Mais sobre a Curva S

Este processo é a abordagem adequada para carregar recursos e custos num plano e calcular o Earned Value até à data, prevendo o trabalho remanescente com base nos KPIs respetivos o SPI (Shedulle Performance Indicator) e o CPI (Cost Performance Indicator).

1.     Crie a baseline com unidades de trabalho carregadas nas atividades; pode usar horas/homem como sistema de peso das atividades.

2.     Deve usar o physical percent complete e fixed duration and units nas atividades abrangidas.

3.     Crie os períodos financeiros baseados em semanas.

4.     Inicie a atualização do plano.

5.     O início real, o fim real e o % percent complete devem ser baseados nas quantidades instaladas e na duração remanescente.

6.     Atualize as horas reais como horas orçamentadas X percent complete (real=ganho).

7.     Guarde a performance do período (Store period performance) em cada atualização, senão o P6 irá estender o progresso desde o início da atividade.

8.     Selecione o profile de uso da atividade e as curvas baseline e actual.

9.     Na parte de gráfico, selecione calcular a média (calculate average) e divida por um número para alcançar 100, selecione a unidade de medida como %, para que se o seu orçamento total for 1 000 000 horas, divida por 10.000.

Veja abaixo mais algumas formas de tratar do progresso.

Bom trabalho!

Calcular "Automaticamente" o Percent Complete

Muitas vezes os gestores estão desconfortáveis com as «adivinhações» alcançadas com o percent complete. A funcionalidade de steps do Primavera torna-se muito útil quando eles são ponderados para dirigirem o percent complete de tal forma que se torna muito menos subjectivo e muito mais quantificável. Geralmente, os steps são uma forma de acompanhar resultados ou algumas sub-actividades sem adicionar mais actividades ou complexidade ao agendamento. Qualquer grupo de steps que é muitas vezes repetido (um típico work flow documental) pode ser tornado num modelo de step para uso em todas as actividades similares.

Para obter que cada step automaticamente dirija o physical percent complete para a actividade:

1. Abra a opção de columns dentro do separador de step com um clique da direita na última coluna e seleccionando “Customize Column Headings”. Então escolha as colunas de Step Weight e Step Weight Percent e coloque-as na vista do lado direito usando a seta da direita. Clique OK. As novas colunas irão surgir no separador steps.
2. Agora, defina cada passo por importância ou peso que ele tem relativamente ao processo de conclusão da actividade. O physical percent complete cumulativo é automaticamente calculado se a definição do separador de Calculation no nível de project for definida como “Activities with steps drive percent complete.”
3. Tem de se assegurar que a coluna Physical Percent Complete está visível na tabela de actividades e de que esta opção está configurada no separador general para Tipo de Actividade para Physical Percent Complete.
4. Se não estabelecer o peso então cada um dos passos terá peso igual.

Funções em Primavera P6 que todos os planeadores devem saber

O Oracle Primavera P6 ajuda a tornar as suas responsabilidades de gestão de projeto mais fáceis e eficientes. No entanto, compreender todas as dicas e truques em funções do Primavera P6 não significa necessariamente que vai ser produtivo.

Em vez disso, precisa saber como executar determinadas ações e funções específicas, e esta curta lista irá ajudá-lo no seu caminho rumo a planos com mais sucesso e produtivos.

Função 1: Como remover recursos de uma cópia de um projeto para clientes

Às vezes, é exigido produzir uma cópia de cronograma do projeto para enviar ao cliente. No entanto, alguns recursos não devem ser sempre incluídos nesta cópia. Para remover os recursos de uma cópia do projeto, abra a janela do projeto. Copie o(s) projeto(s) adequado(s), e selecionar quais linhas de baixo para incluir na caixa de diálogo "Copy Baselines”, marcando as caixas apropriadas. Quando a caixa de diálogo “Copy Activity Options” aparece, desmarque a opção “Resource & Role Assignments.”

Função 2: Como ajustar rapidamente a escala de tempo

Dependendo da visão atual de projeto, pode ser necessário, para expandir ou restringir a escala a exibir. Embora isto possa ser conseguido através das opções do menu, a maneira mais fácil de reprogramar a escala de tempo é com o botão esquerdo do rato sobre o ícone da lupa quando figurem na metade inferior da escala de tempo.

Pode arrastar as barras para tornar mais longo o cronograma, que inclui um comentário mais abrangente, tendo em conta a profundidade, ou encurtar as barras por movendo para a esquerda, que move a escala temporal mais longe.

Função 3: Como Atribuir uma curva de recurso

Especialmente no início de um projeto, pode não saber o quanto de cada recurso será necessário para atividades e tarefas específicas. Quando precisa distribuir um total de recursos em todas as atividades de projetos uniformemente, pode ser atribuída uma curva ao recurso ou atribuição de função. Para atribuir uma curva, selecione seu projeto e abra o menu "Resource Assignements".

Clique duas vezes sobre a coluna e selecione a curva apropriada para o recurso selecionado. Se a coluna curvada está em falta, pode configurá-la para exibir através de escolha de ‘curve’ no menu colunas.

Função 4: Layouts são a super ferramenta do P6

A criação e adaptação de layouts em  Primavera P6, sendo uma das coisas mais óbvias no trabalho do planeador, é também a coluna dorsal das ferramentas dos planeadores. Representa uma elevada percentagem dos reports realizados e os layouts são as formas mais expressivas do trabalho em planos de projeto.

O grande segredo dos layouts em Primavera é que a sua criação com seleção de colunas, ou profile a incluir, com a representação das barras e com as configurações de pré-impressão podem ser guardadas para utilização frequente pelos utilizadores nos layouts do projeto. O planeador desenha, estrutura e guarda ferramentas reutilizáveis que vão permitir apresentar a performance do projeto com rigor e fidelidade.

Percentagem Física de Conclusão

O tipo de percentagem de conclusão é estabelecido pela forma como for definida o registo do progresso.

Se o tipo de percentagem de conclusão for físico, pode ser usado o respetivo campo para introduzir a percentagem. Escolha este método quando o progresso da atividade pode ser mais facilmente reportado com base na avaliação pessoal.

Como atualizar atividades com Physical percent complete

Na janela de Atividades, selecione a atividade a reportar e mostre o separador de Status do Activity Details. Introduza o physical percent complete e a duração remanescente para a atividade. Se estão recursos alocados deve também reportar cada um dos recursos com o actual das unidades utilizadas.

Se usa o physical percent complete, deve também usar a remaining duration para atualizar o progresso. Na realidade deve sempre atualizar-se com a duração remanescente em todos os tipos de percente complete.

Ao contrário do P3, todos os planos em P6 são baseados em minutos e não em dias. Quando se reporta com percent complete, acaba-se sempre com dias parciais remanescendo nas atividades. Se alterar o tempo (clique EDIT, USER PREFERENCES, DATES e escolha ou 12 ou 24 horas, garanta que coloca a ver os minutos) e de seguida verifique se percebe o que estou a dizer.

Progresso do projeto – Estado à data corrente

O projeto é atualizado, de forma regular (ou seja, semanal, quinzenal ou mensal),  para capturar o desempenho e refletir ajustes na previsão.
A frequência de status é importante a considerar, pois esclarece a posição e as prioridades do programa, além de identificar os problemas que precisam ser mitigados e que não seriam notados se o cronograma não tivesse o status atualizado. Na maioria dos programas, a frequência de status recomendada pelo projeto é semanal ou mensal.

A data corrente, também conhecida como data do status ou data dos dados (DD), é simplesmente a data que o projeto considera como “hoje”. Esta data é comumente alinhada com a data final do encerramento do sistema de contabilidade. Tudo à esquerda da data corrente ocorreu e está no passado; tudo à direita desta data ainda não ocorreu e está no futuro. É essencial que o status do projeto seja consistente com o Data de Status para garantir datas precisas de previsão.

Processo de Status

Durante o processo de status, os proprietários de tarefas registam todas as tarefas que ocorreram na janela de status.

Além disso, eles validam e corrigem os relacionamentos lógicos, as durações restantes e as restrições de tarefas futuras. A previsão do projeto cobre a validação e a correção de tarefas futuras.

Os proprietários das tarefas, durante o processo de status, respondem às cinco perguntas acerca de cada uma das tarefas abrangidas a seguir:

1)      Se a tarefa começou, quando começou?

1. a)      Capture esta data no projeto como a data de início real.

2)      Se a tarefa não foi iniciada, quando será iniciada?

1. a)      Esta data representa a nova previsão / data de início antecipado.

Capture essa data no projeto adicionando um predecessor ausente ou a data de início prevista (como uma restrição).

3)      Se a tarefa terminasse, quando terminaria?

1. a)      Capture esta data no projeto como a data real de fim.

4)      Se a tarefa não foi concluída, quanto tempo é necessário para concluí-la?

1. a)      Essa data representa a nova data de previsão / fim antecipado. Capture essa data no projeto ajustando a Duração restante da tarefa.

Ou

1. b)      Capture essa data inserindo a Data de conclusão da previsão e deixando a ferramenta calcular a duração remanescente.

5)      Qual é a percentagem de conclusão da tarefa?

1. a)      Capture esse elemento no projeto como a percentagem concluída. 

Nota sobre a percentagem de conclusão.

Existem vários campos diferentes de percentagem de conclusão disponíveis para uso em todos os sistemas de software de agendamento. Eles incluem valores percentuais completos que indicam percentagens de duração, trabalho (horas), valor agregado e âmbito. É importante que o programa entenda as diferenças entre esses valores, como eles são calculados e atualize os valores corretos de Percentagem de conclusão durante o processo de status.

Conselhos finais

Utilize um tipo de percentagem de conclusão físico, que lhe permita tomar todas as decisões sobre o valor de percentagem e sobre a duração rtemanescente das atividades.

Após, as introdução dos valores de status, reveja o resultado do cálculo reealizado na nova data de status. Reveja com cuidados as durações remanescentes das atividades em progresso.

Os códigos de atividade no Primavera P6

No Primavera P6, é muito útil poder classificar, filtrar e organizar o cronograma por responsabilidade, fase ou qualquer outro atributo específico do projeto. É por isso que criamos códigos de atividade quando desenvolvemos o cronograma da linha de base.

Figura 1 Note o uso de Códigos de Atividade de Projeto

Há quem prefira desenvolver o código de atividade antes de adicionar qualquer atividade, geralmente logo após o desenvolvimento dos calendários de atividade. Parte do planeamento do projeto é planear o cronograma e planear o cronograma inclui a configuração de como precisará de organizar, classificar e filtrar atividades para apresentação e análise.

Quase sempre uso o código de atividade no nível "Projeto", assim como os calendários de nível "Projeto". Isso ajuda a impedir que o banco de dados para quem se envia o plano (XER) se torne incontrolável. Podem sempre usar configurações quando importam, mas poucos o fazem. O uso do código de atividade no nível de "Projeto" mantém o código de atividade no projeto e não permite que os dados preencham os códigos de atividade "Global", que podem ser alterados por outra pessoa e não se saberia ...

Algumas especificações listam os requisitos de código / categoria de atividade e outras não falam nada deles. Quando planeamos o cronograma, pode ver algumas categorias distintas para as quais seria útil desenvolver códigos de atividade. Geralmente, isso é fase, responsabilidade, tipo de trabalho, sensível ao clima, disciplina técnica para citar alguns. O projeto também pode precisar de categorias como tipo de equipamento, local ou categoria de custo / financiamento. Use o número de códigos / categorias de atividade possível. Também pode criar códigos / categorias de atividade para análise e alterações de pedidos / modificações para uso futuro. (Veja a figura 1 acima).

Figura 2 - Está selecionado o código de atividade Trade

Para desenvolver a estrutura de código de atividade, basta ir a Enterprise / Activity Codes. Pode optar por desenvolver atividades nos níveis Global, EPS ou Projeto. Dependendo do nível selecionado, talvez não tenha nenhum código de categoria / atividade ao qual atribuir valores de código. (Veja a Figura 3). Simplesmente selecione “Modificar” e depois “Adicionar” os códigos / categorias de atividade. (Veja a Figura 4).

Figura 3

Figura 4

Pode também ajustar o número de caracteres e organizar o código / categorias de atividade nessa caixa. Pode voltar e fazer revisões, se necessário. (As revisões aqui entram em vigor imediatamente no cronograma).

Pode fechar a caixa "Definições do código de atividade" e selecionar um código / categoria de atividade ao qual atribuir valores específicos.

Figura 5

Depois de concluir o desenvolvimento da estrutura de códigos de atividade, poderá atribuí-los à medida que adicionar as atividades.

Figura 6 - (note que a fase e a responsabilidade ainda não foram atribuídas. O piso não se aplica a este trabalho)

À medida que adiciona atividades, atribui a maioria dos códigos de atividade. Pode usar a codificação de atividades para classificar, filtrar e analisar o cronograma de empilhamento de equipa ou de recursos e manter as datas-alvo das metas ou o que for necessário. Também pode usar a codificação de atividades para filtrar cada responsabilidade, o que permite a distribuição a subcontratados específicos, juntamente com o cronograma inteiro, para facilitar os processos de revisão e atualização ...

Figura 7 - Filtrado por Mechanical

Se tiver apenas duas equipas mecânicas disponíveis, o uso do código de atividade é bom para mostrar quantas equipas Mech estão agendadas para os mesmos períodos de tempo, para que possa ver que está com excesso de alocação no final de dezembro de 2019 e final de fevereiro de 2020.

Figura 8 - Filtrado por Foundation

O uso do código de atividade é útil para verificar se o calendário correto está atribuído e para quais meses o trabalho está agendado. É melhor saber agora que precisará empregar práticas para clima frio para o trabalho de betão e alvenaria.

Figura 9 - Organizado por Tipo - Filtrado pela Análise 04 para limitar o número de atividades por resumo

O uso de códigos de atividade é útil para organizar pelo código de atividade "Tipo" atribuído. Além disso, basta adicionar um filtro para Duração real, AD> Duração original, OD e é possível ver facilmente que tipo de trabalho foi ou está a demorar mais que o planeado. Pode dar um passo adiante e agrupar o cronograma por "responsabilidade" ou "especialidade" para mostrar melhor as atividades e qual o subcontratado / especialidade é responsável.

Há muitos motivos para atribuir os códigos de atividade à medida que adiciona atividades.

Planeie bem o seu projeto....

Traduzido e adaptado de texto de Paul Epperson em Tensix.com

Primavera P6 e Recursos Materiais

No Primavera P6 Professional, é possível definir recursos de mão-de-obra, equipamentos e materiais. Os recursos materiais requerem a definição de uma unidade de medida.

Tradução de Ten Six 

Os recursos de mão-de-obra podem ser competências técnicas ou indivíduos específicos. Normalmente, a competência técnica é inserida como suporte até que o gestor de recursos atribua um indivíduo para executar o trabalho. É importante especificar a taxa de pagamento por hora de trabalho e as unidades / hora máximas. As unidades / hora máximas de trabalho são quantos indivíduos específicos da especialidade estão disponíveis para trabalhar no projeto. Os recursos do equipamento têm uma taxa padrão. Os recursos materiais requerem a definição de uma unidade de medida além de uma taxa padrão.

Este post trata da atribuição de recursos materiais.

A figura 1 é o nosso projeto de demonstração que tem atribuídos recursos de mão-de-obra por especialidade.

Figura 1

Este é um projeto de reparação e melhoria de uma tubagem. A melhoria é a adição de blocos de betão para restringir o movimento do cotovelo da tubagem da impedância de tubagem induzida pela água. Os recursos de mão-de-obra e materiais disponíveis para este projeto são exibidos na Figura 2, folha de recurso de reparação de tubos.

Figura 2

Necessitamos de adicionar o recurso material Concrete.

Na tabela de recursos selecione Edit à Add, figura 3.

Figura 3

Na Figura 4 introduzimos o ID de recurso e nome Concrete.

Figura 4

Nos detalhes do recurso, escolha o tipo Material  e selecione Yes para o menu da Figura 5.

Figura 5

Clique na Unit of measure para a especificar, Figura 6.

Figura 6

Note que precisamos da medida Metro Cúbico para o Concrete.

Para adicionar a unidade de medida vá a Admin à Admin Categories, Figura 7.

Figura 7

Selecione o Add, Figura 8.

Figura 8

Introduza a unidade de medida. Figura 9.

Figura 9

Já podemos voltar aos detalhes do recurso Concrete e selecionar a unidade de medida, Figura 10.

Figura 10

Complete as definições do recurso Concrete especificando a sua taxa base, Figura 11.

Figura 11

Pronto! Estamos agora em condições de atribuir o recurso Concrete ao projeto.

Selecione a atividade ‘Pour Concrete’ e clique Add Resource no separador de detalhes dos recursos, Figura abiaxo.

Figura 12

Introduza as unidades e note o custo do Concrete, Figura 13.

Figura 13

Em suma

O Primavera P6 Professional pode atribuir recursos materiais aos planos de projeto e tem colunas separadas de custo de materiais para as atividades, permitindo analisar o impacto dos custos do material.

Devemos estar conscientes que os recursos definidos ficam permanentemente na base de dados. Por esta razão é aconselhável introduzir na base de dados somente os recursos verdadeiramente necessários para o projeto.

Por vezes os materiais são específicos de um projeto e somente são relevantes para este. Se este é o caso em vez de criar um recurso material novo pode adicionar uma linha de ‘Expense’ para a atividade respetiva.

GERIR TRABALHO REMOTO

No trabalho global dos nossos dias gerir trabalhadores e equipas remotos representa, muitas vezes, trabalhar com um grupo de indivíduos que não estão no mesmo escritório, que não falam a mesma língua daquela que falam em casa e que, muitas vezes, nem sequer trabalham para o mesmo empregador. São equipas virtuais extremas. 

Nesta situação e abrangendo aquilo que muitos gestores de projecto hoje enfrentam no que respeita aos trabalhadores remotos, os membros da equipa podem estar espalhados pelo país todo ou baseados no escritório da sede.

Há alguns cuidados que os gestores devem ter como:

Garantir que todos têm acesso às mesmas ferramentas

As equipas de projeto necessitam de ferramentas: planos, relatórios semanais, software de acompanhamento das atividades e etc. as ferramentas de gestão empresarial de gestão de projeto tendem a ser alojadas centralmente, se é bom quando estamos à secretária na sede ou no escritório, torna-se diferente e não tão útil se trabalhamos a partir de casa. 

Garanta que todos os membros da equipa que estão baseados fora do escritório têm acesso às mesmas ferramentas. Fale com a direção de TI na melhor forma de estabelecer os seus acessos remotos.

Inclua os trabalhadores remotos nos eventos sociais

A confiança nas equipas de projeto é construída em volta da partilha de pequenas experiências e confidências com outros membros da equipa e assim a tentativa de envolver todos os membros da equipa em eventos sociais deve ser estimulada. Celebre os aniversários de todos. Encontre formas criativas para a participação de toda a equipa nestes eventos.

Estabeleça objectivos claros

Assegure-se que as pessoas que trabalham remotamente têm expectativas claras acerca daquilo que é suposto fazerem. Necessitam de objectivos claros para o projeto e para o seu comportamento. Devem contribuir com informação de projeto todas as semanas? Participam numa chamada mensal da equipa? Quais os são os standards a usar no trabalho em mão?

Trabalhe em conjunto com os membros da equipa para estabelecer metas claras, objectivos escritos e tornar os membros da equipa responsáveis por contribuir com um feedback regular.

Forme toda a equipa

Formar uma pessoa em como se deve trabalhar de forma remota parece estranho. Na realidade deve ser o mesmo do que trabalhar no escritório, só localizado mais longe? De facto, o trabalho remoto é diferente. Há distrações diferentes e se estamos baseados em casa pode ser-se afectado por um sentimento de isolamento. Os trabalhadores remotos podem necessitar de formação em tecnologia como aceder a sistemas remotos ou como usar web conferências com efetividade. Competências soft como comunicação tornam-se muito importantes e assim os trabalhadores remotos podem beneficiar de formação nestas áreas.

Os gestores de projeto podem também necessitar de serem treinados em como gerir membros de equipa remotos. Por exemplo, não se pode observar a performance de uma pessoa se ela não está connosco, assim é preciso aprender a gerir (e avaliar) por resultados. De novo, as competências de comunicação são chave e o gestor de projeto deve aperfeiçoá-las.

Finalmente, a equipa restante – aqueles que estão baseados em conjunto – podem também beneficiar de alguma formação ou pelo menos de uma sessão de revisão. Esta pode cobrir coisas como a forma de contatar os trabalhadores remotos, a razão de alguns estarem a trabalhar remotamente e outros não, como trabalhar em conjunto para garantir o sucesso do projecto e o seu avanço e quaisquer questões relacionadas com a partilha de ficheiros.

Mantenha-se organizado

A mais importante orientação para a gestão de trabalhadores remotos é manter-se organizado. Lembre-se que eles estão lá e que eles são uma parte valiosa no sucesso do projeto. 

Os membros remotos da equipa com objectivos planeados e agendados. Devem ser convidados para as reuniões da equipa o que implica que devemos ser ainda mais organizados e marcar as salas de reunião com capacidades de web conferencing em vez de instalações para reuniões em pé ou junto das mesas de trabalho.

A utilização de trabalhadores remotos adiciona muita coisa à equipa de projeto, até por que alarga a capacidade de talento que pode ser selecionada para o projeto. Os gestores de projeto devem aprender a tirar o máximo desta oportunidade e aprender ainda a gerir trabalhadores remotos para a direção certa.

Adaptação.

«Almofadas» de tempo no plano

No mundo da gestão do projeto, as coisas correm mal! Esta é uma característica inerente aos planos, nunca correm conforme planeados. É por isso que bons gestores de projeto irão registar e acompanhar os riscos associados às atividades do projeto. Ainda assim, é difícil encontrar todos os riscos que podem estar escondidos dentro do cronograma do projeto. Por isso que alguns gestores de projeto adotam a prática de adicionar um ‘buffer’ de tempo na programação.

Sim. Tal como uma reserva de gestão ou reserva de contingência está incluída num orçamento como um item de linha, os gestores de projeto podem incluir uma «almofada» (‘buffer’) de tempo como um item de linha na programação. Então estes ‘buffers’ de tempo são uma forma geralmente aceite para explicar questões desconhecidas no cronograma. Se não usar esta «almofada» de tempo como item de linha o mais provável é que, involuntariamente, esconda estes ‘buffers’ de tempo dentro do plano de qualquer maneira.

Vamos discutir estas «almofadas» de tempo nos planos e a prática de as tornar visíveis. Temos de compreender que a sua utilização é outra ferramenta daquelas a que os gestores de projeto podem recorrer.

Deve ou não estar escondida?

A primeira questão é se esta «almofada» deve ser escondida ou deve estar visível. Para projetos de tempo e materiais, de forma definitiva, não faz qualquer sentido esconder este ‘buffer’ já que está garantido o pagamento de todo o tempo gasto no projeto. Mas para contratos de preço fixo, em que nos comprometemos a um custo fixo do projeto e uma data estabelecida de entrega, a existência de um ‘buffer’ escondido pode ser adequada. Geralmente num contrato de preço fixo não se mostra a margem de lucro e isto é uma prática standard aceitável. Da mesma forma pode ser aceitável não mostrar a margem de tempo para a data de fim do projeto.

Se não é utilizado um ‘buffer’ de tempo visível, como descrevemos, então o mais provável é estarmos a esconder ‘buffers’ não declarados. Por exemplo, podemos estra a exagerar o tempo e o custo de atividades individuais. Isto é conhecido como «engordar» as atividades. ‘Engordar’ é a adição de tempo e / ou custo a uma atividade para fornecer uma estimativa conservadora do tempo de atividade e / ou de metas de custo. Assim, «engordar» as atividades é uma das principais formas de ‘buffer’ escondido dentro de um cronograma.

Atitude perante o projeto

Outro processo é ser pessimista. Quando são fornecidas estimativas de duração de três pontos (otimista, mais provável, pessimista), usa-se os valores mais pessimistas para produzir um plano conservador. Mais uma vez, esta é uma forma de ‘buffer’ de tempo escondido. Outros processos, incluem, ignorar as curvas de aprendizagem ou a introdução de ‘ramp-up’ ou fatores de mobilização.

Embora, possa ser legítimo esconder ‘buffer’ num contrato de preço fixo, é recomendável que sempre torne os seus ‘buffers’ visíveis. É prática geralmente aceite que os gestores de projeto podem possuir ‘buffers’ de tempo para ajudar a ajustar para imprevistos.

Mais uma vez, a reserva de gestão de orçamento é uma prática amplamente aceite.

Mudar a atitude dos ‘donos de obra’

Nem sequer é grande extrapolação a partir daqui incluir também contingências orçamentais de tempo. Os ‘buffers’ de tempo visíveis também promovem a transparência e abertura num projeto entre o gestor de projeto e outras partes interessadas. O uso de ‘buffers’ visíveis também incentiva os membros da equipe do projeto a serem abertos e honestos sobre seus próprios ‘buffers’ de tempo.

O objetivo deve ser otimizar a programação para alcançar os objetivos de custo e tempo de uma forma atempada e eficiente. Depois, pode concentrar-se numa margem de segurança, no final da cadeia de projeto e utilizar apenas quando o risco se materializa.

As Percentagens de conclusão no Primavera P6

Quando adicionamos actividades a um programa em Primavera P6 EPPM ou Professional temos a opção de escolher entre três tipos de percentagem de conclusão: Duração, Físico e Unidades. Aquela que seleccionamos está condicionada pelos resultados que pretendemos obter. Vamos tentar explicar cada uma das escolhas de percentagem de conclusão das actividades no Primavera P6 e como estas afectam o processo de introdução do status do plano do projecto.

O campo de Percentagem de Conclusão da Actividade

Antes de entrarmos em questões específicas dos tipos de percentagem de conclusão temos de falar sobre o campo de percentagem de conclusão da actividade. A existência deste campo pode ser um pouco confusa porque pode parecer ser mais um tipo de percentagem de conclusão mas é na realidade uma coluna que permite a inclusão da percentagem por actividade.

Percentagem de conclusão da Duração

Esta é a opção utilizada para calcular o progresso entre os valores planeados e a duração remanescente. Por exemplo, se introduzirmos 6 dias de duração remanescente para uma actividade com 10 dias de duração, o P6 irá calcular 40% de conclusão. Transversalmente se introduzirmos 40% no campo de Percentagem de Conclusão da Actividade o P6 irá calcular a duração remanescente como 6 dias.
  
Duração Original ou Planeada – Duração Remanescente = Percentagem de Conclusão

Utilização:
Introduza um valor de percentagem de conclusão na coluna de Percentagem de Conclusão ou directamente na coluna de Percentagem de conclusão da Duração para a actividade. Ou introduza o valor da duração remanescente para a actividade e deixe o P6 calcular a percentagem.
Este tipo de percentagem de conclusão é usado com vamntagem para actividades do tipo Level of Effort onde os resultados mensuráveis não são esperados e a percentagem de conclusão representa o tempo passado muito mais que os resultados entregues.

Percentagem de Conclusão Física

Os valores de percentagem de conclusão serão introduzidos manualmente pelo utilizador. A introdução de um valor no campo de percentagem de conclusão irá actualizar o valor de Percentagem Física de Conclusão. A percentagem física de conclusão será essencial se pretender utilizar Steps para orientar o progresso.
Cuidado: Quando é utilizada a Percentagem Física de Conclusão, deve ajustar manualmente a duração remanescente ou definir uma data de Expected Finish para a actividade.

Se não ajustar a Duração Remanescente o P6 irá adicionar a Duração Real à Duração Remanescente. Isto causará uma variação desnecessária no projecto e irá provavelmente alterar o caminho crítico. Como pode ver na imagem, a Duração Remanescente continua a ser de 10 dias, a Duração Real foi adicionada a ela, dando à Duração ao Completar um valor de 14 dias e empurrando todas as actividades sucessoras essa duração.

Pode utilizar a data de Fim esperado (Expected Finish) para ajudar a controlar a duração remanescente das actividades com Percentagem Física de Conclusão. Ao adicionar uma data no campo de data de Fim Esperado bloqueia a data de fim da actividade e força o P6 a calcular a Duração Remanescente.
 

Na imagem acima pode ver uma data de fim esperado de 27 – Jan- 2015 empurrou a data de fim para a sua data original e o P6 calculou a duração de 6 dias remanescentes.

Percentagem de Conclusão Física e Steps

Uma vantagem adicional é oferecida quando se utiliza a técnica de Percentagem Física de Conclusão é a capacidade de progredir as actividades utilizando passos ponderados (Steps). Os Pesos Ponderados são simplesmente uma lista de itens que devem ser concluídos antes de uma actividade poder ser considerada finalizada.

Os valores dos pesos introduzidos serão calculados para um valor de percentagem pelo P6 e irão determinar a percentagem física de conclusão da actividade. Os valores ponderados podem ser qualquer valor decimal e assim permitir ao utilizador não ter de calcular manualmente os valores de percentagem de conclusão; basta introduzir valores arbitrários com base num factor escolhido, por exemplo, nº de horas, grau de dificuldade, etc.

Conforme os passos são marcados como concluídos, assim será determinada a Percentagem de Conclusão para a actividade. O utilizador terá mesmo assim de actualizar manualmente as durações remanescentes ou a data do fim esperado.
Note-se que a configuração “Calculate Activity % Complete from the activity steps” deve ser definida no separador “Calculations” das preferências do Projecto, só assim esta funcionalidade funcionará.

Utilização:
O tipo de progresso de Percentagem Física de Conclusão deve ser utilizado com trabalho detalhado que irá produzir um ou mais itens como resultado.

Percentagem de Conclusão de Unidades

A Percentagem de Conclusão de Unidades é utilizada quando são atribuídos recursos à actividade e vão ser controladas as unidades reais. As Unidades Reais podem ser introduzidas manualmente ou através da funcionalidade de Apply Actuals que carrega estas unidades de um módulo de timesheets como o Primavera Progress Reporter.

Tal como com a Percentagem Física de Conclusão a % de unidades concluídas não calcula a duração remanescente para as actividades e assim terá de ser preenchido o respectivo campo ou utilizada a data de Fim Esperado para controlar o fim da actividade.
Utilização:
A Percentagem de Conclusão de Unidades deve ser usada quando são atribuídos recursos personalizados às actividades que devem ser controlados. A única dificuldade é que as horas despendidas não são necessariamente equivalentes a progresso alcançado e desta forma este é um método pouco rigoroso.

Este artigo é traduzido do blog da Ten Six Consulting. as imagens são da versão EPPM do P6.