O que é implementação e administração do Primavera P6

Implementação?

A instalação 'out-of-the-box "do Oracle Primavera P6 vem com uma configuração básica que requer personalização adicional das definições administrativas ou «globais» do P6 para atender às necessidades da empresa. Todo o processo de personalização de configuração de Primavera é chamado Implementação no «mundo» Primavera. A Oracle normalmente confia nos parceiros Primavera e empresas de consultoria com especialistas de implementação P6 para ajudar os clientes a configurar o P6, uma vez que você comprou licenças de software. O consultor P6 irá sentar-se com a equipe de projeto para realizar uma análise das necessidades e ajudar a configurar o Primavera.

Uma das principais razões pelas quais é necessário ter o P6 configurado é para se certificar de que as definições de segurança e acesso do utilizador estão configuradas corretamente para permitir escalar de alguns a 100s de utilizadores. É importante lembrar que o P6 é uma aplicação dirigida por uma base de dados, onde várias pessoas podem trabalhar e fazer alterações para o mesmo projeto ao mesmo tempo. É necessário garantir que as pessoas tenham acesso a apenas os seus projetos ou até mesmo partes dos projetos pelos quais são responsáveis. Uma vez que os perfis de segurança são criados, um utilizador pode ser atribuído a diferentes níveis de acesso a várias partes do Primavera, se é "somente leitura", para "pode editar, mas não excluir" ou para "nenhum acesso".

As configurações básicas do processo de implementação que ajudam a configurar são:

• A EPS (Enterprise Project Estrutura)
• A OBS (Organizational Breakdown Structure)
• Os Perfis de Segurança - Global e do Projeto
• Perfis de utilizadore
• Dicionários Globais - recursos, calendários, códigos de projeto e de atividades, temas do caderno de projeto, etc ...

O processo de implementação pode variar de acordo com a complexidade das necessidades da sua empresa; uma aplicação muito clara pode demorar tão pouco como um dia ou até uma semana. Se houver uma necessidade de integrar outros programas de software com P6, então ele pode levar mais de um ano ou mais para se certificar de que tudo está configurado corretamente e testado.

Administração?

Se a sua empresa é nova para o Primavera, pode não ter consciência de que o P6 requer pelo menos um indivíduo que seja conhecedor das funções administrativas do Primavera. A empresa pode ter envolvido um especialista em consultoria com a implementação do P6, mas a manutenção contínua do P6 requer um indivíduo que possa fazer alterações numa base de resposta a necessidades correntes ou seja desempenhe o papel de Administrador do P6. Por exemplo, se comprar licenças adicionais do P6, então alguém na empresa precisa ser capaz de criar utilizadores adicionais com as definições de segurança e de acesso apropriados.

Como melhor prática, cada empresa terá uma conta de utilizador "super administrador" (licença) que terá acesso completo e competências para fazer alterações nas configurações P6 da empresa. Para as grandes empresas, podem ser necessários 

administradores adicionais de Unidade de Negócios para a divisão de projetos.

O Oracle Primavera fez mudanças sobre como aceder às funções administrativas nas versões mais recentes do P6. Todo o acesso administrativo agora é feito exclusivamente através da plataforma P6 Web Access na suite EPPM (Enterprise Project Management Portfolio). Em geral, a maioria das empresas usam principalmente a versão P6 Professional do Primavera para gerir projetos. No entanto, essas empresas necessitariam de um administrador para estar familiarizado com as funções administrativas do P6 de Web Access, bem como para outras funções administrativas.

Algumas das funções de um administrador Primavera P6 são:

• Manutenção da EPS (Enterprise Project Estrutura)
• Manutenção da OBS (Organizational Breakdown Structure)
• Adicionar / remover utilizadores
•  Monitorizar os dicionários global / Empresa, tais como: Calendários, Códigos de Atividade, códigos de Projetos, Recursos & Funções bibliotecas, calendários, contas de custo, Tópicos Notebook, UDFs (Campos definido pelo utilizador), Filtros, Timesheets, serviços regulares e muito mais.
• Criação / manutenção de Layouts / Visualizações, painéis, a carteira de Visualizações
• Algum suporte técnico – questões com o Java, banco de dados ou SQL, consultas, erros de código de evento, problemas com o navegador web, e outras questões ambientais que podem surgir.

Processo de Controlo e Hierarquia de Planos

Muitas vezes são referidos os níveis de planeamento em projetos de alguma dimensão, sendo mais usual quando se utiliza o Oracle Primavera P6. Vamos tentar descrever o que isso significa e para isso utilizo a designação de Level em vez da tradução para português.

Uma hierarquia de planos define o sistema de controlo de planos e alguns níveis interrelacionados de agendamentos. Esta hierarquia oferece uma estrutura de desenvolvimento para os agendamentos do projeto.

Primariamente, fala-se de 4 níveis de agendamento que são utilizados em projetos de média e grande dimensão para identificar o âmbito e sua divisão, bem como as milestones contratuais e de projeto.

Level I – Agendamento de Milestones e Sumário

Descreve a duração e prazo global do projeto, cobre o âmbito total do projeto e destaca marcos contratuais e de projeto. Este agendamneto é utilizado pela gestão para destacar eventos importantes e significativos, bem como para comunicar o âmbito global e o status de projeto. Este agendamento de nível 1 também pode ser utilizada para a tomada de decisões.

Level II – Agendamento total

Este agendamento é apresentado sumarizado por instalação, disciplina e áreas de Engenharia, com destaque para itens com grandes sobreposições, itens críticos de Procurement e sumarizado por resultado (work package) de Construção. O agendamento de Level II estabelece os requisitos ao nível de instalação, etapa e fase de trabalho. Descreve as relações entre instalações e fases e estabelece a criticidade das instalações.

O Level II é um plano com detalhe e representa uma etapa para a aprovação do Level III e acompanhamento regular do projeto.

Level III – Agendamento detalhado de Engenharia, Procurement e Construção

O Level III é o plano EPC integrado, onde a Engenharia é classificada por disciplina, agrupada por sistemas / área que descrevem os requisitos do sistema. Procurement identifica a procura por instalação / área ou sistema e assim identifica a entrega do equipamento principal. Construção / Preparação é agrupada por sistema / área que descrevem inter-relações e prazos. O agendamento de Level III estabelece a base para entregas e necessidades de pessoal nas atividades, materiais e requisitos de subcontratação e entregas de fases e as taxas de instalação. O Level III estabelece os requisitos de equipamentos de construção e integra a decomposição de instalação / área em dos pacotes de resultados do sistema. O agendamento Level III é mantido de forma regular e usado para análise What-if.

Em muitos casos este é o nível mais alto de desenvolvimento dos planos e os projetos são acompanhados a este nível através da manutenção de planos base.

Level IV – Identificação do plano detalhado de trabalho e lista de registos

O agendamento Level IV é detalhado até às atividades de trabalho, incluindo desenhos, especificações, trabalhos detalhados por pacote área / instalação, especialidade, equipa de trabalho e estabelece a sequência construtiva. Desta forma o Level IV oferece a base para o planeamento detalhado do trabalho de construção e planos pormenorizados, documentando o trabalho que é atualizado continuamente e revisto para refletir as necessidades do projeto e as circunstâncias em que evolui.

Este é o nível de detalhe requerido para projetos em infra-estruras de energia e do petróleo e gás em que é determinante manter traceabilidade dos trabalhos com os equipamentos no futuro sujeitos a manutenção

Processo de Plano Base do Agendamento

O agendamento deve ser sujeito a manutenção de plano base para mapear o plano corrente com o planeado e dessa forma se obterem avisos antecipados e se evitarem desvios. O processo é assistido ainda com o desenvolvimento de Curvas-S e histogramas para manter o plano corrente na linha.

WBS bem construída para o sucesso

Nunca é demais voltar ao assunto porque continuamos a encontrar projetos mal pensados, com WBS quer não se compreendem ou que não tem correspondência com o trabalho a realizar.

Os projetos podem ser esmagadores; não importa o seu tamanho, a tarefa de completar um projeto é sempre assustadora. É por isso que a Work Breakdown Structure (WBS) pode ser usada para desdobrar um projeto em seções geríveis e ajudar o projeto a fluir através de execução para o sucesso. Criar uma WBS exige gestores de projeto para decidir estrategicamente como vão decompor e apresentar os resultados, ou pacotes de trabalho, a fim de cumprir o âmbito do projeto.

Algumas dicas sobre como criar uma WBS para o sucesso:

A WBS não é uma lista de coisas A FAZER! Com frequência os gestores de projeto entram em falha porque usam uma WBS como uma lista de obrigações. Utili8ze, antes, a WBS como uma estrutura organizativa do projeto, decompondo as grandes fatias do bolo em peças mais pequenas que são visualmente fáceis de compreender por todos.

A WBS é um substantivo e uma atividade é um verbo. A WBS é entendida como o resultado final daquela secção particular, enquanto as atividades incluídas na WBS são as ações que são realizadas para criar esse resultado final. Um elemento da WBS nunca é o nível mais baixo da hierarquia; a WBS agrupa os níveis mais baixos, i.e., as atividades.

Não decomponha demais os elementos da WBS!  Tenter manter os elementos da WBS organizados com 5 a 10 elementos subordinados. Quando começa a detalhar demais perde a vantagem de usar a WBS como estrutura do dos resultados do projeto.

Organize uma WBS que funcione bem para si e para o seu projeto! Não fique preso a ter de organizar um projeto de determinada forma porque lhe parece que «funcionou bem» antes. Há diferentes maneiras de organizar a sua WBS incluindo fase, função, sistema ou outras.

Atribua responsabilidades! Mantenha a equipa responsável pelas atividades com a identificação dos gestores responsáveis na WBS.

Não sou capaz de filtrar por data

Tem um projeto simples. Quer agora mostrar só as atividades que terminam em 25-Jan-2016.

Como é normal criamos um filtro como este acima:

Então surpresa! Recebemos um ecrã em branco.

Um grande PORQUÊ?

Para responder a estra questão temos de mostar o tempo da atividade indo a Edit -> User Preferences -> Dates e na secção Time, selecione ’24 hours’.

Agora consegue ver o tempo das datas de início e fim.

Verifique agora que, por omissão, o tempo está em 00:00 quando define o filtro. Esta é a razão pela qual o P6 não consegue encontrar a atividade.

Então deve alterar o critério para que o P6 consiga procurar em todo o dia.

Agora o P6 mostra a atividade que tem a data de fim em 25-Jan-2016.

Como fazer para que os valores dos Códigos de Atividade personalizem o seu Gantt Chart?

Como é que atribuo uma cor específica a uma barra do meu Gantt Chart? Ou melhor, será que é possível mostrar as minhas barras de atividades com cores específicas ou padrões correspondentes a um Código? Pode mos fazer isso e com alguma facilidade.

Vamos ver um exemplo.

O layout apresentado no gráfico mostra uma configuração agrupada por especialidade pela utilização de um código de atividade para agrupamento do layout.

Neste layout as atividades correntes não críticas e codificadas como de engenharia aparecem salientadas.

Em cima, com as configurações críticas e remanescente desligadas – vemos as barras com as cores especificadas nas configurações novas de barras conforme especificado no código de atividade.

O filtro atribuído é um simples filtro de uma linha que ativará a configuração da barra respetiva de acordo com os valores do código da atividade.

Acima vemos um exemplo do filtro simples de Engenharia atribuído a uma barra de atividades de engenharia.

Seja criativo a realizar esta configuração e não se esqueça de guardar o layout para aproveitar todo o trabalho realizado para outras ocasiões ou outros projetos.

O que devemos saber sobre Calendários em Primavera?

O Primavera P6 tem integrado um mecanismo de agendamento muito inteligente, mas não é bastante inteligente para saber o tempo para dizer aos eletricistas para começarem na parte da manhã e quando parar para almoço.

É onde entram os Calendários do Primavera P6. Não pode construir um plano em Primavera P6 sem pelo menos um calendário. Então, para ajudá-lo a dominar as funcionalidades de calendário do P6 e entender como os Calendários trabalham com o mecanismo de agendamento, aqui estão alguns elementos que você vai querer aprender.

Os calendários são atribuídos a atividades e não a projetos

Está certo. No Primavera, uma vez que um calendário é atribuído a atividades, você tem uma flexibilidade extrema para usar muitos calendários diferentes dentro de um único projeto. Por isso, talvez o trabalho de engenharia está programado com um horário de8 h / dia, num calendário de Seg-sex. Isso não afetará as atividades de construção que podem ter seus próprios calendários de, por exemplo, 12 h / dia, Seg a Sáb. É muito comum o uso de muitos calendários diferentes em projetos mais complexos com muitas especialidades que podem ter seus próprios calendários únicos.

Mas e se você precisar que todo o projeto use o mesmo calendário? Não tem problema, use o recurso de Fill-Down para copiar o mesmo calendário para todas as atividades do projeto.

Os Calendários orientam o Agendamento do P6

Se criar um calendário onde as segundas-feiras são dias não úteis e atribuir esse calendário para o projeto - não deve surpreender-se que o Primavera P6 NUNCA agende trabalho de atividade na segunda-feira. As regras de trabalho e não-trabalho que você definiu num calendário são respeitadas estritamente pelo mecanismo de agendamento do Primavera P6. Eu nunca gostei de qualquer maneira das segundas-feiras!

Os Calendários têm 3 diferentes níveis para trabalhar

Por níveis de tempo estamos a referir-nos a:

• Horas do dia
• Dias da Semana
• Dias do Mês / Ano

Quando criamos um calendário no Primavera P6, pode estabelecer estas regras para cada nível de tempo:

·         Definir que horas do dia são trabalháveis e não-trabalháveis

   Por ex., começo do trabalho às 7h, fim do trabalho às 19h

·         Definir que dias da semana são trabalháveis e não-trabalháveis

 Por ex., trabalhar de Segunda a Sábado, o Domingo é livre

·         Definir os dias do Mês / Ano que são trabalháveis e não-trabalháveis

  Por ex., o 1º de Junho é feriado municipal

Os Calendários do Primavera P6 têm dois sabores – atividade e recurso

Os Calendários de atividade são os mais comuns e muito do que estamos a falar aqui tem em mente Calendários de Atividade. Os Calendários de Recursos do P6 são usados com menos frequência, mas essencialmente funcionam da mesma maneira, em situações especiais.

Por exemplo, digamos que você tinha um bulldozer que exigia um ciclo de manutenção a cada 2ª sexta-feira por 2 horas. Você poderia construir um calendário de recursos no Primavera P6 especificamente para essa escavadora, e capturar o seu ciclo de manutenção. Poderia, então, dizer ao Primavera para agendar o trabalho em torno dos períodos de manutenção da escavadora. Para fazer isso, você teria que usar um tipo de atividade especial chamado "Resource dependent". Ainda há um pouco mais de ajustes e trabalho manual para obter a programação definida corretamente é por isso que eu acho que programadores não se preocupam com tal detalhe e evitam o uso de Calendários de Recursos na programação.

Mudar os Calendários da Atividade pode algumas vezes mexer nas durações

Ocasionalmente, você terá que atribuir um novo calendário para uma atividade. E ao fazer tal mudança pode fazer com que a Duração Original da atividade possa alterar. Isso pode acontecer quando o novo calendário tem mais horas / dia do que o original. Agora ninguém quer que as estimativas de duração alterem de forma aleatória, então não se preocupe, eu tenho uma explicação e solução para o caos potencial do calendário.

Usando os ricos recursos de calendário do Primavera P6 construirá planos robustos para projetos em qualquer setor de atividade. Mas como na maioria das coisas com o Primavera, mantenha as coisas simples e deixe-o trabalhar para si.

Como sabemos quando usamos um Constrangimento ou um Lag?

Qual será a melhor escolha para cada situação – o constrangimento ou o lag?

Esta pergunta surge muito quando se treina com o P6. Nem todas as relações são iguais quando se trata de planear um projeto. Fatores externos e internos podem impor desafios que os planeadores têm de enfrentar logo que possível! Não existe uma regra específica que diz que quando usar um constrangimento ou um lag numa atividade, mas com base no que cada um faz, podemos fazer uma suposição acertada.

Primeiro, vamos falar sobre os constrangimentos.

As restrições podem ignorar a lógica da rede das atividades, se necessário, para atender a requisitos definidos. Desta forma, as limitações podem afetar negativamente a programação dol projeto se não concluir as atividades antecessoras no prazo.

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Constrangimentos

Os Constrangimentos são definidos no P6 para especificar uma data ou um momento em que uma atividade pode começar ou terminar. Também podem ser impostas Restrições a todo o projeto. Os constrangimentos podem ser considerados como "regras" - são concretos no cronograma. As restrições são impostas por forças externas, como um atraso na entrega de materiais ou uma data que uma das partes interessadas exige para que o projeto seja concluído. Os constrangimentos têm melhor utilização em etapas, mas também podem ser usados em atividades individuais. A regra de ouro é que quanto menos restrições usar, melhor.

Pode atribuir dois constrangimentos a uma atividade se ela só pode ser concluída num período de tempo específico. Por exemplo, se um site está disponível apenas a partir de 01 de fevereiro a 14 de fevereiro para uma atividade de 5 dias, você pode atribuir um constrangimento "Before or After" para 01 de fevereiro e um constrangimento de "Finish or Before" para 14 de fevereiro para ter a atividade concluída entre estas datas.

Visão Geral dos Constrangimentos

• Os constrangimentos são utilizados para definir datas que devem ser alcançadas num plano.
• Os constrangimentos afetam diretamente a atividade onde forma definidos e daí, indiretamente, o predecessor e o sucessor das atividades.
• Utilize constrangimentos em atividades milestones para definir deadlines.
• Os constrangimentos são semelhantes a «regras» que não podem ser mudadas
• Não atribua muitos constrangimentos ou a rede lógica deixa de funcionar.

Lags, por outro lado, não estabelecem datas específicas. Em vez disso, pode definir um atraso ou um tempo de espera para uma atividade predecessora ou sucessora. Se você digitar um número positivo, você vai atrasar a atividade sucessora pelo número de dias especificado. Em contraste, se você digitar um número negativo (lead), você vai reduzir o período de tempo entre a atividade e o seu antecessor. [1]

Os Desfasamentos são normalmente impostos por forças internas. Por exemplo, um atraso pode ser devido ao tempo necessário para a secagem do betão colocado. Estas são forças que são impostas, devido à natureza da atividade, e não por uma força externa. Neste exemplo, você pode adicionar um atraso de 10 dias para esperar que a tinta ou o betão sequem completamente e começar de seguida a próxima atividade. A data da próxima atividade vai mudar dependendo de quando a atividade predecessora termina.

Visão geral dos lags

• Os lags são usados para estabelecer atrasos ou tempos de sobreposição entre duas atividades.
• Os lags afetam as relações entre duas atividades (predecessor e sucessor)
• Pode aplicar lags a qualquer tipo de atividade, mas normalmente a task dependent ou resource dependent.
• Os lags são calculados com o calendário do predecessor.
• Os lags são usados quando uma força interna determina o atraso de uma atividade.
• Os lags são mais «controláveis» dentro do plano.

Conclusão

Ambos quer lags como constrangimentos devem ser aplicados com cautela por causa do efeito que podem ter sobre o cronograma. A principal diferença é que os constrangimentos devem ser usados quando há uma força externa, enquanto que os lags devem ser usados quando há uma força interna que afeta a atividade. Como melhor prática, adicionar sempre uma nota no separador Notebook da atividade para indicar por que adiciona um constrangimento ou um lag numa atividade para que outros utilizadores do P6 não mudem nada sem conhecimento prévio.

[1] A introdução de valores negativos apesar de ser possível não é aconselhada. Ver outros artigos sobre a atribuição de lags.