ‘default’.

Layouts de actividade – todos os elementos de nível de projecto como códigos de actividade, estão disponíveis para colunas, agrupamento, filtros, diálogos, etc. Os elementos de nível de projecto são similares aos elementos globais com adicionalmente as seguintes orientações para o modo multiprojecto.

Item	Details
Colunas	Quando vemos os códigos de actividade de nível de projecto como colunas, as actividades que pertencem a outros projectos têm um valor em branco na coiluna.
Grouping	Quando agrupamos por elementos pertencentes a projectos, como códigos de actividade de projecto, os registos de outros projecto são vistos na secção No Code.
Filtros	Quando filtramos por elementos pertencentes a projecto, como códigos de actividade. Quaisquer registos de outros projectos são excluídos pelo filtro.
Copy/Cut e paste ou Drag and drop	Não pode mover elementos da WBS e OBS, despesas e relatórios de um projecto para outro. Só pode mover todos os outros elementos propriedade do projecto dentro da hierarquia seguindo as seguintes orientações: Calendários, códigos de actividade e documentos não podem ser movidos se qualquer desses elementos está atribuído a uma ou mais actividades no projecto corrente. Os riscos não podem ser movidos entre projectos. As tresholds e issues podem ser movidas entre projectos. Contudo, qualquer ligação entre issues geradas por tresholds fica quebrada. Os relatórios não podem ser movidos; os relatórios de nível de projecto podem ser agrupados ou filtrados com base nos dados específicos de projecto As despesas não podem ser movidas; elas estão ligadas estreitamente com as actividades específicas.

Baselines – nenhuma informação de baseline é guardada ao nível de EPS. Se uma baseline não existe num ou mais projectos, cada um desses projectos usa o plano corrente como baseline primária. Pode seleccionar todos os projectos abertos na caixa de diálogo da baseline e clique adicionar para criar uma baseline de todos os projectos abertos.

Ainda mais umas pequenas orientações para nivelamento de recursos e para acesso a projectos que não sendo essenciais não referimos aqui. Esperamos que possam começar a pensar que este é um modo muito adequado para controlo de subempreiteiros e para divisão do trabalho na equipa de planeamento.

Trabalhar com múltiplos projectos

 

Modo projecto simples versus modo multiprojecto

Estamos em modo de projecto singular quando abrimos um único projecto. Quando é aberta uma EPS contendo um ou mais projectos ou quando simplesmente se abre dois ou mais projectos estamos em modo multiprojecto.

Muitas das funcionalidades da ferramenta trabalham do mesmo modo que em projecto singular e em multiprojecto. Está aqui incluído a Tabela de Actividades, a Rede de Actividades e o Gantt Chart também assim acontece com scheduling, applying actuals, leveling resources, risks, thresholds, issues, tracking, e funcionalidades de reporting. Mas as baselines, calendários, códigos de actividade, WP & Docs e OBS têm um funcionamento ligeiramente diferente.
 

Diferenças de funcionalidades

Alguns exemplos desta diferença são os seguintes: quando se guarda uma baseline em modo multiprojecto, a baselien salva-se para todos os projectos no nó da EPS, mas não para o próprio nó; Neste modo pode atribuir-se calendários de projecto, códigos de actividade e WP & Docs aos elementos do projecto. Pode ainda atribuir elementos da OBS a elementos da WBS, a riscos, tresholds e issues dos projectos.

Em modo multiprojecto, as work breakdown structures e a Organizational breakdown structures de toda a hierarquia estão integradas. Pode também definir relações entre actividades em projectos diferentes dentro da hierarquia da EPS.

Quando se copia e cola uma WBS dentro do mesmo projecto, a WBS, actividades e riscos associados são copiados; os riscos não são copiados quando se copia e cola a WBS para um projecto diferente. Igualmente, quando se copiam e colam actividades dentro do mesmo projecto, os riscos associados também são copiados, mas já não o são quando se copia e cola num projecto diferente.

Os privilégios de segurança de projecto funcionam da mesma forma no modo singular e multiprojecto, ou seja, um utilizador pode aceder a qualquer área da WBS para a qual a OBS do utilizador tenha sido atribuída.

Para simplificar a confusão potencial quando se está em modo multiprojecto , todos os elementos de um projecto seguem uma regra simples: o projecto proprietário dos elementos é o único projecto que pode usar o elemento. Por exemplo, se o Documento A é do projecto A então este documento só pode ser atribuído a actividades do projecto A, mesmo que estejam abertos muitos projectos.

Mais sobre Reflections

Porque continua a haver incompreensões e erros devidos ao uso inadequado de importantes funcionalidades do P6, gostava de tentar esclarecer o uso das ‘Reflections’ e algumas das questões e problemas que coloca. No final, indico algumas dicas em como usar o processo.

Uma ‘Reflection’ é uma cópia de um projecto que tem as seguintes características:

1) Tem o mesmo nome do projecto original com reflection adicionado ao fim.

2) Internamente contém uma ligação para o projecto original que permite que a aplicação faça a fusão das alterações dentro do projecto original.

3) Tem um status de ‘what-if’.

Depois de criar uma reflexão, pode fazer alterações a ela. Pode, então fundir as mudanças dentro do projecto riginal mantendo os dados activos intactos no projecto original. A criação da reflection facilita os seguintes processo e sequências de trabalho:

· A criação de uma área de ‘sandbox’ para testar diferentes cenários do projecto

· A revisão das alterações realizadas em colaboração com outros utilizadores. Utilizar a reflexão como um projecto intermediário permite rever e aceitar alterações antes de fundir a reflexão de volta ao projecto original.

· Rever as mudanças de um projecto através da exportação de uma reflexão como um ficheiro .XER. pode assim ser enviado o ficheiro a utilizadores exteriores que podem importar este ficheiro para a sua base de dados, Depois de realizarem alterações ao projecto, os utilizadores externos podem exportar o ficheiro e enviar o ficheiro .XER resultante de regresso. Ao importar o .XER de volta à reflexão pode então decidir que alterações manter quando fizer a fusão com o projecto original.

Então, assim pode fundir a reflexão no projecto original, mantendo os dados do projecto activo intactos.
 

Notas

O menu de context ‘Merge Reflection into Source Project’ szó estará disponível quando selecciona a reflexão para a qual tem acesso de superuser. Tem de ter também acesso superuser ao projecto original associado com a reflexão. Adicionalmente, o projecto original não pode ser aberto em modo Exclusivo por outro utilizador nem poderá ser objecto de check out.

Atenção que as alterações que são feitas aos seguintes campos de uma reflexão resultarão em novas entradas adicionadas ao projecto quando se fizer a fusão com o projecto original. Assim, tenha atenção a Project ID, Activity ID, Resource ID, Role ID, Cost Account, and Price/Unit.

 

Preveja sempre previamente as mudanças

Quando escolhe no menu de contexto ‘Merge Reflection into Source Project’ , se houver mudanças para fundir o sistema responde com a opção de 'Preview Changes to Project’. De seguida, escolha as mudanças que quer fundir da reflexão para o projecto original. Há duas formas de ver as mudanças, ou agrupadas na ‘Preview Changes to Project’: por área de assunto e por actividade. Por omissão a caixa de diálogo organiza-se por actividade. Quando se vêem as mudanças por actividade, aparecem caixas de verificação na coluna de ‘Merge’ por linhas de actividade. Isto irá permitir seleccionar quais as actividades serão fundidas no projecto original.

· Se houver actividades com mudanças, todas as marcas das actividades estarão seleccionadas.

· Marcar ou desmarcar uma caixa de verificação np agrupamento por actividades terá um efeito correspondente na área de assunto mesmo não estando disponíveis caixas de verificação. Garanta que o botão ‘Activity’ está marcado se precisa de compreender ou mudar quais as actividades serão fundidas.

Dica

Se a aplicação detectou actividades que mudaram, serão activados dois botões: ‘Select All’ e ‘Clear All’. Pode utilizar estes botões para poupar tempo se tiver muitas actividades a considerar.

O Perfil de Uso das Actividades

Utilize o perfil de uso das actividades (‘Activity Usage Profile’) para ver valores de custo e unidades para actividades no projecto aberto ao longo do tempo de acordo com as escalas de tempo especificadas. O perfil de uso das actividades mostra as atribuições dos recursos para todas as actividades ou para as actividades seleccionadas na tabela de Actividades, na ‘Activity Usage Spreadsheet’, ‘Gantt Chart’, ou na ‘Activity Network’.

O perfil de uso das actividades pode mostrar recursos de labor, non-labor e material e custos de despesas e unidades de labor e non-labor alocadas às actividades no projecto ao longo do tempo. Os custos e unidades alocados às actividades para cada período na escala de tempo são representados como barras verticais. Pode ainda mostrar curvas para identificas os custos cumulativos ou as unidades ao longo do tempo.

O perfil de uso das actividades pode ser adaptado e customizado para;

• Especificar o tipo de informação que quer mostrar.
• Mudar a escala de tempo.
• Customizar as barras e o fundo.
• Mostrar os dados reais de períodos passados ou valores de dados reais.
• Mostrar os valores de unidades e custo para quer as datas remanescentes mais cedo como mais tarde.

· Guardar quaisquer destas mudanças de forma a que possa sempre aceder ao mesmo conjunto de informação sobre as actividades, ou partilhar o perfil de uso das actividades com outras pessoas.

Pode filtrar o perfil de uso das actividades para incluir todas as actividades mostradas no layout de topo ou incluir só as actividades que selecciona nessa layout. Pode, ainda, filtrar o layout de topo para incluir só aquelas actividades que correspondem ao período de tempo que seleccionámos no layout de baixo.

Dicas

• Se aplicar filtros à tabela de actividades, Gannt Chart, Activity Spreadsheet ou Activity Network, estes filtros também se aplicam ao perfil de uso das actividades.
• Quando mostra uma escala de tempo de um período financeiro e mostra os dados para todos os projectos (em vez de só para os projectos abertos), os dados de actividade e recurso devem ser sumarizados por período financeiro para mostrar de forma exacta os dados dos projectos fechados. Se possuir direitos de administração, para garantir que os dados de actividade e dos recursos são sumarizados por período financeiro quando se sumarizam os projectos, escolha Admin à Admin Preferences e seleccione o separador Options, e marque ‘By financial periods’.
• O custo do valor planeado e as curvas de Earned Value Cost podem mostrar valores diferentes no perfil, mesmo se o o total dos valores de Planned Value Cost e Earned Value Cost são os mesmos nas colunas de tabela de Actividades. Isto ocorre quando uma actividade tem uma despesa com uma configuração de Accrual Type of Start of Activity ou End of Activityemvez de Uniform over Activity. Como estas são uma despesa feita por uma vez e as curvas de planned value e earned value são cumulativas (representando valores distribuídos ao longo do tempo), o planned value distribuído é diferente do earned value distribuído, mesmo que os valores totais sejam os mesmos.

O perfil de uso das actividades é uma das ferramentas mais usadas para reporting significativo da produção dos projectos pelo cruzamento que permite oferecer entre as escalas de tempo e o trabalho a realizar.

Luis Quintino

Opções de configuração de nivelamento de recursos

Quais são as opções que devemos estabelecer antes de começar a usar a função de nivelamento no P6. Para ver essas configurações temos de abrir Tools à Level Resources.

1) ‘Automatically level resources when scheduling’: Esta opção nivela os recurso todas as vezes que se recalcula o projecto (Schedule).

2) ‘Consider assignments in other projects with priority equal/higher than’: Seleccione se quiser incluir alocações noutros projectos dentro da prioridade de nivelamento especificada quando se determina se um recurso está ou não sobre alocado. São consideradas as alocações em projectos fechados. Por exemplo, marca esta opção e especifica a prioridade de nivelamento 5 e a opção definida irá nivelar todos os projectos com prioridade de nivelamento de1,2,3,4 e 5.

A prioridade de nivelamento vai de 1 (mais alta) a 100 (mais baixa). A prioridade de nivelamento é definida no separador General da janela de Projectos.

3) ‘Preserve scheduled early and late dates’: seleccione esta opção para preservar as datas mais cedo e mais tarde que foram calculadas durante o processo de ‘scheduling’.

4) ‘Recalculate assignment costs after leveling’: selecione isto para recalcular os recursos e as funções (roles) nos projectos. Use esta opção para calcular recursos / funções que têm atribuídas taxas múltiplas.

5) ‘Level all resources”: seleccione para nivelar todos os recursos.

6) ‘Level resources only within activity Total Float’: Seleccione esta para atrasar actividades com conflitos de recursos só até à sua data de fim.

7) ‘Preserve minimum float when leveling’: A quantidade folga que se pretende manter quando as actividades são atrasadas devido a conflitos de recursos.

O valor introduzido neste campo é convertido automaticamente em horas. O valor é convertido em horas com base nas horas por período de tempo definidas nas definições de Tools à AdminPreferences ou no calendário do projecto, dependendo da preferência definida (AdminPreferences à separador Time Periods). Assim se introduzir o valor de 5d ele automaticamente converte esse número no nº de horas configurado.

8) ‘Max percent to over-allocate resources’: pode especificar a percentagem máxima em que a disponibilidade do recurso pode ser acrescida durante o nivelamento. Esta opção pode ser usada no caso em que sabemos que podemos sobre alocar um recurso até determinada percentagem. Este recurso então será sobre alocado por este valor no caso de que os valores de folga para estas actividades não possam ser ajustados.

9) ‘Leveling Priorities’:

a) ‘Field Name’: indica os campos pelos quais podem ser priorizados os recursos quando se nivela. As prioridades são utilizadas só nos casos em que mais do que uma actividade «luta» pelo mesmo recurso ao mesmo tempo.

b) ‘Sort Order’: a ordem pela qual são nivelados os recursos de acordo com o campo definido. Faça um duplo clique para escolher Ascending, Descending, ou Hierarchy (opõa que surge só nos campos que são hierárquicos).

c) ‘Add’: adiciona outra prioridade de nivelamento.

d) Remove: Remove uma prioridade de nivelamento.

Começar os projectos com o pé direito

A preparação é uma parte chave na gestão de projecto. Se o projecto não começar de forma correcta irá ter problemas como refazer o trabalho, O âmbito indeterminado, atrasos no plano, má estimação, etc. Embora alguns pensem que o importante é saltar para o trabalho com as duas mãos, o gestor de projecto precisa de ajudar a oferecer um ponto sólido de partida para o projecto. Este ponto de partida é que muitas vezes determina se o projecto vai ou não ter sucesso, representa o ponto de partida do projecto e da equipa, e merece todo o tempo e esforço que se faça para garantir que se apoia em sólidos alicerces. Não se pode saltar às cegas para qualquer coisa que não está perfeitamente compreendida pela equipa.
 

O âmbito

A gestão do âmbito é uma parte importante da gestão de projecto. Muitos projectos iniciam-se com a visão de uma pequena cascata e os stakeholders acabam a dizer que querem as Cataratas Vitória. A gestão de âmbito irá ser uma parte da gestão de projecto ao longo de toda a sua vida, mas há alguns passos que o gestor de projecto deve tomar no início para minimizar as questões com o deslizar do âmbito.

O primeiro passo é definir o âmbito para o projecto; esta definição não tem de ser muito detalhada, mas tem de ser compreendida por todos os envolvidos. O segundo passo (e muito mais difícil) é obter aprovação formal para o âmbito. Esta assinatura pode ser de um documento legal ou pode ser um acordo entre o sponsor e o gestor do projecto. Em qualquer dos casos, é necessário sublinhar para todos que se o âmbito for alterado terão de haver alterações do projecto. A definição de âmbito deve ser claramente compreendida antes de começar o trabalho ou existirão problemas no futuro.
 

Baseline

Depois de o âmbito ter sido definido e acordado pode então ser desenvolvido um rascunho dum plano base. Este não terá de incluir todas as pequenas actividades que serão realizadas pela equipa do projecto, mas deverá incluir as milestones chave e o desenho de como o trabalho do projecto será executado. Esta baseline inicial será o primeiro passo para o plano completo do projecto que será desenvolvido e actualizado durante o projecto. Tal como o âmbito, esta baseline preliminar deve ser compreendida e formalmente acordada pelos stakeholders e o sponsor do projecto antes que o trabalho do projecto se inicie. Conforme esta baseline inicial vai sendo desenvolvida, o gestor do projecto deve apresentar e definir como serão os status do projecto apresentados ao sponsor do projecto durante a sua execução.

 

Organização da equipa

Um último ponto que deve ser compreendido cobre a equipa que irá trabalhar no projecto e que é a necessidade de estabelecer a forma de funcionamento da equipa. Dê a conhecer a todos os recursos quem é que está na equipa e quais são as suas funções nesta. É muito importante comunicar quem será responsável por quê e como prestará contas desta responsabilidade ao gestor de projecto.

Ser aberta e honesto acerca do trabalho do projecto e como o projecto será gerido é o melhor caminho para pôr, de imediato, a equipa do projecto a colaborar. Fazer com que a equipa de projecto esteja motivada de início para o trabalho do projecto passa assim por todos conhecerem as funções e as responsabilidades mútuas.

Kenneth Darter e LQ

O que é o nivelamento de recursos?

O nivelamento de recursos é uma importante funcionalidade no processo de gestão de projecto durante a fase de planeamento mas é uma das opções mais raramente utilizada em Primavera. O nivelamento de recursos ajuda a garantir que a procura de recursos não excede a respectiva oferta.

Quando se nivela os recursos o Primavera P6 segue os processos seguintes:

1. Os requisitos dos recursos de todas as actividades programadas são comparados com a quantidade máxima disponível na ocasião do nivelamento.

2. Uma actividade é atrasada se está disponível só um número de recursos insuficiente em qualquer altura da duração da actividade.

A quantidade máxima para um recurso é determinada através da opção de Max units/time para um recurso particular no Separador de Recursos.

Vamos considerar que temos um recurso denominado Consultor com o Max units /time de 6h/dia e este recurso foi alocado a duas actividades que ocorrem no mesmo dia. O requisito para este recurso seria 12 h/dia mas ele só pode trabalhar 6 h/dia. Assim o recurso é considerado sobrealocado.

Pode verificar se os recursos estão sobrealocados no seu projecto se for ao Resource Usage Profile e activar a Limite Line.

A linha vermelha no gráfico irá mostra o número de unidades sobrealocadas para o seu recurso.

Quando souber quais os recursos no seu projecto que estão sobre alocados, pode então utilizar a opção de ‘Level Fessources’ no menu Tools para nivelar os seus recursos.

Global Change em Primavera P6

O processo de ‘Global Change’ ajuda-nos a realizar mudanças às actividades e aos seus atributos (atribuição de recursos, despesas de projectos, etc.) com base em filtros seleccionados no procedimento respectivo. Pode utilizar a ‘Global Change’ para editar os valores existentes ou atribuir novos valores. Por exemplo, pode criar uma global change para atribuir recursos a um grupo de actividades.

Para utilizar ‘Global Change’ tem de ir a Tools à Global Change.

Nesta janela pode ver algumas das ‘global changes’ predefinidas e criadas quando se instala a base de dados com os projectos de exemplo.

Vamos escolher um exemplo em que pretendemos mudar a Duration % Complete de actividades começadas em 1 de Setembro de 2012 dentro da WBS “Zona 1” até 50%.

1) Para adicionar uma nova ‘Global Change’ clicamos em New.

2) Abre a janela ‘Modify Global Change’ e será necessário introduzir os parâmetros necessários.

3) A’ Subject Area’ é a primeira opção que deve ser escolhida antes de adicionar dados. Há três escolhas:

a. Actividade – Escolha este assunto se necessita mudar atributos da Actividade tais como Duração, Tipo de Actividade, etc.

b. Alocação de Recursos à Actividade – escolha esta área se quer alterar os atributos da alocação dos recursos tal como unidade orçamentadas, unidades Reais, etc.

c. Despesas de Projecto – Escolha esta opção se quiser realizar mudanças às despesas de Projecto.

4) Depois de escolhida a área de assunto pode definir o nome da ‘Global Change’ para mais tarde a poder identificar.

5) A escolha dos parâmetros de IF, Then e Else é a parte mais importante da ‘Global Change’.

a. Parâmetro de IF – define a condição de filtro em que as actividades ou recursos podem ser escolhidas para mudança global.

 

 

 

 

Parâmetro IF

if	Parameter	Is	Value	High Value
	(All of the following)
where	WBS	Equals	Zone 1	-
And	Actual Start	Equals	01/09/12	-

Neste exemplo o P6 irá filtrar as actividades da WBS Zone 1 em que o Actual Star é igual a 01/09/12.

Nota – quando se escolhe ‘all of the following’ a mudança abrange todos os dados que o parâmetro de IF satisfaz.

b. Parâmetro THEN – define as mudanças para especificar aos dados do projecto depois de satisfeitas as condições do parâmetro de IF.

Neste caso:

Then	Parameter	Is	Parameter/ Value	Operator	Parameter/Value
	Duration % Complete	=	50%	-	-

c. Parâmetro ELSE – define a mudança a fazer aos dados do projecto quando as condições de IF não são encontradas. Neste caso, pode fazer outras alterações às actividades que em que a “WBS não é Equal a Zone 1”

Depois de proceder às alterações acima a ‘Global Change’ terá esta informação.

Finalizada a criação dos parâmetros da ‘Global Change’, deverá clicar em ‘Change’ para aplicar as mudanças ao projecto aberto.