Layouts obrigatórios em P6

Para o ajudar a tirar proveito dos poderosos recursos de layout do P6 aqui está uma pequena antevisão de 10 layouts imperdíveis que deve usar no primavera P6 com as ferramentas simples de Agrupamento, Classificação, Filtro e Coluna... desde ontem. Então vamos começar!

Ah, e não se preocupe – vamos mostrar-lhe como construir cada layout P6 passo a passo.

1.   Layout 1: Desenvolver agendamentos

Para começar, ao criar um cronograma, certifique-se de usar o layout abaixo para ter todos os campos-chave claramente visíveis e fáceis de encontrar.  O separador Relationships no painel Detalhes é vital porque é usado para adicionar relações lógicas entre atividades na agenda.

Este layout é agrupado por WBS e classificado por ID de atividade.

Veja como construir o Layout:

1. Group & Sort

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

2.         Layout 2: Analisar calendars

Você precisa garantir que os calendários corretos sejam atribuídos às atividades ao trabalhar com agendamentos devido ao efeito dos calendários nos cálculos do Total  Float nas Datas de Atividade.

O layout usado para analisar calendários é agrupado por Calendário >WBS e classificado por Calendário, como você pode ver abaixo.

Veja como construir o Layout:

1. Group & Sort

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

3.   Layout 3: Analisar constrangimentos

As restrições são usadas principalmente para os milestones de início do projeto, milestones contratuais e milestones externos. Mas, às vezes, eles são usados dentro das atividades de trabalho do agendamento, talvez com o constrangimento ‘o mais tarde possível’, por exemplo.

Ao rever o agendamento do contractor, certifique-se de verificar os constrangimentos aplicados para garantir que as restrições não sejam usadas no lugar da lógica de agendamento para direcionar datas.

O layout usado para analisar restrições é agrupado por Constrangimentos Primários >WBS e classificado por ID de Atividade, como você pode ver abaixo.

Veja como construir o Layout:

1. Group

2. Sort

3. Filter

Nenhum filtro é aplicado neste layout para que todas as atividades sejam exibidas.

4. Columns

4.   Em suma

 Esta é uma pequena apresentação dos passos para utilizar o P6 com domínio das apresentações. Seguidamente farei um artigo sobre a definição de pré-impressão dos layouts.

Extensões de tempo e Atualização do Plano

Os contratos especificam como é que um Empreiteiro tem direito a uma extensão da data de conclusão devido a eventos atribuíveis à Companhia cliente e estes devem ser determinados no âmbito de uma situação com estes fatores:

• A data de conclusão deve ser entendida pelo impato do evento, tal como é demonstrado pela lógica do plano.
• Assim só haverá direito a uma extensão da data de conclusão se o evento afeta o caminho crítico da rede do plano, ou seja, a cadeia de atividades sem folga.
• Portanto o cálculo da extensão de data de conclusão está portanto totalmente dependente da integridade da rede do plano.

O que caracteriza essa integridade:

A. Corresponde à integridade do plano inicial, submetido para revisão do Cliente e, após aprovação, transformado em baseline.
B. A integridade de cada atualização do plano.

O propósito deste post é fornecer alguma orientação para a realização das atividades envolvidas com o ponto 2 – atualizações do plano.
 

Atualização regular do plano

O contrato requer que o empreiteiro atualize o plano do projeto periodicamente (usualmente o período definido contratualmente é o período de 30 dias de calendário) e a evidência de que a data contratual do projeto se mantém e quais as milestones contratuais foram alcançadas ou atrasadas.

No final de cada período, a atualização consiste em introduzir:

1. A data de início real das atividades que começaram de fato durante o período;
2. A data de conclusão real das atividades completadas durante o período;
3. As durações remanescentes de cada atividade que se encontra em progresso;
4. Qualquer evento que ocorreu no período entre as duas datas de atualização e que causou um atraso ou modificação à rede do plano do projeto.
5. As modificações à rede de atividades do plano resultantes do melhor conhecimento alcançado durante o período acerca do projeto, como uma melhor precisão nas estimativas de quantidades, nos volumes de trabalho, na sequência, etc. que permite refinar o plano para a frente.

Portanto a atualização consiste em ajustar o agendamento do tempo de acordo com a passada performance e refinar o plano das atividades futuras.

Quando se atualiza o plano (de acordo com os 5 passos acima), o planeador usa e baseia-se num conjunto de informação, incluindo:

• Relatórios do trabalho real completado, documentos emitidos, ordens de compra colocadas, etc.
• Atas de reunião, permitindo identificar as questões, sobretudo as emitidas pelo Cliente que devem ser refletidas.
• Registo de tendências, identificando questões colocadas.

Logo que estes 5 passos são realizados, o planeador irá calcular de novo o plano, realizando um forward pass, o que irá fornecer as últimas datas previstas para as atividades futuras e a Data de Conclusão do Projeto (PF).

A previsão da PF é uma estimativa que irá mudar na próxima atualização do plano. Não têm de ser tomadas ações em cada atualização do plano mesmo que a data de conclusão deslize para além da data de conclusão requerida.
Se a PF se mantiver consistentemente atrasada por várias atualizações do plano (por exemplo, por 3 períodos sucessivos), o Planeador deverá considerar um passo 6 na atualização do plano: Replanear.

6.   Isto irá consistir numa revisão dos caminhos críticos, da sequência e duração das atividades e da identificação das mudanças que podem ser feitas à execução, tal como realizar atividades em paralelo, incrementar os recursos para reduzir a duração das atividades, altera a sequência do trabalho ou o método, de forma a rever ter para a data original de PF.

Numa perspetiva contratual e comercial, a atualização do nível 3 do plano é altamente crítica visto que o nível 3 é a única ferramenta que identifica totalmente e suporta a existência de uma ligação causal entre os eventos e as suas consequências: um atraso das atividades do caminho crítico.

Só com suporte no nível 3 pode o Empreiteiro estabelecer firmemente o seu direito a uma Extensão de Tempo (ET) e identificar a parte responsável.

Extensão de Tempo

Se um evento importante impacta o caminho crítico, só o trabalho de replaneamento permitirá quantificar a dimensão desta ET e, como consequência, o custo que o Empreiteiro poderá reclamar (custos derivados do tempo).

Os caminhos críticos ficarão definidos com maior precisão e serão alterados durante a execução do projeto. Como o impacto ao caminho crítico está na base do cálculo de uma ET, é essencial que as atualizações do plano reflitam adequadamente o caminho corrente e o caminho crítico. Isto significa que o plano de nível 3 deve estar baseado no plano de execução atualizado pelo Empreiteiro do Contrato por forma a permitir avaliar o verdadeiro impacto de qualquer evento.

Todos os atrasos, adicionalmente, com origem no Cliente devem ser refletidos na atualização do plano já que é obrigação do Empreiteiro pelo contrato atualização regular do nível 3 com todos os impactos. Não registar um evento de atraso minimizará o direito do Empreiteiro a uma Extensão de Tempo. está assim entendida a importância de planear e acompanhar o nível 3 com rigor.

Reporting de Risco em Projetos

Os projetos devem ser reportados ao cliente com regularidade, semanal ou mensal. A maioria deles têm muitas vezes regras predefinidas com alguma profundidade para medida do trabalho realizado e seu controlo. Este é o reporting normal de progresso, mas se precisarmos de reportar os riscos e as questões em aberto, como devemos fazer?

As normas de gestão de projeto têm alguma orientação para reporting de informação de risco?

Não. A prática de risco do PMI não inclui nada e o PMBoK fala só acerca de relatórios de performance, mas não fornece nenhum detalhe sobre o que devem estes relatórios incluir. Assim, cada um e em cada caso deve ser definida o conteúdo dos relatórios.

O que deve ser incluído num interface gráfico de gestão de risco?

Para um relatório para a gestão sénior só deve relatar os riscos em aberto por projeto e / ou os riscos em aberto por categoria (âmbito, orçamento, plano, etc.). isto irá permitir ver se há uma área como o plano em que há maior impacto de risco nos projetos.
Não incluir:

• Número total de riscos gerais
• Riscos fechados
• Riscos com um status de impacto baixo ou médio

A razão para isto é que a gestão sénior não pode fazer muito, se alguma coisa, com esta informação. O número de riscos é por si só uma informação sem significado. Alguns podem ser muito pequenos, alguns projetos podem só ter uns poucos mas podem ser muito significativos. Uma forma melhor seria reportar sobre o impacto do risco – qual o custo de todos estes riscos se ocorrerem?

A abordagem mais adequada será confirmar junto da gestão qual a informação que lhes interessa ver. Não penso que o número de riscos ou os riscos fechados seja informação que eles necessitam para tomar decisões acerca do projeto. Os riscos por categoria, ou riscos com classificação de impacto «alto» são muito mais significativos.

Devo mostrar as tendência do risco ao longo dos meses?

Não. O que vai a gestão fazer com esta informação? No início do projeto são identificados muitos riscos e depois fechamos alguns e abrimos novos. Se num determinado mês se realiza uma revisão dos riscos e se identificam mais 50 as tendências vão ficar todas baralhadas. O melhor será em termos de tendências mostrar a situação para um período largo de tempo. 

Pode utilizar-se uma seta para indicar se o perfil de risco global do projeto está a subir ou a descer, ou usar uma métrica para mostrar se há mais ou menos riscos de «alto» impacto ou se as implicações de custo decorrentes da mitigação de risco subiram ou desceram.

E então como reportar as questões e problemas?

Para a gestão sénior só deve mostrar as questões de alta prioridade e em aberto. Em termos de progresso, importa mostrar as questões de «alta» prioridade fechadas durante este mês. Isto mostra o progresso que se está a realizar na resolução de questões, mesmo quando surgem novas questões. Se não fizer dessa forma, o relatório mostrará que existem 20 questões abertas com um status de «alta» prioridade este mês e novas 20 questões abertas. Contudo estas podem ser 20 questões completamente diferentes. Sem muito mais detalhe, como nomes das questões e descrição (o que certamente os sponsors não tem interesse em percorrer), não será fácil ver que estamos a resolver as questões e podem assumir que não estamos a enfrentar os problemas no projeto.

Incluam também as 10 mais importantes questões, com descrições a planos de ação. No caso em que o input dos sponsors é importante para a resolução das questões, não nos podemos esquecer de as incluir no relatório e são salientadas as que necessitam da sua decisão.

Aqui a melhor abordagem é conhecer o que a gestão sénior tem necessidade e pretende saber. Para isso não há como perguntar. Se os sponsors não sabem, apresente-lhes os gráficos e relatórios durante alguns meses e depois peça pelo feedback sobre o que pensam e que mais informação acham que necessitam para desempenharem as suas funções no projeto – tomada de decisão, governação e supervisão.

Luís Quintino

Usar os Tipos de Percentagem Física e de Duração no Primavera P6

Se procuramos uma forma rápida de atualizar o progresso no seu plano em Primavera P6 ou se quer descrever o progresso do trabalho que não tem uma taxa uniforme de produção, então deve familiarizar-se com os diferentes tipos de Percentagem de Conclusão.

Começamos com uma situação em que já tem um cronograma e uma baseline associada. Há necessidade de atualizações semanais precisas sobre o projeto e precisa de uma maneira eficiente e correta de apresentar o progresso das atividades de modelagem. Este é a questão onde os diferentes tipos Percentagem de Conclusão em Primavera P6 vêm mesmo a calhar.

A forma mais simples e rápida de atualizar o progresso das atividades é usar a Percentagem de Conclusão da Duração. A duração remanescente é automaticamente calculada com base na % duração concluída introduzida.

Se tiver uma atividade que tem uma taxa de produção não uniforme a Percentagem Física de Conclusão é a melhor escolha para a percentagem de conclusão. Neste tipo de percentagem de conclusão quer a percentagem de conclusão quer a duração remanescente devem ser introduzidas.

Se o seu setor for o da manufatura e da fabricação de peças, então o tipo Percentagem de Conclusão de Unidades pode ser melhor para descrever a % de unidades concluídas. Usar o tipo de duração correto é, ainda, importante para acompanhar de forma eficiente e realista o andamento das atividades no Primavera P6.

Nest post explica-se como usar ambos os Pshysical e Duration Percent Complete em Primavera P6 para descrever o trabalho que está a ser realizado no projeto. Ele não entra em detalhes sobre o Units Percent Complete.

Cenário em Primavera P6

A tarefa é atualizar o plano da fase de estruturas do projeto de construção da Figura 1.

Figura 1

Todas as atividades do projeto são sequenciais e tem a clássica relação Finish-to-Start. A programação é bastante normal, exceto para a função de Steps, que foi utilizado para descrever a atividade Foundation Lay, e o lag de 120 horas (5 dias) o intervalo decorrido de tempo de cura entre a Foundation Lay e Stike Forms. Note que às duas atividades são atribuídos a Physical Percent Complete Tipo e às restantes Duration Percent Complete.

Atualizações de Physical Percent Complete

O tipo de Physical Percent Complete é necessário para as atividades que têm Steps atribuídos. Além disso, é o método preferido de atualização de atividades quando a taxa de produção de trabalho é não-informal. Por exemplo, a equipa pode ter uma curva de aprendizagem que fará com que o progresso nos primeiros dias possa ser mais lento do que nos dias restantes. 

A atividade de Physical Percent Complete atividade também pode exigir a mobilização não especificada de material e equipamento que faz com que o primeiro dia de progresso possa ser mais lento. A Physical Percent Complete é capaz de responder a ambas as curvas de mobilização e de aprendizagem.

Atualizações de Duration Percent Complete

Mais uma vez a característica distintiva da atualização do tipo Duration Percent Complete é que o Primavera P6 calculará automaticamente a duração remanescente quando introduz a % de duração completa. Esse cálculo é instantâneo. Para levar o Primavera P6 a calcular a duração remanescente, depois de introduzir a data de conclusão prevista para o tipo de Physical Percent Complete tem primeiro que recalcular o cronograma. Em outras palavras, o cálculo não é instantâneo como o da Duration Percent Complete.

Semana Um Atualização Física de Steps

Figura 2

Note-que as atividades Notice to Proceed and Structural Phase Start estão concluídas. Selecione a atividade Foundation Lay e selecione o separador Steps nos detalhes de baixo, mais uma vez, veja a Figura 2. Há três steps associados à atividade Fundação Lay. Marque a caixa Complete no conjunto de linhas de formulários para declarar os Set Forms concluídos.

Para a etapa de Lay Rebar defina o Step para 50%. Agora selecione a separador de Status, Figura 3, nos detalhes de fundo e observe que a atividade de 10 dias está 50% concluída.

Figura 3

Além disso, observe que a duração remanescente aparece ainda como 10 dias. O que aconteceu? Bem, nada, o que é precisamente o ponto. Quando usa o Physical Percent Complete tem que digitar a duração remanescente mesmo estimada, o Primavera P6 não calcula esse valor de forma automática.

Para descrever o tempo remanescente numa atividade de tipo Physical Percent Complete, tem duas opções: 1) introduzir a Expected Finish Date e o Primavera P6 irá calcular a duração remanescente (mas só depois de pedir ao Primavera P6 para recalcular o agendamento) ou 2) inserir diretamente a duração remanescente. Na Figura 4, a duração restante é inserido diretamente como 5 dias.

Figura 4

Depois de introduzir a duração remanescente, e, portanto, concluir o status do projeto para a primeira semana, mover a data date e recalcular o cronograma. O projeto deve ser semelhante à Figura 5.

Figura 5

Semana Dois Atualização Física de Steps

Continue a destacar a atividade Foundation Lay na janela de atividades. Volte para o separador Steps na visão de detalhes e marcar o Lay Rebar e Pour Concrete como concluídos, Figura 6.

Figura 6

Vá então para o separador Status e defina a atividade Lay Foundation como completada, Figura 7.

Figura 7

Depois de introduzir o status para a semana dois, mova a Data date e recalcule o agendamento, Figura 8.

Figura 8

Semana Três Atualização de Status de Duração

O status de semana três é Muito mais simples. Primeiro, selecione a atividade Strike Forms na janela de atividades, basta selecionar a separador Status e marcar a atividade Strike Forms como começou e terminou, Figura 9.

Figura 9

Este é a atividade em Duration % Complete que não é milestone nem Level Of Effort no cronograma do projeto. Mais uma vez, mudar a Data Date e recalcular o cronograma, Figura 10.

Figura 10

Semana Quatro Atualização Física

Mais uma vez vamos usar o Physical % Complete para descrever o progresso do projeto. A atividade é para construir as paredes exteriores. Este projeto tem uma distribuição de produtividade não-uniforme. Deve-se à mobilização necessária de materiais e equipamentos no dia-1 da atividade. A equipa também era nova na construção deste tipo de parede, então tiveram uma curva de aprendizagem. Em outras palavras, o grupo levou 5 dias para a construção de 41,67% de parede e apenas a 5 dias para construir o restante 58,3% da parede.

Para atualizar o projeto para a semana 4, primeiro selecione Exterior Walls na janela de Atividades. Em seguida, selecione o separador Status nos detalhes de fundo e introduzir 41,67% (5 dias / duração de 12 dias) para o Physical % Complete, Figura 11.

Figura 11

Como de costume, o período remanescente ainda está listado como toda a duração da atividade. Digite uma data de Expected Finish para 06 de fevereiro. Para atualizar a duração remanescente com base na data de término prevista mover a Data Date e recalcular o cronograma. O Primavera P6 irá calcular a duração remanescente, Figura 12.

Figura 12

Semana Cinco Status de Atualização Física

Assegure-se que a atividade Exterior Walls está selecionada na janela de Atividades. Verifique o cheque de Finish para introduzir o status, mova a Data Date e recalcule o cronograma. O projeto aparecerá similar à Figura 13.

Figura 13

Note que a data de fim de 6 de Fevereiro, com a duração original de 12 dias e a duração real de 10 dias.

Semana Seis Atualização de Status de Duração

A atividade Interiores Walls foi construída por uma equipa muito experiente e assim, não havia nenhuma curva de aprendizagem. Além disso, os atrasos de mobilização foram imateriais. Para a primeira semana de trabalho na atividade Interior Walls definir a Duration % Complete como 50%, Figura 14.

Figura 14

O Primavera P6 calculará automaticamente a duração remanescente da atividade de 10 dias como 5 dias. Avançar a Data date uma semana e recalcular o cronograma. O gráfico de Gantt será semelhante à Figura 15.

Figura 15

Semana Sete Atualização de Status de Duração

Continue e selecione atividade Interior Walls. Defina a Duration % Complete para 100% e o Primavera P6 irá calcular a duração remanescente como 0 dias, Figura 16.

Figura 16

Mova a Data date. Recalcule o cronograma e verá o gráfico de Gantt final desta demonstração como se vê na Figura 17.

Figura 17

Em Conclusão

O Primavera P6 tem diferentes tipos % de conclusão para responder a necessidades da atualização de status.

A Duration % Complete é a mais simples de usar quanto a duração remanescente é automaticamente calculada pelo Primavera P6 logo que a % de conclusão é inscrita.

O Physical % Complete requer o passo adicional de entrar ou a duração remanescente ou a data de Expected Finish. O Physical % Complete é mais preciso para modelar a taxa de produção não-uniforme. Também é necessário quando os passos são usados para fornecer mais definição a uma atividade na barra do gráfico de Gantt.

Praticar na aplicação das diferentes técnicas de tipos de % no Primavera P6 para realizar as atualizações regulares de progresso realistas do projeto. Pode descarregar o cronograma de exemplo aqui.

Não se esqueça depois de importar de guardar a Baseline, antes de realizar os passos da demonstração.

Mais sobre a Curva S

Este processo é a abordagem adequada para carregar recursos e custos num plano e calcular o Earned Value até à data, prevendo o trabalho remanescente com base nos KPIs respetivos o SPI (Shedulle Performance Indicator) e o CPI (Cost Performance Indicator).

1.     Crie a baseline com unidades de trabalho carregadas nas atividades; pode usar horas/homem como sistema de peso das atividades.

2.     Deve usar o physical percent complete e fixed duration and units nas atividades abrangidas.

3.     Crie os períodos financeiros baseados em semanas.

4.     Inicie a atualização do plano.

5.     O início real, o fim real e o % percent complete devem ser baseados nas quantidades instaladas e na duração remanescente.

6.     Atualize as horas reais como horas orçamentadas X percent complete (real=ganho).

7.     Guarde a performance do período (Store period performance) em cada atualização, senão o P6 irá estender o progresso desde o início da atividade.

8.     Selecione o profile de uso da atividade e as curvas baseline e actual.

9.     Na parte de gráfico, selecione calcular a média (calculate average) e divida por um número para alcançar 100, selecione a unidade de medida como %, para que se o seu orçamento total for 1 000 000 horas, divida por 10.000.

Veja abaixo mais algumas formas de tratar do progresso.

Bom trabalho!

Calcular "Automaticamente" o Percent Complete

Muitas vezes os gestores estão desconfortáveis com as «adivinhações» alcançadas com o percent complete. A funcionalidade de steps do Primavera torna-se muito útil quando eles são ponderados para dirigirem o percent complete de tal forma que se torna muito menos subjectivo e muito mais quantificável. Geralmente, os steps são uma forma de acompanhar resultados ou algumas sub-actividades sem adicionar mais actividades ou complexidade ao agendamento. Qualquer grupo de steps que é muitas vezes repetido (um típico work flow documental) pode ser tornado num modelo de step para uso em todas as actividades similares.

Para obter que cada step automaticamente dirija o physical percent complete para a actividade:

1. Abra a opção de columns dentro do separador de step com um clique da direita na última coluna e seleccionando “Customize Column Headings”. Então escolha as colunas de Step Weight e Step Weight Percent e coloque-as na vista do lado direito usando a seta da direita. Clique OK. As novas colunas irão surgir no separador steps.
2. Agora, defina cada passo por importância ou peso que ele tem relativamente ao processo de conclusão da actividade. O physical percent complete cumulativo é automaticamente calculado se a definição do separador de Calculation no nível de project for definida como “Activities with steps drive percent complete.”
3. Tem de se assegurar que a coluna Physical Percent Complete está visível na tabela de actividades e de que esta opção está configurada no separador general para Tipo de Actividade para Physical Percent Complete.
4. Se não estabelecer o peso então cada um dos passos terá peso igual.

Funções em Primavera P6 que todos os planeadores devem saber

O Oracle Primavera P6 ajuda a tornar as suas responsabilidades de gestão de projeto mais fáceis e eficientes. No entanto, compreender todas as dicas e truques em funções do Primavera P6 não significa necessariamente que vai ser produtivo.

Em vez disso, precisa saber como executar determinadas ações e funções específicas, e esta curta lista irá ajudá-lo no seu caminho rumo a planos com mais sucesso e produtivos.

Função 1: Como remover recursos de uma cópia de um projeto para clientes

Às vezes, é exigido produzir uma cópia de cronograma do projeto para enviar ao cliente. No entanto, alguns recursos não devem ser sempre incluídos nesta cópia. Para remover os recursos de uma cópia do projeto, abra a janela do projeto. Copie o(s) projeto(s) adequado(s), e selecionar quais linhas de baixo para incluir na caixa de diálogo "Copy Baselines”, marcando as caixas apropriadas. Quando a caixa de diálogo “Copy Activity Options” aparece, desmarque a opção “Resource & Role Assignments.”

Função 2: Como ajustar rapidamente a escala de tempo

Dependendo da visão atual de projeto, pode ser necessário, para expandir ou restringir a escala a exibir. Embora isto possa ser conseguido através das opções do menu, a maneira mais fácil de reprogramar a escala de tempo é com o botão esquerdo do rato sobre o ícone da lupa quando figurem na metade inferior da escala de tempo.

Pode arrastar as barras para tornar mais longo o cronograma, que inclui um comentário mais abrangente, tendo em conta a profundidade, ou encurtar as barras por movendo para a esquerda, que move a escala temporal mais longe.

Função 3: Como Atribuir uma curva de recurso

Especialmente no início de um projeto, pode não saber o quanto de cada recurso será necessário para atividades e tarefas específicas. Quando precisa distribuir um total de recursos em todas as atividades de projetos uniformemente, pode ser atribuída uma curva ao recurso ou atribuição de função. Para atribuir uma curva, selecione seu projeto e abra o menu "Resource Assignements".

Clique duas vezes sobre a coluna e selecione a curva apropriada para o recurso selecionado. Se a coluna curvada está em falta, pode configurá-la para exibir através de escolha de ‘curve’ no menu colunas.

Função 4: Layouts são a super ferramenta do P6

A criação e adaptação de layouts em  Primavera P6, sendo uma das coisas mais óbvias no trabalho do planeador, é também a coluna dorsal das ferramentas dos planeadores. Representa uma elevada percentagem dos reports realizados e os layouts são as formas mais expressivas do trabalho em planos de projeto.

O grande segredo dos layouts em Primavera é que a sua criação com seleção de colunas, ou profile a incluir, com a representação das barras e com as configurações de pré-impressão podem ser guardadas para utilização frequente pelos utilizadores nos layouts do projeto. O planeador desenha, estrutura e guarda ferramentas reutilizáveis que vão permitir apresentar a performance do projeto com rigor e fidelidade.

Percentagem Física de Conclusão

O tipo de percentagem de conclusão é estabelecido pela forma como for definida o registo do progresso.

Se o tipo de percentagem de conclusão for físico, pode ser usado o respetivo campo para introduzir a percentagem. Escolha este método quando o progresso da atividade pode ser mais facilmente reportado com base na avaliação pessoal.

Como atualizar atividades com Physical percent complete

Na janela de Atividades, selecione a atividade a reportar e mostre o separador de Status do Activity Details. Introduza o physical percent complete e a duração remanescente para a atividade. Se estão recursos alocados deve também reportar cada um dos recursos com o actual das unidades utilizadas.

Se usa o physical percent complete, deve também usar a remaining duration para atualizar o progresso. Na realidade deve sempre atualizar-se com a duração remanescente em todos os tipos de percente complete.

Ao contrário do P3, todos os planos em P6 são baseados em minutos e não em dias. Quando se reporta com percent complete, acaba-se sempre com dias parciais remanescendo nas atividades. Se alterar o tempo (clique EDIT, USER PREFERENCES, DATES e escolha ou 12 ou 24 horas, garanta que coloca a ver os minutos) e de seguida verifique se percebe o que estou a dizer.

Progresso do projeto – Estado à data corrente

O projeto é atualizado, de forma regular (ou seja, semanal, quinzenal ou mensal),  para capturar o desempenho e refletir ajustes na previsão.
A frequência de status é importante a considerar, pois esclarece a posição e as prioridades do programa, além de identificar os problemas que precisam ser mitigados e que não seriam notados se o cronograma não tivesse o status atualizado. Na maioria dos programas, a frequência de status recomendada pelo projeto é semanal ou mensal.

A data corrente, também conhecida como data do status ou data dos dados (DD), é simplesmente a data que o projeto considera como “hoje”. Esta data é comumente alinhada com a data final do encerramento do sistema de contabilidade. Tudo à esquerda da data corrente ocorreu e está no passado; tudo à direita desta data ainda não ocorreu e está no futuro. É essencial que o status do projeto seja consistente com o Data de Status para garantir datas precisas de previsão.

Processo de Status

Durante o processo de status, os proprietários de tarefas registam todas as tarefas que ocorreram na janela de status.

Além disso, eles validam e corrigem os relacionamentos lógicos, as durações restantes e as restrições de tarefas futuras. A previsão do projeto cobre a validação e a correção de tarefas futuras.

Os proprietários das tarefas, durante o processo de status, respondem às cinco perguntas acerca de cada uma das tarefas abrangidas a seguir:

1)      Se a tarefa começou, quando começou?

1. a)      Capture esta data no projeto como a data de início real.

2)      Se a tarefa não foi iniciada, quando será iniciada?

1. a)      Esta data representa a nova previsão / data de início antecipado.

Capture essa data no projeto adicionando um predecessor ausente ou a data de início prevista (como uma restrição).

3)      Se a tarefa terminasse, quando terminaria?

1. a)      Capture esta data no projeto como a data real de fim.

4)      Se a tarefa não foi concluída, quanto tempo é necessário para concluí-la?

1. a)      Essa data representa a nova data de previsão / fim antecipado. Capture essa data no projeto ajustando a Duração restante da tarefa.

Ou

1. b)      Capture essa data inserindo a Data de conclusão da previsão e deixando a ferramenta calcular a duração remanescente.

5)      Qual é a percentagem de conclusão da tarefa?

1. a)      Capture esse elemento no projeto como a percentagem concluída. 

Nota sobre a percentagem de conclusão.

Existem vários campos diferentes de percentagem de conclusão disponíveis para uso em todos os sistemas de software de agendamento. Eles incluem valores percentuais completos que indicam percentagens de duração, trabalho (horas), valor agregado e âmbito. É importante que o programa entenda as diferenças entre esses valores, como eles são calculados e atualize os valores corretos de Percentagem de conclusão durante o processo de status.

Conselhos finais

Utilize um tipo de percentagem de conclusão físico, que lhe permita tomar todas as decisões sobre o valor de percentagem e sobre a duração rtemanescente das atividades.

Após, as introdução dos valores de status, reveja o resultado do cálculo reealizado na nova data de status. Reveja com cuidados as durações remanescentes das atividades em progresso.

Os códigos de atividade no Primavera P6

No Primavera P6, é muito útil poder classificar, filtrar e organizar o cronograma por responsabilidade, fase ou qualquer outro atributo específico do projeto. É por isso que criamos códigos de atividade quando desenvolvemos o cronograma da linha de base.

Figura 1 Note o uso de Códigos de Atividade de Projeto

Há quem prefira desenvolver o código de atividade antes de adicionar qualquer atividade, geralmente logo após o desenvolvimento dos calendários de atividade. Parte do planeamento do projeto é planear o cronograma e planear o cronograma inclui a configuração de como precisará de organizar, classificar e filtrar atividades para apresentação e análise.

Quase sempre uso o código de atividade no nível "Projeto", assim como os calendários de nível "Projeto". Isso ajuda a impedir que o banco de dados para quem se envia o plano (XER) se torne incontrolável. Podem sempre usar configurações quando importam, mas poucos o fazem. O uso do código de atividade no nível de "Projeto" mantém o código de atividade no projeto e não permite que os dados preencham os códigos de atividade "Global", que podem ser alterados por outra pessoa e não se saberia ...

Algumas especificações listam os requisitos de código / categoria de atividade e outras não falam nada deles. Quando planeamos o cronograma, pode ver algumas categorias distintas para as quais seria útil desenvolver códigos de atividade. Geralmente, isso é fase, responsabilidade, tipo de trabalho, sensível ao clima, disciplina técnica para citar alguns. O projeto também pode precisar de categorias como tipo de equipamento, local ou categoria de custo / financiamento. Use o número de códigos / categorias de atividade possível. Também pode criar códigos / categorias de atividade para análise e alterações de pedidos / modificações para uso futuro. (Veja a figura 1 acima).

Figura 2 - Está selecionado o código de atividade Trade

Para desenvolver a estrutura de código de atividade, basta ir a Enterprise / Activity Codes. Pode optar por desenvolver atividades nos níveis Global, EPS ou Projeto. Dependendo do nível selecionado, talvez não tenha nenhum código de categoria / atividade ao qual atribuir valores de código. (Veja a Figura 3). Simplesmente selecione “Modificar” e depois “Adicionar” os códigos / categorias de atividade. (Veja a Figura 4).

Figura 3

Figura 4

Pode também ajustar o número de caracteres e organizar o código / categorias de atividade nessa caixa. Pode voltar e fazer revisões, se necessário. (As revisões aqui entram em vigor imediatamente no cronograma).

Pode fechar a caixa "Definições do código de atividade" e selecionar um código / categoria de atividade ao qual atribuir valores específicos.

Figura 5

Depois de concluir o desenvolvimento da estrutura de códigos de atividade, poderá atribuí-los à medida que adicionar as atividades.

Figura 6 - (note que a fase e a responsabilidade ainda não foram atribuídas. O piso não se aplica a este trabalho)

À medida que adiciona atividades, atribui a maioria dos códigos de atividade. Pode usar a codificação de atividades para classificar, filtrar e analisar o cronograma de empilhamento de equipa ou de recursos e manter as datas-alvo das metas ou o que for necessário. Também pode usar a codificação de atividades para filtrar cada responsabilidade, o que permite a distribuição a subcontratados específicos, juntamente com o cronograma inteiro, para facilitar os processos de revisão e atualização ...

Figura 7 - Filtrado por Mechanical

Se tiver apenas duas equipas mecânicas disponíveis, o uso do código de atividade é bom para mostrar quantas equipas Mech estão agendadas para os mesmos períodos de tempo, para que possa ver que está com excesso de alocação no final de dezembro de 2019 e final de fevereiro de 2020.

Figura 8 - Filtrado por Foundation

O uso do código de atividade é útil para verificar se o calendário correto está atribuído e para quais meses o trabalho está agendado. É melhor saber agora que precisará empregar práticas para clima frio para o trabalho de betão e alvenaria.

Figura 9 - Organizado por Tipo - Filtrado pela Análise 04 para limitar o número de atividades por resumo

O uso de códigos de atividade é útil para organizar pelo código de atividade "Tipo" atribuído. Além disso, basta adicionar um filtro para Duração real, AD> Duração original, OD e é possível ver facilmente que tipo de trabalho foi ou está a demorar mais que o planeado. Pode dar um passo adiante e agrupar o cronograma por "responsabilidade" ou "especialidade" para mostrar melhor as atividades e qual o subcontratado / especialidade é responsável.

Há muitos motivos para atribuir os códigos de atividade à medida que adiciona atividades.

Planeie bem o seu projeto....

Traduzido e adaptado de texto de Paul Epperson em Tensix.com