Spending Plan

O “Spending Plan” é a opção menos usada no Primavera, mas é especialmente útil quando se pretende acompanhar o Custo Real relativamente ao Orçamento alocado ao projecto. Pode acompanhar os Custos Reais relativamente ao Orçamento através da WBS e acumulando-o para cima para o projecto e mesmo acima até à EPS. Entretanto, quando se utiliza o Spending Plan tem de pensar que este usa um método do tipo Top Down, ou seja, temos um orçamento total no nó de cima (Projecto) e distribui-se este valor pelas WBS / EPS abaixo.

Nota – As datas dos Spending Plans começam na na data de PS (Project Start) e terminam depois de 4 anos.

São utilizados os seguintes campos num Spending Plan:

1) Spending Plan – este é um campo usado pelo utilizador e aqui introduz-se o orçamento alocado para o WBS/Project/EPS.

2) Spending Plan Tally – é um sumário e acumula a partir dos nós dependentes. Se estamos a usar para um projecto, então acumula para um nível acima partir da WBS e o mesmo para os nós da EPS.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally
WBS 1	200	200	Acumula das WBS 1.1 + 1.2
WBS 1.1	100	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 1.2	50	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho
WBS 2	50	10	Acumula da WBS 2.1
WBS 2.1	10	0	Não tem Spending Plan Tally porque não tem nó filho

3) Variação Corrente não distribuída – (Spending Plan – Spending Plan Tally), segue uma lógica Top-Down, mostra se foi distribuído o seu orçamento pelos nós de WBS/EPS ou não.

3) Undistributed Current Variance – (Spending Plan – Spending Plan Tally) – Follows a Top Down logic, it shows whether you have distributed your budget to the child nodes (WBS/EPS) or not.

WBS	Spending Plan	Spending Plan Tally	Variação Corrente não Distribuída
WBS 1	200	200	0
WBS 1.1	100	0	100
WBS 1.2	50	0	50
WBS 2	50	10	40
WBS 2.1	10	0	10

4) Plano de Benefícios – O Plano de Benefícios segue a mesma lógica do spending plan mas indica os benefícioos que pretendemos alcançar em cada mês. Este é também um campo introduzido manualmente pelo utilizador.

5) Plano de Benefícios Tally – A mesma idea do Spending Plan Tally mas só para os Benefícios.

6) Variação de Benefícios - (Benefit Plan Tally value – Benefit Plan value) segue a mesma lógica da Undistributed Current Variance.

Saiba usar os filtros

Ou como misturar as opções ‘And’ e ‘No’ num filtro

Construir um filtro em que as condições são quer o ‘And’ ou o ‘Or, entre cada uma das linhas é muito directo. Contudo, se quiser «misturá-los» um pouco já não é tão óbvio como podemos fazer isso no Oracle Primavera P6.

Exemplo: quero encontrar todas as milestones de um projecto que tenham uma variância de data que não é igual a zero. Por outras palavras, quero ver qualquer milestone que está hoje numa data que não é a sua data de baseline.

Porque há dois tipos de milestone no P6, milestones de Início e de Fim, é muitas vezes necessário usar o parâmetro ‘Or’ para as abranger todas. Mas, se para além disso, necessitar ainda de uma condição ‘And’ então é melhor pensar mais um pouco.

Veja como fica o filtro do cenário descrito:

Acima, as primeiras duas condições, têm de ser ambas encontradas (a actividade não está concluída e ‘And’ a variância não é 0), e ou qualquer das segundas condições pode ser encontrada, neste caso uma milestone de tipo de início e de fim vai de encontro ao critério.

Para sublinhar as linhas da condição ‘Or’ debaixo das linhas de condição ‘And’, inserimos uma nova linha debaixo da última condição ‘And’ e atribuímos a opção Todas linhas subsequentes terão uma opção ‘Or’ na primeira coluna até se inserir a opção ‘All of the following’.

Logo que afinar este método, poderá construir filtros poderosos e sofisticados. Tem de os pensar antes de tentar construí-los. Tento começar, em primeiro lugar, com todas as condições ‘And’ o que me permite, então, colocar as opções ‘Or’ debaixo e evitar a confusão e desnecessária complexidade.

Para que serve a Timesheet?

As Razões pelas quais os Gestores de Projecto devem Acompanhar a Duração

Nos escritórios por todo o mundo, as sextas-feiras à tarde são tempo de status e timesheets. Toda a gente desde as equipas técnicas aos gestores de projecto tem queixas acerca do sobre trabalho administrativo que implica o preenchimento das timesheets. Alguém em algum lado durante a corrente semana realizou trabalho que agora não aparece na timesheet e tem de se perguntar onde atribuir essas horas perdidas. E pode ter a certeza que alguns acreditam que todo este exercício de timesheet é exigido só por que a «gestão» não acredita que os trabalhadores consigam concluir o trabalho.

Apesar de tudo o que tem a ver com os registos de tempo, logo que as pessoas compreendem a melhor forma de o fazer de maneira a levar o menor tempo possível por semana, consegue-se geralmente obter um bom nível de adopção pelos empregados. Mas por que é isto útil? Por, pelo menos cinco razões.

Melhora a tomada de decisões

Tempo é dinheiro. Se sabe onde é que os seus empregados estão a gastar a maioria do tempo, tomará mais facilmente decisões acerca de como fazer poupanças ou em como realizar mais rápido. Por exemplo, se o tempo de viagem é consistentemente alto num projecto, pode ser apropriado analisar outras opções que estejam disponíveis em vez de ter pessoas valiosas e altamente pagas em viagem em vez de se focarem nos requisitos do seu trabalho.

Ajuda na atribuição de recursos

As ferramentas de gestão empresarial de projecto tornam fácil registar em que é que as pessoas estão a trabalhar e quais os projectos que estão no portfólio. Se pusermos os dois em conjunto verificamos que uma ferramenta empresarial pode mostrar quais os recursos que são necessários para os projectos em imediatos. Conhecer quais os requisitos do trabalho dos próximos projectos significa que se pode identificar quem estará livre para os concretizar.

Podemos até simular os recursos para definir o que poderá acontecer se se tirar alguém tirar alguém mais cedo de um projecto para realizar algum trabalho nestes projectos. A capacidade de simular com os recursos mostra as várias diferentes opções e permite seleccionar as mais apropriadas para cada situação.

Favorece a comunicação

As pessoas resmungam contra as timesheets, mas os dados que elas oferecem oferece um bom ponto de discussão. Saberá em que é que as pessoas estão a trabalhar e se elas estão a fazê-lo da forma correcta para usarem o seu tempo. Debaixo deste foco é mais difícil esconder os projectos. Não será preciso encontrar uma desculpa para falar à equipa de projecto, mas as timesheets dão sempre uma boa. Reveja com eles o tempo gasto no projecto e peça sugestões acerca de áreas que podem ser melhoradas.

As previsões são mais acertadas

É muito difícil justificar que esteja quase a terminar numa actividade em que mesmo agora se mudou a previsão para permitir atribuir-lhe mais 20 horas. É fácil ao gestor de projecto ver quanto trabalho exactamente ainda tem de ser feito. Esta informação é de enorme valor para o plano do projecto e para a previsão do que vai acontecer durante o resto do projecto.

As estimativas têm mais significado

Para além de permitirem olhar para a frente com propósitos de previsão, as timesheet também permitem olhar para trás. Quanto tempo levámos a fazer os testes da outra vez? Será possível ter informação até à hora mais aproximada. Esta é informação realmente útil para quem tem de planear. As estimativas do trabalho futuro podem ser informadas e melhoradas com exemplos reais de como estas actividades forma realizadas no passado.

O registo de tempo pode ser um assunto desagradável para falar com a equipa, mas as ferramentas tornam fácil integrar este nos métodos de gestão de projecto. Quando possuir um registo robusto do tempo a funcionar e perceber a informação que consegue obter, vai querer para sempre com timesheets.

O Desafio dos Projectos Internacionais

O mundo de trabalho contraiu-se significativamente nos últimos 20 anos e agora é muito comum trabalhar com parceiros internacionais em projectos. Isto pode ser um projecto de transformação, ou parte de um acordo de outsourcing, ou num modelo de offshoring, que é mais comum nas organizações que exigem processamento de transações em «follow the sun». Claro, que a companhia pode também ter divisões espalhadas por todo o mundo já que os projectos internacionais nem sempre envolvem terceiras partes, antes correspondem a projectos contratados.

Uma das ferramentas mais solicitadas nos grandes projectos de cosntrução é o Oracle Primavera P6, que muitas vezes é indicado como o método de gestão de projecto.

Para gestores de projecto isto significa que estarão envolvidos com diferentes tipos de stakeholders em projectos. Gerir projectos internacionais pode ser muito interessante e recompensador, mas estes projectos são também um grande desafio. Há algumas questões importantes a ter em conta em projectos internacionais.

A Língua

Pode parecer óbvio mas se está a trabalhar fora do paìs é muito pouco provável que toda a sua equipa de projecto fale a mesma língua. Estamos habituados a trabalhar em Angola, Moçambique, Brasil e mesmo aì há diferenças que devem ser explicadas. O problema com uma língua comum é muito maior se estiver a trabalhar com colegas que não trabalham regularmente na sua língua.

No início de um projecto vale a pena especificar qual vai ser a principal língua de trabalho do projecto. Em projectos fiderados a partir de um país de língua inglesa ou de uma companhia também de língua inglesa, isto naõ significa ser a língua inglesa para tudo. A ferramenta de gestão de projecto até pode ter interfaces em várias línguas. A equipa no local pode introduzir os dados de produção com menus na sua língua mas mantendo a língua oficial do projecto.

Respeite os membros da equipa que não estão a trabalhar na sua língua nativa. Minimize o calão ou os termos técnicos adaptados e faça com que a sua escrita seja falada e escrita de forma clara.

O Tempo

As diferentes culturas têm diferentes interpretações sobre o tempo e, para algumas, as milestones são só um guia. Podemos valorizar a pontualidade, mas outros membros da equipa podem não ter a mesma opinião sobre a hora de começar uma reunião. A única forma de gerir isto é ter uma conversa franca com todas as pessoas envolvidas, explicando os desafios potenciais e pedindo a colaboração para os enfrentar. É melhor ter sempre esta conversa o mais cedo possível do que perder muito tempo em esperas para reuniões ou chamadas telefónicas.

Funções e Responsabilidades

A função do gestor de projecto pode ser muito respeitada no seu paìs, mas o seu trabalho pode não ser compreendido noutros lugares. Os seus colegas noutros paìses onde a companhia tem estruturas podem não receber direcções porque podem não o ver (ou à sua função) como muito importante. Igualmente, podem não ter recebido suficiente orientação acerca de como as suas responsabilidades de projecto se enquadram com a sua função e a deles relativamente à sua.

Este desafio vai ser descoberto tarde, infelizmente, e já bem depois de ter começado a trabalhar no projecto e, assim, o seu plano de acção para isto será enfrentar um problema que já ocorreu. Fale com as pessoas e colegas que já tiveram a mesma experiência em trabalhos internacionais. Pode ainda envolver os gestores locais que podem ajudar a definir com as suas equipas as expectativas acerca do projecto, as funções deles e o papel do gestor de projecto relativamente a elas.

Ferramentas

Faça o máximo com o software disponível para si. Use o melhor software de gestão que puder usar e que possa suscitar a colaboração e compreensão da equipa relativamente ao projecto.

Algumas ferramentas têm capcidades de menssagem instantãnea, como por exemplo o Skype. Este tipo de tecnologia significa que pode estar ligado aos membros da sua equipa mesmo quando eles não estão a trabalhar na mesma sala. Mas elas servem melhor quando a diferença horária não é maior que um par de horas.

As ferramentas como blogues e wikis que permitem trabalho assíncromo são valiosas nas situações em que as diferenças horárias são muito grandes. Pode ainda registar apresentações ou ‘conference calls’ e torná-las disponíveis mais tarde. Pense criativamente sobre os problemas que tem e que precisa de resolver e utilize de forma adequada a tecnologia.

Equipas virtuais

A gestão de equipas virtuais é difícil e exige muito compromisso de todos os envolvidos. Tem de ser muito melhor na documentação, na partilha de conhecimento e na construção da equipa, do que quando tem tudo e todos estão na mesma sala. Estar atento aos desafios das equipas virtuais é o primeiro passo para identificar os métodos que o irão a manter a si e à equipa no caminho certo.

Temos todos de aprender muito com culturas diferentes e trabalhar em equipas internacionais pode ser uma das mais recompensadoras experiência da gestão de projecto. Quando olhamos os benefícios de trabalhar em projectos internacionais, estes desafios de que falámos são só uma parte da rica experiência que resulta de um ambiente de trabalho que se amplia e é global.

Luís Quintino

PMO e Métricas

O Primavera P6 na versão Empresarial o que oferece aos seus utilizadores é a possibilidade de aliar as boas práticas de gestão de projecto à governação da companhia e à direcção de topo dos projectos.
A importância de selecionar boas, mas poucas, métricas é a chave.
Em promoção a primeira parte de um artigo sobre isso intitulado PMO e Métricas para o Sucesso.
A continuação para analisar as métricas está aqui em KPIs de Projecto.

Luís Quintino

Mais sobre custo

Como carregar custos num plano de forma a que o Custo Real recalcule com base na Duration Percent Complete.

As instruções são simples:

1. Vá para o menu Enterprise à Projects e seleccione o projecto em que está a trabalhar.

2. No separador ‘Calculations’ dos detalhes do projecto, escolha ‘Recalculate Actual Units and Costs when duration % complete changes’ e 'Update units when costs change on resource assignments’.

3. Crie um recurso novo em Enterpriseà Resources. O nome pode ser Custo.

4. No separador Details para este recurso, assegure-se de que a opção ‘Calculate Costs from Units’ está marcada e que o tipo de recurso é Labor.

5. No separador ‘Units & Prices’, assegure-se que o Price/Units é estabelecido como $1/h.

6. De volta à vista de Actividades, atribua o recurso Custo a todas as actividades nas quais quer atribuir custos.

7. Em seguida, vá para View à Columns e adicione a coluna 'Budgeted Labor Cost’ e introduza os valores de custo total de cada actividade.

Ser ou não ser Gestor de Projecto

Como incluir custos num plano

Os custos podem ser aplicados directamente numa actividade ou pela alocação de recursos ou atribuição de Despesas (expenses).

Pode aplicar-se directamente o custo na actividade se não for aplicar nem contas de custo nem curvas de recursos.

Tratar o custo como uma atribuição de recursos, atribuindo um recurso singular ‘Custo? Com o propósito único de carregar o projecto com custos.

1. Vá à vista de Recursos e adicione um novo Recurso.
2. Mude o Resource ID e/ou o Resource Name para ‘Custo’.
3. Na janela de Recursos, separador Details, torne o Recurso ‘Custo? Em Nonlabor e retire a opção ‘Calculate Costs from Units’.
4. Na vista de Actividades seleccione uma actividade para introduzir os custos.
5. No separador Recursos dos Detalhes da Actividade seleccione o botão de Adicionar Recurso e escolha o Recurso ‘Custo’.
6. Adicione a informação como Custo Orçamentado e posteriormente em acompanhamento o Custo Real.

Se os campos de custo não estiverem visíveis no separador de Recursos dos Detalhes da Actividade clique da direita no cabeçalho de Resource ID Name e faça Customize Resource Columns. Escolha os campos de Custo para serem mostrados.

Se quiser que os custos sejam automaticamente calculados deve garantir que as actividades estão configuradas com o Tipo de Duração para 'Fixed Duration and Units' ou 'Fixed Duration and Units/Time'. Isto permite usar uma funcionalidade similar à regra de Autocost do P3 que faz a actualização do percnet complete contra o orçamento estimado.

As actividades Fixed Units ou Fixed Units/Time são similares a actividades com alocações de recursos ‘driving’. Como nestas a actualização da duração da actividade é feita pela actualização do recurso driving e não pelo remanescente ou pelo Percent Complete e para evitar uma lógica circular a definição base para as actividades deste tipo é ignorada.

Garanta que durante o processo de actualização do progresso, o status é definido como ‘started’ antes do ‘finish’ para garantir que as Actual Units são actualizadas com base no ‘duration % complete’.

Note que se colocar o ‘finish’ antes do ‘start’ as 'Actual Units’ mantém-se em zero.

Auto-promoção - Timesheets

Pode ler aqui o blog sobre o Valor do Controlo do tempo em enfase.blogspot.com.
O link é este Para que serve uma Timesheet?

Para que serve uma Reflection

Uma Reflection é um conceito muito interessante e parece-me que só existe no P6. Pode pensar-se que a Reflection é uma cópia what-if do projecto, mas, ao contrário de uma cópia simples, esta retêm uma ligação de volta para o projecto que é a sua fonte. Isto permite que, se a Reflection for alterada, fundir algumas ou todas as mudanças com o projecto original.

Ilustração 1 - Fluxo de uma Reflection

Para além de ser uma funcionalidade avançada de what-if, ainda melhor é fácil de executar e a única coisa que necessita saber é os menus a usar.

Ilustração 2 - Criação de uma Reflection

Faça um clique da direita no projecto de que quer criar uma Reflectione seleccione Create Reflection.

Se o seu projecto tem uma baseline, vai ter de responder a um diálogo adicional que permitirá seleccionar qual a baseline a copiar.

Ilustração 3 - Selecção de Baselines

Depois de clicar em OK, o P6 vai criar a Reflection no mesmo nó da EPS do projecto fonte.

Ilustração 4 – Projecto e Reflection

O nome do projecto tem a palavra Reflection adicionada ao nome do projecto fonte. Foi criado com o Status de projecto de What-if.

Uma Reflection pode ser aberta e editada de forma tão normal como se pode fazer mudanças de what-if. Quando as mudanças forem aprovadas, pode fundir uma selecção de mudanças de volta ao projecto fonte. Para isso basta clicar com o botão da direita do rato no projecto e seleccionar Merge Reflection into Source Project…

Ilustração 5 - Opção de Merge Reflection

O P6 irá mostra uma lista de todos itens alterados e pode seleccionar quais aqueles que quer fundir no projecto fonte.

Ilustração 6 - Opções de Mudanças

Opções de Scheduling

A primeira lei da gestão de projecto que trata da relatividade dos projectos, deve estar sempre presente. Claro que estas leis são uma ficção, mas ela poderia dizer alguma coisa como «nenhum projecto de alguma dimensão será completado em tempo, dentro do orçamento e com a mesma equipa que o começou, nem o projecto realiza o que estava previsto realizar».

O mais certo é o seu projecto seguir esta lei e quando é executado não segue nunca a lógica exacta da baseline. Se aconteceu o contrário, então você é um planeador excepcional que prevê a realidade. Mas, muitas vezes as actividades de construção não seguem como planeado e algumas até começam antes da data prevista. Aqui está a ocasião para usar as Opções de Sceduling no Primavera.

Ilustração 1 - Opções de Schedule

Vamos ver como é que as opções de Schedule afectam as actividades quando actualizamos o progresso. Vamos assumir que temos 3 actividades A, B e C e que estas estão ligadas entre si por ligações fim para princípio (FS). As actividades A e C estão ainda em progresso e a actividade B está já concluída.

Retained Logic

A imagem não é bonita? O que o P6 faz quando se utiliza a opção de Retained Logic é que ele avança a actividade C para depois do fim da actividade A. Para além disso, verificamos um intervalo na actividade C. Bem, isto não deve ser verdade no mundo real.

 

Ilustração 2 - Exemplo de Retained Logic

Quando olhamos para as actividades de construção, o trabalho começa na obra com base nas frentes disponíveis e nenhum gestor de projecto gosta de mostrar um período de não trabalho na actividade por que não é real.

Progress Override

Quando usamos a opção de Progress Override para programar actividades no Primavera, este não retem a lógica e programa as actividades de acordo com a data dos dados e o trabalho remanescente para a actividade B é programado depois da Data Date.

Ilustração 3 - Opção de Porgress Override

Isto até parece lógico de acordo com o trabalho feito na obra. Mas, fique claro que pode haver grandes folgas em actividades cujos sucessor ou predecessores já terminaram, como por exemplo se a actividade estivesse em progresso e a actividade C estivesse terminada. Isto provocava a pendência da actividade B e a folga para esta actividade seria calculada desde o fim do projecto. As folgas irão ficar largas em longos projectos de construção com 2 a 3 anos de duração.

Actual Dates

Esta opção embora não seja muito usada, segue a lógica das Datas Reais.

Ilustração 4 - Opção de Actual dates

Na figura acima pode ver que a Data date – linha azul está colocada antes do início da actividade A e que a actividade B já está terminada mas apesar disso a actividade C está a começar após o fim da actividade B. Esta opção pode ser usada para fixar as datas para as actividades que sabemos que irão ocorrer com certeza no futuro.

Eu prefiro o  Progress Override quando programo um projecto, visto que a maioria dos projectos de construção raramente seguem a mesma lógica com que foram planeados na sua baseline (as pessoas trabalham nas frentes de trabalho que estejam disponíveis) Assim não há surpresas ( períodos de nã-trabalho) enquanto se usa este em vez do Retained Logic.

O processo de exportação - importação para Excel

Muitos gestores de projecto querem a capacidade de importar dados do Excel para Primavera e como o querem fazer através de Copy e Paste acham que o processo não está implementado.

Para importar para Excel é necessário, previamente, exportar os dados sujeitos a actualização para Excel, para que, após a actualização, o Primavera compreenda e integre devidamente os dados.

Exportar detalhes de despesas em P6

Porque pode exportar a Informação de Expense do plano para Excel, pode com facilidade editá-la aí, revê-la e mesmo apagar essa informação. Depois de a ter editada a informação pode de novo ser importada e actualizada no Primavera.

O “problema” para estas operações é que qualquer coluna que tenha no seu cabeçalho um asterisco (*) da exportação é uma coluna Só de Leitura e estes campos não podem ser modificados. Uma dessas colunas é a de “Unit / Price” que pode ser aquela que necessite de revisão, A “solução” é que os valores na coluna de “Actual Cost” irão povoar os valores de “Unit / Price” quando forem de novo importados para Expenses no Primavera.  Assim coloque o valor pretendido de “Unit / Price” no campo “Actual Cost” da folha de cálculo. Logo que importada o campo de “Actual Cost” irá povoar o campo “Unit / Price” e o “Budgeted Cost” resultará do produto das “Budgeted Units” x “Unit / Price”.  Coloque a Zero ($0) e reimporte os verdadeiros valores do “Actual Cost” para o Primavera.

Utilização de Filtros nas Vistas de Actividades

Existem dois filtros, na Aplicação web, para as Vistas de Actividades, que são configuráveis:

1. Actividade que terminam entre determinados dias.
2. Actividades que se realizam em dias especificados.

Se usar quaisquer destes filtros, pode especificar o número de dias de calendário que quer usar.

Em vez de usar um filtro para criar um relatório de lookahead, pode usar o filtro de “activities occurring within specified days”.

Para fazer o mesmo na aplicação cliente, pode usar um filtro de lookahead e com a configuração de «modify» definir o conjunto de datas que pretende especificar no filtro.

"Hot Keys" para Project Management

Problema:  Quais são os atalhos de teclado para Project Management?

Solução: 

MENUS	SHORTCUT		FILE MENU	SHORTCUT
File Menu	Alt+F		New Project	Ctrl+N
Edit Menu	Alt+E		Open Project	Ctrl+O
View Menu	Alt+V		Print	Ctrl+P
Tools Menu	Alt+T		Exit	Alt+F4
Help Menu	Alt+H		Commit	F10
			Refresh	F5
EDIT MENU	SHORTCUT		INSERT MENU	SHORTCUT
Cut Activity	Ctrl+X		New Activity	Ins
Paste Activity	Ctrl+V
Delete Activity	Del
Find	Ctrl+F
HELP MENU	SHORTCUT		TOOLS MENU	SHORTCUT
Contents e Index	F1		Schedule Now	F9

Copy/Paste de Role ou Resources

Quando quer copiar/colar roles ou resources de uma actividade para outra (ou várias outras) esta é a alternativa. 

1. 1. Seleccione a actividade que tem os recursos que quer copiar. 
2. 2. Do separador “Resources” na janela Details, seleccione um dos recursos. Mesmo que o primeiro esteja destacado, volte a seleccioná-lo para se assegurar que está activo na janela de resources. 
3. 3. Seleccione “Ctrl-a” (para todos), ou use as chaves Shift ou Ctrl para seleccionar os recursos que quer copiar 
4. 4. Clique o botão “Add Role” ou Add Resource” para abrir essa janela. Verá que todos os roles/resources que seleccionou estão destacados.
5. 5. Seleccione a actividade ou actividades (utilizando de novo as teclas Shift ou Ctrl para actividades múltiplas) para onde quer copiar estes.
6. 6. Clique o botão “Assign” (+) no formulário de Roles / Ressources. 

É isto!  Não é tão fácil como “Ctrl-C” – “Ctrl-V”, mas é um atalho muito decente.

Campos definidos pelo Utilizador

Os campos definidos pelo utilizador ou UDF (User-defined fields) permitem adicionar os nossos campos adaptados e valores à base de dados do projecto. Por exemplo, poderá acompanhar dados adicionais de actividade, tais como datas de entrega e números de encomendas, ou dados de recursos ou custo, tais como lucro, variâncias e orçamentos revistos.
Para criar campos definidos pelo utilizador, seleccione Enterprise, User Defined Fields. Após ter criado os campos pode realizar estas actividades:

1. Mostrar campos definidos pelo utilizador em vistas de colunas ou tabelas e, então, introduzir ou seleccionar os dados nas colunas. Por exemplo, se adicionar um campo na área de Actividades pode mostra esse campo como uma coluna na tabela de actividades.
2. Agrupar, sortear e filtrar dados por campo definido pelo utilizador
3. Utilizar Global Change para atribuir valores a campos definidos pelos utilizadores em actividades, alocações de recursos e despesas.
4. Criar barras para campos definidos pelo utilizador no gráfico de Gantt.

Técnicas para definir campos adaptados pelo utilizador

1. Escolha Enterprise, User Defined Fields.
2. Seleccione a área de assunto do produto onde pretende adicionar o novo código, tal como Actividades, Steps de Actividades, alocação de Recursos a Actividades, Projectos, Recursos, WBS, Despesas, Risocs e Work Products & Documents.
3. Clique Add.
4. Introduza o nome do. Pode, por exemplo, introduzir Ordem de Compra como o título e escolher integer como o tipo de dados.

Atribuir valores aos campos definido pelo utilizador

1. Na janela apropriada, adicione uma coluna para o código de campo definido. Por exemplo, se criar um UDF na área de Actividades denominado Nº de Ordem de Trabalho poderá mostrar essa coluna na Tabela de Actividades, na janela de Actividades.
2. Introduza o valor desejado na coluna do campo adaptado.

Se o tipo de dados é um indicador, na coluna do campo adaptado deve escolher um valor de cor. Não poderá introduzir outro tipo de valor.
Só utilizadores com privilégios de segurança globais poderão editar UDF, para os modificar ou apagar. Os utilizadores que não têm direitos de acesso para editar UDF podem vê-los na caixa de diálogo de UDF.

Importar as Relações para projectos externos

As acções de importar e apagar afectam a importação de relações que estão ligadas a actividades de projectos externos. Este é um exemplo que nos permite esclarecer as acções realizadas pela importação quando se escolhem os diferentes tipos de dados de actividades.

Update Existing: é a acção prédefinida para o tipo de dados de Relações para Projectos Externos (Relationships to External Projects). Esta opção procura por equivalents entre as relações externas no ficheiro XER ( o ficheiro de exportação) e a base de dados. Se um igual é encontrado, a relação (exemplo, um valor de lag) é actualizada na base de dados. Se não é encontrado um equivalente, a relação externa do ficheiro de XER é adicionada à base de dados.

Keep Existing: Esta opção procura equivalentes entre as relações externas no ficheiro XER e na base de dados. Se um equivalente é encontrado, não são feitas alterações às relações externas na base de dados. Se um equivalente não é encontrado, a relação externa do ficheiro de XER é adicionada à base de dados.

Do Not Import: esta opção ignora as relações externas no ficheiro de XER.

Insert New: esta opção actua da mesma forma que a Keep Existing a não ser que a acção de importação de tipo de dadosde Actividades esteje estabelecida para Insert New. Quando ambas, quer a Relações para Projectos Externos quer as Actividades estão definidas para Insert New, as relações externas para novas actividades na base de dados espelham as do ficheiro de XER.

Delete: Esta opção procura por equivalentes entre as relações externas no ficheiro de XER e na base de dados. Se é encontrada uma relação externa na base de dados que não existe no ficheiro de XER, a relação é removida da base de dados.

A importação ignora as relações externas se o projecto externo ou a actividade externa foram apagados da base de dados.

Criar uma curva S para comparar o Planeado com o Real

Na nossa hipótese, pretende-se fazer a avaliação na curva S por semana.

1. Crie um agendamento do seu projecto em que estejam alocadas unidades de trabalho às actividades orçamentadas. Utilize como sistema de medida as horas/homem.
2. As actividades devem usar o physical percent complete e fixed duration and units.
3. Crie os períodos financeiros com base em semanas.
4. Atribua a baseline ao projecto
5. Comece a actualização do plano.
6. O Início real, o fim real e a percentagem devem ser baseados nas quantidades instaladas e na duração remanescente.
7. Introduza as horas reais como horas em orçamento X percent complete.
8. Guarde a performance do período em cada actualização, para evitar que o P6 distribua o progresso desde o início da actividade.
9. Seleccione o activity usage profile e as curvas de baseline e actual.
10. Nas opções do gráfico, seleccione calculate average e divida-a por um número para alcançar 100, seleccione a unidade de medida como %. Assim, se o seu orçamento total for 1000000 ele dividirá por 1000.

Outra forma simples de gerar uma curva S

Se pretender gerar uma curva S sem o carregamento do plano com custos e recursos eis uma solução com base somente nas próprias actividades.
Terão de ser atribuídos pesos às actividades, claro que de uma forma aproximada e a geração dos perfis terá de ser realizada em Excel.

Métodos Práticos de Registar o Progresso

Um projecto é normalmente actualizado uma vez por semana, por quinzena ou ao mês. Projectos muito pequenos podem ser actualizados diariamente. Como regra um projecto deve ter, no mínimo, registado o seu progresso 12 a 20 vezes durante o seu decurso ou ciclo de vida. Um projecto de alto risco deve ter o progresso actualizado mais vezes do que um projecto com baixo risco. O progresso é registado na Data date e o gestor do projecto actualiza o plano após a recepção da informação.

Normalmente regista-se a informação seguinte para cada actividade quando se actualiza o projecto:

· A data de início da actividade e o tempo necessário

· O número de dias / horas remanescentes ou a data e hora que se espera que a actividade se conclua.

· A percentagem de conclusão

· Se completada, a data e hora de conclusão da actividade.

Há vários métodos de recolha de dados do status do projecto, tais como:

· Através do envio de uma folha impressa para cada pessoa responsável para marcarem à mão e devolverem

· Por cópia dos dados do Primavera para outro documento e pelo seu envio por email como anexo.

· Concedendo ao responsável acesso directo ao software para a actualização de dados. Aconselhável quando se usa sub-projectos de um projecto de maior dimensão.

· Pode ainda ser usado o Progress Reporter, software de timesheets do Oracle Primavera, se implementado.

Independentemente do método que seja escolhido, o processo de actualização deverá proceder da seguinte forma:

1. Estabeleça um processo de actualização que inclua o método escolhido para registar o progresso. Conforme o método estabelecido estabeleça as variáveis de cálculo do tipo de percent complete e tipo de duração.

2. Crie um plano base (Baseline).

3. Registe o progresso nas actividades. Isto inclui introduzir a data real de início ou de fim, actualizar os custos / usos reais dos recursos e a estimação do trabalho remanescente até à conclusão.
Se está recolher o progresso dos proprietários da actividade, use a Reflection para implementar um processo de revisão e aprovação que permita examinar as actualizações ao status da actividade e especificar se e quais, se alguma, será fundida no processo original.

4. Aplique os valores reais ao projecto

5. Calcule o agendamento (Schedule) e nivele os recursos.

6. Compare o agendamento real ao plano base e identifique as variações.

7. Analise os dados através dos layouts e relatórios

8. Faça ajustamentos e comunique as actualizações do agendamento.

O que é uma actividade do tipo Level of Effort

Um Level of Effort era anteriormente conhecido como um Hammock. É desencadeada por uma relação(ões) predecessora(s) e concluída por um sucessor e quando se agenda é esticada entre as duas e então quando estas se movem expande-se ou contrai-se.

Normalmente pode usar-se uma LoE para actividades de supervisão ou administração que devem estender-se por um período de um conjunto de actividades sem a necessidade de constante ajustamento manual, serve por exemplo para gestão de projecto e reuniões de rotina, etc.

Se definir o LoE para Fixed Units over Time, então é possível alocar-lhe um recurso cujas horas totais (e custo) para a actividade também se expandirão de forma automática de acordo com a duração do trabalho. Os recursos nas actividades de LoE não são alocados a tempo inteiro e devem assim ser ajustadas as horas.

Outro uso será a produção de barras de “destaque” numa secção de sumário do seu plano abrangendo um conjunto de actividades e permitindo a manutenção automática de um GANTT de alto nível.

O que é a versão empresarial do Primavera P6 EPPM

Este é o módulo principal, actualmente na versão 8.1, que permite aos clientes executar a gestão do portfólio, gestão e programação de projectos, gestão de recursos, relatórios e colaboração. Esta tecnologia permite ao Primavera P6 ser parte de um conjunto de processos de negócio orquestrado, tudo baseado na web.

Primavera Professional P6 para EPPM

Este é carinhosamente chamado de Cliente «gordo» e a Oracle agora chama-o de "opcional". Instala no PC e inclui o conversor P3 e P6 do SDK.

Primavera P6 Progress Reporter

Este é o módulo de timesheets da equipa. Permite que os membros da equipa vejam as actividades futuras, colaborar e comunicar a execução das actividades realizadas.

Primavera Risk Analysis

Vende-se como um produto autónomo e permite aos utilizadores realizarem a gestão do risco do projecto, incluindo simulações escatológicas e Monte Carlo bem como análise de risco quantitativa.

Primavera Earned Value Management

Este é o programa de Gestão de Valor Acrescentado (EVM) permitindo que as organizações possam realizar os cálculos de EVM necessários à avaliação da performance do projecto.

Primavera P6 Analytics

Esta é uma solução de inteligência de negócio da empresa que fornece insights sobre o desempenho do projecto através de relatórios baseados em dashboards na web.

Primavera P6 API de Integração e P6 Web Services

Isto é o que é usado para apoiar outras aplicações com dados de projecto e integrar Primavera P6 com outros sistemas da empresa.

Ferramentas Primavera P6

Inclui o servidor de compressão P6, o Connector SharePoint, e o conector OIM. Estes permitem que você use o Microsoft SharePoint ou o Oracle Universal Content Management para gestão de documentos.

Foi uma descrição breve dos módulos principais e dos papéis que eles suportam. Como sempre, é importante entender suas necessidades, objectivos e metas de negócio antes de fazer qualquer selecção de ferramentas da empresa. O Oracle Primavera P6 é uma suíte de ferramentas de empresa e por isso introduz alguma complexidade.

O processo de exportação-importação para Excel

Muitos gestores de projecto querem a capacidade de importar dados do Excel para Primavera e como o querem fazer através de Copy e Paste acham que o processo não está implementado.

Para importar para Excel é necessário, previamente, exportar os dados sujeitos a actualização para Excel, para que, após a actualização, o Primavera compreenda e integre devidamente os dados.

Exportar detalhes de despesas em P6

Porque pode exportar a Informação de Expense do plano para Excel, pode com facilidade editá-la aí, revê-la e mesmo apagar essa informação. Depois de a ter editada a informação pode de novo ser importada e actualizada no Primavera.

O “problema” para estas operações é que qualquer coluna que tenha no seu cabeçalho um asterisco (*) da exportação é uma coluna Só de Leitura e estes campos não podem ser modificados. Uma dessas colunas é a de “Unit / Price” que pode ser aquela que necessite de revisão, A “solução” é que os valores na coluna de “Actual Cost” irão povoar os valores de “Unit / Price” quando forem de novo importados para Expenses no Primavera.  Assim coloque o valor pretendido de “Unit / Price” no campo “Actual Cost” da folha de cálculo. Logo que importada o campo de “Actual Cost” irá povoar o campo “Unit / Price” e o “Budgeted Cost” resultará do produto das “Budgeted Units” x “Unit / Price”.  Coloque a Zero ($0) e reimporte os verdadeiros valores do “Actual Cost” para o Primavera.

Como determinar os Recursos Necessário para um Projecto

Quando se usa o P6 para gerir recursos, os utilizadores querem muitas vezes ser capazes de ver o número de recursos que um projecto requer para ser concluído. Isto pode ser conseguido pelo uso das capacidades de Resource Allocation do P6. 

Comece por construir o seu plano do projecto com os roles requeridos para fazer o trabalho. Em seguida, active o Resource Profile na vista de baixo do layout. Depois escolha as opções de Role Profile options clicando na barra de Display Option na vista de Resource Profile. Clique no separador Graph e vá até à parte de baixo da janela e clique na caixa de verificação próxima de Calculate Average. Em Divide Intervals Total by section, escreva o número 40 (este representa a quantidade típica de horas numa semana de trabalho). No campo de Unit of Measure escreva FTE (Full Time Equivalents) ou Pessoas ou aquilo que entender que deve ser a unidade de medida.

Clique OK na janela e o seu profile de recursos diz-lhe quantos recursos vai necessitar.

Usar Resource Codes

Tal como oferece códigos de projecto e códigos de actividade para organizer e visualizar de forma estruturada os projectos e as actividades, o Primavera tem ainda resource codes que permitem organizar, agrupar, apresentar e filtrar o dicionário de recursos. Os códigos de recursos permitem ainda agrupar e alinhar nas vistas de Resource Assignments e Resource Profile. 

Criar um Resource Code

Criar um resource code denominado Department realizando o seguinte:

1. Seleccione Enterprise e escolha Resource Codes.
2. Clique en Modify.
3. Clique em Add.
4. Escreva Division como o novo nome de resource code.
5. Clique Close.
6. No topo, verá Divisionna lista de drop down.
7. Clique no botão Add, para adicionar nomes de recourse code departamentos.
8. Depois de adicionar todos os nomes, clique Close na janela de resource code.

Atribua aos recursos no dicionário de recursos os respectivos resource code. 
Mantendo-se no dicionário de recursos, Clique na barra de Display Option e escolha Group and Sort. 
Clique em Customize e coloque o resource code Department como a primeira opção para agrupar.
O seu dicionário de Recursos está agrupado por este código.
Para voltar atrás à forma como estava organizado o seu dicionário de recursos, clique na barra de Display Option outra vez e escolha Group and Sort, default.

Um profile de recursos pode ser também agrupado por resource code.  Isto irá permitir que ao clicar o nome da Division no profile ver todos os limites para o recurso dentro do nome do departamento respectivo. Esta  vista permite criar um grande relatório de planeamento de capacidade Para agrupar pelo resource code Division que criámos acima dentro do profile de rescursos, siga as instruções:

1. Abra o projecto.
2. Clique no botão Activities na barra de Directory.
3. Escolha um profile de recursos no layout de baixo.
4. Na lista de recurso no lado esquerdo do profile escolha a barra Directory.
5. Clique em Escolher a Vista e depois Resource.
6. Clique em Group and Sort By.
7. Escolha o resource code Division como a sua primeira opção para agrupar.
8. Clique em OK.
9. Na lista de recursos, deve ver os recursos agrupados pelo Division.
10. Clique no nome das Division da lista e irá vendo a informação agrupada na vista do Profile no ecrã da direita.

Limpe os seus Relatórios

Quando adiciona a informação de cabeçalho e rodapé aos seus layouts de impressão ou campos de notas, o P6 vai adicionando um espaço duplo por cada “Enter” para introdução de nova linha. Pode obter um espaço simples mantendo pressionada a chave direita de Shift enquanto pressiona o “Enter”. Assim, minimiza o espaço necessário e torna os relatórios mais profissionais.

OBS e EPS – O que atender quando as criamos

Uma Organizational Breakdown Structure (OBS) é uma estrutura hierárquica que representa a sua organização. A Enterprise Project Structure (EPS) é tambeém uma estrutura hierárquica que representa a forma como os projectos estão organizados. 

A OBS e a EPS são combinadas através do campo Responsible Manager na EPS no projecto e no nível de WBS.  O campo Responsible Manager é da OBS e determina que utilizadores podem aceder ao Projecto.  Quando se cria um utilizador, tem de se lhe atribuir um Responsible Manager para eles poderem ver os projectos. 

A EPS e a OBS precisam de possuir uma relação de um para um. Se dá a um utilizador uma atribuição como Responsible Manager (OBS) que não está ligada a uma EPS, um Projecto ou nível de WBS, eles não vão ver nenhum projecto quando se registam na aplicação cliente ou web Primavera.

Calcular Automaticamente o Percent Complete

Muitas vezes os gestores estão desconfortáveis com as «adivinhações» alcançadas com o percent complete. A funcionalidade de steps do Primavera torna-se muito útil quando eles são ponderados para dirigirem o percent complete de tal forma que se torna muito menos subjectivo e muito mais quantificável. Geralmente, os steps são uma forma de acompanhar resultados ou algumas sub-actividades sem adicionar mais actividades ou complexidade ao agendamento. Qualquer grupo de steps que é muitas vezes repetido (um típico work flow documental) pode ser tornado num modelo de step para uso em todas as actividades similares.

Para obter que cada step automaticamente dirija o physical percent complete para a actividade:

1.     Abra a opção de columns dentro do separador de step com um clique da direita na última coluna e seleccionando “Customize Column Headings”. Então escolha as colunas de Step Weight e Step Weight Percent e coloque-as na vista do lado direito usando a seta da direita. Clique OK. As novas colunas irão surgir no separador steps.

2.     Agora, defina cada passo por importância ou peso que ele tem relativamente ao processo de conclusão da actividade. O physical percent complete cumulativo é automaticamente calculado se a definição do separador de Calculation no nível de project for definida como “Activities with steps drive percent complete.” Tem de se assegurar que a coluna Physical Percent Complete está visível na tabela de actividades e de que esta opção está configurada no separador general para Tipo de Actividade para Physical Percent Complete. Se não estabelecer o peso então cada um dos passos terá peso igual.

Dois exemplos: IT e Construção

Test 2000 Code Testing Activity	Weight	Percent Complete After Step is Completed
Step One: Unit Test One	5	5
Step Two: Unit Test Two	5	10
Step Three: Unit Test Three	5	15
Step Four: Unit Test Four	5	20
Step Five:  Integration Testing of One and Two	10	30
Step Six:  Integration Testing, Add Three	10	40
Step Seven:  Integration Testing, Add Four	10	50
Step Eight:  System Test	15	65
Step Nine:  Functionality Test	25	90
Step Ten:  Move to Production	10	100

CON2000 Pre-Bid Cycle Activity for Carpentry Vendor Selection	Weight	Percent Complete After Step is Completed
Step One:  Bid Statement of Work (SOW)Drafted	5	5
Step Two:  Vendor Selection Criteria Agreed Upon	5	10
Step Three:  SOW Reviewed	5	15
Step Four: SOW Approved	5	20
Step Five:  Solicitation of Bids	5	25
Step Six:  Bid Close, Vendor Selected	30	55
Step Seven:  Vendor Notified	5	60
Step Eight: Contract Drafted	15	75
Step Nine:  Contract Revisions	20	95
Step Ten:  Contract Approved	5	100

Exportar Projectos

Problema:  O cliente, fornecedor ou empreiteiro tem uma versão diferente de Primavera ou quer ver no seu computador em stand alone o projecto.

Solução: Exporte o projecto.

• Abra o projecto que deseja exportar e

Vá a File>Export
Escolha o format incluindo programa eversão.
Para o Microsoft Project, seleccione o tipo de ficheiro. Escolha XML (opção preferida)

O tipo de exportação deve ser Project Clique Next (estes campos mostram qual o ficheiro de projecto que vai ser exportado) Clique Next
Guarde o ficheiro para onde pretende usá-lo. Disco, pen ou drive de rede.
Clique Finish

Utilização básica e avançada do P6

Vamos incluir aqui um conjunto de informação, esclarecimentos e processos de uso do Oracle Primavera P6, nas versões Profissional e Optimal Client.