Como evitar mudanças em projeto

Porque é importante evitar alterações num projeto - mas por que elas não podem ser totalmente evitadas?

Mudanças da baseline técnica do projeto devem ser evitadas tanto quanto possível, por duas razões:

• · Em primeiro lugar, mudar os requisitos técnicos pode alterar o custo do que foi estimado na fase de oferta, e
• · Em segundo lugar, as mudanças levam sempre a distúrbios e re-trabalhos, para todas as partes impactadas, que são muito mais prejudiciais e difíceis de avaliar do que os custos diretos.

São implementadas inúmeras mudanças durante a execução de um projeto. Algumas fazem parte da normal da execução do projeto e não podem ser evitadas. Incluem o desenvolvimento do projeto, a incorporação de informações de fornecedores, etc. Várias alterações, no entanto, podem ser evitadas. Estas são os pedidos feitos pelo cliente que são na verdade extras sobre as exigências contratuais.

Gerir as mudanças criadas pelo Cliente

Como enfrentar estas Mudanças?
A maneira prática de fazer isso é dar a seguinte resposta padrão a qualquer pedido, por exemplo, incluído como um comentário sobre um resultado do trabalho contratado: 
"Este comentário constitui um requisito adicional ao contrato. (Explique por que, referindo-se aos documentos de contrato aplicável). Este pedido não será considerado, a menos Companhia emita um pedido oficial nos termos do artigo X do Contrato "Pedido de Mudança iniciado pela Companhia ". 
Isto irá eliminar a maioria de tais pedidos, já que o cliente vai querer evitar os custos adicionais resultantes.
Irá ainda iniciar, para os restantes, o processo conducente à compensação do contratado. 

Posição no caso de alterações não-reconhecidas

Existem dois tipos destes pedidos. 

• Em primeiro lugar, as mudanças reconhecidas, isto é, carta formal do cliente com um pedido de trabalho adicional, a implementação da nova exigência, etc., pedindo ao Contratado para fornecer uma estimativa do impacto do custo / cronograma 
• e mudanças não-reconhecidas que vêm na forma de comentários sobre entregas, requisitos transmitidos "abertamente" por meio de cartas, registos em atas de reuniões ou comunicação informal (oral, e-mails etc.)Mudanças reconhecidas são uma questão menor pois elas vão levar a uma compensação (tempo e dinheiro) a partir do cliente através de uma Ordem de Alteração do Contrato.

Mudanças não-reconhecidos são as mais numerosas. Eles são as mais prejudiciais para o Contratado pois são muitas vezes despercebidas e incorporadas por este no seu custo.

Fontes do setor estimam que as empresas Contratadas perdem entre 5 e 15% do valor do contrato devido a isso.

Como enfrentar estas Mudanças?

Primeiro que tudo, logo que detetar a mudança o Contratado deve solicitar ao cliente a receção de um pedido oficial.

Caso receba o pedido oficial do cliente, ele pode ou não reconhecer que a solicitação feita é uma alteração ao contrato.

Se a alteração for reconhecida, o Contratado irá preparar a estimativa do impacto no custo / programação. Ocorrerão discussões com o cliente sobre tais estimativas. O desafio para o contratado será concordar prontamente com tal estimativa com o Cliente, e esta ser registada num pedido de alteração aprovado. O contratado poderá, ainda, tentar evitar o atraso da espera e prosseguir com a mudança sem um pedido de alteração aprovado.

Quando se sabe que em grandes projetos se leva, em média, um ano entre a data da receção da solicitação de alteração reconhecida pela Empresa e a do Pedido de Alteração aprovado, compreende-se que o contratado esteja exposto por um longo tempo a esta pressão.

Manter a posição enquanto não for reconhecida a Mudança

No caso de o pedido não ser reconhecido como uma mudança ao contrato, o contratado deve notificar que ela constitui tal mudança. Se o Contratado não o fizer dentro de um determinado período de tempo, perderá o seu direito de ser compensado por um custo / tempo extra.

O Contratado poderá apresentar diretamente a estimativa de impacto do custo / tempo ou declarar que não irá considerar tal pedido, a menos que o Cliente o reconheça formalmente como uma mudança. Isso vai depender da vontade do contratado para implementar a alteração, o seu impacto e tempo / esforço necessário para avaliar.

Uma vez que a notificação / estimativa acima seja emitido, a resposta da Companhia deverá ser cuidadosamente acompanhada.

Tal resposta pode ser uma negação de que o pedido constitui uma mudança. Nesse caso, a Contratada não executará o pedido informal.

Há uma exceção a esta opção, quando a resposta do cliente contém uma instrução formal para o Contratado implementar a mudança. Os Contratos de fato, geralmente dão ao cliente esse direito para forçar o contratado a proceder a alterações e este tem o dever de cumprir.

O contratado deverá, em seguida, registar os custos incorridos para os reclamar ao Cliente.

Caso a resposta não contenha instruções para prosseguir, no entanto, ou no caso em que não haja resposta recebida do cliente, o contratado não deve implementar o pedido.

Processo de Gestão da Mudança

É essencial o acompanhamento adequado pelo Contratado da resposta do cliente e da comunicação a todas as partes interessadas acerca da possibilidade de aplicar a implementação da mudança ou não.

É fundamental que o Contratado implemente um sistema apertado para detetar os pedidos e solicitações do cliente designadamente os que constituem alterações ao contrato. Os contratados devem, de fato, apenas implementar as solicitações que são reconhecidas como mudanças perlo Cliente ou as que são forçados a implementar por instrução formal.

A inexistência de um sistema apertado, o que é bastante comum, resulta em perdas significativas para os contratantes.

Como Mostrar o Caminho Crítico da Baseline?

Adaptado e traduzido de Plan Academy

Todos os profissionais que trabalham em projects controls sabem qual a importância de monitorizar o caminho crítico do projeto. E todos sabemos que a comparação do desempenho do projeto com a baseline é essencial. A maioria faz diariamente no Primavera P6, o acompanhamento do caminho crítico e monitoriza a baseline. Mas e quanto se trata de monitorizar em P6 o caminho crítico do projeto vs o caminho crítico da baseline?

É claro que, à medida que executa um cronograma em P6, ao longo do tempo, o plano irá afastar-se da baseline. A miríade de mudanças, correções fora de sequência, trabalho tarde ou cedo serão inevitáveis. E vai acontecer que essas mudanças também afetarão o caminho crítico original.

Agora, pôe-se a questão: Somos capazes de verificar o nosso caminho e compará-lo com o caminho crítico da linha de base em P6?

A resposta é sim.

Embora a comparação de 2 projetos envolva usualmente a utilização de uma ferramenta denominada Claim Digger (denominado a partir da versão 16.1 – Schedule Comparison e agora realizado no Visualizer), é possível realizar uma comparação visual dos 2 projetos no Gantt Chart. Mas é necessário realizar alguns passos para poder comparar o seu caminho crítico com o caminho crítico da baseline.

Mostrar o Caminho Crítico da Baseline no P6

Vamos começar por assumir que temos um plano de projeto bem construído que ainda não se iniciou. Já criámos a baseline e atribuímo-la como baseline do projeto.

Figura 1

No Gantt Chart acima as barras mais largas representam o plano do projeto corrente enquanto as barras mais finas são as do plano baseline. As barras vermelhas mais largas representam o caminho crítico do plano corrente. É possível mostra barras da baseline mais finas em vermelho que salientem as atividades no caminho crítico da baseline.

Passo 1 – Definir um filtro da Baseline

Antes de definir as barras, vamos configurar um filtro que vamos usar para fazer referência à folga total da baseline. O filtro, denominado de Baseline Critical tem a configurações BL Total Float inferior ou igual a 0d. (NOTA: Deve ter uma baseline atribuída ao projeto a fim de ser capaz de escolher o campo BL Project Total Float. Caso contrário, este campo não está disponível.).

Clique em OK para salvar o filtro e sair da janela de filtro. Vamos precisar esse filtro para mais tarde.

Figura 2

Passo 2 – Adicionar barra à configuração do Gantt Char

Para mostrar o caminho crítico do baseline no P6, vamos começar com o padrão "Classic WBS Layout" é um layout de atividade que vem com o P6. Está configurado para exibir as atividades críticas correntes. Eu recomendo que guarde uma cópia deste layout já que vamos fazer alterações nele. (PS: Não se esqueça estes layouts de excelência do P6.)

Uma vez feito isso, a partir do menu P6, clique em Visualizações >> Bars para abrir a caixa de diálogo das barras.

Figura 3

Clique no botão Add para adicionar uma nova linha ou opção de barra.

Figura 4

Na coluna Nome da barra criada, clique duas vezes e escreva Baseline Critical.

Figura 5

Na linha Baseline Critical e na coluna Timescale, selecione Project Baseline Bar da lista de opções, conforme figura 6 abaixo. Este passo garante que a barra usada é a barra da baseline atribuída ao seu projeto.

Figura 6

Figura 7

Passo 3 – Definir um Filtro para a Barra Baseline Critical

Estamos perto de mostrar o caminho crítico da baseline no P6. Na linha barra Baseline Critical e na coluna filter , clique em All Activities e isto vai abrir o diálogo de Filtros.

Figura 8

Garanta que a opção All selected filters está selecionada bem como a de Replace activities shown in current layout. Selecione o filtro Baseline Critical que criámos antes. Depois clique em Apply e depois OK e fechamos o diálogo de Filtros.

Figura 9

Passo 4 – Definir o estilo da barra

Ainda na linha de Baseline Critical selecionada no separador Bar Style (Ver Figura 10), altere a forma para uma barra mais estreita; mude a cor para vermelho e mude a posição para Row 2. Uma previsão irá mostra uma barra estreita vermelha para a linha de Baseline Critical.

Figura 10

Pode clicar em Apply e depois OK no diálogo de Bars para regressar ao Gantt Chart. Vamos ver os resultados.

Figura 11

Vemos com clareza que algumas barras da baseline agora aparecem a vermelho. Estas barras vermelhos mostram o caminho crítico da baseline.

Caminho crítico da Baseline: Realizar uma comparação Visual

O nosso Gantt Chart não mostra grandes alterações do original da Figura 1 a não ser que as barras do baseline que são críticas estão em vermelho.

Figura 12

Conclusão

Não é fácil de perceber quando as alterações feitas em num plano alteram o caminho crítico do projeto. Por vezes, podemos ser surpreendidos. Quando estamos familiarizados com um plano saberemos onde está caminho crítico do projeto.

Mas não deve ter que confiar na memória.

Este método parece ser o caminho mais fácil e confiável para mostrar o caminho crítico da baseline em P6 sem ter de recorrer a ferramentas externas ou meramente tabulares.

Mostrar as setas de Relações entre as barras de Atividade e não as de Baseline

Numa ação de consultoria, na passada semana, um participante pediu para mudar a seta de relação entre a baseline e a atividade corrente no plano do projeto. Com as opções por omissão definidas no P6, verificamos que quando atribuímos uma baseline a um projeto e este já tem progresso, as setas de relações estão a ligar as barras de baseline e não as barras do plano corrente. Como corrigimos isto para que vejamos claramente as relações entre as atividades no plano em progresso? Bem, Há uma forma simples de levar as setas de relações a ligar as barras do cronograma em progresso em vez das barras de baseline.

Vou descrever como mudar as setas de relações de umas para outras.

Problema das setas de relação

Na Figura 1 vemos claramente o problema no Gantt Chart. As setas de relação ligam as barras de baseline. Para corrigir vamos selecionar o ícone de Bars.

Figura 1

Solução do Problema das Setas de Relação

Na caixa de Bars, Figura 2.

Figura 2

Vemos uma lista dos diferentes tipos de barras que estão definidos no projeto. Podemos, também,  ver esta lista como uma pilha, em que as barras mais altas na pilha tem precedência sobre as que se encontram por debaixo. Como exemplo, mova a barra amarela da Primary Baseline para baixo na pilha usando os elevadores com botão de seta assinalados à direita na Figura 2.

Mova essa barra até que ele fique abaixo da barra vermelha de Critical Remaining Bar, Figura 3. Assim a barra da Primary Baseline fica debaixo do conjunto formado pelas barras Actual Work, Remaining Work, e Critical Remaining Work, Figura 3. E3scolha Apply e as setas das relações no seu Gantt Chart ficarão ligadas ao plano corrente em progresso. Figura 3.

Figura 3

Em suma

É importante notas a localização das barras na pilha no que se refere ao gráfico de Gantt particular. O P6 oferece os botões de setas de elevador (Shift up e Shift down) e através desta definição permite definir se as setas do seu Gantt chart ligam as barras da baseline ou as barras das atividades em progresso.

Experimente com os botões para ver o efeito nas barras que estão definidas.

Porque não uso ‘Must Finish By’ num projeto

Quando da criação de um novo projeto, o utilizador é confrontado com a opção de "Must Finish By". O meu conselho é para deixá-lo em branco. Sim, cada projeto tem uma data de fim, que muitas vezes é de importância crítica para o cliente. No caso contrário, sem data de fim, o projeto não corresponde à definição de um projeto. Ou seja, um projeto deve ser: (1) único, (2) com um período de tempo especificado, e (3) um âmbito definido de trabalho. Infelizmente, os projetos muitas vezes acabam com um período de tempo mais longo e maior margem, mas isso é um assunto para outro dia.

Quando da criação de um novo projeto, o utilizador será confrontado com a "Must Finish By" para rever no Wizard de criação ou como restrição apresentada no separador Dates dos detalhes do projeto após a projeto ser adicionado à EPS. A situação anterior é apresentada a seguir:

Figura 1

Isto coloca a questão: o que é o "Must Finish By”? Bem, é basicamente um constrangimento de nível de projeto que afeta todas as atividades. Quando este constrangimento é usado, nenhuma atividade pode terminar depois da data definida. Em teoria, uma data anterior à conclusão do projeto poderia ser selecionada, a fim de determinar quantas atividades ultrapassam uma data particular.

Sem mais delongas, eis por que é que não deve usar a opção de "Must Finish By”:

• Se o utilizador seleciona uma data para além da última data calculada, o caminho crítico terá uma folga total positiva. Mostrando folga total positiva é um pouco como colocar doces na mesa da reunião - tendem a desaparecer. O cliente e os subempreiteiros estão conscientes de que as atividades no caminho crítico não são tão críticas assim e por mais tempo. E porque a Folga total normalmente pertence ao projeto, qualquer uma das partes tem o direito de usar a folga total a seu critério. Sem essa restrição, o caminho crítico tem zero (0) Folga Total, mesmo que o projeto está adiantado.
• O ‘schedule log’ não mostra o constrangimento de "Must Finish By”. Só os constrangimentos de atividade estão listados na Tabela de Log, por isso é fácil para um utilizador esquecer (ou não perceber) que uma restrição de projeto foi aplicada. Isso pode criar confusão, especialmente quando o constrangimento "Must Finish By” é o motivo da geração de folga total negativa. O ‘schedule log’ não indicará que quaisquer restrições são "insatisfeitas", porque, mais uma vez, somente são considerados os constrangimentos de atividade.
• Os constrangimentos de atividade são revelados nas colunas de Start e Finish (conforme o constrangimento) com um asterisco (*). Esta característica vem já do P3. Há uma exceção a esta regra – o constrangimento " “As Late as Possible” - mas por outro lado esta é uma dica bastante óbvia que uma restrição está sendo usada.
• O constrangimento "Must Finish By” não tem um calendário para calcular e assim o seu padrão é a meia-noite do dia anterior. Assim, um "Must Finish By” de 12 de janeiro de 2016 irá gerar um (1) dia de folga total negativa - mesmo quando o projeto é para realmente terminar nessa data. Por quê? Porque o projeto deve terminar à meia-noite do dia antes para evitar ser considerado atrasado. O utilizador deve selecionar o dia após a data de conclusão do projeto prevista como a data de "Must Finish By” (que faz parecer que o utilizador não tem conhecimento da data real de fim contrato) ou optar por mostrar durações das atividades em horas assim que o tempo de dia pode ser alterado. Isto é ilustrado nos próximos dois screenshots.

Figura 2

Figura 3

Tudo isto é um grande esforço extra apenas para ajustar a data, e muitos empreiteiros não têm nenhum desejo de mostrar a hora do dia nos seus planos. Numa rede fechada, colocar uma restrição de atividade na última atividade é simplesmente uma melhor solução. Uma restrição de atividade também é mais fácil para todos verem e, portanto, monitorizar.

Atribuir Custos de Preço Fixo a Atividades no P6

O Primavera P6 tem um processo padrão para a criação e atribuição de trabalho, materiais e recursos de equipamentos para calcular custos das atividades. E se a atividade é realizada a um preço fixo? Sim, existe uma maneira de especificar um custo da atividade de preço fixo no Primavera P6 Professional.

Um tipo de contrato de procurement muito utilizado é o contrato de preço fixo. Neste tipo de acordo o subempreiteiro compromete-se a realizar uma atividade a um preço fixo, independentemente, dos custos reais de trabalho, materiais e / ou equipamentos. Desta forma, o departamento de compras da empresa transfere o risco de exceder o orçamento para o subcontratante. Quaisquer despesas imprevistas na atividade devem ser pagas pelo fornecedor. Ótimo! Bem, como podemos especificar um custo da atividade de preço fixo no Primavera P6?

Este post descreve o processo em Primavera P6 Profissional de atribuir um custo de preço fixo a uma atividade.

Vamos utilizar como exemplo um plano de projeto de reparação e melhoria de tugagens na Figura 1, foram atribuídos custos de trabalho e de matérias na maioria das atividades.

Figura 1

Note, em particular, que não temos atribuições de recursos para a atividade ‘Insulate Piping’. O departamento de procurement negociou com um subempreiteiro de isolamento de tubos para instalar o isolamento por um preço fixo de US $ 4000. Isso inclui os custos de trabalho, materiais e equipamentos. Então, queremos especificar de alguma forma o preço de custo fixo $ 4000 para a atividade ‘Insulate Piping’.
Vamos primeiro tentar introduzir o custo do contrato de preço fixo diretamente na coluna de Budget Labor Cost, Figura 2.

Figura 2
Quando introduzimos o custo de $ 4000 do Insulate Piping recebemos a seguinte mensagem; ‘cannot set cost because there is no price’, Figura 3.

Figura 3

Qual é o problema? Bem, temos de especificar um padrão de preço / unidade para atividades sem atribuições de recursos. Isso é feito na janela do projeto nos detalhes na parte inferior do separador ‘Calculations’, a Figura 4.

Figura 4

 Defina o padrão de preço / unidade para atividades sem atribuições de recursos para US $ 1,00 / h. Agora voltamos para a actividade ‘Insulate Piping’ e introduzimos o preço de custo fixo $ 4000 na coluna Budget Labor Cost. Desta vez, aceita o valor de custo de US $ 4000, figura 5.

Figura 5

Bem, agora que introduzimos um custo preço fixo na coluna Budget Labor Cost seria apropriado alterar o título da coluna. Queremos que os participantes do projeto ao ver o plano saibam que a coluna Budgeted Labor Cost também inclui os custos de preço fixo. Usamos a funcionalidade de ‘Columns’ para a alteração do título da coluna para algo mais descritivo. Selecione a ferramenta ‘Columns’. Isso abre a caixa de diálogo colunas, a Figura 6.

Figura 6

Ckique em ‘Edit Column’, Figura 6. No diálogo respetivo introduza o seguinte campo de título: “Budgeted Labor or Fixed Price Cost”, Figura 7.

Figura 7

Faça OK por duas vezes e o layout resultante fica disponível na Figura 8.

Figura 8

Em Suma

Para além do processo normal de criação e atribuição de recursos para tarefas com custos definidos, pode especificar um custo de preço fixo para uma atividade. O truque para fazer isso é definir um preço padrão do projeto por unidade para atividades sem atribuições de recursos para US $ 1,00 / h. Feito isso, é prática normal para entrar no custo da atividade de preço fixo diretamente na coluna Budgeted Labor Cost e mudar o título da coluna em conformidade.

Outro tipo de custo orçado único é o Custo de Despesas orçamentadas para os custos de materiais específicos do projeto. Aqui você deseja atribuir uma despesa material a uma atividade sem a criação de um recurso global. Consulte o seguinte blog para detalhes sobre a atribuição de Despesas Em Primavera P6.